10.1 Grundlagen zu CAFM-Software und CAFM-Systemen
10.1.1 Begriffsbestimmung CAFM-Software und CAFM-System
Sowohl unter den Anwendern als auch unter den Lieferanten von IT-Lösungen im FacilityManagement werden die Begriffe CAFM-Software und CAFM-System häufig gleichwertigbesetzt. Die GEFMA Richtlinie 400 (NN 2007b) unterscheidet diese beiden Begriffe wiefolgt:
• Eine CAFM-Software ist ein Software-Werkzeug, welches die spezifischen Prozesse desFacility Management und die daran direkt oder indirekt beteiligten Personen unterstützt.
• Ein CAFM-System ist eine individualisierte und damit auf die spezifischen Bedürfnisseeines Unternehmens bzw. einer Branche angepasste Komplettlösung zur Unterstützungder Prozesse des Facility Management.
Die Inhalte und Zusammenhänge der Begriffe CAFM-Software und CAFM-System sind inAbb. 10.1 abgebildet.
Abb. 10.1 Begriffsbestimmung CAFM-Software und CAFM-System
Eine CAFM-Software, in Abb. 10.1 als zentraler Kreis dargestellt, verfügt als IT-Werkzeugüber eine interne Struktur, die auf die Aufgabenstellungen des Facility Managementausgerichtet ist. Diese umfasst ein Datenmodell sowie eine Abbildung von Prozessabläu-fen und darüber hinaus verschiedene Berechnungsalgorithmen und Auswertungen. EineCAFM-Software verfügt somit von Hause aus über gewisse Grundfunktionen, die – je nachAufgabenstellung und Hersteller – mehr oder weniger umfangreich ausgeprägt sind.
Es liegt im werkzeugorientierten Charakter einer CAFM-Software, dass diese im Rah-men eines Einführungsprojekts oder auch eines langfristigen Einsatzes individuell an dieBedürfnisse der Anwender angepasst werden kann bzw. angepasst werden muss, um ei-ne passende IT-Lösung zu erreichen. In Abb. 10.1 wird diese Anpassung im mittlerenKreis als individuelle Konfiguration dargestellt. Der Prozess der Anpassung wird häufigauch als Parametrierung, Parametrisierung oder Customizing bezeichnet. Die Offenheitund Flexibilität dieser Anpassbarkeit sind dabei wesentliche Schlüsselfaktoren für einenProjekterfolg.
In Bezug auf die Anpassung des Datenmodells in einer CAFM-Software ist es wichtig,dass sich dieses für den Anwender jederzeit transparent darstellt. Nach einer individuellenAnpassung muss sichergestellt sein, dass die auf das Datenmodell zugreifenden Funktionenentsprechend adaptiert sind und dass diese Anpassungen nach einem Update der CAFM-Software auf eine neue Version weitgehend ohne Nacharbeit weiterhin verfügbar sind.
Durch die Anpassung von Prozessabläufen in einer CAFM-Software wird erreicht, dassdie in einem Projekt bzw. Unternehmen bestehenden und bewährten Abläufe in Teilen oder
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vollständig durch die CAFM-Software unterstützt werden. Inwieweit eine solche automati-sierte Unterstützung eingerichtet werden soll, ist in jedem Vorhaben vor dem Hintergrundder organisatorischen und finanziellen Randbedingungen individuell festzulegen. In jedemFall sollte eine Anpassung die Aufbauorganisation, die Zuständigkeiten und die Prozesszu-stände in den eingebundenen Unternehmen abbilden können. Hierfür ist eine Modellierungder Prozesse in der CAFM-Software erforderlich. Der Übergang eines Prozesszustandesin einen nächsten kann dabei durch einen so genannten Zustandsautomaten unterstütztwerden. Verfügt eine CAFM-Software über eine solche interne Komponente können die Zu-standsübergänge sicher durchgeführt werden oder im Falle eines auftretenden Fehlers auchwieder rückabgewickelt werden, ohne dass der Datenbestand einen Schaden nimmt. Weiter-hin ermöglicht die Nutzung eines Zustandsautomaten eine beliebig häufige Wiederholungvon Prozesszuständen, wie sie z. B. bei Abnahmen oder Freigaben mit entsprechendenNachbesserungen oder Nachlieferungen erforderlich sind. Auch unterstützt eine Visuali-sierungsmöglichkeit der Prozessabläufe den Abstimmungs- und Konfigurationsprozess inder CAFM-Software.
Wird eine individuell konfigurierte CAFM-Software mit projektspezifischen CAFM-Anwendungsdaten gefüllt, die in Abb. 10.1 im äußeren Kreis dargestellt sind, ergibt sich dasCAFM-System.
Bei den CAFM-Anwendungsdaten wird unterschieden in grafische und alphanumeri-sche Daten sowie in Dokumente. Grafische Daten sind im Wesentlichen Pläne, Schemataund Navigationsgrafiken. Alphanumerische Daten beschreiben einerseits die Infrastruktur,Technik und Außenanlagen von Liegenschaften und andererseits die erforderlichen admi-nistrativen Daten. Dokumente sind alle Schriftstücke, die entweder zur Dokumentationund Erläuterung von Sachverhalten oder Zusammenhängen dienen oder als Vorgabe bzw.Nachweis in Prozessen genutzt werden.
10.1.2 Inhaltliche Komponenten einer CAFM-Software
Um die große Bandbreite der im Facility Management anfallenden Aufgaben abdecken zukönnen, muss eine CAFM-Software eine entsprechende Vielzahl von Aufgaben unterstüt-zen. Eine CAFM-Software ist damit grundsätzlich ein multifunktionales Softwareprodukt.
Am Markt gibt es eine Reihe von monofunktionalen Softwareprodukten, die spezielleEinzelprozesse des Facility Management unterstützen. Hierzu zählen z. B. Aufgabenberei-che wie die Instandhaltung, das Reinigungsmanagement mit Ressourcenverwaltung, dasVeranstaltungs- und Reservierungsmanagement, das Netzwerk-/Kabelmanagement oderdas Vertragsmanagement. Monofunktionalität bedeutet hierbei natürlich nicht, dass dieseSysteme nur eine einzige Funktion ausführen können. Diese Softwareprodukte verfügenüber hohe Fachspezifika, werden aber aufgrund ihrer Fokussierung auf einen speziellenAnwendungsbereich nicht als CAFM-Software bezeichnet.
Laut GEFMA Richtlinie 400 (NN 2007b) wird von einer CAFM-Software gesprochen,wenn sie wenigstens die folgenden Aufgabenbereiche unterstützt:
Aufbauend auf dieser Definition kann eine CAFM-Software entsprechend der GEFMARichtlinie 444 (NN 2012d) durch die GEFMA zertifiziert werden. Eine Zertifizierung(vgl. Abschn. 14.5) kann dabei erworben werden für einen oder mehrere der folgendenThemenbereiche:
Für jeden dieser Themenbereiche sind in der GEFMA 444 Mindestanforderungen definiert,die eine CAFM-Software für die Zertifizierung erfüllen muss.
10.1.3 Das Umfeld eines CAFM-Systems
Wie bereits im Abschn. 10.1.1 dargestellt, besteht ein CAFM-System im Kern aus einerCAFM-Software, deren individueller Konfiguration sowie den CAFM-Anwendungsdaten.
Da die von einem CAFM-System unterstützten Prozesse zahlreiche Berührungspunktezu anderen Unternehmensbereichen haben, stellt ein CAFM-System in der Regel keineInsellösung dar, sondern ist mit anderen IT-Systemen verbunden (vgl. Abb. 10.2).
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Abb. 10.2 Das CAFM-Systemund sein IT-Umfeld
Eine häufig anzutreffende Kopplung erfolgt zwischen dem CAFM-System und derkaufmännischen Unternehmenssoftware. Sehr häufig werden hierbei einerseits kaufmän-nische Stammdaten und andererseits Bewegungsdaten über Leistungsabrechnungen mitDebitoren oder Kreditoren ausgetauscht.
Weitere häufig vorzufindende Schnittstellen sind die zur Gebäudeleittechnik oder zueinem Dokumentenmanagement. Bei Bedarf werden weitere monofunktionale Software-Werkzeuge und sonstige Standard- oder Individualsoftwarelösungen eingebunden. Bei derzentralen Frage der Integration von CAD- in eine CAFM-Software kann eine bidirektio-nale Schnittstelle im Alltag sehr nützlich sein. Dies trifft z. B. auf alle flächenorientiertenAufgabenstellungen zu.
10.2 IT-Architekturen von CAFM-Software
10.2.1 Nutzeranforderungen an CAFM-Software
Der wirtschaftliche Druck nach stets effizienteren Abläufen im Facility Management führtzu einem kontinuierlichen Wandel in den Organisationsformen und den Wirkungsfel-dern der beteiligen Organisationen und Personen. Eine CAFM-Software soll nun dasZusammenwirken all dieser Akteure bei ihren jeweiligen Aufgaben und in ihren jeweiligenUmgebungen optimal unterstützen.
256 S. Koch et al.
Abb. 10.3 Die Nutzer bestimmen die Anforderungen an die CAFM-Software
Mit zunehmender Vernetzung der FM-Prozesse erweitern sich auch die in diese Prozesseeingebundenen Personenkreise. Mittlerweile reichen die an FM-Prozessen beteiligten Per-sonen daher vom Mieter über den Asset-, Property-, Facility- und Objektmanager bis hinzum internen oder externen Handwerker und Hausmeister (vgl. Abb. 10.3).
Die umzusetzenden FM-Prozesse erfordern eine durchgehende und reibungslose Zu-sammenarbeit sowohl zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten in einemUnternehmen als auch unternehmensübergreifende Kooperationen. In vielen Fällen setzendie durchzuführenden Tätigkeiten eine Präsenz der Beteiligten an verschiedenen, teils weitverteilten Einsatzorten voraus.
Damit die an den Prozessen beteiligten Personen ihre Entscheidungen basierend aufeiner profunden Datengrundlage treffen und anschließend die daraus resultierenden Maß-nahmen schnell weiterleiten können, sind die Vollständigkeit des Datenbestandes und dieortsunabhängige Verfügbarkeit zentrale Herausforderungen einer jeden IT-Lösung. Umdies zu gewährleisten, müssen effiziente IT-Lösungen für die Unterstützung von FM-Prozessen den beteiligten Nutzern sowohl die erforderlichen kaufmännischen als auchtechnisch-infrastrukturellen Informationen in einer integrierten Umgebung zur Verfügungstellen.
Weiterhin muss eine IT-Lösung zur Unterstützung von FM-Prozessen je nach derAnzahl der zu bewirtschaftenden Objekte und der durchzuführenden Aufgaben in derLage sein, unterschiedliche Detaillierungen bezüglich der Datentiefe und der Prozessab-bildung zu ermöglichen. Darüber hinaus besteht grundsätzlich die Forderung, dass eineIT-Lösung möglichst kostengünstig ist – sowohl bei der Investition als auch in den laufendenBetriebskosten.
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Die Anforderungen an eine effiziente IT-Unterstützung im Facility Management lassensich somit wie folgt zusammenfassen:
• moderne offene CAFM-Software mit durchgehenden Funktionalitäten zur Unterstüt-zung von FM-Prozessen
• Integration der IT-Lösung in die Organisation und das IT-Umfeld, insbesondere durchdie enge Verknüpfung von CAFM- und ERP-System
• Webfähigkeit, so dass alle Beteiligen einen Systemzugang und eine durchgängigeProzessunterstützung über einen Standard-Browser haben
• mobile Nutzung, indem die Zusammenarbeit entweder online oder offline bei Einsatzmobiler Endgeräte möglich ist
• Flexibilität bzgl. der Anpassbarkeit an Datenstrukturen und Prozesse sowie der Anzahlder eingebundenen Personen
• möglichst geringe Systemkosten
10.2.2 Strukturen und Nutzungsmöglichkeiten von CAFM-Software
Wie in der gesamten IT-Welt kommen derzeit auch bei der Herstellung von CAFM-Softwarezahlreiche neue IT-Ansäte zum Einsatz. Neben bewährten Architekturen ist der Trend zuwebbasierten und mobilen Systemnutzungen nach wie vor ungebrochen bzw. stark steigend(Koch et al. 2011a, b).
Die meisten heute im Einsatz befindlichen CAFM-Systeme basieren auf einer Client-Server-Architektur. Diese Konstellation wird auch als Zweischichtenmodell bezeichnet.Hierbei sind die Datenhaltung und ein Teil der Programmlogik auf dem Datenbank-Server umgesetzt. Der Zugriff erfolgt über die als Clients bezeichneten Arbeitsplatzrechner.Diese verfügen ebenfalls über einen Teil der Programmlogik und über die erforderlicheFunktionalität für die Bedienungsoberfläche.
Bei einer Client-Server-Architektur besteht die Notwendigkeit, dass auf jedem Arbeits-platzrechner der entsprechende Client zur Verfügung steht. Ein manuelles Installations-verfahren ist hierbei recht aufwändig, insbesondere unter Berücksichtigung regelmäßigerUpdates. Automatisierte Installationsverfahren können den Aufwand für diese Arbeitenverringern.
Der wesentliche Vorteil einer Client-Server-basierten CAFM-Lösung gegenüber einerDatenhaltung in Dateien besteht darin, dass mehrere Nutzer gleichzeitig auf eine gemein-same Datenbasis zugreifen und diese bearbeiten können. Aufgrund des umfangreichenDatenaustausches zwischen Client und Server sind diese durch leistungsstarke Netzezu verbinden, was häufig in überregionalen Lösungen nicht realisiert werden kann. Inder Abb. 10.4 ist das Wirkprinzip der Client-Server-Architektur in der untersten Ebenedargestellt.
Terminal-Server werden eingesetzt, um eine Erleichterung in der verteilten Nutzung vonClient-Server-Lösungen zu erzielen. Auf einem Terminal-Server wird der Client zentraleingerichtet und verwaltet. Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, vom eigenen Arbeitsplatz auf
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Abb. 10.4 Strukturen und Nutzungsmöglichkeiten von CAFM-Software
den bereitgestellten Client zuzugreifen, vorausgesetzt die entsprechenden Rechte liegen vor.Die gestarteten Clients werden auf den Terminal-Servern ausgeführt. An die Arbeitsplätzewerden ausschließlich die Bildschirminhalte übertragen.
Mit dieser Betriebsform ist es möglich, Client-Server-Anwendungen überregional inheutigen zur Verfügung stehenden Netzen (Wide Area Networks, WAN) und auf Stan-dardrechnern zu nutzen. Weiterhin werden die Kosten für die Wartung gesenkt und dieSicherheit und Verfügbarkeit von Systemen erhöht. Unbequem bei dieser Lösung ist es, dassein Nutzer sich zuerst in den Terminal-Server und anschließend in seine CAFM-Softwareeinloggen muss. Weiterhin setzt dieseVariante sehr performancestarke und zuverlässige Ter-minalserver voraus, damit ein reibungsfreies Arbeiten möglich ist. In der Abb. 10.4 ist dasWirkprinzip der Terminal-Server-Architektur in der zweiten Ebene von unten dargestellt.
Zusätzlich zur bisher am weitesten verbreiteten Architektur (Client-Server) werden seiteinigen Jahren verschiedene Funktionalitäten von CAFM-Systemen in einer dreischichtigenSystemarchitektur (3-tier architecture) umgesetzt. Diese ermöglicht, dass die Bedie-nungsoberfläche, die Programmlogik und die Datenspeicherung unabhängig voneinanderimplementiert werden.
Die Programmlogik wird über einen Applikationsserver bereitgestellt. Dessen Positionzwischen der Präsentationsschicht und der Datenschicht führt dazu, dass diese Ebene ineiner IT-Lösung auch als Middleware bezeichnet wird. In der Abb. 10.4 ist das Wirkprinzipeiner dreischichtigen Systemarchitektur in den oberen vier Ebenen dargestellt. Zu denwesentlichen Vorteilen einer Middleware-Architektur zählen das leichte Einbinden sichererSchnittstellen und die Möglichkeit, Web-Anwendungen oder mobile Lösungen nutzen zukönnen.
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Sowohl an mobilen Endgeräten als auch an stationären Arbeitsplätzen ermöglichtein Anwendungsprogramm auf einem Applikationsserver eine web-basierte CAFM-Softwarenutzung (Middlewarelösung). Unterschieden wird dabei in Lösungen, die eineBedienungsoberfläche in reinem HTML-Co de besitzen und solchen, die eine spezifischePlattform auf dem Arbeitsplatzrechner voraussetzen.
Lösungen mit einem reinen HTML-Frontend können genutzt werden, wie man es z. B.vom Onlinebanking her kennt. Die Funktionen können über jeden Browser aufgerufenwerden. Im neuen Standard HTML5 werden in solchen Bedienungsoberflächen zukünftigauch interaktive Elemente sowie lokale Speichermöglichkeiten zur Verfügung stehen. Hier-durch werden HTML-basierte Frontends dann auch Funktionalitäten ohne eine ständigeTCP/IP-Verbindung zum Server ausführen können.
Bei middleware-basierten Lösungen, die eine spezifische Plattform auf dem Arbeits-platzrechner voraussetzen, wird unterschieden, ob diese Plattform einen Quasi-Standarddarstellt, wie z. B. Java, oder ob es sich bei der Plattform um eine proprietäre Lösunghandelt.
Wird eine Java-Plattform vorausgesetzt, ist diese in Form einer virtuellen Maschineauf jedem Arbeitsplatz zu installieren. Diese Laufzeitumgebung kann als ein eigenständi-ger virtueller Computer angesehen werden. Im Browser wird das mit einem Java-Pluginerreicht.
Proprietäre Plattformen werden eingesetzt, um aktive Funktionen und Oberflächen-gestaltungen bereitstellen zu können. Sie ermöglichen die Realisierung von in sichabgeschlossenen Programmen mit lokalen Speicherungsmöglichkeiten und einer Versor-gung mit Daten über Internet-/Intranet-Anbindungen. Insbesondere die Hersteller mobilerEndgeräte haben in den letzten Jahren eine Vielzahl verschiedenster Plattformen für ihreGeräte herausgebracht.
Eine weitere Besonderheit middleware-basierter Architekturen stellt die so genannteserviceorientierte Architektur (SOA) dar (vgl. Kap. 7). Sie behandelt die Geschäftsprozesseder Softwarekomponenten als Services, die wiederholt verwendet werden können. Da-durch wird die Systemzuverlässigkeit erhöht und der Programmieraufwand gleichzeitigverringert. Dies kann zur Kostensenkung von IT-Lösungen beitragen.
Im Jahr 2010 wurde an der HTW Berlin eine Umfrage unter 45 deutschen CAFM-Herstellern durchgeführt. 17 Unternehmen antworteten auf die Umfrage, in welcherStrukturen und Nutzungsmöglichkeiten ihrer CAFM-Lösungen abgefragt wurden (vgl.Abb. 10.5).
Die Umfrage bezog sich dabei zunächst darauf, ob generell eine der in Abb. 10.5aufgeführten Strukturen und Betriebsformen angeboten wird, unabhängig davon, wievollständig der Funktionsumfang in der jeweiligen Form zur Verfügung steht. Wiedas Ergebnis zeigt, sind die meisten Anbieter offensichtlich sehr aktiv, ihre bisheri-gen Client-Server-Lösungen durch Web- und Thin-Client-Lösungen zu erweitern bzw.abzulösen:
260 S. Koch et al.
Abb. 10.5 Strukturen und Betriebsformen deutscher CAFM-Software 2010
• 88 % der Anbieter können neben ihrer Client-Server-Lösung entweder eine stationäreWeb- und Thin-Client-Lösung oder eine Mobile Lösung anbieten.
• Die gute Hälfte der Anbieter (53 %) gibt an, neben der Client-Server-Lösung verschie-dene Web- und Thin-Client-Lösungen sowohl für stationäre als auch für mobile Gerätezur Verfügung stellen zu können.
In einem anderen Teil der Befragung wurden die Hersteller um die Angabe gebeten, wieviel Prozent ihrer Funktionalitäten sie heute in der Client-Server-Architektur, für stationäreWeb- und Thin-Client-Lösungen und für Mobile Lösungen bereitstellen. Da die FM-Funktionalitäten zum Teil von mehreren Lösungsmöglichkeiten unterstützt werden, kames bei diesen Antworten zu Mehrfachnennungen. In Form der Client-Server-Architekturbieten die Hersteller noch 72 % ihres Funktionsumfanges an, bei stationäre Web- undThin-Client-Lösungen sind es 56 % und bei Mobilen Lösungen 20 %.
Als ein Resultat aus dieser Studie lässt sich festhalten, dass der Wandel von Client-Server-Lösungen für CAFM-Software im vollen Gang ist und die verfügbaren Funktionalitätennach und nach umgestellt werden. Die Vielfalt der Strukturen und Nutzungsmöglichkeitenvon CAFM-Software nimmt zu. Dies führt zu stets komplexer werdenden Systemen mitentsprechend wachsenden Anforderungen bezüglich Installation, Betrieb und Betreuung.
Neben den verschiedenen Strukturen und Nutzungsmöglichkeiten besitzen die amMarkt verfügbaren CAFM-Softwarelösungen verschiedene Schnittstellen funktionen. Diesereichen vom einfachen Daten-Import und -Export bis hin zu komplexen und automatischfunktionierenden Systemkopplungen.
CAFM-Softwarelösungen können generell über einen oder mehrere der folgendenSchnittstellentypen (vgl. Abb. 10.6) verfügen:
Abb. 10.6 Übersicht über mögliche Schnittstellentypen in CAFM-Software
Über Export- und Import-Schnittstellen werden Daten mittels Austauschdateien übertragen.Für zeitunkritische Anforderungen ist diese Offline-Schnittstelle weit verbreitet.
Schnittstellen mit einem direkten Zugriff auf die jeweiligen Datenbanken werden überstandardisierte Protokolle wie ODBC und JDBC umgesetzt. Diese individuellen Lösungengehen von einem bekannten und sich nicht ändernden Datenmodell aus. Veränderungenin den beteiligten Datenbanken führen zu einem entsprechenden Anpassungsbedarf derSchnittstellen.
Funktionale Schnittstellen nutzen die von einem Hersteller bereitgestellten und freige-gebenen Zugriffsmethoden auf sein System. Diese Schnittstellen kapseln die Datenbankengegen fehlerhafte Zugriffe über die Schnittstelle. Die Umsetzung der Schnittstellenfunk-tionalität erfolgt entweder in proprietären Formaten (z. B. API, RFC und RMI) oder überstandardisierte Formate wie Web-Services.
10.2.3 Betriebs- und Betreuungsformen von CAFM-Software
Unabhängig von den im Abschn. 10.2.1 beschriebenen Strukturen einer CAFM-Softwarekann diese auf sehr unterschiedliche Weisen betrieben und betreut werden. Bei der Wahleiner passenden Betriebs- und Betreuungsform der CAFM-Software sind u. a. folgendeEinflussfaktoren zu berücksichtigen:
• Anzahl und räumliche Verteilung der Nutzer und deren Nutzungsverhalten• Verfügbarkeit von interner Kapazitäten für das Datenmanagement in der CAFM-Lösung• erforderliche Zuverlässigkeit eines Systembetriebes• Verfügbarkeit von interner Kapazitäten für den Betrieb der CAFM-Lösung• angestrebtes Finanzierungsmodell
In der Vergangenheit wurde eine CAFM-Software in der Regel ausschließlich beim und vomNutzer betrieben. Dieser stellte die erforderliche Hardware und Vernetzung zur Verfügung,installierte die Betriebssysteme, Datenbanken und die CAFM-Software (vgl. Abb. 10.7).
262 S. Koch et al.
Abb. 10.7 Der traditionelle Betrieb einer CAFM-Software
Bei diesem traditionellen Modell stellt der Hersteller der CAFM-Software dem Nutzer so-wohl die Softwarelizenzen als auch die CAFM-Software selbst bereit und sichert über einenWartungsvertrag die Lieferung von Software-Updates und Patches sowie eine Hotline fürFragen zum Systemstandard (Hotline Level 3) zu. Ein Dienstleister für die CAFM-Software,oft auch der Hersteller selbst, unterstützt den Nutzer durch Beratung, die Softwareanpas-sungen, Schulungen und ggf. auch durch Datenaufbereitungen. Die Hotline für allgemeineAnfragen (Hotline Level 1) und für Fragen zu speziellen Anpassungen (Hotline Level 2)übernimmt der Dienstleister ebenfalls. Nach einer Einarbeitungsphase kann der Nutzer dieHotline für allgemeine Anfragen (Hotline Level 1) auch in Eigenregie durchführen. DiesesZusammenwirken von Hersteller, Dienstleister und Nutzer kann als traditioneller Betriebeiner CAFM-Software bezeichnet werden.
Für einfache CAFM-Aufgabenstellungen, an denen z. B. eine Abteilung unter derNutzung weniger CAFM-Module mitwirkt und die an den Softwarebetrieb keine un-ternehmenskritischen Sicherheitsanforderungen stellen, kann dieser traditionelle Betriebgut aufrechterhalten werden. Meist stellt ein sehr engagierter Mitarbeiter den Betriebund die Betreuung der Anwender sicher. Solche oft auch als Insellösung betriebenenCAFM-Anwendungen können sehr effiziente Hilfsmittel für den Alltag darstellen.
Durch sehr leistungsstarke Netzwerke und die Möglichkeit, komplette Betriebssystemeinkl. sämtlicher darauf laufenden Programme in virtuellen Rechnern zu kapseln, habensich in den letzten Jahren verschiedene neue Ansätze für den Betrieb und die Betreuungvon Softwarelösungen herausgebildet.
Eine der ersten großen Weiterentwicklungen des traditionellen Betriebes wurde durchdie Nutzung externer Hardware und Netzwerke ermöglicht. Dabei stellt ein internes oderexternes Rechenzentrum Rechnerkapazität zur Verfügung und beim Anwender verbleibenlediglich die Arbeitsplatzrechner. Durch das Virtualisieren der Datenbanken und Anwen-dungen auf den zentralen Servern können diese in ihrer Leistungsstärke dann dem aktuellenBedarf der Nutzer flexibel angepasst werden. Dies wird dadurch erreicht, dass den virtuel-
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len Rechnern inkl. CAFM-Software je nach Bedarf mehr oder weniger Prozessoren (CPUs)und Arbeitsspeicher (RAM) zugeordnet werden.
DieVerbreitung der Internettechnologien zum Anwendungsstandard führt anschließenddazu, dass viele Anbieter ihre Lösungen über Schnittstellen oder vollständig im Internetbereitstellen. Auch die gesamte Nutzung von IT-Lösungen über Web-Technologien, wieman es von Online-Banking her kennt, hat in zahlreichen Branchen, wie auch im CAFM,ihren Einzug erhalten.
Eine Zusammenfassung der verschiedenen Ansätze, die sich in neuartigen Lösungenvon Betriebs- und Betreuungsformen widerspiegeln wurde mit dem Begriff des CloudComputing eingeführt. Es existiert eine Reihe von Definitionsansätzen für den Begriff desCloud Computing. An dieser Stelle sei auf die im Jahr 2009 vom U.S. National Institute forStandards and Technology (NIST) veröffentlichte Definition verwiesen, die drei verschie-dene Servicemodelle (IaaS, PaaS und SaaS) und vier Liefermodelle (private clouds, publicclouds, hybrid clouds und community clouds) beschreiben (Nell und Grance 2009; vgl.auch Abschn. 7.10.1.4):
• IaaS steht für Infrastructure-as-a-Service und ermöglicht einem Nutzer den Zugriff unddie Verwaltung flexibler Rechnerkapziäten.
• PaaS bedeutet Platform-as-a-Service und stellt einem Nutzer eine Plattform mit einerProgrammschnittstelle zur Verfügung, die er für seine Webanwendung nutzen kann.
• SaaS ist die Abkürzung für Software-as-a-Service und bedeutet, dass ein Nutzer eineSoftware ohne jegliche weitere Vorleistungen als reine Web-Anwendung beziehen kannund er diese nach tatsächlichem Nutzungsumfang bezahlt.
Der Betrieb und eine Betreuung einer CAFM-Software nach dem SaaS-Prinzip bieten demAnwender interessante neue Möglichkeiten. Bei dieser Zusammenarbeit liefert der Anbietersämtliche Voraussetzungen, um die CAFM-Software dem Nutzer im Web zur Verfügung zustellen (vgl. Abb. 10.8).
Der Anbieter der SaaS-Lösung koordiniert den Betrieb der Hardware, der Netzwerke,der Software und der Systemzugänge. Er überwacht die Systemverfügbarkeit, führt erfor-derliche Wartungsarbeiten durch und hält Personal vor, mit dem er für den Nutzer dieLeistungen der Hotline Level 1 und 2 erbringen kann. Vor der Inbetriebnahme muss derAnbieter das System entsprechend den Erfordernissen anpassen und die Nutzer schulen.
Je nachdem, welche Sicherheitsanforderungen an eine solche SaaS-Lösung für dieCAFM-Software bestehen, kann diese Lösung ganz oder in Teilen in einem privaten Bereich(private cloud) betrieben werden. Für den Nutzer ergeben sich verschiedene Vorteile:
• Er muss keine Eigenleistung für die Beschaffung und Betreuung von Hardware, Netz-werken und Software mehr erbringen. Die Investitionen und das Vorhalten von Personalentfallen.
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Abb. 10.8 Der Betrieb einer CAFM-Software im SaaS-Verfahren
• Die Zuständigkeiten sind klar geregelt: Es steht ein Ansprechpartner zur Verfügung,der für das Funktionieren der Lösung zuständig ist. Bei allen anderen Betriebsformenkommt es zwangsweise zu schwierigen Abgrenzungen von Zuständigkeiten.
• Er bezahlt bei dieser Lösung nur noch die tatsächliche Nutzung der CAFM-Software.• Wird die Benutzungsoberfläche im HTML-Format bereitgestellt, können verschiedenste
Endgeräte zum Einsatz kommen, auf denen dann keinerlei Installation mehr erforderlichsind.
Durch eine SaaS-Lösung kann sich der Nutzer wieder ganz auf sein Kerngeschäft kon-zentrieren und seine FM-Prozesse so effizient wie möglich umsetzen. Die Aufgabe desBetreibens und Pflegens einer in sich geschlossenen IT-Lösung für das FM wird auf eineneinzigen Dienstleister verlagert. Da dieser nur durch die aktive Nutzung der SaaS-Lösungdurch den Kunden bezahlt wird, hat er ein großes Interesse daran, dass die IT-Lösung fürden Kunden so attraktiv und hilfreich wie möglich ist. Aus diesem Grunde wird er dieIT-Lösung nach besten Kräften und Möglichkeiten kontinuierlich verbessern.
10.3 Die CAFM-Software der Zukunft
Im Rahmen einer an der HTW Berlin durchgeführten Umfrage unter 45 deutschenCAFM-Herstellern wurden die Erwartungen bezüglich zukünftiger CAFM-Strukturen und-Betriebsformen analysiert (Koch et al. 2011a, b). Für die Dekade von 2010 bis 2020 ergabsich die in Abb. 10.9 dargestellte Entwicklung:
• Die Hersteller erwarten einen Rückgang von CAFM-Systemen im reinen Client-Server-Betrieb von derzeit rund 72 auf 41 %.
• Gleichzeitig wird für die Nutzung von CAFM-Funktionalitäten über Web- und Thin-Clients ein Anstieg von derzeitigen 56 auf 76 % erwartet.
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Abb. 10.9 Zukünftige Entwicklungen der Strukturen und Betriebsformen von CAFM-Lösungen
• Eine regelrechte Explosion an zunehmender Verbreitung wird für die nächsten fünf Jahreim Bereich der mobilen Lösungen erwartet: Von derzeit ca. 20 % wird eine Steigerungum das Eineinhalbfache auf 52 % der Anwendungen vorausgesagt.
Für den Einsatz mobiler Endgeräte in einer CAFM-Lösung spricht die derzeit enorm wach-sende Anzahl von Geräten. Gleichzeitig wächst jedoch auch die Anzahl der verschiedenenBetriebssysteme der mobilen Geräte, die von einem CAFM-System dann zu unterstützenwäre. Hier ist die Vorreiterrolle einer bestimmten Klasse von mobilen Geräten derzeit nochnicht klar zu erkennen.
Ebenfalls ist bei einer zukünftigen Nutzung mobiler Geräte noch nicht entschieden, wel-che Art der Datenübertragung, -speicherung und -synchronisation sich im FM durchsetzenwird: Zum einen können die Daten via WLAN oder via UMTS oder GSM mit dem Serverin Echtzeit abgeglichen werden. Dies ist insbesondere dann möglich, wenn alle Einsatzorteentsprechend „ausgeleuchtet“ sind. Zum anderen können die Daten vor einem Einsatz aufdas mobile Endgerät übertragen werden und im Anschluss der Maßnahme wieder ins Sy-stem eingebracht und synchronisiert werden. Für die temporär ausgelagerten Daten sindentsprechende Sperr- und Synchronisationsmechanismen einzurichten.
Sowohl die steigende Verbreitung von Web- und Thin-Clients als auch die rascheZunahme mobiler Lösungen werden die Weiterentwicklung von middleware-basierten Ar-chitekturen fördern. Insbesondere für die Unterstützung von FM-Prozessen ergeben sichhierdurch die in Abb. 10.10 dargestellten besonderen Systemeigenschaften.
Die zukünftige, middleware-basierte CAFM-Software passt sich bei der Unterstützungder FM-Prozesse optimal an die Organisationen und Zuständigkeiten der eingebundenenUnternehmen an. Dies kann als durchgängige Webanwendungen oder durch die nahtlo-se Einbeziehung mobiler Endgeräte geschehen. Auf diese Weise können alle Beteiligten
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Abb. 10.10 Vorteile von middleware-basierter CAFM-Software
unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Firmenzugehörigkeit in ihrer jeweiligen Rollean den FM-Prozessen mitwirken. Es ist keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnernoder den mobilen Endgeräten erforderlich – vorausgesetzt, ein Web-Browser bzw. die ggf.erforderliche Plattform steht zur Verfügung.
Insbesondere das Zusammenwirken einer solchen CAFM-Software mit einer ERP-Software wird deutlich verbessert. Die CAFM-Software bildet dabei das technischeFrontend für die im ERP-System betreuten kaufmännischen Prozesse. Die in verschie-denen FM-Prozessen erforderlichen unterschiedlichen Datenstrukturen, -mengen und-auswertungen können in der CAFM-Software flexibel abgebildet werden, ohne dabei dieStrukturen der zentralen und firmenintern standardisierten ERP-Software zu beeinflussen(vgl. Abb. 10.11).
Über Web-Service-Schnittstellen können CAFM- und ERP-Systeme effizient miteinan-der kommunizieren. Auf diese Weise wird es möglich, die im CAFM-System abgebildetenProzesse online mit den aktuellen Daten des ERP-Systems zu versorgen und gleichzeitig andas ERP-System verdichtete kaufmännische Daten zurückzusenden. Somit können die FM-Prozesse durchgehend an der Bedienungsoberfläche des CAFM-Systems bearbeitet werden,ohne dass zwischenzeitlich ein Einloggen und Arbeiten am ERP-System erforderlich wird.Gleichzeitig sind die Mitarbeiter im ERP-System über den aktuellen Bearbeitungsstandder FM-Prozesse informiert und können auf Basis dieser Daten die erforderlichen kauf-männischen Maßnahmen umsetzten, ohne sich in das CAFM-System einloggen und darinarbeiten zu müssen.
Ist das CAFM-System als reine Webanwendung ausgelegt, kann es für alle Nutzergruppenals Software-as-a-Service (SaaS) betrieben werden. Dies ermöglicht eine flexible Nutzungder Lösung ohne jeglichen Installationsaufwand. Weiterhin ist es möglich, die tatsächli-
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Abb. 10.11 Web-Service-Schnittstellen als zukünftiger Integrationsstandard
che Nutzung als Basis für eine Kostenbeteiligung am System heranzuziehen. Als Basis füreine solche transaktionsbasierte Abrechnung können z. B. die Anzahl oder der Wert derumgesetzten Prozesse oder die Menge der erzeugten Dokumente dienen.
Auf diese Weise können die oben beschriebenen Anforderungen an eine flexible,standort- und unternehmensübergreifende, webbasierte und mobil verfügbare sowiekostenoptimierte IT-Lösung für das Facility Management umgesetzt werden.
Neben der Integration des CAFM-Systems mit dem ERP-System können darüber hinausauch weitere FM-relevante Systeme über Web-Services in die durch das CAFM-Systemgesteuerten Prozesse eingebunden werden.
Durch die Einbindung von Gebäudeleittechnik- (GLT-) Systemen, Systemen zur Ver-waltung von Kundendaten und Dokumenten sowie weiterer Systeme zur Unterstützungfachspezifischer Anwendungen kann die IT-Integration für die durchgängige Unterstützungder FM-Prozesse komplettiert werden.
10.4 Zusammenfassung
Der Markt für CAFM-Software ist weiterhin durch organisatorische und technologi-sche Weiterentwicklungen gekennzeichnet. Mehr und mehr FM-Prozesse erfordern eineunternehmens- und standortübergreifende Zusammenarbeit der Beteiligten. Dies führtseitens der Nutzer zu den Anforderungen, dass die CAFM-Systeme diese Prozesse möglichstumfangreich, individuell angepasst und durch nahtlose Einbindungen in andere Systeme
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unterstützten sollten. In zunehmendem Maße wird dabei ein Zugriff auf das CAFM-Systemüber mobile Endgeräte erwartet.
Getrieben durch eine sehr rasante Weiterentwicklung der technologischen Grundlagenerweitern viele CAFM-Hersteller ihre bisherige client-server-basierte CAFM-Software umeine middleware-basierte Struktur. Dies ist eine technische Voraussetzung für webbasierteoder mobile Anwendungen. Ob diese Umstellung dabei lediglich in Teilen der Softwareerfolgt oder als neue Grundlage für die gesamte CAFM-Software zur Verfügung steht, istfür den Nutzer oft nicht transparent.
Noch wesentlich unübersichtlicher entwickelt sich gegenwärtig der Markt für mobileAnwendungen. Verschiedene nicht kompatible mobile Endgeräte mit ihren individuel-len Betriebssystemen und Softwareumgebungen stehen zur Verfügung. Die Herstellervon CAFM-Software greifen diese neuen Technologien auf und integrieren diese in ihreLösungen. Für den Nutzer nimmt die Intransparenz des CAFM-Software-Marktes auf dieseWeise weiter zu.
Mit der Zertifizierung von CAFM-Software und der jährlich veröffentlichten CAFM-Marktübersicht trägt die GEFMA maßgeblich dazu bei, den Markt für CAFM-Softwaretransparenter zu gestalten. Die Vielzahl der bei einer Softwareauswahl zu treffenden Krite-rien können vor dem Hintergrund der kontinuierlichen und raschen Weiterentwicklungendabei kaum umfassend berücksichtig werden (vgl. auch Kap. 14). Auch zukünftig müssendiese Kriterien weiter aktualisiert werden.
In Zukunft wird sich das Angebot von CAFM-Software insbesondere in den Bereichender Web- und Thin-Client-Oberflächen sowie in Bezug auf durchgehende Prozessunterstüt-zungen über mobile Endgeräte erweitern. Der rasche technologische Wandel wird dabei einewesentliche treibende Kraft für kontinuierliche Verbesserungen von FM-Prozessen sein.
