Reinigungsmanagement 3 Ausschreibung LV

transcript

Reinigungsdienste

VOL/ Ablauf Vergabeverfahren; Erstellung inputorientierter Leistungsverzeichnisse; Kalkulation

Dipl.-Kfm. (FH) Betriebswirt BATorben Bernhold

22.05.2006 2Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen

Vorlesungsreihe „Reinigungsdienste“

Do, 30.3.

Vorlesungsagenda

1 FM-Trends und aktuelle Situation der Reinigungsdienstleister auf dem Markt

Torben Bernhold

Fr, 31.3.2 Vorarbeiten für die Ausschreibung / Betriebskonzept, Nutzerprofil

FlorianNitzsche

Do, 18.5.3 VOL/ Ablauf Vergabeverfahren; Erstellung inputorientierte Leistungsverzeichn.; Kalkulation

Torben Bernhold

Fr, 19.5.4 Funktionale Leistungsbeschreibungen/ Ergebnisorientierung

FlorianNitzsche

Do. 22.06.6 Qualitätsmessung von Dienstleistung;Qualitätsmesssysteme

Torben Bernhold

Fr. 23.065 Erstellung von Vergütungsmechanismen; Service-Level-Agreements + Incentive-Systeme

FlorianNitzsche

Zielfoto

Ziel der Vorlesung

Agenda

Gesetzliche RegelungenNotwendigkeiten für Ausschreibungen

Wichtigste Gründe für Ausschreibung von Leistungen

Erzielung marktüblicher Preise Vergleichbarkeit am Markt, Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Erzielung/Herstellung eines „optimalen“ Kosten-/Nutzen-

Verhältnisses

Transparenz der Preisgestaltung

Konzentration auf das Kerngeschäft Outsourcing

Auslaufen bestehender Dienstleistungsverträge

Einsparung durch Bündelung von Dienstleistungen

Gesetzliche Verpflichtungen

Gesetzliche RegelungenWesen von Reinigungsdienstleistungen

Wesen von ReinigungsleistungenReinigungsleistungen sollen Sauberkeit und Hygiene des Arbeitsumfeldes sicherstellen und das Unternehmensimage reflektieren/unterstützen

Wesen der Leistung scheint äußerst simpel, aber Leistung hat erheblichen Einfluss:

auf die Bewirtschaftungskosten

auf das Unternehmensbild Außendarstellung

auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz

auf die Motivation am Arbeitsplatz der internen Kunden

Gesetzliche RegelungenWesen von Reinigungsdienstleistungen

Magisches Viereck von Reinigungsleistungen

Die Aspekte bedingen sich wechselseitig mitunter Zielkonflikte

Gesetzliche RegelungenVolumina

Die Vergabe von AufträgenDie Vergabe von Aufträgen hat in den vergangenen 5 Jahren stark zugenommen

Das jährliche Gesamtvolumen öffentlicher Aufträge beträgt:

in BRD ca. 250 Mrd. €

in Europa ca. 1 Billion €

Liefer- und Dienstleistungsaufträge (VOL) stellen dabei ca. 2/3 des Gesamtvolumens dar

Wichtigste Regelwerke bei der Vergabe von LeistungenVOL - Verdingungsordnung für Leistungen Reinigung

VOB - Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen

VgV - Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge

Gesetzliche RegelungenWas ist ein öffentlicher Auftrag

DefinitionÖffentlicher Auftrag

„Öffentliche Aufträge sind alle Aufträge über Lieferungen oder Leistungen für die öffentliche Hand, die aus Steuermitteln des Bundes, der Länder, der Gemeinden oder anderer öffentlicher Einrichtungen finanziert werden.“

Vergabe öffentlicher Aufträge„Das Vergaberecht umfasst alle Regeln und Vorschriften, die das Verfahren für die öffentliche Hand beim Einkauf von Gütern und Leistungen vorschreiben.“

Ausschreibung“Eine Ausschreibung ist ein Verfahren zur Ermittlung des Angebotspreises als Vorbereitung zur Vergabe eines Auftrages im Rahmen eines Wettbewerbs.“

Gesetzliche RegelungenVergaberechtliche Grundprinzipien

Die sechs Grundprinzipien

Gesetzliche RegelungenVergaberechtliche Grundprinzipien

Gesetzliche RegelungenNormenkaskade

WTO/Goverment

ProcurementAgreement (GPA)

EG-RichtlinienLieferkoordinierungsrichtlinie

DienstleistungsrichtlinieRechtsmittelrichtlinie

SektorenrichtlinieSektorenrechtsmittelrichtlinie

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)Vergabeordnung (VgV)

Verdingungsordnung für Leistungen Teil A Abschnitte 2-4 (VOL/A)Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)

HaushaltsgrundsätzegesetzBundes-/Landes-/Gemeindehaushaltsordnungen

Verdingungsordnung für Leistungen Teil A Abschnitt 1 (VOL/A)

Schwellen-werte

Quelle: T. Schabel & R. Ley, VOL/A und VOL/B mit GWB und Vergabeordnung, Rehm, 2003.

Wichtigste Vorschriften für die Vergabe von Liefer-und Dienstleistungsaufträgen

Gesetzliche RegelungenNormenkaskade

Gegenwärtige Anpassung durch die RichtlinienRichtlinie 2004/17/EG (Sektorenrichtlinie)

gilt für Auftraggeber im Bereich Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung sowie der Postdienste

Richtlinie 2004/18/EG (klassische Richtlinie)gilt für Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge,

Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge

ÖPP-Beschleunigungsgesetz wettbewerblicher Dialog

2. ÖPP- Beschleunigungsgesetz in Vorbereitung

EU-Richtlinien entfalten bereits heute teilweise entsprechende Wirkung ein Überführung in nationales Recht (VOL/VOB/VgV) ist bisher nicht erfolgt

Gesetzliche RegelungenRechtsgrundlagen

Nationale Vergabe EU-weite Vergabe

§ 55 BHO (Bundeshaushalts-

ordnung)

Verwaltungs-vorschriften zur BHO

(Pflicht zur öffentlichen Ausschreibung und zur Anwendung der VOL/A)

VOL/AAbschnitt 1

EU-Richtlinien

VOL/AAbschnitt 2-4

GWB(Pflicht zur öffentlichen

Ausschreibung)

Vergabeverordnung

Ob eine Vergabe unter

nationales oder EU-weites

Recht fällt, hängt von der

Höhe der Auftragswerte

Gesetzliche RegelungenRechtsgrundlagen

VOL § 1 Leistungen

Leistungen im Sinne der VOL sind alle Lieferungen und Leistungen, ausgenommen:

Leistungen, die unter die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) fallen (VOB/A §1),

Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden, soweit deren Auftragswerte die in der Vergabever-ordnung festgelegten Schwellenwerte nicht erreichen; die Bestimmungen der Haushalts-ordnungen bleiben unberührt,

Leistungen ab der in der Vergabeverordnung (VgV) festgelegten Schwellenwerte, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden und deren Gegenstand eine Aufgabe ist, deren Lösung nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann; diese Leistungen fallen unter die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF).

Rechtsgrundlage für die Vergabe von Leistungen (VOL)

Gesetzliche RegelungenÖffentlicher Auftraggeber

Öffentlicher Auftraggeber i.S.d. GWBWer öffentlicher Auftraggeber ist, ist im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 98 geregelt. Demnach sind folgende Gruppen als öffentliche Auftraggeber anzusehen:

klassische öffentliche Auftraggeber (GWB § 98 Nr. 1)Juristische Personen (GWB § 98 Nr. 2)Verbände (GWB § 98 Nr. 3)Sektorenauftraggeber (GWB § 98 Nr. 4)Private Subventionsempfänger (GWB § 98 Nr. 5)Baukonzessionäre (GWB § 98 Nr. 6)

Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise

Step 1 Anlegen einer Vergabeakte

Festlegen des Vergabeverfahrens

Schätzen des AuftragswertesStep 2

Step 3

Step 4

Step 5

Beginn der Ausschreibung

Behandlung von BewerberfragenStep 8

Verdingungsunterlagen versendenStep 7

Erläuterung der VerfahrenschritteStep 6

Festlegen der Vergabeart

Zeitplan erstellen

Ablauf des Vergabeverfahrens

Step 9 Angebotseröffnung

Zuschlagsentscheidung

Angebote bewertenStep 10

Step 11

Step 12

Step 13

Bekanntmachungs- & BerichtspflichtenStep 16

Vertragsurkunde unterzeichnenStep 15

Vertragsurkunde erstellenStep 14

Nicht berücksichtigte Bieter informieren

Zuschlag erteilen

Ende der Ausschreibung

Abschluss des VergabeverfahrensStep 17

Ablauf des Vergabeverfahrens

Zur Dokumentation der einzelnen Schritte sowie aus Gründen der Nachvollziehbarkeit muss eine Vergabeakte angelegt werden, in die lückenlos alle Entscheidungen und wichtigen Dokumente eingehen (bspw. Bekanntmachung, Bieteranfragen, Bewertungsmatrix etc.)

Dokumentationspflichten ergeben sich aus:Transparenzgebot - Der Stand eines Vorganges muss sich jederzeit aus der Akte ergeben VOL/A fordert einen Vergabevermerk Anforderungen aus der Rechtssprechung//Akteneinsichtsrecht §111 GWB steht bei EU-weiten Vergabeverfahren den Beteiligten des Nachprüfverfahrens zu

Bei EU-weiten Vergaben ist die Vergabeakte zur Nachprüfung des Verfahrens besonders wichtig.

Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 1

Regelungen zur Bestimmung des Auftragswertes ergeben sich aus der VgV. Der Auftragswert ist grundsätzlich vor der Einleitung eines Vergabe-verfahrens zu ermitteln u. zu dokumentieren. Der geschätzte Betrag ist ohne gesetzliche Umsatzsteuer zu ermitteln.

Der geschätzte Auftragswert wird bestimmt durch:eigene Erkenntnisse der Beschaffer anhand von BedarfsanalysenErgebnisse der WirtschaftlichkeitsbetrachtungMarktanalysen

Anhand des geschätzten Auftragswertes wird entschieden, ob ein EU-weites oder nationales Vergabeverfahren durchzuführen ist

Zu berücksichtigende, preisbeeinflussendeFaktoren in der Gebäudereinigung

Kosten für Personal ( Lohn) zzgl. Ausstattung und Verbrauchsartikel marktüblicher Stundenverrechnungssatz

Flächencharakteristika Besonderheiten, Beschaffenheiten, Überstellungsflächen etc.

Besondere Reinigungsverfahren

Gesamtfläche und Struktur DIN 277-2, Raumnutzungsarten, Fläche pro Gebäude etc.

Reinigungsintervall pro Raum und Woche 1xwtl. etc.

Einzelfläche des Raumes

Leistungswert/Produktivität wie schnell können die Leistungen erbracht werden

Leistungsbesonderheiten bspw. Öffnungszeiten (zuschlagspflichtige Zeiten), Bodenbeschaffenheiten etc.

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Zeitplan erstellen

Ob ein EU-weites Vergabeverfahren oder nationales Vergabeverfahren durchzu-führen ist, hängt davon ab ob der geschätzte Auftragswert die in der VgV festge-legten SCHWELLENWERTE über- oder unterschreitet

werden die Schwellenwerte überschritten, muss EU-weit ausgeschrieben werdenwerden die Schwellenwerte unterschritten muss national ausgeschrieben werden

Je nach Verfahren gelten unterschiedliche Rechtsnormen:EU-weit gilt hauptsächlich GWB Abschnitt 4/Vg/VOL/A Abschnitt 2-4National gilt hauptsächlich die VOL/A Abschnitt 1

Festlegen des VergabeverfahrensStep 3

Beispiel - Die Schwellenwerte [nach VgV §2 (§3)]Step 3

! • Es ist die geschätzte Gesamtvergütung für die Leistung anzugeben, ohne Umsatzsteuer (VgV §1, §3 Abs. 1)• Der Wert darf nicht mit Absicht so angesetzt werden, dass er sich dem Regelwerk entzieht (VgV §3 Abs. 2)

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Zeitplan erstellen

Nach Bestimmung der Schwellenwerte durch Schätzung des Auftragswertes muss die entsprechende Vergabeart definiert werden. Jedes der zwei Vergabeverfahren hat drei verschiedene Vergabearten.

Die Vergabearten sind nicht frei wählbar sondern hierarchisch abgestuft. So wird immer erst von 1.Öffentliche Ausschreibung bzw. 1.Offenes Verfahren ausgegan-gen. Nur bei bestimmten Ausnahmefällen wird Vergabeart 2. oder 3. gewählt.

Festlegen der VergabeartStep 4

entspricht

Festlegen der Vergabeart - NationalStep 4

Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise - Step 4

Festlegen der Vergabeart – EU-weitStep 4

Festlegen der Vergabeart – UnterschiedeStep 4

Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise - Step 4

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Zeitplan erstellen

Bei der Erstellung des Zeitplanes sind externe und interne Faktoren zu berücksichtigen:

EXTERNNach der Bestimmung der angebrachten Vergabeart ist weiterhin zu beachten, dass bei EU-weiten Vergabeverfahren (je nach Vergabeart) gewisse Fristen vorgegeben sind. Bei nationalen Vergabeverfahren gelten nur „ausreichende Fristen“.

INTERNMitzeichnungszeitenAbstimmungszeitenZeiträume für die BewertungenAbwesenheitszeiten (besonders bei Entscheidungsträgern)Urlaubszeiten (besonders bei Entscheidungsträgern)

Zeitplan erstellenStep 5

Der Öffentlicher Auftraggeber muss weiterhin einen Zeitplan erstellen, weil......er nur in einem bestimmten zeitlichen Rahmen Subventionsmittel abrufen und auszahlen kann....der Zuschlag daher zwingend innerhalb dieses Zeitrahmens erfolgen muss....die Bieter nur in der Angebotsbindefrist gebunden sind und jede Verlängerungdieser Frist kann den öffentlichen AG teuer zu stehen kommen.

Die Verdingungsordnungen geben einen zeitlichen Rahmen für das Vergabever-fahren vor (alle Fristen = Mindestfristen).

Es kann zur Aufhebung der Ausschreibung kommen, wenn gegen das Transpa-renz- und Gleichbehandlungsgebot verstoßen wird. Dies ist der Fall, wenn...

...eine zu kurze Frist bemessen wird (z.B. Angebotsfrist im Verhandlungsverfahren).

...gegenüber verschiedenen Bietern unterschiedliche Fristen gesetzt werden würden.

Macht ein Bieter von seinen Rechtschutzmöglichkeiten Gebrauch, verlängert sich das Vergabeverfahren (in den Zeitplan mit einbeziehen!)

Zeitplan erstellenStep 5

Vgl. u.a. Schabel, Ley, VOL/A und VOL/B, 2003, S. 44 f.

Zeitplan erstellen – Vergabeverfahren & FristenStep 5

siehe Step 5

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Zeitplan erstellen

Im Offenen Verfahren müssen die Unterlagen spätestens 6 Tage nach Eingang eines Bieterantrages an diesen versendet werden

Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotesbesteht aus den Verdingungsunterlagenan sich und aus dem Anschreiben

Beispielhafte D

arstellung

siehe Step 5

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Zeitplan erstellen

Innerhalb der Angebotsfrist können die Bewerber fragen zur Aufklärung des Angebotes stellen, bspw. über Reinigungsintervalle, Objekte etc.

Auskünfte sind seitens der Vergabestelle unverzüglich zu erteilen und im Sinne des Gleichbehandlungsgrundsatzes allen Bietern zur Verfügung zu stellen

Im Sinne des Tranzparenzgebotes sind entsprechende Bieterfragen und Antworten in der Vergabeakte zu dokumentieren

siehe Step 5

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Zeitplan erstellen

AngebotsöffnungStep 9

Gem. § 22 VOL/A sind die eingehenden Angebote mit einem Eingangsvermerk zu versehen und bis zum Ablauf der Angebotsfrist unter Verschluss zu halten

Bei Dienstleistungsaufträgen sind (anders als bei Bauleistungen VOB) keine Bieter zugelassen

Bei der Angebotsöffnung (Submission) ist das Vier-Augenprinzip einzuhalten

Eine Diskussion/Verhandlung mit Bietern nach Angebotsöffnung ist nicht zulässig (außer bei der freihändigen Vergabe oder dem Verhandlungsverfahren)

Step 11

Step 12

Step 13

Zuschlag erteilen

Vorgehensweise

Step 1: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Formale Prüfung

Nicht geprüft werden Angebote (§ 23 Abs. 1 VOL/A), die:

nicht ordnungsgemäß oder verspätetet eingegangen sind

die nicht unterschrieben sind

bei denen Änderungen nicht zweifelsfrei sind

bei denen Änderungen oder Ergänzungen in den Verding-ungsunterlagen vorgenom-men wurden

Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

Formale Prüfung der Angebote

Prüfung der §§ 23, 25 Nr. 1 VOL/A

Vorhandensein aller geforderten Preisangeben

Vorhandensein aller Unterschriften

Nichtvorhandensein von zweifelsfreien Änderungen

Nichtvorhandensein von Änderungen oder Ergänzungen

Rechtzeitigkeit des Angebotseingangs bzw. nicht zu vertretender Verspätung

Nichtvorhandensein unzulässiger, wettbewerbsbeschränkender Absprachen

Nichtvorhandensein von nicht zugelassenen Nebenangeboten/Änderungsvorschlägen

Step 1: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Formale Prüfung

Charakteristika gegenwCharakteristika gegenwäärtigen Situationrtigen Situation! Angebote, die die Anforderungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen (darüber hinaus ggf. § 25 Nr. 1 Abs. 2 VOL/A).

Prüfung, ob der Bieter aus Sicht von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit in der Lage ist, die Leistung auszuführen

Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb erfolgt diese Prüfung entsprechend früher im Vergabeverfahren

Beispiele einer entsprechenden Eignung sind: Eintragung in Handwerksrollen, Referenzen, Unternehmensumsätze, Mitarbeiter und Qualifikation etc.)

Step 2: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Eignungsprüfung

Nach der Eignungsprüfung stehe die geeigneten Unternehmen fest, die am weiteren Verfahren teilnehmen können

in den weiteren Bewertungsschritten dürfen diese Kriterien nicht nochmals geprüft werden, da es nur geeignete und nicht mehr oder weniger geeignete Bieter gibt.

Step 2: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Eignungsprüfung

Eignungskriterien (Beispiele)Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

BankerklärungenBerufshaftpflichtversicherungenBilanzenGesamtumsatzerklärungen

Eignung und technische LeistungsfähigkeitAusbildungsnachweise und berufliche QualifikationenWesentliche in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen (Referenzen)Jährlich eingesetzte Beschäftigte, Anzahl FührungskräfteVerfügbare technische AusrüstungQualitätskontrollsystemeAngabe des Auftragsteils, der in Sub-Verträgen vergeben werden soll

auf Angebote, die in einem augenscheinlichen Missverhältnis zwischen Preis und Leistung stehen, darf kein Zuschlag erteilt werden (§ 25 Abs. 2 Nr. 3 VOL/A)

Step 3: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Preise

Verschiedene Möglichkeiten der Bewertung(u.a. absolut oder relativ als Verhältnis zwischen Preis und Leistung)

Step 4: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Wirtschaftlichkeit

Beachtung von Qualitäts-Trade-offs – Qualität vs. Kosten anhand berechneter Auftragswerte

Das VergabeverfahrenAufgabe

AufgabenstellungEntwickeln Sie eine kurze Bewertungsmatrix (Zuschlagskriterien) zur Bewertung eingehender Angebote mit folgenden Inhalten:

Welche Kriterien sind Ihrer Einschätzung nach geeignet, um einen Dienstleister für Reinigungsleistungen auszuwählen?

Mit welchen Punktwerten/Gewichtungsfaktoren würden Sie diese Kriterien versehen?

Step 11

Step 12

Step 13

Zuschlag erteilen

Vorgehensweise

ZuschlagserteilungStep 11

Nach Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes ist eine Zuschlagserteilung durchzuführen

Hierbei sind sowohl die Gründe für die Zuschlagserteilung als auch für die rechtlichen Bieter die Gründe der Nichtberücksichtigung in der Vergabeakte zu dokumentieren

Nicht berücksichtigte Bieter informierenStep 12

in EU-weiten Vergaben sind gem. § 13 VgV im Vorfeld zu Step 11 die nichtbe-rücksichtigten Bieter über den Grund der Nichtberücksichtigung sowie über den obsiegenden Bieter zu informieren (ein im Vorfeld erteilter Zuschlag ist nichtig, ggf. drohen Schadensersatzansprüche).

Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 11 und 12

Zuschlag erteilenStep 13

Mit der Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zu Stande (konkludentes Handeln)

Grundsätzlich kommt der Vertrag zu den in der Ausschreibung beschriebenen Bedingungen zu Stande (bspw. Mengen, besondere Vertragsbestimmungen etc.)

Unterzeichnung des Vertrages zwischen den Vertragsparteien

Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Steps 13, 14 und 15

Aufbau eines Vertrages am Beispiel eines ‚Reinigungsvertrages‘ (1/2):

§ 01 Gegenstand des Vertrages§ 02 Vertragsbestandteile§ 03 Allgemeine Vorgaben für die Durchführung von Reinigungsleistungen§ 04 Übergabe an den AN§ 05 Flächenänderungen§ 06 Allgemeine Pflichten des AN§ 07 Reinigungspersonal§ 08 Sachmittel/Reinigungsverfahren§ 09 Beauftragung von Unterauftragnehmer§ 10 Qualitätssicherung§ 11 Haftung des AN

Vertragsurkunde unterzeichnen - BeispielvertragStep 15

Aufbau eines Vertrages am Beispiel eines ‚Reinigungsvertrages‘ (2/2):

§ 12 Haftungsausschluss§ 13 Eigentum, Eigentumssicherung§ 14 Vergütung§ 15 Leistungen nach Stundenverrechnungssatz§ 16 Preisanpassungsklausel§ 17 Aufrechnung§ 18 Vertragsdauer und Kündigung§ 19 Verstöße gegen die gesetzlichen Vorschriften über Leiharbeit§ 20 Gerichtsstand§ 21 Vertragsänderungen§ 22 Vertragsausfertigungen

Bekanntmachung & BerichtspflichtenStep 16

im EU-weiten Verfahren ist der Auftraggeber verpflichtet, spätestens 48 Kalendertage nach Zuschlagserteilung eine Information auf dem EU-Formblatt zu erteilen

Vergabe endet mit dem Zuschlag. Prüfung der Vollständigkeit der Vergabeakte etc.

Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Steps 16 und 17

Agenda

Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten

Informationen zur Erstellung eines Leistungsverzeichnisses

Kenntnis der Immobilienbestandsdaten nach Funktionen etc.)

Kenntnis des vorhandenen Budgets

Kenntnis bisheriger Leistungsniveaus und Probleme

Kenntnis der Nutzeranforderungen

Kenntnis besonderer Rahmenbedingungen (Oberflächenbeschaffenheiten, Öffnungszeiten etc.)

Step 1 Aufnahme der Flächen

Festlegen von Raumgruppen

Zuordnung von FunktionenStep 2

Step 3

Step 4

Step 5

Leistungsverzeichnis/-beschreibungStep 7

Umfang & Häufigkeit & IntervalleStep 6

Reinigungsergebnisse festlegen

Reinigungsverfahren bestimmen

Vorgehensweise

Hier wird jeder Raum bzw. jede abgetrennte Fläche separat mit ein-deutiger Bezeichnung erfasst, mit Flächenmaß angegeben (Step 1)und die Funktion (Step 2) dokumentiert! Zusätzlich muss der Raum einer bestimmten Kategorie in Hinblick auf die Reinigung zugeord-net werden, der sogenannten Reinigungsgruppe (Step 3) !

!Fehlende Räume, fehlerhafte Flächenangaben o. eine fehlerhafte Zuordnungen zu den entsprechenden Reinigungsgruppen führen in der Regel sofort zu überproportionalen Mehrkosten!!!

Quelle: Mohr, Roland (infraserv): Facilitäre DL - Reinigungsmanagement.

Anlegen Raumbuch (Erstellung, CAFM etc.)

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Step 2 Zuordnung von Funktionen

Notwendigkeit der Zuordnung von FunktionenLeistungsverzeichnis sollte hinterher übersichtlich gegliedert und transparent sein ( Reinigungskräfte, Nutzer) Standardisierung

Räume gleicher Funktion und Nutzung können in eine Kategorie (Raumnutzungsart) zusammengefasst werden

Erkennen von Hebeleffekten bei der Kalkulation der Leistungen Intervallanhebungen in diesen Gruppen hat überproportionale Auswirkungen

Harmonisierung von Leistungsintervallen

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Was sind Raumgruppen?Raumgruppen/Raumnutzungsarten sind Räume gleichartiger Funktion und Nutzung

Erleichtern Kalkulierbarkeit der Leistungen

Schaffen Transparenz für Nutzer und Reinigungskräfte

Machen Leistungen damit kontrollierbarer je differenzierter das spätere Leistungsverzeichnis ist, desto schwieriger ist die Kontrolle

Spätere Anpassungen und Veränderungen während der Vertragslaufzeit sind leichter möglich

Step 3 Festlegen von Raumgruppen

=> Bildung von Raumgruppen am Beispiel einer Schule

=> Beisp. für alle Räume die der Raumgruppen A zugewiesen wurden mit Bezug auf DIN 277

Flächenart DIN 277 Flächenart DIN 277 Flächenart DIN 277

Büroräume Publikumsbezogen HNF 2 Verkaufräume HNF 4Räume für operative Eingriffe, Endoskopien und Entbindungen HNF 6

Großraumbüros Publikumsbezogen HNF 2 Ausstellungsräume HNF 4 Räume für Strahlendiagnostik HNF 6

Besprechungsräume Publikumsbezogen HNF 2

Unterrichtsräume mit festem Gestühl HNF 5 Räume für Physiotherapie HNF 6

Werkhallen HNF 3Allg. Unterrichts- und Übungsräume ohne festes gestühl HNF 5

Bettenräume mit allgemeiner Ausstattung in Krankenhäusern, Pflegeheimem, Heil- und HNF 6

Werkstätten HNF 3Besondere Unterrichts- und Übungsräume ohne festes Gestühl HNF 5

Bettenräume mit besonderer Ausstattung HNF 6

Technologische Labors HNF 3 Bibliotheksräume HNF 5 Garderoben NNFPhysikalische, physikalisch-technische, elektrotechnische Labors HNF 3 Schauräume HNF 5 Flure, Hallen Publikumsbzogen VF

Chemische, bakteriologische, morphologische Labors HNF 3 Sakralräume HNF 5 Treppen Publikumsbezogen VF

Räume für Tierhaltung HNF 3Räume mit allgemeiner medizinischer Ausstattung HNF 6

Räume für Pflanzenzucht HNF 3Räume mit besonderer medizinischer Ausstattung HNF 6

A-Bereiche (Publikumsbezogene Bereiche/Bereiche hoher Frequentierung)

Hebeleffekte (geringe Veränderungen in Produktivität und/oder Intervall bedeutenmassive Effekte in Bezug auf die Produktivstunden)

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen

Potenzial-orientierung

Prozess-orientierung

Ergebnis-orientierung

Tätigkeitsorientierte Leistungsbeschreibung

Ergebnisorientierte Leistungsbeschreibung

Verantwortungsbereichdes Dienstleisters

ExternerFaktor

ObjektGebäudeMitarbeiterEtc.

Aufbau und Bereitstellung entsprechender Ressourcen

zur Dienstleistungserbringung

Durchführung des eigentlichen Dienstleistungsprozesses/

Leistungserstellungsprozesses

Wahrgenommenes Ergebnis des Dienstleistungsprozesses/

Nutzenstiftung

Dienstleistungs-

nachfrager

t„Demnach kann … Leistung nicht als Prozeß, sondern nur als Ergebnis des Prozesses

angesehen werden, denn nur dieses ist am Markt vertretbar“ (Maleri, Gründzüge der

Dienstleistungsproduktion1973, S. 5)

Art der zeitlichenBeziehung

Art der Leistungsvergabe

Art der Leistungsbeschreibung

Langfristig (> 5 Jahre)

Paketvergabe

ergebnisorientiert

EinzelvergabeKurzfristig (< 3 Jahre)inputorientiert

Vielfach werden Mischformen (Hybride) zwischen ergebnis- und tätigkeitsorientierter Beschreibung verwendet

Kalkulation von Reinigungsdienstl.

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Quelle: Mohr, Roland (infraserv): Facilitäre DL - Reinigungsmanagement.

Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen

=> Definitionen verschiedener Reinigungsarteni

‚Eine Folge von Arbeitsgängen, die in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen und das Ziel haben, unerwünschte Substanzen von der Oberfläche zu entfernen (analog lassen sich Pflege- und Desinfektionsverfahren definieren)‘Quelle: Lutz 1989, S. 62.

Definitionen Reinigungsverfahren

Fegen / KehrenFegen / Kehren

Ziel / Ergebnis:Ziel / Ergebnis:

•• OberflOberflääche ist frei von aufliegendem Schmutz (Sand, che ist frei von aufliegendem Schmutz (Sand, PapierknPapierknääuel, Zigarettenkippenuel, Zigarettenkippen……))

•• Nachteil: StaubrNachteil: Staubrüückstckstäändende

•• LeistungsansLeistungsansäätzetze•• Manuell:Manuell: 300 m300 m²²/h /h –– 500 m500 m²²/h/h•• Maschinell:Maschinell: 1000 m1000 m²²/h /h –– 1600 m1600 m²²/h/h

FeuchtwischenFeuchtwischen

•• OberflOberflääche ist frei von Grobschmutz (Sand, che ist frei von Grobschmutz (Sand, PapierknPapierknääuel, Zigarettenkippenuel, Zigarettenkippen……))

•• Nachteil: keine Entfernung haftender Verschmutzungen. Nachteil: keine Entfernung haftender Verschmutzungen.

•• LeistungsansLeistungsansäätzetze•• Freie FlFreie Flääche:che: 800 m800 m²²/h /h –– 1200 m1200 m²²/h/h•• ÜÜberstellte Flberstellte Flääche:che: 300 m300 m²²/h /h –– 500 m500 m²²/h/h

NasswischenNasswischen

•• OberflOberflääche ist frei von aufliegendem Schmutz, che ist frei von aufliegendem Schmutz, Grobschmutz und haftendem SchmutzGrobschmutz und haftendem Schmutz

•• Nachteil: geringe FlNachteil: geringe Fläächenleistungchenleistung

StaubStaub--, B, Büürstsaugenrstsaugen

•• OberflOberflääche ist frei von aufliegendem Schmutzche ist frei von aufliegendem Schmutz

•• Nachteil: keine Beseitigung von FleckenNachteil: keine Beseitigung von Flecken

•• LeistungsansLeistungsansäätzetze•• Freie FlFreie Flääche:che: 450 m450 m²²/h/h•• ÜÜberstellte Flberstellte Flääche:che: 300 m300 m²²/h/h

ScheuersaugenScheuersaugen

•• OberflOberflääche ist frei von aufliegendem Schmutz, che ist frei von aufliegendem Schmutz, Grobschmutz und haftendem SchmutzGrobschmutz und haftendem Schmutz

•• Nachteil: hohe InvestitionNachteil: hohe Investition

QualitQualitäätt

ntit ää

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle

=> Umfang & Häufigkeit nach DIN 77400 ‚Reinigungsdienstleistung Schulgebäude‘

Zur Abgrenzung des Umfangs der Unterhaltsreinigung müssen Festlegungen da-rüber getroffen werden, welche Arbeiten darin nicht enthalten sein sollen und ge-gebenenfalls als Sonderreinigung in Auftrag gegeben werden.

Unter Sonderreinigung könnten z. B. fallen:

Entfernung von KaugummisEntfernung von AbsatzstrichenEntfernung von GraffitiEntfernung von Filzstiftverschmutzungen

Mobiliaroberflächen (z. B. Ablagen unter Pulten und Tischen, Regale, Fensterbänke) sind nur im Intervall zu reinigen, wenn sie leergeräumt sind!

=> Umfang & Häufigkeit nach DIN 77400 ‚Reinigungsdienstleistung Schulgebäude‘

! Folge: Leistungskennzahlen sind immer objektbezogen und nur sehr schwer übertragbar!

Zusammensetzung der Reinigungszeit

Zeitaufwand pro Reinigungstätigkeit

Reinigungszeit ( Ausführung der Leistungen)

Rüstzeit ( Vorbereitung der Tätigkeit: Maschinen und Geräte bereitstellen, Wasser holen etc.)

Persönliche Zeit ( Pausen etc.)

Zentraler Punkt ist die eigentliche Reinigungszeit, die den überwiegenden Anteil bildet.

Step 3

Step 4

Step 5

Vorgehensweise

Zu beachtende Aspekte beim Leistungsverzeichnis

Das Leistungsverzeichnis sollte übersichtlich gestaltet sein

Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit für Nutzer

Verständlichkeit für Reinigungskräfte

Haupt- und Neben- bzw. Intervalltätigkeiten sollten nicht zu stark zerklüftet werden -> Gefahr der Intransparenz

Beachtung bisheriger Leistungsniveaus und Probleme

Beachtung von Budget und Nutzeranforderungen

Musterleistungsverzeichnis (Beispiel aus der Gebäudereinigung)

Integration von Intervallarbeiten

Agenda

Hamburger Modell (Richtlinien über die Gebäudereinigung in Kran-

kenhäusern und Dienststellen der Gesundheits-

behörde der freien Hansestadt Hamburg

(01.04.1978)

KTBL-Datensammlung (Kuratorium für Technik und Bauwesen in der

Landwirtschaft e.V)

REFA-Leistungskennzahlen (Verband für Arbeitszeitstudien REFA e.V.)

Neumann/Henning Outsourcing im Dienstleistungsbereich, 1999

Lutz Reinigungsexperte, 2001

Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten

Wesentliche Quellen zur Ermittlung der Reinigungszeiten

Hamburger ModellKurzer Kennzahlenkatalog für den Personalbedarf in der Krankenhausreinigung

Elemente:Raumgruppen

Leistungsvorgabe (Produktivität in m²/h) pro Raumgruppe

Raumgruppen heute ggfs. noch anwendbar; Leistungswerte veraltet

Raumgruppen fassen Räume gleichartiger Nutzung zusammen

Hamburger Modell

KTBL-Daten (Kuratorium für Technik und Bauwesen in der Landwirtschaft)

Betrifft den landwirtschaftlichen Familienbetrieb

Daten beruhen auf Arbeitsstudien und wissenschaftlichen Methoden

Möglichkeit zur Berechnung einzelner Arbeitsabläufe

Daten sind privathaushaltbezogen hoher Anteil Faktor Arbeit

Daten werden in notwendigen Zeiten angegeben Ableitung der Produktivitäten über Umrechnung

Berücksichtigt unterschiedliche Verschmutzungsgrade und Bodenüberstelldichten

KTBL-Daten (Kuratorium für Technik und Bauwesen in der Landwirtschaft)

Leistungskennzahlen nach REFADaten basieren auf Arbeitszeitstudien, die nach Optimierung der Arbeitsorganisation gemacht wurden

Beschreibung der Abhängigkeitsfaktoren der Reinigung ( Verschmutzungsgrad, Nutzung des Gebäudes, Frequentierung, Möblierung Raum) Tenor: Leistungskennzahlen sind objektbezogen

Ansatz von 6 % Störungszeiten

Leistungskennzahlen nach REFA

Leistungskennzahlen nach Neumann/Henning1999: Outsourcing im Dienstleistungsbereich

Angabe von Bandbreiten für „realisitische Angaben“

Unterscheidung von acht Raumgruppen

Keine Differenzierung nach dem Reinigungsverfahren

Leistungskennzahlen nach LutzLeistungsvorgaben aus 2001

Richtwerte in Pflegeheimen

Unterscheidung von sieben Raumgruppen

Keine Unterscheidung nach Überstelldichten, Verschmutzungsgraden, Bodenbelag oder Reinigungsverfahren oder Maschinen und Geräteinsatz

Bestimmung des StundenverrechnungssatzesDer Stundenverrechnungssatz beinhaltet alle Kosten des Dienstleisters (u.a. Lohn, SV, BG, Ausfallzeiten, Unternehmensfixe Kosten etc.)

Hat hohen Gestaltungsspielraum

Berechnung (Beispiel)Fertigungslohn (gem. Tarifvertrag) 100 %

Lohngebundene Kosten + 50 %

Sonstige auftragsbezogene Kosten + 14 %

Unternehmensbezogene Kosten + 13 %

= Selbstkosten 177 %

Gewinn und Wagnis + 2 %

= Stundenverrchnungssatz 179 %

Kalkulationsformeln in der GebäudereinigungJahresreinigungsfläche: (Raumfläche in m² x Intervall der Leistungserbringung p.a.)

Für das Intervall der Leistungserbringung wird in der Regel die Anzahl der Tage genommen, an denen eine Fußbodenreinigung erfolgt. Der Leistungswert wird dann über die Nebenarbeiten angepasst (+/-)

Ermittlung des Stundenaufwandes pro Jahr: Reinigungsfläche pro Jahr / LeistungswertErmittlung der Jahreskosten pro Raum: Anzahl Jahresstunden x StundenverrechnungssatzDurchschnittsleistung: Jahresreinigungsfläche / Produktivstunden pro JahrBasis sind die Jahresreinigungstage (für Schulen bspw. 190 Tage pro Jahr)

Beispiel zur Ermittlung der Jahresreinigungstage

Ermittlung der Jahresreinigungstage (Beispiel Schule, 190 Tage)

1 x wöchentliche Reinigung = 190 Tage / 5 Tage pro Woche = 38 Tage pro Jahr

2 x wöchentliche Reinigung = 38 Tage pro Jahr x 2

3 x wöchentliche Reinigung = 38 Tage pro Jahr x 3

5 x wöchentliche Reinigung = 190 Tage

1 x monatliche Reinigung = 12 Tage

2 x monatliche Reinigung = 24 Tage

BeispielaufgabeÜbungsaufgabe Kalkulation:

Ausgangslage.Sie sind bei einem Gebäudereinigungsdienstleister in der zentralen Angebotslegung

beschäftigt und sollen in diesem Zusammenhang die beiliegende Ausschreibung bearbeiten.

Aufgabe: Erstellen Sie eine Kalkulation für das anliegende Objekt unter Bezugnahme eines

Stundenverrechnungssatzes von 14,00 €.

Ermitteln Sie die fehlenden Angaben, u.a.:

• Reinigungsfläche in m² pro Jahr

• Aufwand in h pro Jahr

• Leistungswert pro Raum pro h

• Kosten des Gebäudes pro Jahr

Agenda

ProjektimplementierungSchritte und Leistungen

Beispielhafte Aufgaben in der Projektimplementierung

Notwendigkeit zur Erstellung eines detaillierten Arbeits-und Zeitplans Projektmanagement

Phasen der Implementierung:Vorplanungsphase Zusammenstellung aller Unterlagen

Orientierungsphase Bestandsdatenabgleich, Detailbegehungen, Prüfung Objektinfrastruktur, Sozialräume, Schlüssel, Reinigungshandbuch, Personalstärken, Aufteilung, Reviereinteilung, Materialwirtschaft und Bestellung, Personalbedarfsermittlung, Personalakquisition)

Einrichtungsphase Objektübernahmeprotokoll, Anlieferung Maschinen und Geräte, Personaleinstellung, Personalschulung

Auftragsstart und Übergabe

Aufstellung von Arbeitsplänen

Aufstellung von Tätigkeitsverzeichnissen

Organisationsformen

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Reinigungsmanagement 3 Ausschreibung LV

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