Anwendertreffen 2014 SEPA – Umstellung ProQua

Jugendherberge Duisburg Duisburg, 08.01.2014

2 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014

Tagesordnung:

1.Begrüßung

2.Aktueller Entwicklungsstand ProQua

3.Vor der Umstellung auf die neue Version ProQua

4. Vorbereitung und Installation der neuen Programmversion

5.Umstellung auf die neue Version

6.Erste Schritte zur Einrichtung / Information der Kunden

7.Das Tagesgeschäft mit SEPA und ProQua

8.Schulungsangebote, Testmandant und Materialien

9.Terminplanungen

10.Verschiedenes und Ausblick

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Top 2: aktueller Entwicklungsstand ProQua

• ProQua-Programm wurde auf SEPA umgestellt

• Erste Mandanten wurden getestet

• Testmandant BITS als Übungsplattform

• KSB Borken als erster Echtmandant

• Weitere Mandanten in aktueller Testphase

• Ergebnisse sind ausgewertet / Feintuning läuft noch

• Umstellung aller Mandanten ab 27.01.2014 (bis 26.02.2014) geplant

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Top 3: Arbeiten vor der Umstellung SEPA

• IBAN , BIC und UCI einholen

• IBAN (International Bank Account Number)

• BIC (Bank Identifier Code)

• UCI (Unique Credit Identifier)

• Zahlungsverkehrssoftware richtig einstellen / updaten

• Inkassovereinbarung mit der Hausbank abschließen

• Zahlungspflichtigem vor Einzug die UCI mitteilen (nach Installation von ProQua)

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Top 4: Vor Installation der neuen ProQua-Version

• Beginn der Installationen ab 27. Januar 2014 geplant

• Alle fälligen und fakturierten Lastschriften vor Umstellung auf die neue Programmversion einziehen(evtl. mit Zusatztext zur SEPA-Umstellung)

• Feststellung, dass alle Lastschriften, Rücküberweisungen und Honorarzahlungen zurückgemeldet sind

• Wichtig: Nach Installation der neuen Programmversion sind Rückmeldungen nicht mehr möglich !!!

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Top 5: Installation der neuen ProQua-Version

• Geplantes Zeitfenster der Installationen 27.01.2014 – 26.02.2014

• Termine für die Mandanten werden noch mitgeteilt (nach Rücksprache der Projektplanung mit Orga-Soft)

• Wichtig: Am Umstellungstermin kann nicht mit ProQua gearbeitet werden.

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Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version

• Anpassung / Prüfung der Stammdaten in ProQua (1)

• Eigene Stammdaten Bank bitte auf SEPA-Standard aktualisieren

• Sepa-Stammsatz auf Vollständigkeit prüfen

• Textkonstanten für die SEPA-Dateien prüfen

• Umfang für die SEPA-Dateien prüfen

• Textkonstanten für die SEPA-Mandate prüfen (Personen und Firmen)

• Anpassung der Standardkorrespondenz / Seriendrucke

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Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version

• Anpassung / Prüfung der Stammdaten in ProQua (2)

• Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate (TN)

• Mitteilung an TN über Wandlung der Lastschrifteinzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat verschicken

• Wandlung von Firmen / Vereinen ist nicht möglich !

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Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version

• Eigene Stammdaten Bank bitte auf SEPA-Standard aktualisieren

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Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version

• Sepa-Stammsatz auf Vollständigkeit prüfen

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Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version

• Textkonstanten für die SEPA-Dateien prüfen

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Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version

• Umfang für die SEPA-Dateien prüfen

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Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version

• Textkonstanten für die SEPA-Mandate prüfen (Personen und Firmen)

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Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version

• Anpassung der Standardkorrespondenz / Seriendrucke

15 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014

Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version

• Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate (TN)

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Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version

• Mitteilung an TN über Wandlung der Lastschrifteinzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat verschicken

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Top 7: Das Tagesgeschäft mit SEPA und ProQua

• Bedienerführung und Masken haben sich verändert !

• Erstellen neuer SEPA-Mandate (Personen und Firmen)

• Abgehende SEPA-Lastschriften erzeugen

• SEPA-Rücküberweisungen

• SEPA-Honorarzahlungen

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Top 7a: Die Registerkarte Bank mit SEPA

• Personen Kursleitungen, Organisationen

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Top 8: Schulungen, Testmandant und Dokumentation

• Schulungsangebote am 04. und 12. Februar 2014

• SEPA – Checkliste als Orientierungshilfe

• Dokumentation zum Thema SEPA (Orga-Soft)

• Hotline nach Umstellung

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Top 9: Terminplanungen

• Abschließende Prüfung der Programmversion bis zum 18.01.2014

• Weitere Installationstests bis zum 25.01.2014

• Geplante Installationen bei allen Mandanten ab 27.01.2014

• Termine werden rechtzeitig abgesprochen (jeweils 3 – 5 Mandanten pro Installationstag)

• Telefonische Hotline am Folgetag

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Top 10: Ausblick und Verschiedenes

• Ein Rücksetzen von DTA-Läufen geht dann nicht mehr

• Internetportale / Warenkorbsysteme werden angepasst

• Alternativ-Szenarien liegen in der Schublade / Konvertierung der DTAUS0.TXT in das XML-Format von SEPA

• ………..

Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit.