| Date post: | 15-Apr-2017 |
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Economy & Finance |
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2016 Markus Hammelewww.let-online.de
Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikation
2. Betriebswirtschaftliches Handeln
2.2. Aufbauorganisation
vonMarkus Hammele
IndustriemeisterFlugzeugbau0707TYPF16A
IHK SchwabenAugsburg
„Verstehen kann man das Leben rückwärts, leben muss man es aber vorwärts.“Sören Kierkegaard
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2.2.1. Begriff Aufbauorganisation
Quelle: http://www.bayer04.de/bilder/pdf/2014-10-01_Organigramm_deutsch_1415.pdf
Quelle: http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm
Ablauforganisation
Aufbauorganisation
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2.2.1.1. Begriff und Aufgaben der Organisation
Verschiedene Definitionen:
- heißt dauerhafte Regelungen zu schaffen- planmäßige Gestaltung, z. B. eines Staats oder Unternehmens- Biologie: die den Lebensanforderungen entsprechende Gestaltung und Anordnung der Teile- Strukturierung von Systemen zur Erfüllung von Daueraufgaben
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2.2.1.1. Begriff und Aufgaben der Organisation
Aufgaben der Organisation:
- Arbeitsteilung (mengenmäßige und artmäßige (Spezialisierung))- Koordination der Teilaufgaben- Regelung der Kompetenzverteilung
Beispiel Brief:- 900 Briefe / 3 Mitarbeiter = 300 Briefe/Mitarbeiter- 1 MA: falten; 1 MA: kuvertieren; 1 MA: Briefmarke kleben- Drucken – Fertigstellen – zur Post bringen- Unterschrift
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2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation
Aufbauorganisation:
- Gesamtaufgabe (Aufgabenanalyse: Analysieren und Zerlegen der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben)- Stellen/Stellenbildung (Aufgabensynthese: Teilaufgaben bündeln)- Stellenbeschreibungen (detaillierte Aufgabenbeschreibung der Stelle)- Organigramm (Organisationsschaubild, Stellenplan)
Zentrale und dezentrale Aufgabenverteilung
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2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation
AblauforganisationUnmittelbare Gestaltung des Arbeitsablaufes (Ordnung von Arbeitsinhalt, -zeit und –raum)
a) Grundsätzliche Regelungen- Ausführung aller Arbeiten- Einsatz der Arbeitsmittel- der Arbeitsdurchlauf durch einzelne Stellen, Abteilungen und den
gesamten Betrieb- die Überwachung bzw. Selbstkontrolle beim Arbeitsablauf
optimale Auslastung der Kapazitäten (Personal und Arbeitsmittel) und schnelle Durchlaufzeiten Regelungen hinsichtlich Zeit und Ort
b) Ordnungselemente des Arbeitsablaufs- Arbeitsinhalt- Arbeitszeit- Arbeitsort- Arbeitszuordnung
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2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation
c) Arbeitsanweisungen
1.) Arbeitsanweisungen für Arbeitsvorgänge(z.B. Briefeingang Poststelle Ablage Registratur)2.) arbeitsplatzbezogene Arbeitsanweisungen(z.B. Info: Kunde am Telefon vor Schalter Beratungsplatz: Kunde am Beratungsplatz vor Telefon)
d) Darstellungsmöglichkeiten von Arbeitsabläufen
- ArbeitsablaufdiagrammArbeitsschrittliste (Zerlegung des Arbeitsvorganges in verschiedene Arbeitsschritte) (1.;2.;3.;.... oder a); b); c);... oder -;-;-;...)
- Datenflussdiagramme (siehe nächste Folie)
e) Informations- und Kommunikationstechnik- Verbesserung der Planungs-, Steuerungs- und Entscheidungssituation- schnellere Reaktionsmöglichkeiten- verbesserten Überblick- Zeitgewinn für Führungsaufgaben
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2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation
Quelle: http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm
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2.2.1.3. Ursachen für verschiedene Aufbauorganisationen
- Größe des Unternehmens- Sortimentbreite und –tiefe- Rechtsform- Führungsstil u.a.
Organisationsgrundsätze:- Zielorientierung- Zweckmäßigkeit- Organisatorisches Gleichgewicht (zwischen Organisation und
Improvisation)- Koordination (Arbeitsteilung)- Wirtschaftlichkeit (Input/Output)- Eindeutigkeit
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2.2.2. Bildung der Aufbauorganisation
2.2.2.1. Aufgabenanalyse2.2.2.2. Aufgabensynthese2.2.2.3. Stellenbildung2.2.2.4. Stellenbeschreibung2.2.3. Rangordnung
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2.2.2.1. Aufgabenanalyse
Gesamtaufgabe wird in Teilaufgaben zerlegt.
Merkmale der Gliederung● Verrichtung (Tätigkeiten, Funktionen)● Objekte (Güter, Leistungen)● Verantwortungsbereiche und Handlungsbefugnisse● Weisungsbefugnisse (Über- bzw. Unterstellung)● Zuordnung der Aufgaben (Stellenbildung)
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2.2.2.2. Aufgabensynthese
Teilaufgaben werden zu einer Stelle gebündelt.
Kernbereiche:● Stellenbildung● Stellenbeschreibung● Vergabe von Kompetenz und Verantwortung● Instanzen- und Abteilungsbildung● Entscheidung über Zentralisierung und Dezentralisierung
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2.2.2.3. Stellenbildung
Stelle ist die kleinste Organisationseinheit. Grundelement der Aufbauorganisation
Alle Stellen befinden sich in einem Stellenplan.
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2.2.2.4. Stellenbeschreibung
Inhalte einer Stellenbeschreibung (PIA)
- Eingliederung in die OrganisationInstanzenbild
- Ziele und Aufgaben der StelleArbeitsbild
- Anforderungen an die Person des StelleninhabersPersonenbild
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2.2.2.4. StellenbeschreibungInstanzenbild
- Stellenbezeichnung- Dienstrang des Stelleninhabers- Unterstellung- Überstellung- spezielle Vollmachten und Berechtigungen
Arbeitsbild- Stellenziele/Beitrag zu den Unternehmenszielen- Aufgaben im einzelnen gegliedert nach:
● Vorrangigkeit● laufende oder periodische Aufgaben● Sachgebieten● Tätigkeiten und Befugnissen
Personenbild- erforderliche Grundausbildung- erforderliche Sonderkenntnisse- persönliche Eigenschaften- gewünschte Altersgruppe- Einstufung in Tarifvertrag- Eignung der Stelle für Schwerbehinderte
Verwendungszweck von Stellenbeschreibungen und Beispiel (IHK Skript S. 18)
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2.2.2.4. Stellenbeschreibung
Kompetenzen
Soziale Kompetenz (z.B. Teamfähigkeit)Personalkompetenz (z.B. Mobilität) ‚soft skills‘
Methodenkompetenz (z.B. Moderation)Fachkompetenz (z.B. Diplom) ‚hard skills‘
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2.2.3. Bedeutung und Wesen der Rangordnung (Leitungshierarchie)
LeitungsebenenWie arbeitsteilig wird eine Gesamtaufgabe erledigt und wie werden die Stellen hierarchisch miteinander verbunden (Vorstand, Abteilungsleiter, Teamleiter).
LeitungsspanneUnter Leitungsspanne versteht man die Anzahl der Stellen, die einer Leitungsstelle (Instanz) direkt untergeordnet sind.(eng wenige; je tiefer die Aufgabengliederung desto enger ist die Leitungsspanne)
Vorteile einer breiten Leitungsspanne➢ kürzere Dienstwege ➢ Informationsfilter➢ mehr Flexibilität➢ mehr Autonomie für die unteren Hierarchieebenen➢ kundennahe Entscheidungen sind möglich
Vorteile einer engen Leitungsspanne➢ straffere Führung möglich➢ leichtere Beherrschbarkeit der unteren Stellen für die Instanzen➢ leichtere Koordination➢ guter Informationsfluss innerhalb der Hierarchieebene
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2.2.3.1. formale Organisationseinheiten und Rangordnung
Gruppenarbeit: Organisationssysteme mit ihren Vor- und Nachteilen
1) Einliniensystem2) Stabliniensystem3) Mehrliniensystem4) Matrixorganisation5) Funktionale Organisation6) Divisionale Organisation
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2.2.3.1. formale Organisationseinheiten und Rangordnung
Organisationssysteme:EinliniensystemFunktionalsystemStabliniensystemMatrixsystem
Formale OrganisationDie organisatorisch bewusst geplanten und auf Anordnung des Managements beruhenden Beziehungen zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens.
informale OrganisationDas Netz der ungeplanten persönlichen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens bildet die informale Organisation. Sie ist nicht organisierbar.
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2.2.3.2. Instanz
Begriff:„in der Betriebswirtschaft eine Abteilung mit Leitungsverantwortung und Entscheidungsbefugnis“www.wikipedia.de
Befugnisse (Kompetenzen)- ein Stelleninhaber erhält zur Bewältigung der gestellten Aufgaben
Kompetenzen (Rechte oder Befugnisse)- Befugnisse: Befugnis ist das Recht zu einer bestimmten Handlung.
Befugnisse können absolut bestehen, z.B. hat die Geschäftsführung qua Amt alle Befugnisse innerhalb des Unternehmens. Befugnisse können auch aus Übernahme der Verantwortung für eine Aufgabe erwachsen. Nach dem Kongruenzprinizip muss eine Person oder Organisationseinheit mit Erteilung einer Aufgabe auch die dafür erforderlichen Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht) erhalten
- Rechte: Weisungsrecht, Zeichnungsrecht usw.- Pflicht: Aufgabe erfüllen
Zusammenhang zwischen Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung einer Stelle (Instanz)
Summe aus rang niedrigeren Stellen und Instanz ergibt eine Abteilung
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2.2.3.3. Organisationsplan
Beispiel: Bundesministerium für Gesundheit (http://www.bmg.bund.de/fileadmin/dateien/Downloads/O/Organisationsplan/150306_Organigramm.pdf)
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2.2.3.4. Auswirkungen der Arbeitsstrukturierung auf die Aufbauorganisation
Entwicklung der menschlichen Bedürfnisse
Aufgabenerweiterung/-bereicherung (job enlargement; job enrichment)- Mehrere Tätigkeiten (horizontal – sitzend/stehend)- Planungs-, Kontroll- und Entscheidungsaufgaben hinzufügen (vertikal)
Aufgabenwechsel (job rotation)
