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Westfälische Wilhelms-Universität Münster
Integrierte Bereitstellung, einheitlicher Zugang und individuelle Verteilung
– Informations-Management einer großen Universität –
W. Bosse, W. Held, J. Lorenz, H.-J. Peter, B. Tröger
Essen, 17.06.2004
Zentrum für Informationsverarbeitung 2
Antragsteller:
• Rektor Prof. Dr. J. Schmidt
Teilnehmer:
• Kanzler Dr. K. Anderbrügge (Kanzlerin Dr. B. Böhm)
• ULB-Direktorin Dr. B. Tröger (Dr. R. Poll )
• ZIV-Direktor Dr. W. Held
Mitautoren:
• Dipl.-Math. W. Bosse (ZIV), Dipl.-Ing. J. Lorenz (ULB), ORR W. Brüning u. Dipl.-Math. H.-J. Peter (UV)
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Universität Münster• 37.000 Studierende• 15 Fachbereiche• 120 Studienfächer• 7.000 Mitarbeiter, davon
- 600 Professoren - 4.600 Wissenschaftliche Mitarbeiter - 1.800 Weitere Mitarbeiter
• 285 Gebäude in der StadtUKM • + 7.000 Mitarbeiter
ULBDatenbanken (CD/Netz) Digitale ZeitschriftenAV-Materialien Digitale VolltextangeboteDigitale Bibliothek
4503.2232.8116.5001.546
Web-Seiten der Universität
0
100
200
300
400
500
600
700
1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003
In 1
.000
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DFG-Vorgabe
Leistungszentren für Forschungsinformation
1. IntegrationNeue Organisation von RZ, ULB, UV, IV der FB, IVL, [MZ]
• Rezeption, Ausweitung und Verwaltung des weltweiten Wissens• Professionelle Verbreitung des eigenen Wissens• Universitäten sollen dazu Profil stärken
2. Informations-Management
√( )
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Rektorat
IVL
ULB
BIK
ZIV
IVK
Fachbereiche 1 - 15
Studierende, Wissenschaftler/innen, ...
IVV 1 IVV 2 IVV 9 TB 1 TB 2 TB n... ...
Zu 1: Integration (Neuorganisation der IV, 1996)
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cHL = computergestützte Hochschullehre
cHL-Anwendergruppe
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Rektorat
IVL
BIKIVK
Fachbereiche 1 – 15Studierende, Wissenschaftler/innen, ...
IVV 1 IVV 2 IVV 9 TB 1 TB 2 TB n
IKM-Service seit 01.01.2003 (Information, Kommunikation, Medien)
cHL-Anwendergruppe
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Neue Themen werden wohlgeordnet und abgestimmt gelöst:• Netz-Verantwortung und -Betrieb, Netz-Management• Web-Auftritt (einheitlich, nutzerfreundlich)• Sicherheit der IV• System-Management • Server-Konsolidierung und -Hosting• u.v.m.
• Organisationsform hat sich bisher sehr bewährt• Verbesserungen sind immer möglich• Kontinuierliche Weiterentwicklung• Gute Resonanz unserer Organisation
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Zu 2: Informations-Management
Daten: Zeichenketten mit Syntax
Information: Daten mit Bedeutungsinhalt/Zusammenhänge/Sinn Bsp.: Publikationen, Web, Graue Literatur
Wissen: Zielgerichtete Verwendung/Verstehen von Informationen
Informationen + Know-how von Personen Bsp.: E-Mail, Briefe, persönliche Berichte
• Informations-Management: unabhängig von Personen• Wissens-Management: abhängig von Personen,
kritischer zu handhaben
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Diese große Aufgabe muss die Universität bewältigen.
Wir wollen sie gemeinsam angehen !
Unser Vorhaben
1. Relevante wissenschaftliche Informationen für F&L
2. Organisationsinformation für universitäre Prozesse
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Organisationsinformation: • Personendaten und Personaleinsatz• Organisationspläne• Zugangsregelung zu Räumen• Hardware, Software und Kommunikationssysteme• Lehrbetrieb, Vorlesungs- und Veranstaltungsverzeichnisse• Gremienarbeit• Statistiken• u.v.m.
Charakteristika:• Sehr umfangreiche, aber eingrenzbare Menge• Immer wieder und an vielen Stellen benötigt • Bedarf für Nutzung weitgehend absehbar• Überwiegend Rollen, weniger persönliche Profile• Zugriffsrechte ändern sich schnell• Information weitgehend elektronisch gespeichert • Noch nicht im Rahmen eines Informationssystems
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Wissenschaftliche Information:• Dokumente-Vielfalt • Erschließung manchmal über Metadaten• In der Uni produzierte Ergebnisse• Lokaler Bestand• Bezahlte Zugangsberechtigung auf elektronische Publikationen • Weltweit vorhandene Informationen • u.v.m.
Charakteristika:• Informationsmenge nicht eingrenzbar • Aktueller Bedarf wandelt sich rasch• Regelmäßige Interessen richten sich an Profilen aus • Weniger an Rollen in der Uni festzumachen• Häufig einmalige Anfragen zu einem Thema
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Wissen:• Wie wissenschaftliche oder organisatorische Information• Zusätzlich persönliche Informationen• Beziehungen zwischen Personen und Informationen• u.v.m.
Charakteristika:• Organisatorische Rollen und persönliche Profile• Nutzung oft von einem überschaubaren Personenkreis im Team
- Eigener Arbeitsplatz (unkritisch)
Datenschutz, Personalrat, Freiwilligkeit
„Wissen ist Macht“
- Gruppe (evtl. unkritisch)- ZIV, ULB, UV (kritisch ?)
- Evaluation der Einrichtungen vs. persönliche Rechte
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Studierende Bedienstete Gäste Bürger Alumni...
Identitäts-Management
mit
Metadirectory und Provisioning (Rollen, Rechte und Profile)
Rechner WEBPortal
E-Mail Vert.LDAP
...
Wissenschaftliche
Informationen
Organisations-
Informationen
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Repräsentation der Dokumente
(Modell)
Retrieval einmalige
Anfrage
Filterungregelmäßige
Profile
Nutzerevtl.
Portale
Interaktion,reformulieren,Rückfrage zu Ähnlichkeiten
Aufwand zur Formulierung der Profile,Selbstlernende Profile
Informations- und Wissens-Management
Dokumente aus verschiedensten Quellen
strukturiert oder unstrukturiert
Linguistik (Lexem, Syntax, Semantik, Pragmatik,Synonym,Homonym, Polysemie...)
+ Heuristik Wörter, Stoppwörter, Stammform (z.B. Wörterbücher wie WordNet, GermaNet, EuroWordNet),...
Bekannte MethodenVolltext-Index,Kategorien,Metadaten+ Kombi-nationen
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2. Pflege des Informations-Bestandes (Daueraufgabe)
3. Schulungsmaßnahmen (Daueraufgabe)
1. Einführung des Informations-Managements
Handlungsfelder
• Primär: Erfassung, Strukturierung, OrganisationMassenprobleme, Motivation
• Sekundär: Technische Probleme, Technik muss austauschbar sein
• Verantwortlichkeiten • Rechte• Versionierung, Revisionsintervalle, Verfallsdaten • Archivierungsrichtlinien (datenabhängig)
• Online, Call-Center, Service-Points
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Bedeutung des Themas von vielen erkannt• Sehr große Aufgabe und Herausforderung• Ist sie durchsetzbar?
- Freiheit von F&L, Individualismus und Egoismus notwendig- Wissenschaftler will Informationen selbst finden (80 %),
aber großer Zeitaufwand, wenige zufrieden (20 %)
Aber auch:- Information und Wissen grundlegend für F&L - Konkurrenz der Wissenschaftler/innen und Universitäten- Verbreitung eigenen Wissens- 94 % der Wissenschaftler können Forschungsprofil
definieren - DFG- Studie der UB Münster: www.dfg.de/lis
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Kosten-/Nutzen-Effekte • Informationen z. T. schlecht erreichbar • Nicht aktuell und verlässlich • Mehrfach erfasst
• Verwaltungs- und Ressourceninseln • Produktivität eher gering • Sicherheitsrisiken groß
• Informations- und Wissens-Management sind teuer
• Gleichzeitig Verbindlichkeit und Verlässlichkeit notwendig(z.B. Telelearning und Teleteaching, Klausuren elektronisch)
• Fehlende Informationen und fehlendes Wissen kommen teurer
Das ist bekanntlich Dummheit !
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• Eigene Vorarbeiten
• Viele weitere Ansätze vorhanden- Uni Münster (WiInf, ...)- Universitäten im In- und Ausland- Große Bibliotheken, Harvest-Projekt, ...- Firmen-Produkte und Einsatz in Betrieben
• Zielerreichung
Heute nicht zu erläutern
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Vielen Dank !