... über Social Intranet

Erkenntnisse zusammengefasst von

AVISApril 2017

Vom Intranet zum Social Intranet, der Digital Workplace und darüber hinaus

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Immer mehr Angestellte, Bereichsleiter, aber auch Freelancer und Verantwortliche in der Unternehmensführung sind überzeugt vom „Social Intranet“. Vom Mitarbeiter im Callcenter bis zum Vorstand eines multinationalen Unternehmens, von der Werkbank bis ins Forschungszentrum – immer mehr Menschen arbeiten, kommunizieren und interagieren mit Social-Intranet-Lösungen. Das belegen Studien, das zeigen die Marktzahlen, das hört man in Gesprächen mit den Protagonisten heraus. Doch warum ist das so? Während das „klassische Intranet“ seit Langem in der Krise steckt, sich als ein Tümpel von Informationen über alles und nichts präsentiert, gewinnen Social-Intranet-Lösungen als zentrales Element des „Digital Workplace“ und moderne Arbeitsplatzszenarien immer mehr an Bedeutung. Weshalb nutzen die Menschen gerade jetzt diese Lösungen, warum realisieren immer mehr Unternehmen jetzt neue Arbeitsplatzkonzepte?

Die folgenden Ausführungen beschäftigen sich mit dem Phänomen „Social Intranet“, setzen Bereiche wie Digital Workplace und neue Arbeitsmodelle, Social Collaboration und die daraus entstehenden Restriktionen in den Kontext.

Wir, in Kerneuropa, in Deutschland, befinden uns momentan in den Wechseljahren. Wir alle! Jeder, jede und jedermann! Jedenfalls jeder, der für seinen Lebensunterhalt arbeiten muss (oder will), jeder, der technische Geräte nutzt und jeder, der am gesellschaftlichen Leben teilnimmt: Der also einkauft, Steuern zahlt, mit Behörden kommuniziert, in den Park geht oder seine Kinder in den Kindergarten bringt. In unserer Gesellschaft sind wir auf dem Weg in ein neues Gleichgewicht, das durch permanenten (digitalen) Dialog, Automatisierung und kognitive Intelligenzen geprägt ist. Wir treffen am Arbeitsplatz genauso auf Veränderungen wie in der Freizeit. Einige sind augenscheinlich, andere nicht auf den ersten Blick sichtbar. Und wieder andere sind beliebig oder relevant. Kurzum: Die Art und Weise, wie wir Menschen leben, kommunizieren, wie wir reagieren und agieren verändert sich gegenwärtig brutal. Für die Gemeinschaft – und da ist es egal, ob wir die gesamte Gesellschaft, die Familie, das Team oder den Kollegenkreis sehen –, für alle Bereiche und in allen Bereichen gibt es Veränderungen. Die Art und Weise der Kommunikation ändert sich: Während vor einigen Jahren noch ein gelegentlicher telefonischer Austausch oder der Elternabend genügte, um die Schullaufbahn des Nachwuchses zu managen, bedarf es dazu heute zahlreicher WhatsApp-Gruppen. Während in den letzten Jahrzehnten die Kommunikation in Unternehmen oft nur eine Richtung kannte, nämlich von

Wechseljahre

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oben nach unten, entwickelt sich gerade eine demokratisierte Form des Dialogs, die glücklicherweise die Kommunikation über Hierarchieebenen, Teams oder Standorte vereinfacht.

Schon der Begriff „Wechseljahre“ sagt es: Es ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein Prozess, der Zeit braucht. Wann die Wechseljahre beginnen und wie lange sie dauern, ist individuell. Schauen wir mal auf den Arbeitsplatz, und da nicht nur auf den Büroarbeitsplatz: In den letzten Jahren ist quasi kein Stein auf dem anderen geblieben. Veränderungen bei Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodellen. Neue digitale Systeme, neue rechtliche Vorgaben und neue bzw. sich stark verändernde Gewohnheiten der Menschen bedingen eine neue, angepasste oder erweiterte Form des Begriffs Arbeitsplatz, der Ausstattung der Mitarbeiter mit Hilfsmitteln.

Dabei sind Veränderungen, wie wir sie gerade erleben, nichts Besonderes; nur die Art und der Umfang sind besonders: Der Arbeitsplatz unterliegt seit 3, 5, 10, eigentlich schon seit über 100 Jahren, einem drastischen Wandel – ob gesellschaftlich, individuell oder technologieseitig. Im 19. Jahrhundert waren es zum Beispiel Telegrafie und Telefonie. Im 20. Jahrhundert waren es moderne Schreibmaschinen, die Gestaltung von Arbeitsplätzen oder das papierfreie Büro. Um die Jahrtausendwende waren die E-Mail oder „der Heimarbeitsplatz“ das Leitbild der neuen Arbeitswelt. Dann kamen die Themen Kollaboration und gemeinschaftliches Arbeiten (Social Business) hinzu – auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Gegenwärtig sind es vernetzte Unternehmen – oder, das Neueste, das Unternehmen als Netzwerk.

Einige Konzepte haben sich durchgesetzt, andere hatten eine kurze Hochzeit, und wieder andere Organisationsansätze haben die Erwartungen nie erfüllt. Es bleibt die Erkenntnis, dass der Fortschritt der Arbeitswelt permanent und andauernd stattfindet. Eine weitere zentrale Erfahrung ist: Jeder Wandel, jede Entwicklung und jede Umstrukturierung muss offen in ihrer Grundkonzeption gestaltet werden. Das bedeutet unter anderem, dass technologische Offenheit und Agilität grundlegend für die Leistungsfähigkeit einer Strategie sind. Nur so können zukünftige Entwicklungen antizipiert und umgesetzt werden. Und nur so kann die Strategie operativ korrigiert werden. So galten bis vor Kurzem noch fest installierte Desktop-PCs als optimales Arbeitsmittel von Büro- und Wissensarbeitern.Doch innerhalb weniger Jahre haben sich durch neue Endgeräte wie Smartphones und Tablets auf der einen Seite und neue Services auf der anderen Seite die Anforderungen an die IT-Ausstattung maßgeblich geändert. Die gesamte Arbeitswelt wurde auf Mobilität und Flexibilität gedreht. Hieraus entstanden nicht nur Chancen für die Unternehmen. Vielmehr ergeben sich auch Herausforderungen für die Gestaltung der Arbeitsumwelt, die Einhaltung rechtlicher Rahmenparameter (z. B. Datenschutz) und an die gesamte Ausrichtung der Organisation.

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Gehen wir nur einige Jahre zurück, treffen wir auf das Phänomen des Intranets als Heilsbringer einer modernen Arbeitsweise. Doch mit der Zeit hat sich herausgestellt, dass die technisch und gedanklich bereitgestellten Modelle des Intranets der ersten und zweiten Generation nicht die tatsächlichen Bedarfe der Anwender und die von den Verantwortlichen gewollten Zwecke erfüllen. Das soll nicht bedeuten, dass seinerzeit alles schlecht war, dass die realisierten Lösungen keinen Nutzen brachten; im Gegenteil. Aus der damaligen Sicht waren die Entscheidungen für Intranet-Lösungen richtig und notwendig.

Das Intranet als Portalansatz und Konzept war und ist die Grundlage für Portallösungen, die eine innerbetriebliche Zusammenarbeit ermöglichen, aber auch vom grundsätzlichen Mindset Cross Enterprise Collaboration und integrierte Business-Networks erst ermöglichen.

Doch in den „klassischen“ Intranets • herrscht eine Art hierarchische Top-down-Struktur. Die Nutzer

können Beiträge lesen, aber nicht immer kommentieren oder teilen. Diese Portale kennzeichnet, dass Inhalte leicht verteilt werden können, die Nutzer jedoch wenig eigenen Einfluss haben und nicht oder nur in geringem Maße interagieren können. Inhalte werden als redaktionelle Inhalte gesehen und nicht als elementarer Bestandteil des Dialogs;

• finden sich viele Inhalte, überwiegend Dokumente, die nicht in einen direkten Kontext zum Arbeitsalltag der Anwender oder deren Informationsbedarfe gesetzt werden;

• werden Inhalte wegen fehlender Optionen nicht gepflegt oder weiterentwickelt.

Ziel eines Intranets war und ist es für Unternehmen, den einzelnen Anwendern und Teams einen enormen Mehrwert zu bieten. Hierdurch sollen sich die Nutzer – egal in welcher Rolle oder Position – auf das Wesentliche konzentrieren. Das „klassische“ Intranet kann als Plattform beschrieben werden, auf der Unternehmen ihren Mitarbeitern wichtige Informationen im Sinne von News, wichtigen Hinweisen, allgemeinen Regeln und Ähnliches zur Verfügung stellen bzw. administrative Prozesse abbilden.

Vom Intranet zum Social Intranet

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Doch es zeigte sich recht schnell, dass die Intranet-Philosophie der ersten Stunde viele Vorteile brachte; gleichzeitig konnte sie viele bereits bekannte, aber auch neue Probleme nicht lösen. Hauptgrund: Die Art und Weise der Kommunikation und das (fehlende) Verständnis für Dialog und Interaktion. Eine richtige Vernetzung von Menschen mit Menschen fand nicht statt. In anderen Worten: „Klassische“ Intranet-Strategien waren sender- und informationsgetrieben. Eine schnelle oder wirklich offene Kommunikation und eine pragmatische Möglichkeit, Mitarbeiter einfach zu vernetzen, gab es nicht.

Und genau hier setzen Anbieter von Social-Intranet-Lösungen an: Durch die Vernetzung von Menschen mit Menschen, von Menschen mit Inhalten sowie zukünftig auch verstärkt von Inhalten im Kontext mit Menschen wird die Leistungsfähigkeit nachhaltig gesteigert. Im Kern – im Blick – steht dabei ein passender Dialog mit relevanten Inhalten bei einer quasi permanenten Verfügbarkeit von Wissen und Erkenntnissen.

Für viele Unternehmen, Anwender, Organisation ist klar: Leicht ist das nicht; wird das nicht. Die Wechseljahre sind mit Schmerzen verbunden. Warum? Social Intranets bringen einen Kulturwandel in Unternehmen und dies, ohne dass etablierte Prozesse oder erfolgreiche Arbeitsweisen radikal geändert werden (müssen); hierarchische und funktionale Barrieren verlieren dabei an Bedeutung, organisatorische Kompetenzen sowie Weisungs- und Richtlinienkompetenzen werden sogar noch gestärkt. Dennoch muss das „Wollen“ der Kommunikation gelebt werden. Die Führungskräfte, das mittlere Management, aber auch die „Chefs“ müssen verinnerlichen und vorleben, dass aus offener und relevanter Interaktion alle Beteiligten Vorteile ziehen können. Sie müssen selbst lernen, was ihre Mitarbeiter schon lange im Alltag, oft am Unternehmen vorbei, nutzen: So werden Schichtpläne außerhalb der vom Unternehmen bereitgestellten Lösungen abgestimmt – via WhatsApp und Co. So werden über Dropbox und Konsorten Dokumente geteilt. Diskutiert wird über eigentlich für den privaten Konsum gedachte Services im Unternehmenskontext.

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Kurzum

Social-Intranet-Lösungen einzusetzen ist ein konsequenter Schritt zu mehr Interaktion und systematischer Informationsverwaltung, dem Gewinnen und Bewahren von Erkenntnissen sowie einer schnellen Kommunikation in kleinen, mittelgroßen und großen Umgebungen. Sei es auf der Ebene von Teams, Abteilungen, Projektgruppen, Standorten oder im Unternehmen als Ganzes. Voraussetzung ist neben leistungsfähigen Werkzeugen und dem Willen eine offene, dialogorientierte und transparente Unternehmenskultur.

Ein Social Intranet zeichnet sich aus durch• positive Effekte auf die Unternehmenskultur,• verbesserte Innovationskraft und/oder Leistungsfähigkeit der

Organisation,• verbesserte Kommunikationsfähigkeit innerhalb der Organisation. Die Praxis zeigt, dass Social-Intranet-Lösungen• zu erhöhter Motivation bei Anwendern führt,• das Wissensmanagement und die Verfügbarkeit von Erkenntnissen

erhöht, • zu optimierten Prozessen führt – respektive verbesserte und

beschleunigte Prozesse erst ermöglicht.

Interessierten, die nach den richtigen, den passenden Werkzeugen für eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit suchen, bietet sich ein extrem breites Spektrum an Angeboten: Angefangen bei (scheinbar) schlanken Services aus der Cloud über Einzellösungen, die insbesondere ein mobiles Arbeiten unterstützen, integrierte mobile Intranet-Systeme bis hin zu komplexen Lösungen für Unternehmen mit mannigfachen Funktionen und Schnittstellen. Was haben alle diese Ansätze gemeinsam?

Social Intranet als Bestand, als Kernelement einer Digital-Workplace-Strategie kann als Schlüsselkonzept für den organisatorischen Wandel innerhalb von Unternehmen, Wertschöpfungsnetzwerken oder einzelnen Branchen einen Mehrwert liefern. Das soziale – das gesellschaftliche – System ist hierbei jedoch nicht zwingend das neue Element. Dass es sich in einem Unternehmen von der grundsätzlichen Konzeption um ein soziales System handelt, ist schon an der Struktur und Organisation erkennbar. Neu ist nicht das „Dass“, sondern das „Wie“ etwas organisiert, gehandhabt oder umgesetzt wird. Und hierbei insbesondere, wie die unterschiedlichen Arten der Kommunikation, exemplarisch erwähnt seien Top-down- oder Bottom-up-Kommunikation, im Unternehmen organisch, empathisch und integriert gelebt werden.

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Digital Workplace

Wer über Social Intranet spricht, muss auch über den Digital Workplace reden und umgekehrt. Also schauen wir uns den Digital Workplace im Kontext an und starten mit einer Definition. Oder auch nicht: Für die Autoren dieses Papers gibt es nämlich nicht die eindeutige Definition. Viele Anbieter von Lösungen haben unterschiedliche, aber in einigen Facetten übereinstimmende Definitionen. Auch kommt die zeitliche Komponente hinzu. Schauen wir einige Jahre zurück, so wurde der Digital Workplace anders umrissen als heute. Gegenwärtig ist das Thema Mobilität stark im Fokus. Und in der nahen Zukunft werden Facetten wie kognitive Intelligenz in die Definition eingehen.

Für die Autoren sieht eine Definition wie folgt aus: Der Digital Workplace ist die Summe daraus, wie Menschen ihre Arbeit (heute) erledigen. Also eine Summe aller digitalen Werkzeuge am und für den Arbeitsplatz, einschließlich der Intranet- und Enterprise-Portale, von Team-Sites, Chat und Messenger, E-Mail, CRM, ERP und anderen Begriffen oder Akronymen, die im Zusammenhang mit IT-basierten Umgebungen verwendet werden. Hinzu kommen Arbeitsplatzumgebungen und analoge Werkzeuge, die das digitale Arbeiten erst ermöglichen.

Nach dieser Definition sind Social-Intranet-Lösungen, Social Collaboration als Arbeitskonzept sowie eine Ortsunabhängigkeit dieser und weiterer Techniken elementar.

Beschwerdefrei durch die Wechseljahre

Richtig angewandt können Social-Business-Tools – wie eben Social-Intranet-Lösungen – und Konzepte wie der Digital Workplace einen organisatorischen Wandel innerhalb von Organisationen und Unternehmen herbeiführen. Insbesondere, weil sich die interne Kommunikation und Arbeitsorganisation den sich verändernden wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und gesellschaftlichen Strömungen anpassen kann.

Machen wir uns nichts vor: Bei vielen Unternehmensverantwortlichen steht der digitale Arbeitsplatz – der „Digital Workplace“ – im Fokus von Überlegungen, ihre Unternehmen zu reorganisieren. Der Handlungsdruck ist erkannt, Rahmenparameter wie gute Usability und User Experience sind so wichtig für den Erfolg des Digital Workplace wie das Wollen und Können, die Lernbereitschaft – kurz gesagt: wie die Unternehmenskultur.

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Und hier geht es nun darum, diese Transformation, die Übergangzeit, reibungslos zu überstehen. Es geht darum, die Wechseljahre möglichst schmerzfrei zu realisieren und dennoch so zu gestalten, dass Unwägbarkeiten der Zukunft handhabbar sind. Hierzu zählen unter anderem• geopolitische Herausforderungen,• Veränderungen der gesellschaftlichen Rahmenparameter auf

Teilmärkten und• der technische Fortschritt.Um die Wechseljahre möglichst schmerzfrei zu gestalten, gilt es, eine konsequente Orientierung an• Geschäftsbedürfnissen,• Anforderungen der Mitarbeiter und• Bedarfen und Bedürfnissen der Mitarbeiter sicherzustellen sowie• sicherzustellen, dass es im Spannungsdreieck der genannten

Anforderungen zu wenig Reibungsverlusten kommt.

In anderen Worten: Die Anforderungen der Kunden, Mitarbeiter und Ziele des Unternehmens als Ganzes bilden ein Spannungsdreieck. Im Rahmen der zwingend notwendigen Änderungen auf der Organisations- und Arbeitsebene kommt es zu Zielkonflikten. Um diese Zielkonflikte zu reduzieren, gilt es,

• direkte Beziehungen der Systeme zu den zu unterstützenden Prozessen sicherzustellen,

• zu ermöglichen, dass bisher voneinander getrennte Systeme im jeweiligen Kontext der Aufgaben der Mitarbeiter zusammengeführt werden,

• die Arbeitsweisen auf die Anforderungen der (internen und externen) Kunden abzustimmen,

• Mitarbeiter von Anfang an effizient und effektiv mit Daten, Informationen, Wissen und Erkenntnissen arbeiten zu lassen,

• die bisher getrennten Systeme zusammenzuführen, insbesondere Daten und strukturierte und unstrukturierte Informationen, Wissen und Erkenntnisse zu forcieren,

• unternehmensweite Architekturen und Kulturen schaffen.

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Was bleibt

Der Mensch entwickelt seit jeher neue Werkzeuge, um seine Möglichkeiten zu erweitern und seine Arbeit einfacher, effizienter und komfortabler zu gestalten. So wie einst Hammer, Meißel und Axt, später dann Dampfmaschinen und Fließbänder sowie schließlich Computer zu mehr Wohlstand und Produktivität führten, sollen es heute und in naher Zukunft Algorithmen und Smart Machines richten. Die allgemeine Meinung ist gegenwärtig, dass Social-Intranet-Modelle und -Lösungen einen entscheidenden Beitrag zu Wettbewerbsfähigkeit und Relevanz von Firmen leisten können. Warum? Weil diese Lösungen, Denkmodelle und Systeme das Mittel für zeitgemäße und zukunftsfähige Kollaborations- und Kommunikationslösungen sind.

Die kommenden 12 bis 18 Monate bringen im Bereich für Kollaborations- und Kommunikationslösungen extreme Veränderungen. Portale verbinden auch zukünftig Menschen mit anderen Menschen, mit Daten, Informationen und Wissen. Jedoch werden zukünftig noch stärker physische Dinge und Maschinen auf eine effiziente und intelligente Weise mit Menschen vernetzt. In dieser durch „Portale“ und (Business-)Netzwerke veränderten und geprägten Welt ändert sich die Art, wie Menschen konsumieren, Kontakte knüpfen, agieren und interagieren und letztlich auch, wie wir denken, leben und in einer Gesellschaft miteinander „funktionieren“.

Klassische Intranet-Lösungen werden in Zukunft wohl eher eine sekundäre Rolle spielen. Social-Intranet-Systeme als Evolution von Intranet-Lösungen und zentraler Bestandteil von Digital-Workplace-Strategien werden ein entscheidender Faktor sein.

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