Umgang mit Wissen im Unternehmen

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INTELLIACT UMGANG MIT WISSEN IM UNTERNEHMEN Von der Kaffee-Ecke zum verbindlichen Dokument (im PLM)

Marco Egli [@marcoegli], 05.05.2011

Version 5, Freigegeben

Einleitende Fragen

INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 2

WISSEN_ AUSGANGSLAGE

Ist ein Wiki das beste System zur Aufbewahrung von Wissen?

Einleitende Fragen

Wie werden Mitarbeiter motiviert, Erkenntnisse zu

beschreiben?

Einleitende Fragen

Wie kann erfasstes Wissen zugänglich gemacht werden?

EINIGE HERAUSFORDERUNGEN

Quelle: Stefan Wendel, iX 05/2011, Brainsharing

Herausforderungen

Mobilität

Herausforderungen

Struktur und Detaillierung

Herausforderungen

Speicherungsort und Silos

Herausforderungen

Suchen und Finden

Herausforderungen

Gültigkeit

FUNKTIONEN IM WISSENSKREISLAUF

Funktionen im Wissenskreislauf

Speicherung in Applikationen/Medien

Erfassung

Review/Reflexion

Verteilung/Suche

Strukturierung Aufwertung

Erkenntnis

WISSEN_ ÜBERSICHT

Quelle: Stefan Wendel, iX 05/2011, Brainsharing

SPEICHERN IN APPLIKATIONEN/MEDIEN

WISSEN_ SPEICHERN

«Data is across organization and cannot be stored in a single

database.» Oleg Shilovitsky, PLM Think Tank, 2011

Social Network

Häufige Funktionscluster

WISSEN_ SPEICHERN

Spontan Geplant

Persönlich

Formell Dokumente

E-Mail

Blogging

Social Editing Wiki

Gespräch in der Kaffeeecke

Microblogging

Unternehmens-applikationen

ERP, PDM, CRM

Dokument- oder Content Management

Archivsysteme

Social Media

Nutzung

Inhalte

Social Network

Wissen in verschiedenen Medien

WISSEN_ SPEICHERN

Spontan Geplant/Auftrag

Persönlich

Formell Dokumente

E-Mail

Blogging

Social Editing Wiki

Microblogging

Nutzung

Inhalte

ERFASSEN

WISSEN_ ERFASSEN

«Give people just enough to solve their own

problems their own way.» Getting Real, 37signals, 2010

http://gettingreal.37signals.com/

Freiheit

Die Applikation muss so einladend sein, dass sie gerne für den Eigenbedarf verwendet wird Bsp. statt Notizzettel

Bsp. statt E-Mail-Ablage

Art der Nutzung zu einem gewissen Grad offen lassen Bsp. Excel

Bsp. Kalender

WISSEN_ ERFASSEN

Möglichst kleine Hürden

Wenig Zeitaufwand Nicht mehr Zeit als für ein kurzes Gespräche an der Kaffeeecke aufwenden

Kleine Einheiten erfassen - kurze informelle Texte statt Dokumente: Beste Practice; Lessons Learned; Antworten auf Fragen; Neue Fakten mit interessanten Verweisen

Immer verfügbar E-Mail oder SMS an die «Wissensdatenbank»

Applikation für mobile Geräte

Erfassung in der Muttersprache

WISSEN_ ERFASSEN

Social Network

Zeitaufwand für das Erfassen einer Erkenntnis

WISSEN_ ERFASSEN

Spontan Geplant

Persönlich

Formell Dokumente

E-Mail

Blogging

Social Editing Wiki

Microblogging

30 Minuten

5 Minuten

> 30 Minuten

1 Minute

15 Minuten

5 Minuten

> 30 Minuten 10 Minuten

Nutzung

Inhalte

Themenstruktur

Themenstruktur als Baum: Gut strukturierte und gepflegte Themengliederung. Eine einfache Klassifizierung von Erkenntnissen ist möglich Microblog: Hashtags

Blog, Wiki-Artikel: Tags

Dokument: Klassifizierung

Klare Zuordnung von Themen zu Experten (Knowledge Champions)

WISSEN_ ERFASSEN

STRUKTURIEREN UND AUFWERTEN

WISSEN_ STRUKTURIEREN

«Wissensmanagement als integraler Bestandteil vorhandener

Geschäftsprozesse implementieren.» Josef Ettlin, Sulzer Mixpac, 2011

Strukturieren und Aufwerten

Welches Medium oder welche Applikation für was, muss in der Unternehmenskultur geklärt werden Key-User und Evangelists

Regelmässiges Überprüfen

Ordnung in Themenbereichen Experten automatisch einbeziehen und über Neues informieren

Zugriffsberechtigungen (nicht auf Applikationen und nur für höherwertiges Wissen)

Social Network

Review und Reifegrad

WISSEN_ STRUKTURIERUNG UND SPEICHERUNG

Persönlich

Formell Dokumente

E-Mail

Blogging

Social Editing Wiki

Microblogging

Nutzung

Inhalte

Reifegrad

Immer mit Review

Zum Teil Einbezug von Experten

Ohne Review

Aufwerten (als Bestandteil der Geschäftsprozesse)

Durch Reviews gewinnt eine Wissenseinheit an Reifegrad

Durch Referenzen gewinnt eine Wissenseinheit an Qualität

Klare Gültigkeiten sind gute Voraussetzung für die Nutzung

Social Network

Gültigkeit

WISSEN_ STRUKTURIERUNG UND SPEICHERUNG

Persönlich

Formell Dokumente

E-Mail

Blogging

Social Editing Wiki

Microblogging

Nutzung

Inhalte

Versionierung mit Datum | Verwendung

Über Aktualität des Kommentars

Über Aktualität der Erstellung

SUCHEN UND VERTEILEN

WISSEN_ SUCHEN

«Don't make people find data. Make data find the people.»

Tim O'Reilly, 2011

Social Network

Öffentliche und private Medien

WISSEN_ SUCHEN

Spontan Geplant

Persönlich

Formell Dokumente

E-Mail

Blogging

Social Editing Wiki

Microblogging Privat (nur für Sender und Empfänger)

Öffentlich (für alle)

Zugriff für geschlossene Gruppe

Nutzung

Inhalte

Einfacher Zugang für alle

Suche über mehrere Applikationen

Gut strukturierte Ergebnisaufbereitung

Pull Mechanismen fördern Abodienste

Gespeicherte Suchen

Experten automatisch involvieren

WISSEN_ SUCHEN

Suche über mehrere Systeme ermöglichen

Schnittstellenfähigkeit erhöhen

Einfachste Semantikmöglichkeiten nutzen

ELSTR _ 08.03.2010 34

WISSEN_ SUCHEN

Suche über mehrere Systeme ermöglichen

Wichtige Inhalte des Suchergebnisses

Autor (und Reviewer, falls vorhanden) Wer weiss was?

Datum der Erstellung/Änderung des Dokuments bzw. des Inhalts Aktualität und Gültigkeit

Quelle des Ergebnisses Beziehungen innerhalb des Quellsystems (z.B. Artikelzuordnung)

Qualität (persönlich oder formell, spontan oder geplant)

Einordnung in die Themenstruktur Weitere Ergebnisse zu einem Thema

Benachbarte Themen

WISSEN_ SUCHEN

WISSEN_ FAZIT

Auseinandersetzung mit Medien ist Unternehmenskultur

Bildquelle: http://www.selfhelpdaily.com/are-you-trying-to-put-a-square-peg-in-a-round-hole/

WISSEN_ FAZIT

Gute Suchergebnisse bringen eine grosse Nutzerbasis und folgend eine hohe Qualität

Bildquelle: http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:Platinum-nugget.jpg

WISSEN_ FAZIT

Niedere Hürden und persönliche Nutzungsmöglichkeit sind entscheidend für die Motivation

Bildquelle: http://en.wikipedia.org/wiki/File:Notepad.png

Social Network

Weisse Flecken in der Nutzung von Medien in Unternehmen

WISSEN_ FRAGERUNDE

Spontan Geplant

Persönlich

Formell Dokumente

E-Mail

Blogging

Social Editing Wiki

Microblogging Häufig

Mässig

Selten

Nutzung

Inhalte Fragen & Antworten

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