Business Process Management – Matchwinner für Software ...

Business Process Management – Matchwinner für Software-Projekte

Wissen was man will

Stuttgart, 27. September 2011

Dipl.-Ing. Simon Werner

© Fraunhofer IML Fraunhofer IML 2011Folie 2

• Fraunhofer Gesellschaft und Fraunhofer IML• Die Qual der Wahl• Auswahl von Softwaresystemen• Business Process Management und Requirements

Engineering• Diskussion

Präsentation

Agenda


DIE FRAUNHOFER GESELLSCHAFT

JOSEPH VON FRAUNHOFERFORSCHER UND UNTERNEHMER


Die Fraunhofer-GesellschaftDaten und Fakten

• mehr als 80 Forschungseinrichtungen, davon 60 Fraunhofer-Institute• 18 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, überwiegend mit natur- oder

ingenieurwissenschaftlicher Ausbildung • 1,65 Milliarden Euro Forschungsvolumen jährlich,

davon 1,40 Mrd € im Leistungsbereich Vertragsforschung • 2/3 dieses Leistungsbereichs werden mit Aufträgen aus der Industrie und mit

öffentlich finanzierten Forschungsprojekten erwirtschaftet • 1/3 wird von Bund und Ländern als Grundfinanzierung beigesteuert

• Internationale Zusammenarbeit durch Niederlassungen in Europa, USA und Asien


Die Fraunhofer-Gesellschaft Standorte in Deutschland

• 60 Institute• 18 000 Mitarbeiterinnen

und Mitarbeiter Fraunhofer IML


DAS FRAUNHOFER IML


Das Fraunhofer IMLDaten und Fakten

• Gegründet 1981• 200 Wissenschaftler/-innen• 200 Studententische Mitarbeiter/-innen• 19 Mio. € Umsatz, davon 40% Aufträge aus der Wirtschaft• Außenstellen und Projektzentren in

Cottbus, Frankfurt am Main, Hamburg, Prien / Chiemsee• Kooperationen mit HSG St. Gallen (Schweiz), Georgia Tech (USA),

Lissabon (Portugal), Shanghai (China), Rio de Janeiro (Brasilien)


Arbeitsgebiete der AbteilungOrganisations- u. Informationssysteme

• Prozessmanagement• Prozessanalyse und –optimierung• Verbesserungsmanagement mit Hilfe von Kaizen, Six-Sigma, Muda

• Organisations- und Managementsysteme• Risiko-, Qualitäts- und Umweltmanagement• Risikoanalysen (FMEA)

• IT-Management und Anforderungsdesign (Requirements Engineering)• Informationssysteme (ERP, WWS, LVS, SCM, RFID)• Online-Portal »ERP LOGISTICS«


Die Qual der Wahl oder Wo ist denn eigentlich das Problem?


Ein Beispiel zum Einstieg:

Stellen Sie sich vor, Sie bekommen den Auftrag, ein Schweizer Taschenmesser zu beschaffen!

Die Qual der Wahl


Die Qual der Wahl

Quelle: Amazon.de, Abruf am 26.09.2011

oder

Preis: 8, 60 € Preis: 498, 98 €

Funktionen: 2 Funktionen: 141


Die Qual der Wahl

Quelle: Amazon.de, Abruf am 26.09.2011

• Die Herausforderung der Vielfalt

Insgesamt ca. 90 Messer


• Übertragen auf die ERP-Welt bedeutet dies:• Es gibt ca. 16.200 Transaktionen in SAP

• Quelle: http://www.easymarketplace.de• Wenn man jeweils die Transaktionen für Anlegen /

Ändern / Anzeigen zu einer Funktion zusammenfasst liefert SAP 16.200 : 3 = 5.400 Funktionen

• Welcher Laie soll da noch objektiv entscheiden können, welche er braucht?

• Zusätzliche Verschärfung des Problems:• Allein auf dem deutschen Markt mehr als 70 große

ERP-Anbieter• Mehr als 1600 Produkte insgesamt (ERP, WMS, CMS,

ECM, DMS etc.)

Die Qual der Wahl


Der Weg aus dem Dilemma:

Und dieses Wissen ist ganz individuell.

Die Qual der Wahl

Gila / pixelio.de

Wissen was man will!


Auswahl von Softwaresystemen


Bausteine einer Softwareauswahl

Anforderungen

OrganisationStrategie

Systemvergleich

Auswahl

PartnerVerträge


Rahmenbedingungen für eine Softwareauswahl

Anforderungen


Systemvergleich

Auswahl

PartnerVerträge

■ Standardtools und Datenbanken

Methodische Vorgehensweise zur Definition von Anforderungen und für den Vergleich von ERP-Systemen.

Ziel: Softwareauswahl


Datenbankgestützte ERP-Systemauswahl (1/2)

• Online ERP-Auswahl• Eingabe von K.O.-Kriterien möglich • Ständig aktualisierte und validierte

Daten• Instrument zur (Vor-) Auswahl eines

passenden ERP-Systems• Grundlage für den weiteren

Auswahlprozess, insbesondere für die die Lasten-/Pflichtenhefterstellung


Datenbankgestützte ERP-Systemauswahl (2/2)

• Online ERP-Auswahl• Differenzierter Vergleich der Systeme

auf Funktionsebene • Individuelle Anforderungsprofile durch

Gewichtung der Fragen• Überblick und Rangliste mit denjenigen

Systemen, die das Anforderungsprofil am besten erfüllen


Rahmenbedingungen für eine Softwareauswahl

Anforderungen


Systemvergleich

Auswahl

PartnerVerträge

■ Fundament des Software-Projekts

Wissen um die Organisation und die aktuelle bzw. angestrebte Prozesslandschaft

Ziel: Ableitung von Anforderungen an eine Software


Business Process Management und Requirements Engineering


Prozessvisualisierung: Formfrei

• Prozessinputs

• Visulisierung der Prozessschritte und der logischen Verknüpfungen

• Technische Unterstützung

• Prozessinformationen und Zuordnung funktionaler Anforderungen


Prozessvisualisierung: BPMN

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Datum: 01.06.2010

(x) Ist ( ) Soll

Darstellung

Prozessanweisung

Revision: 002

Änderungsdatum : 01.09.2010

Hauptprozess

Datum: 01.09.2010

Erstellt von: M. Mayer

Geprüft : O. Vieweg, Freigegeben : D. SpeeSubprozess

Bedarfemelden

Lieferanten-forderungen spezifizieren

Angebot einholenLieferanten

ausfindig machenAngebote prüfen

- Für Beschaffungsvorgänge werden mind. 3 Angebote eingeholt,- Beschaffungen bis 1.000! sind auch formlos per Telefon möglich,- Beschaffungen > 10.000! werden bis auf Ausnahmen (siehe Beschaffungsordnung) zentral beschafft,- Bei Beschaffungen für freiberufliche Dienstleistungen sind Angebote nicht zwingend erforderlich (Begründung, wenn keine eingeholt werden),- existiert ein Rahmenvertrag oder eine gesonderte Vereinbarung ist diese zu beachten und es ist kein gesonderter Aufruf zum Wettbewerb erforderlich.Weitere Infos siehe FHG Intranet Abt. C2

- Preis- Termin

-Angebotsumfang

Klärung über Rücksprache herbeiführen

Beschaffungs-bogen ausfüllen und weiterleiten

Bestellung freigeben

Bestellung/Auftrag verschicken;

Auftragsbestäti-gung anfordern Ende

Bestellung überwachen

i.O.

Bestellung abwickeln

nicht i.O.

Beschaffungsbogenaus dem Intranet

Seite 1 von 1

Lieferanten-anforderungen

Einkauf abwickeln

Zu beachten: -Rahmenverträge

- Rabattvereinbarungen

*) Anpassung des Gesamtlayouts : hinzufügen des Prüfers des

Dokuments.

• Swinlane-Darstellung der organisatorischen Einheiten

• Prozess-visualisierung mit Hilfe von BPMN

• Verknüpfung der funktionalen Anforderungen


Formfrei vs. BPMN

• Leichte Nutzbarkeit aufgrund fehlender Formalismen

• Keine Schulungsaufwand zur Nutzung

• Software MS Visio in Unternehmen oftmals schon vorhanden

• Strukturierte Beschreibung aufgrund einer Syntax

• Logisch auswert- und kontrollierbar

• Verfügbarkeit einer reihe kostenfreier open-source Produkte

Formfrei BPMN

Aufgrund des geringeren „technischen Aufwands“ wird in Projekten meist die formfreie Darstellung verwendet


»Best-Practice«

PROZESS-BIBLIOTHEKReferenzdatenbank mit über 1000 Prozessen aus verschiedensten BranchenErfahrung aus mehr als25 erfolgreichen ProjektenAbdeckung zahlreicher Anwendungsfälle(Business-Cases) von Angebotsbearbeitung bis Zollabwicklung

BEST-PRACTICEAbgleich der Referenz- und Unternehmensprozesse:• Anwendungshäufigkeit in

der Praxis• Organisatorische und

systemische Schnittstellen• Komplexität• Abdeckung mit Hilfe von

Standardfunktionen• Technisierung

OPTIMIERUNGEffizienzsteigerung durch optimale, individuell zugeschnittene Prozesse (»tailored processes«) auf Basis guter gelebter PraxisMinimierung von funktionalen Defiziten sowohl im bestehenden Prozessmodell als auch in der Systemlandschaft


Prozess-Bibliothek

• Prozesse können nach Funktionsbereich und Branche selektiert werden


Prozess-Bibliothek

• Auswahl und Modifizierung der Bibliotheks-Prozesse


Prozess-Bibliothek

• Direkte Ableitung der Software-Anforderungen aus den einzelnen Prozessschritten

• Mit den abgeleiteten Anforderungen kann dann eine entsprechend passende funktionale Auswahl eines Softwaresystems durchgeführt werden.


• Der Markt für betriebliche Anwendungssoftware ist bezogen auf angebotene Systeme und Funktionen sehr groß.

• Um eine fundierte Auswahlentscheidung treffen zu können, muss zunächst eine Detaillierte Anforderungsanalyse durchgeführt werden.

• Die Anforderungen ergeben sich aus den Prozessen und der Organisation eines Unternehmens.

• Die Modellierung der Unternehmensprozesse wird durch entsprechende Software unterstützt.

Zusammenfassung


Diskussion

Helmut J. Salzer / pixelio.de


Dipl.-Ing. Simon WernerTel.: 0231 – 9743 – 178Fax: 0231 – 9743 – 77 [email protected]

Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML,Joseph-von-Fraunhofer-Str. 2-444227 Dortmund

Ihr Ansprechpartner

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