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Rechtsanwältin Dimartino – www.jurvita.de E-Recruiting?!
| Date post: | 04-Aug-2015 |
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Law |
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Rechtsanwältin Dimartino – www.jurvita.de
„... die Unterstützung der Personalbeschaffung
durch den Einsatz elektronischer Medien
und Personalsysteme...“ (Wikipedia)
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Online Job-Börsen
Social-Media
Unternehmens-Website/Blog
Bewerbungsmanagementsysteme
Mobile Recruiting
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Auswertungen von und durch Neue Medien
sind beim Recruiting
bzw. der Auswahl der Bewerber bereits Routine- in vielfältiger Weise!
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Neue Medien habenEinfluss auf das Auswahlverfahren
● (Pre-)Backround-Screening
● Einträge im Netz werden gesucht und bewertet
● Die Recherche im Netz „googeln“ ist bereits routine
● Löschung von unangenehmen Bildern kurz vor der Bewerbunghilft nicht mehr „wayback-maschine“
● Es wird ein „Bewerber-Algorithmus“ anhand dieser Profileerstellt zukünftig soll das sogar „vollautomatisch“ gehen
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Backround-Check
● Findet man überhaupt was im Netz über denBewerber
● Was ist zulässig?
● Stimmt alles was man im Internet findet?
● Darf ich das im Bewerbungsgesprächverwenden?
– P: AGG/Datenschutz/Fragerecht des Arbeitgebers
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Datenschutz
Der Beschäftigtendatenschutz bezieht sich auchauf Bewerber
Das Bundesdatenschutzgesetz ist zu beachtenbei der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung vonpersonenbezogener Daten.
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Grundsatz: Verbot mitErlaubnisvorbehalt● § 4 Abs. 1 BDSG
● Verbot der Erhebung, Verarbeitung undNutzung personenbezogener Daten
● Soweit nicht eine Norm dies erlaubt, anordnetoder der Betroffene einwilligt (§ 4a BDSG)
● Dies gilt für alle personenbezogene Daten und in jeder Phase der Datenerhebung,-verarbeitung, -nutzung etc.
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Online-Bewerbungen
● Online Bewerber sind nach § 4 Abs. 3 BDSG über die verantwortliche (datenschutzrechtliche)Stelle und die Empfängerkategorien zu unterrichten
● Technische Sicherungsmaßnahmen
– Die Identität und Integrität der Bewerberdaten sind sicherzustellen
– Bewerberdaten dürfen nur über eine sichere Verbindung mittels SSL- Verschlüsselnübertragen werden (vgl. Ziffer 4 der Anlage zu § 9 BDSG)
– P: Weiterleitung von Bewerberdaten via unverschlüsselter E-Mail an Auswahlverantwortliche
– Zusendung von Bewerbungsunterlagen via E-Mail, wird dem Bewerber eine verschlüsselteMöglichkeit angeboten bzw. auf die Risiken hingewiesen?
● Einschaltung externer Dienste, § 11 BDSG
– Sorgfältige Auswahl > Datenschutzkonzept beim Dienstleister vorhanden?
– Auftrag schriftlich, Fixierung der wichtigsten Eckpunkte
– auch während des Auftrages muss eine weiterhin angemessene Datenschutzkonformitätkontrolliert werden
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Einwilligung, § 4a BDSG
● Freie Entscheidung des Betroffenen,
– P: Freiwilligkeit/Machtgefälle?
● Dazu muss er über den Zweck der Erhebung,Verarbeitung und Nutzung sowie die Folgen derVerweigerung informiert werden
● Schriftform (konkludent, oder Stillschweigend (-))
● Wenn diese Erklärung zusammen mit anderenErklärung schriftlich erteilt wird ist diese besondershervorzuheben
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Erforderlichkeit ?
§ 32 Abs. 1 BDSG
„Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfenfür Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben,verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für dieEntscheidung über die Begründung einesBeschäftigungsverhältnisses oder nach Begründungdes Beschäftigungsverhältnisses für dessenDurchführung oder Beendigung erforderlich ist“.
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Bewerberdaten weiterhinspeichern...● Einwilligung des Bewerbers in eine weitere Speicherung der Daten über
den Bewerbungsprozess hinaus.
● Schweigen ist keine Willenserklärung
● § 4a BDSG
– Vorherige Zustimmung
– Aufklärung was wird wo, wie lange und wozu gespeichert?
– „ausdrückliche Einwilligung“
– Schriftform
– Einwilligung kann ohne Grund widerrufen werden
Tipp: Zusendung eines Formulars zur Unterzeichnung
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● Internet-Suchmaschinen
● Soziale Netzwerke?
… es kommt darauf an...
Allgemein zugänglich
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Charakter der Netzwerke
● Soziale Netzwerke mit Freizeit-Charakter
- In der Regel verbieten AGB auch schon die geschäftlicheNutzung- Interessenabwägung zugunsten des Bewerbers überwiegt inder Regel das Interesse des Arbeitgebers
● Soziale Netzwerke mit beruflichen Charakter
- AGB lassen geschäftliche Nutzung unter bestimmtenVoraussetzungen zu- Interessenabwägung eher zugunsten des Arbeitgebers (Sinn-und Zweck eines solchen Portals)
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Daten vom Bewerber
● Internet-quelle ist allgemein zugänglich
- Interessenabwägung
- P: Grundsatz der Direkterhebung, § 4 Abs. 2BDSG
● Einwilligung Freiwillig
- P: Machtgefälle● Ermächtigungsgrundlage
- § 32 BDSG
- § 28 BDSG
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Vorsicht
● Vorsicht bei der Verwertung solcher Daten imVorstellungsgespräch!
● Bei Täuschung des Bewerbers,„Freundschaftsanfragen“
● Und getarnter Online-Suche durch Mitarbeiter
● Bei der Personensuche gelten die gleichenMaßstäbe
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Nutzung von Netzwerken durch Arbeitnehmer
● Handlungsempfehlungen an die geben● Wer darf welche Daten sehen?● Leitfaden für Bewerberprozesse erstellen● Regelungen: Formulare, E-Mail, Anrufe● Social Media Guide● Mitarbeiter sensibilisieren durch Schulungen...
insbesondere die Generation der „digital natives, Selfieund Like it“
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Nutzung von Netzwerken durch Arbeitnehmer● Wird die Nutzung dienstliche Nutzung erwünscht● Arbeitgeber kann eine solche eigene Nutzung grds. nicht
verlangen● Eine private Nutzung von sozialen Netzwerken kann der
Arbeitgeber nicht untersagen● Regelungen treffen wie ein Account zu nutzen ist
(dienstlich/geschäftlich) auch im Hinblick auf ein Ausscheidendes Arbeitnehmers. Wem gehört der Account, die Kontakte?
● Die private Nutzung kann arbeitsvertraglich nicht vorgegebenwerden. Aber Mitarbeiter sensibilisieren, dass eine privateNutzung auch zu arbeitsrechtliche Konsequenzen führen kann
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Bewerberauswahl getroffen
● Erforderlichkeit?
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Wir würden dieBewerberdatenaber gerne nochweiteraufbewahren...
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Löschung der Daten
● § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG
– „...Personenbezogene Daten sind zu löschen, … sobald ihre Kenntnis fürdie Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist...“
● Interesse zur Verwendung für eine spätere Stellenausschreibung (-)
● Interesse zur Abwehr von Schadensersatzansprüchen (+)
● Löschung: in der Regel ca. 6 Monate nach Abschluss desBewerbungsverfahrens (wegen AGG-Entschädigungsklagen, §15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG)
● Daten müssen richtig und überall gelöscht werden nicht nur in den„Papierkorb“ , auch in E-Mails etc.
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● Klare Regelungen treffen und diese regelmäßigkommunizieren
● Darauf achten, dass keine betriebliche Übungentsteht
● Stichprobenartige Kontrolle – keineDauerüberwachung!
Private Nutzung des Internets,E-Mails, Social Media amArbeitsplatz
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Aufklären über...
● Arbeitsrechtliche Konsequenzen für Mitarbeiter
● Wettbewerbsrechtliche Konsequenzen für denArbeitgeber
● Wem gehören die Kontakte?
● Grenze Privat, Meinungsäußerung undLoyalitätspflichten
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Social Media Guide
● Leitfaden schaffen sog. „Social Media Guide“ gibt auch zurAnregung für den außerdienstlichen Gebrauch
● Eine Betriebsvereinbarung zu Nutzung von Internet, sozialenNetzwerken, E-Mail.
● Beteiligung des Datenschutzbeauftragten● Informationsrechte § 99 Abs. 1 BetrVG, Mitbestimmungsrecht
des Betriebsrates beachten, § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG „Ordnungdes Betriebes“ und beim Einsatz von objektiv geeigneterMitarbeiterüberwachung/Leistungsüberwachung § 87 Abs. 1 Nr. 6BetrVG.
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Was kann man regeln?
● Übersicht über soziale Netzwerke, die dasUnternehmen nutzt und wie die Außendarstellung seinsoll
● Inhalte Blog etc.
● Ratgeber Charakter
● Kein Fach-Chinesisch● Ansprechpartner, Zuständigkeiten● Arbeitsrechtliche, Wettbewerbsrechtliche
Konsequenzen klar mit Beispielen aufzeigen● Schnittpunkte zum Privatbereich aufzeigen
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Fazit
● Beschäftigtendatenschutz ist auch imBewerbungsverfahren zu berücksichtigen
● Erlaubt ist die Informationsgewinnung bei allgemeinzugänglichen Informationen ABER: nach Abwägung derInteressen der Beteiligten.
● Bei sozialen Netzwerken kommt es auf den „Charakterdes Netzwerks“ an/Abwägung der Interessen
● Rechtsfolgen bei Verstoß: Schadensersatz (§§ 280, 311Abs. 2, 823 BGB, § 15 AGG) sowie bußgeld undstrafbewehrt (§§ 43, 44 BDSG)
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Gibt es in Zukunft nur noch „Fake-accounts“?
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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Maria DimartinoRechtsanwältin
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