Post on 06-Apr-2015
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ZeitmanagementZeitmanagement
Inhalt
Einleitung Tagesplan Prioritäten Zeitfresser Praktische Anwendung
Warum Zeitmanagement?
Zeit = Geld
Wem nützt Zeitmanagement?
Eigentlich Jedem!
Vom professionell durchgeplanten Management
bis zum einfachen, täglichen
Lebensablauf
„Gut“ Zeitmanagement
Zeit optimal planen Prioritäten setzen Zeitfresser eliminieren
Zeitmanagement = Arbeitsmethodik
„Gut“ Zeitmanagement
Durch optimales Zeitmanagement kann die Zeit effektiver und effizienter genutzt werden!
Probleme und Hindernisse lassen sich dadurch schnell mit geringem Aufwand korrigieren!
Zeitgewinn = Zufriedenheit
Zeit ist Unbeeinflussbar
Jeder Tag = 1440min für Jeden
Vergangene Zeit ist nicht irreversibel
Unbeeinflussbare Ereignisse
Wetter Verkehrsstaus Flugzeugverspätungen Bahnverspätungen
Ist es notwendig alle Tagesabläufe zu planen?
Keine sekundengenaue Planung jeder Tagesaktivität
Planung ist subjektiv
Tagesplan
Was ist ein Tagesplan?
Eine fortlaufende Tagesorganisation über einen Zeitraum in Kalenderform
Warum Tagesplanung?
Zeitmaximierung und Optimierung jedes einzelnes Tages
Effektivität im Arbeits-, Privat- und Bildungsleben
Wie organisiert man einen Tagesplan?
Anpassung des Plans an die gegebenen Zeitvorgaben und Ressourcen.
Permanente Abgleichung des Plans an veränderte Situationen
Regeln für einen Tagesplan
Beinhaltet nur das, was man an diesem Tag erledigen
- muss- möchte - kann
Regeln für einen Tagesplan
Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftform
Am Vorabend planen Zeitbedarf schätzen und Zeitlimits
setzen Beginn und Beendigung des Tages
mit positiven Aufgaben
Regeln für einen Tagesplan
Nicht den ganzen Tag verplanen
SWOT - Faktoren
Strengths / Stärken Weaknesses / Schwächen Opportunities /
Gelegenheiten Threats / Drohungen
Hilfsmittel
ToDo Liste Aktionsplan Tagesplan Wochenplanung
ALPEN Methode
A – alle Aufgaben L – Länge der Tätigkeiten P – Pufferzeiten E – Entscheidungen N – Nachkontrollen
Einschätzung des Tagesplans
Erledigt? Störend? Nicht gelungen? In der Zukunft besser machen? Besondere Konsequenzen? Morgen machen?
PrioritätenPrioritäten
Prioritäten setzenPrioritäten setzen
BegriffsdefinitionBegriffsdefinition Pareto – PrinzipPareto – Prinzip ABC – AnalyseABC – Analyse Eisenhower PrinzipEisenhower Prinzip
Was bestimmt eine Was bestimmt eine Priorität?Priorität?
DringlichkeitDringlichkeit
+ Wichtigkeit+ Wichtigkeit
= = PrioritätPriorität
Pareto - PrinzipPareto - Prinzip
Pareto - PrinzipPareto - Prinzip
InputInput OutputOutput
80% der aufge-80% der aufge-
wendeten Zeitwendeten Zeit
20% der aufge-20% der aufge-
gewendeten Zeitgewendeten Zeit
20% der 20% der ErgebnisseErgebnisse
80% der 80% der ErgebnisseErgebnisse
bringen
bringen
Beispiele für das Pareto - Prinzip
20% der investierten Zeit für eine 20% der investierten Zeit für eine Aufgabe, liefern 80% der Aufgabe, liefern 80% der ErgebnisseErgebnisse
80% der Verkäufe in einem 80% der Verkäufe in einem Unternehmen werden durch 20% Unternehmen werden durch 20% der Verkäufer abgeschlossender Verkäufer abgeschlossen
20% der Kunden erwirtschaften 20% der Kunden erwirtschaften 80% des Umsatzes80% des Umsatzes
ABC - AnalyseABC - Analyse
ABC - Analyse
A – AufgabenA – Aufgaben ExistentielleExistentielle
WichtigkeitWichtigkeitMussMuss
B – AufgabenB – Aufgaben MittlereMittlere
WichtigkeitWichtigkeitKannKann
C – AufgabenC – Aufgaben GeringeGeringe
WichtigkeitWichtigkeitSollteSollte
nichtnicht
Abc - AnalyseAbc - Analyse
65 % 20 %20 % 15 %15 % Anteil an der Anteil an der ZielerreichungZielerreichung
15 %15 % 20 %20 % 65 %65 %Anteil an der Menge aller Anteil an der Menge aller AufgabenAufgaben
A - AufgabenA - Aufgaben
B - B - AufgabenAufgaben
C - AufgabenC - Aufgaben
Durchschnit. OptimalerDurchschnit. OptimalerVerteilung ZeiteinsatzVerteilung Zeiteinsatz A – Aufgaben 15 %A – Aufgaben 15 %
B – Aufgaben 20 %B – Aufgaben 20 %
C – Aufgaben 65 %C – Aufgaben 65 %
65 % für A – 65 % für A – AufgabenAufgaben
20 % für B – 20 % für B – AufgabenAufgaben
15 % für C – 15 % für C – AufgabenAufgaben
Eisenhower - PrinzipEisenhower - Prinzip
Eisenhower - GrundsatzEisenhower - Grundsatz
Jeden Vorgang nur Jeden Vorgang nur
einmal „anfassen“ und soforteinmal „anfassen“ und sofort
über die weitere Bearbeitungüber die weitere Bearbeitung
entscheidenentscheiden
Eisenhower - PrinzipEisenhower - Prinzip
Später selbst /Später selbst /
WidervorlageWidervorlage
A/B - AufgabenA/B - Aufgaben
Sofort selbstSofort selbst
A - AufgabenA - Aufgaben
Sofort Sofort
delegierendelegieren
B/C - AufgabenB/C - AufgabenWic
hti
gke
it
Dringlichkeit
„Dringend“ contra Dringend“ contra „wichtig„wichtig“
Wichtig, aber nicht Wichtig, aber nicht
dringenddringendDringend und Dringend und wichtigwichtig
Weder dringend Weder dringend noch wichtignoch wichtig
Dringend, aber Dringend, aber nichtnicht
wichtigwichtig
Dringlichkeit
Wic
hti
gke
it
Zeitfresser
Was sind Zeitfresser?
Die Zeitfresser sind Störfaktoren, durch die Zeit verloren geht und die Produktivität reduziert wird.
Unfähigkeit „Nein!“ zu sagen
Problem:durcheinander werfen der eigenen Planung
Lösung:eigene Tagesprioritäten verfolgen, lernen auch mal etwas abzulehnen
Keine Ziele Problem:
keine Ziele = keine Ergebnisse Lösung:
Ziele festsetzen für das Lebendas nächste Jahrdie nächste Wocheden aktuellen Tag
Fehlende Prioritäten und Tagesplanung
Problem:Wichtige Sachen sind nicht erledigt¨doppelte Wege¨
Lösung:Tagesplan / Prioritätenliste erstellen und beachtenZiele definieren
Ablenkungen
Problem:Verzögerung der ErgebnissePlanung gerät durcheinander
Lösung:Planung beibehalten, Ablenkungen auf freie Termine verschieben, notfalls Planung anpassen
Telefonische Unterbrechungen
Problem:nicht planbare/unerwünschte Störung
Lösung:- längere Telefonate auf freie Termine verschieben- persönliche Telefonate in Freizeit verschieben
Besprechungen
Problem:überflüssige und unorganisierte Besprechungen
Lösung:Beschränkung auf das wesentlichekurze ErläuterungenAgenda erstellen
Der Papierkram
Problem:Viele Dokumente ohne Ordnung
Lösung:Organisieren der AblageBeschränkung auf das wesentliche
Unangemeldete Besucher Problem:
ungeplante Störung
Lösung:Besucher vertrösten (auch wichtige Personen)Termine machen
Unangenehme Aufgaben
Problem:Verschieben/Auslassen der Aufgaben
Lösung:Sich durch Planung zwingenKonsequent sein
Überperfektionismus
Problem:zu viele Details
Lösung:Details eingrenzenAbstand zur Aufgabe finden
Schlechte Kommunikation Problem:
Missverständnisse ungenaue Beschreibungen
Lösung:direktes Feedback/Bestätigungen fordern/gebenErgebnisse mit einem Experten besprechen
Praktisches arbeiten mit Zeitmanagement
Praktisches arbeiten mit Zeitmanagement
Persönliches Profil
Hilfs- und Arbeitsmittel
Persönliches Zeitmanagementprofil
Die persönliche
Stärken / Schwächen – Analyse
des Zeitmanagement
Hilfsmittel & Techniken
Download Präsentation & Hilfsmittel
www.managerzone.de
Link: Zeitmanagement
Ende
Für eure Aufmerksamkeit bedanken Sich:
Fleur EmmaJulie JochenJens
Wir wünschen einen erfolgreichen Einsatz fortgeschrittener
Zeitmanagementtechniken!