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Reinigungsdienste
VOL/ Ablauf Vergabeverfahren; Erstellung inputorientierter Leistungsverzeichnisse; Kalkulation
Dipl.-Kfm. (FH) Betriebswirt BATorben Bernhold
22.05.2006 2Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Vorlesungsreihe „Reinigungsdienste“
Do, 30.3.
Vorlesungsagenda
1 FM-Trends und aktuelle Situation der Reinigungsdienstleister auf dem Markt
Torben Bernhold
Fr, 31.3.2 Vorarbeiten für die Ausschreibung / Betriebskonzept, Nutzerprofil
FlorianNitzsche
Do, 18.5.3 VOL/ Ablauf Vergabeverfahren; Erstellung inputorientierte Leistungsverzeichn.; Kalkulation
Torben Bernhold
Fr, 19.5.4 Funktionale Leistungsbeschreibungen/ Ergebnisorientierung
FlorianNitzsche
Do. 22.06.6 Qualitätsmessung von Dienstleistung;Qualitätsmesssysteme
Torben Bernhold
Fr. 23.065 Erstellung von Vergütungsmechanismen; Service-Level-Agreements + Incentive-Systeme
FlorianNitzsche
22.05.2006 3Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Zielfoto
Ziel der Vorlesung
22.05.2006 4Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Agenda
22.05.2006 5Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenNotwendigkeiten für Ausschreibungen
Wichtigste Gründe für Ausschreibung von Leistungen
Erzielung marktüblicher Preise Vergleichbarkeit am Markt, Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Erzielung/Herstellung eines „optimalen“ Kosten-/Nutzen-
Verhältnisses
Transparenz der Preisgestaltung
Konzentration auf das Kerngeschäft Outsourcing
Auslaufen bestehender Dienstleistungsverträge
Einsparung durch Bündelung von Dienstleistungen
Gesetzliche Verpflichtungen
22.05.2006 6Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenWesen von Reinigungsdienstleistungen
Wesen von ReinigungsleistungenReinigungsleistungen sollen Sauberkeit und Hygiene des Arbeitsumfeldes sicherstellen und das Unternehmensimage reflektieren/unterstützen
Wesen der Leistung scheint äußerst simpel, aber Leistung hat erheblichen Einfluss:
auf die Bewirtschaftungskosten
auf das Unternehmensbild Außendarstellung
auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz
auf die Motivation am Arbeitsplatz der internen Kunden
22.05.2006 7Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenWesen von Reinigungsdienstleistungen
Magisches Viereck von Reinigungsleistungen
Die Aspekte bedingen sich wechselseitig mitunter Zielkonflikte
22.05.2006 8Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenVolumina
Die Vergabe von AufträgenDie Vergabe von Aufträgen hat in den vergangenen 5 Jahren stark zugenommen
Das jährliche Gesamtvolumen öffentlicher Aufträge beträgt:
in BRD ca. 250 Mrd. €
in Europa ca. 1 Billion €
Liefer- und Dienstleistungsaufträge (VOL) stellen dabei ca. 2/3 des Gesamtvolumens dar
Wichtigste Regelwerke bei der Vergabe von LeistungenVOL - Verdingungsordnung für Leistungen Reinigung
VOB - Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen
VgV - Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge
22.05.2006 9Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenWas ist ein öffentlicher Auftrag
DefinitionÖffentlicher Auftrag
„Öffentliche Aufträge sind alle Aufträge über Lieferungen oder Leistungen für die öffentliche Hand, die aus Steuermitteln des Bundes, der Länder, der Gemeinden oder anderer öffentlicher Einrichtungen finanziert werden.“
Vergabe öffentlicher Aufträge„Das Vergaberecht umfasst alle Regeln und Vorschriften, die das Verfahren für die öffentliche Hand beim Einkauf von Gütern und Leistungen vorschreiben.“
Ausschreibung“Eine Ausschreibung ist ein Verfahren zur Ermittlung des Angebotspreises als Vorbereitung zur Vergabe eines Auftrages im Rahmen eines Wettbewerbs.“
22.05.2006 10Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenVergaberechtliche Grundprinzipien
Die sechs Grundprinzipien
22.05.2006 11Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Die sechs Grundprinzipien
Gesetzliche RegelungenVergaberechtliche Grundprinzipien
22.05.2006 12Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenNormenkaskade
WTO/Goverment
ProcurementAgreement (GPA)
EG-RichtlinienLieferkoordinierungsrichtlinie
DienstleistungsrichtlinieRechtsmittelrichtlinie
SektorenrichtlinieSektorenrechtsmittelrichtlinie
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)Vergabeordnung (VgV)
Verdingungsordnung für Leistungen Teil A Abschnitte 2-4 (VOL/A)Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)
HaushaltsgrundsätzegesetzBundes-/Landes-/Gemeindehaushaltsordnungen
Verdingungsordnung für Leistungen Teil A Abschnitt 1 (VOL/A)
Schwellen-werte
Quelle: T. Schabel & R. Ley, VOL/A und VOL/B mit GWB und Vergabeordnung, Rehm, 2003.
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Wichtigste Vorschriften für die Vergabe von Liefer-und Dienstleistungsaufträgen
22.05.2006 13Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenNormenkaskade
Wichtigste Vorschriften für die Vergabe von Liefer-und Dienstleistungsaufträgen
Gegenwärtige Anpassung durch die RichtlinienRichtlinie 2004/17/EG (Sektorenrichtlinie)
gilt für Auftraggeber im Bereich Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung sowie der Postdienste
Richtlinie 2004/18/EG (klassische Richtlinie)gilt für Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge,
Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge
ÖPP-Beschleunigungsgesetz wettbewerblicher Dialog
2. ÖPP- Beschleunigungsgesetz in Vorbereitung
EU-Richtlinien entfalten bereits heute teilweise entsprechende Wirkung ein Überführung in nationales Recht (VOL/VOB/VgV) ist bisher nicht erfolgt
22.05.2006 14Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenRechtsgrundlagen
Nationale Vergabe EU-weite Vergabe
§ 55 BHO (Bundeshaushalts-
ordnung)
Verwaltungs-vorschriften zur BHO
(Pflicht zur öffentlichen Ausschreibung und zur Anwendung der VOL/A)
VOL/AAbschnitt 1
EU-Richtlinien
VOL/AAbschnitt 2-4
GWB(Pflicht zur öffentlichen
Ausschreibung)
Vergabeverordnung
Ob eine Vergabe unter
nationales oder EU-weites
Recht fällt, hängt von der
Höhe der Auftragswerte
ab.
!
Wichtigste Vorschriften für die Vergabe von Liefer-und Dienstleistungsaufträgen
22.05.2006 15Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenRechtsgrundlagen
VOL § 1 Leistungen
Leistungen im Sinne der VOL sind alle Lieferungen und Leistungen, ausgenommen:
Leistungen, die unter die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB) fallen (VOB/A §1),
Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden, soweit deren Auftragswerte die in der Vergabever-ordnung festgelegten Schwellenwerte nicht erreichen; die Bestimmungen der Haushalts-ordnungen bleiben unberührt,
Leistungen ab der in der Vergabeverordnung (VgV) festgelegten Schwellenwerte, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden und deren Gegenstand eine Aufgabe ist, deren Lösung nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann; diese Leistungen fallen unter die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF).
Rechtsgrundlage für die Vergabe von Leistungen (VOL)
22.05.2006 16Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Gesetzliche RegelungenÖffentlicher Auftraggeber
Öffentlicher Auftraggeber i.S.d. GWBWer öffentlicher Auftraggeber ist, ist im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 98 geregelt. Demnach sind folgende Gruppen als öffentliche Auftraggeber anzusehen:
klassische öffentliche Auftraggeber (GWB § 98 Nr. 1)Juristische Personen (GWB § 98 Nr. 2)Verbände (GWB § 98 Nr. 3)Sektorenauftraggeber (GWB § 98 Nr. 4)Private Subventionsempfänger (GWB § 98 Nr. 5)Baukonzessionäre (GWB § 98 Nr. 6)
22.05.2006 17Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte
Festlegen des Vergabeverfahrens
Schätzen des AuftragswertesStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Beginn der Ausschreibung
Behandlung von BewerberfragenStep 8
Verdingungsunterlagen versendenStep 7
Erläuterung der VerfahrenschritteStep 6
Festlegen der Vergabeart
Zeitplan erstellen
Ablauf des Vergabeverfahrens
22.05.2006 18Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 9 Angebotseröffnung
Zuschlagsentscheidung
Angebote bewertenStep 10
Step 11
Step 12
Step 13
Bekanntmachungs- & BerichtspflichtenStep 16
Vertragsurkunde unterzeichnenStep 15
Vertragsurkunde erstellenStep 14
Nicht berücksichtigte Bieter informieren
Zuschlag erteilen
Ende der Ausschreibung
Abschluss des VergabeverfahrensStep 17
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise
Ablauf des Vergabeverfahrens
22.05.2006 19Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Zur Dokumentation der einzelnen Schritte sowie aus Gründen der Nachvollziehbarkeit muss eine Vergabeakte angelegt werden, in die lückenlos alle Entscheidungen und wichtigen Dokumente eingehen (bspw. Bekanntmachung, Bieteranfragen, Bewertungsmatrix etc.)
Dokumentationspflichten ergeben sich aus:Transparenzgebot - Der Stand eines Vorganges muss sich jederzeit aus der Akte ergeben VOL/A fordert einen Vergabevermerk Anforderungen aus der Rechtssprechung//Akteneinsichtsrecht §111 GWB steht bei EU-weiten Vergabeverfahren den Beteiligten des Nachprüfverfahrens zu
Bei EU-weiten Vergaben ist die Vergabeakte zur Nachprüfung des Verfahrens besonders wichtig.
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 1
22.05.2006 20Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 1
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte
22.05.2006 21Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 2
Regelungen zur Bestimmung des Auftragswertes ergeben sich aus der VgV. Der Auftragswert ist grundsätzlich vor der Einleitung eines Vergabe-verfahrens zu ermitteln u. zu dokumentieren. Der geschätzte Betrag ist ohne gesetzliche Umsatzsteuer zu ermitteln.
Der geschätzte Auftragswert wird bestimmt durch:eigene Erkenntnisse der Beschaffer anhand von BedarfsanalysenErgebnisse der WirtschaftlichkeitsbetrachtungMarktanalysen
Anhand des geschätzten Auftragswertes wird entschieden, ob ein EU-weites oder nationales Vergabeverfahren durchzuführen ist
Schätzen des AuftragswertesStep 2
22.05.2006 22Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 2
Zu berücksichtigende, preisbeeinflussendeFaktoren in der Gebäudereinigung
Kosten für Personal ( Lohn) zzgl. Ausstattung und Verbrauchsartikel marktüblicher Stundenverrechnungssatz
Flächencharakteristika Besonderheiten, Beschaffenheiten, Überstellungsflächen etc.
Besondere Reinigungsverfahren
Gesamtfläche und Struktur DIN 277-2, Raumnutzungsarten, Fläche pro Gebäude etc.
Reinigungsintervall pro Raum und Woche 1xwtl. etc.
Einzelfläche des Raumes
Leistungswert/Produktivität wie schnell können die Leistungen erbracht werden
Leistungsbesonderheiten bspw. Öffnungszeiten (zuschlagspflichtige Zeiten), Bodenbeschaffenheiten etc.
22.05.2006 23Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Schätzen des AuftragswertesStep 2
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 2
22.05.2006 24Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte
Festlegen des Vergabeverfahrens
Schätzen des AuftragswertesStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Beginn der Ausschreibung
Vorgehensweise
Behandlung von BewerberfragenStep 8
Verdingungsunterlagen versendenStep 7
Erläuterung der VerfahrenschritteStep 6
Festlegen der Vergabeart
Zeitplan erstellen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise
22.05.2006 25Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 3
Ob ein EU-weites Vergabeverfahren oder nationales Vergabeverfahren durchzu-führen ist, hängt davon ab ob der geschätzte Auftragswert die in der VgV festge-legten SCHWELLENWERTE über- oder unterschreitet
werden die Schwellenwerte überschritten, muss EU-weit ausgeschrieben werdenwerden die Schwellenwerte unterschritten muss national ausgeschrieben werden
Je nach Verfahren gelten unterschiedliche Rechtsnormen:EU-weit gilt hauptsächlich GWB Abschnitt 4/Vg/VOL/A Abschnitt 2-4National gilt hauptsächlich die VOL/A Abschnitt 1
Festlegen des VergabeverfahrensStep 3
22.05.2006 26Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Beispiel - Die Schwellenwerte [nach VgV §2 (§3)]Step 3
! • Es ist die geschätzte Gesamtvergütung für die Leistung anzugeben, ohne Umsatzsteuer (VgV §1, §3 Abs. 1)• Der Wert darf nicht mit Absicht so angesetzt werden, dass er sich dem Regelwerk entzieht (VgV §3 Abs. 2)
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 3
22.05.2006 27Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte
Festlegen des Vergabeverfahrens
Schätzen des AuftragswertesStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Beginn der Ausschreibung
Vorgehensweise
Behandlung von BewerberfragenStep 8
Verdingungsunterlagen versendenStep 7
Erläuterung der VerfahrenschritteStep 6
Festlegen der Vergabeart
Zeitplan erstellen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise
22.05.2006 28Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Nach Bestimmung der Schwellenwerte durch Schätzung des Auftragswertes muss die entsprechende Vergabeart definiert werden. Jedes der zwei Vergabeverfahren hat drei verschiedene Vergabearten.
Die Vergabearten sind nicht frei wählbar sondern hierarchisch abgestuft. So wird immer erst von 1.Öffentliche Ausschreibung bzw. 1.Offenes Verfahren ausgegan-gen. Nur bei bestimmten Ausnahmefällen wird Vergabeart 2. oder 3. gewählt.
Festlegen der VergabeartStep 4
entspricht
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 4
22.05.2006 29Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Festlegen der Vergabeart - NationalStep 4
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise - Step 4
22.05.2006 30Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Festlegen der Vergabeart – EU-weitStep 4
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 4
22.05.2006 31Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Festlegen der Vergabeart – UnterschiedeStep 4
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise - Step 4
22.05.2006 32Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte
Festlegen des Vergabeverfahrens
Schätzen des AuftragswertesStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Beginn der Ausschreibung
Vorgehensweise
Behandlung von BewerberfragenStep 8
Verdingungsunterlagen versendenStep 7
Erläuterung der VerfahrenschritteStep 6
Festlegen der Vergabeart
Zeitplan erstellen
22.05.2006 33Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 5
Bei der Erstellung des Zeitplanes sind externe und interne Faktoren zu berücksichtigen:
EXTERNNach der Bestimmung der angebrachten Vergabeart ist weiterhin zu beachten, dass bei EU-weiten Vergabeverfahren (je nach Vergabeart) gewisse Fristen vorgegeben sind. Bei nationalen Vergabeverfahren gelten nur „ausreichende Fristen“.
INTERNMitzeichnungszeitenAbstimmungszeitenZeiträume für die BewertungenAbwesenheitszeiten (besonders bei Entscheidungsträgern)Urlaubszeiten (besonders bei Entscheidungsträgern)
Zeitplan erstellenStep 5
22.05.2006 34Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Der Öffentlicher Auftraggeber muss weiterhin einen Zeitplan erstellen, weil......er nur in einem bestimmten zeitlichen Rahmen Subventionsmittel abrufen und auszahlen kann....der Zuschlag daher zwingend innerhalb dieses Zeitrahmens erfolgen muss....die Bieter nur in der Angebotsbindefrist gebunden sind und jede Verlängerungdieser Frist kann den öffentlichen AG teuer zu stehen kommen.
Die Verdingungsordnungen geben einen zeitlichen Rahmen für das Vergabever-fahren vor (alle Fristen = Mindestfristen).
Es kann zur Aufhebung der Ausschreibung kommen, wenn gegen das Transpa-renz- und Gleichbehandlungsgebot verstoßen wird. Dies ist der Fall, wenn...
...eine zu kurze Frist bemessen wird (z.B. Angebotsfrist im Verhandlungsverfahren).
...gegenüber verschiedenen Bietern unterschiedliche Fristen gesetzt werden würden.
Macht ein Bieter von seinen Rechtschutzmöglichkeiten Gebrauch, verlängert sich das Vergabeverfahren (in den Zeitplan mit einbeziehen!)
Zeitplan erstellenStep 5
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 5
22.05.2006 35Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Vgl. u.a. Schabel, Ley, VOL/A und VOL/B, 2003, S. 44 f.
Zeitplan erstellen – Vergabeverfahren & FristenStep 5
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 5
22.05.2006 36Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
siehe Step 5
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte
Festlegen des Vergabeverfahrens
Schätzen des AuftragswertesStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Beginn der Ausschreibung
Vorgehensweise
Behandlung von BewerberfragenStep 8
Verdingungsunterlagen versendenStep 7
Erläuterung der VerfahrenschritteStep 6
Festlegen der Vergabeart
Zeitplan erstellen
22.05.2006 37Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Verdingungsunterlagen versendenStep 7
Im Offenen Verfahren müssen die Unterlagen spätestens 6 Tage nach Eingang eines Bieterantrages an diesen versendet werden
Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotesbesteht aus den Verdingungsunterlagenan sich und aus dem Anschreiben
Beispielhafte D
arstellung
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 7
22.05.2006 38Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
siehe Step 5
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte
Festlegen des Vergabeverfahrens
Schätzen des AuftragswertesStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Beginn der Ausschreibung
Vorgehensweise
Behandlung von BewerberfragenStep 8
Verdingungsunterlagen versendenStep 7
Erläuterung der VerfahrenschritteStep 6
Festlegen der Vergabeart
Zeitplan erstellen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise
22.05.2006 39Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Behandlung von BewerberfragenStep 8
Innerhalb der Angebotsfrist können die Bewerber fragen zur Aufklärung des Angebotes stellen, bspw. über Reinigungsintervalle, Objekte etc.
Auskünfte sind seitens der Vergabestelle unverzüglich zu erteilen und im Sinne des Gleichbehandlungsgrundsatzes allen Bietern zur Verfügung zu stellen
Im Sinne des Tranzparenzgebotes sind entsprechende Bieterfragen und Antworten in der Vergabeakte zu dokumentieren
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 8
22.05.2006 40Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Behandlung von BewerberfragenStep 8
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 8
22.05.2006 41Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
siehe Step 5
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise
Step 1 Anlegen einer Vergabeakte
Festlegen des Vergabeverfahrens
Schätzen des AuftragswertesStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Beginn der Ausschreibung
Vorgehensweise
Behandlung von BewerberfragenStep 8
Verdingungsunterlagen versendenStep 7
Erläuterung der VerfahrenschritteStep 6
Festlegen der Vergabeart
Zeitplan erstellen
22.05.2006 42Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
AngebotsöffnungStep 9
Gem. § 22 VOL/A sind die eingehenden Angebote mit einem Eingangsvermerk zu versehen und bis zum Ablauf der Angebotsfrist unter Verschluss zu halten
Bei Dienstleistungsaufträgen sind (anders als bei Bauleistungen VOB) keine Bieter zugelassen
Bei der Angebotsöffnung (Submission) ist das Vier-Augenprinzip einzuhalten
Eine Diskussion/Verhandlung mit Bietern nach Angebotsöffnung ist nicht zulässig (außer bei der freihändigen Vergabe oder dem Verhandlungsverfahren)
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 9
22.05.2006 43Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise
Step 9 Angebotseröffnung
Zuschlagsentscheidung
Angebote bewertenStep 10
Step 11
Step 12
Step 13
Bekanntmachungs- & BerichtspflichtenStep 16
Vertragsurkunde unterzeichnenStep 15
Vertragsurkunde erstellenStep 14
Nicht berücksichtigte Bieter informieren
Zuschlag erteilen
Ende der Ausschreibung
Abschluss des VergabeverfahrensStep 17
Vorgehensweise
22.05.2006 44Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Angebote bewertenStep 10
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 10
22.05.2006 45Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Angebote bewertenStep 10
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 10
22.05.2006 46Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 1: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Formale Prüfung
Nicht geprüft werden Angebote (§ 23 Abs. 1 VOL/A), die:
nicht ordnungsgemäß oder verspätetet eingegangen sind
die nicht unterschrieben sind
bei denen Änderungen nicht zweifelsfrei sind
bei denen Änderungen oder Ergänzungen in den Verding-ungsunterlagen vorgenom-men wurden
Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
Angebote bewertenStep 10
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 5
22.05.2006 47Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Formale Prüfung der Angebote
Prüfung der §§ 23, 25 Nr. 1 VOL/A
Vorhandensein aller geforderten Preisangeben
Vorhandensein aller Unterschriften
Nichtvorhandensein von zweifelsfreien Änderungen
Nichtvorhandensein von Änderungen oder Ergänzungen
Rechtzeitigkeit des Angebotseingangs bzw. nicht zu vertretender Verspätung
Nichtvorhandensein unzulässiger, wettbewerbsbeschränkender Absprachen
Nichtvorhandensein von nicht zugelassenen Nebenangeboten/Änderungsvorschlägen
Step 1: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Formale Prüfung
Angebote bewertenStep 10
Charakteristika gegenwCharakteristika gegenwäärtigen Situationrtigen Situation! Angebote, die die Anforderungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen (darüber hinaus ggf. § 25 Nr. 1 Abs. 2 VOL/A).
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 10
22.05.2006 48Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Prüfung, ob der Bieter aus Sicht von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit in der Lage ist, die Leistung auszuführen
Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb erfolgt diese Prüfung entsprechend früher im Vergabeverfahren
Beispiele einer entsprechenden Eignung sind: Eintragung in Handwerksrollen, Referenzen, Unternehmensumsätze, Mitarbeiter und Qualifikation etc.)
Step 2: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Eignungsprüfung
Angebote bewertenStep 10
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 10
22.05.2006 49Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Nach der Eignungsprüfung stehe die geeigneten Unternehmen fest, die am weiteren Verfahren teilnehmen können
in den weiteren Bewertungsschritten dürfen diese Kriterien nicht nochmals geprüft werden, da es nur geeignete und nicht mehr oder weniger geeignete Bieter gibt.
Step 2: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Eignungsprüfung
Angebote bewertenStep 10
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 10
22.05.2006 50Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 10
Eignungskriterien (Beispiele)Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
BankerklärungenBerufshaftpflichtversicherungenBilanzenGesamtumsatzerklärungen
Eignung und technische LeistungsfähigkeitAusbildungsnachweise und berufliche QualifikationenWesentliche in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen (Referenzen)Jährlich eingesetzte Beschäftigte, Anzahl FührungskräfteVerfügbare technische AusrüstungQualitätskontrollsystemeAngabe des Auftragsteils, der in Sub-Verträgen vergeben werden soll
22.05.2006 51Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Angebote bewertenStep 10
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 10
22.05.2006 52Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
auf Angebote, die in einem augenscheinlichen Missverhältnis zwischen Preis und Leistung stehen, darf kein Zuschlag erteilt werden (§ 25 Abs. 2 Nr. 3 VOL/A)
Step 3: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Preise
Angebote bewertenStep 10
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 10
22.05.2006 53Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Verschiedene Möglichkeiten der Bewertung(u.a. absolut oder relativ als Verhältnis zwischen Preis und Leistung)
Step 4: Beispiel einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen – Wirtschaftlichkeit
Angebote bewertenStep 10
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 10
22.05.2006 54Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 10
Beachtung von Qualitäts-Trade-offs – Qualität vs. Kosten anhand berechneter Auftragswerte
22.05.2006 55Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Das VergabeverfahrenAufgabe
AufgabenstellungEntwickeln Sie eine kurze Bewertungsmatrix (Zuschlagskriterien) zur Bewertung eingehender Angebote mit folgenden Inhalten:
Welche Kriterien sind Ihrer Einschätzung nach geeignet, um einen Dienstleister für Reinigungsleistungen auszuwählen?
Mit welchen Punktwerten/Gewichtungsfaktoren würden Sie diese Kriterien versehen?
22.05.2006 56Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 9 Angebotseröffnung
Zuschlagsentscheidung
Angebote bewertenStep 10
Step 11
Step 12
Step 13
Bekanntmachungs- & BerichtspflichtenStep 16
Vertragsurkunde unterzeichnenStep 15
Vertragsurkunde erstellenStep 14
Nicht berücksichtigte Bieter informieren
Zuschlag erteilen
Ende der Ausschreibung
Abschluss des VergabeverfahrensStep 17
Vorgehensweise
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise
22.05.2006 57Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
ZuschlagserteilungStep 11
Nach Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes ist eine Zuschlagserteilung durchzuführen
Hierbei sind sowohl die Gründe für die Zuschlagserteilung als auch für die rechtlichen Bieter die Gründe der Nichtberücksichtigung in der Vergabeakte zu dokumentieren
Nicht berücksichtigte Bieter informierenStep 12
in EU-weiten Vergaben sind gem. § 13 VgV im Vorfeld zu Step 11 die nichtbe-rücksichtigten Bieter über den Grund der Nichtberücksichtigung sowie über den obsiegenden Bieter zu informieren (ein im Vorfeld erteilter Zuschlag ist nichtig, ggf. drohen Schadensersatzansprüche).
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 11 und 12
22.05.2006 58Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Zuschlag erteilenStep 13
Mit der Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zu Stande (konkludentes Handeln)
Vertragsurkunde erstellenStep 14
Grundsätzlich kommt der Vertrag zu den in der Ausschreibung beschriebenen Bedingungen zu Stande (bspw. Mengen, besondere Vertragsbestimmungen etc.)
Vertragsurkunde unterzeichnenStep 15
Unterzeichnung des Vertrages zwischen den Vertragsparteien
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Steps 13, 14 und 15
22.05.2006 59Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Aufbau eines Vertrages am Beispiel eines ‚Reinigungsvertrages‘ (1/2):
§ 01 Gegenstand des Vertrages§ 02 Vertragsbestandteile§ 03 Allgemeine Vorgaben für die Durchführung von Reinigungsleistungen§ 04 Übergabe an den AN§ 05 Flächenänderungen§ 06 Allgemeine Pflichten des AN§ 07 Reinigungspersonal§ 08 Sachmittel/Reinigungsverfahren§ 09 Beauftragung von Unterauftragnehmer§ 10 Qualitätssicherung§ 11 Haftung des AN
Vertragsurkunde unterzeichnen - BeispielvertragStep 15
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 15
22.05.2006 60Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Vertragsurkunde unterzeichnen - BeispielvertragStep 15
Aufbau eines Vertrages am Beispiel eines ‚Reinigungsvertrages‘ (2/2):
§ 12 Haftungsausschluss§ 13 Eigentum, Eigentumssicherung§ 14 Vergütung§ 15 Leistungen nach Stundenverrechnungssatz§ 16 Preisanpassungsklausel§ 17 Aufrechnung§ 18 Vertragsdauer und Kündigung§ 19 Verstöße gegen die gesetzlichen Vorschriften über Leiharbeit§ 20 Gerichtsstand§ 21 Vertragsänderungen§ 22 Vertragsausfertigungen
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Step 15
22.05.2006 61Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Bekanntmachung & BerichtspflichtenStep 16
im EU-weiten Verfahren ist der Auftraggeber verpflichtet, spätestens 48 Kalendertage nach Zuschlagserteilung eine Information auf dem EU-Formblatt zu erteilen
Abschluss des VergabeverfahrensStep 17
Vergabe endet mit dem Zuschlag. Prüfung der Vollständigkeit der Vergabeakte etc.
Das VergabeverfahrenAblauf und Vorgehensweise – Steps 16 und 17
22.05.2006 62Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Agenda
22.05.2006 63Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Informationen zur Erstellung eines Leistungsverzeichnisses
Kenntnis der Immobilienbestandsdaten nach Funktionen etc.)
Kenntnis des vorhandenen Budgets
Kenntnis bisheriger Leistungsniveaus und Probleme
Kenntnis der Nutzeranforderungen
Kenntnis besonderer Rahmenbedingungen (Oberflächenbeschaffenheiten, Öffnungszeiten etc.)
22.05.2006 64Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 1 Aufnahme der Flächen
Festlegen von Raumgruppen
Zuordnung von FunktionenStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Leistungsverzeichnis/-beschreibungStep 7
Umfang & Häufigkeit & IntervalleStep 6
Reinigungsergebnisse festlegen
Reinigungsverfahren bestimmen
Vorgehensweise
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
22.05.2006 65Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 1 Aufnahme der Flächen
Hier wird jeder Raum bzw. jede abgetrennte Fläche separat mit ein-deutiger Bezeichnung erfasst, mit Flächenmaß angegeben (Step 1)und die Funktion (Step 2) dokumentiert! Zusätzlich muss der Raum einer bestimmten Kategorie in Hinblick auf die Reinigung zugeord-net werden, der sogenannten Reinigungsgruppe (Step 3) !
!Fehlende Räume, fehlerhafte Flächenangaben o. eine fehlerhafte Zuordnungen zu den entsprechenden Reinigungsgruppen führen in der Regel sofort zu überproportionalen Mehrkosten!!!
Quelle: Mohr, Roland (infraserv): Facilitäre DL - Reinigungsmanagement.
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
22.05.2006 66Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 1 Aufnahme der Flächen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Anlegen Raumbuch (Erstellung, CAFM etc.)
22.05.2006 67Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 1 Aufnahme der Flächen
Festlegen von Raumgruppen
Zuordnung von FunktionenStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Leistungsverzeichnis/-beschreibungStep 7
Umfang & Häufigkeit & IntervalleStep 6
Reinigungsergebnisse festlegen
Reinigungsverfahren bestimmen
Vorgehensweise
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
22.05.2006 68Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 2 Zuordnung von Funktionen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
22.05.2006 69Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Notwendigkeit der Zuordnung von FunktionenLeistungsverzeichnis sollte hinterher übersichtlich gegliedert und transparent sein ( Reinigungskräfte, Nutzer) Standardisierung
Räume gleicher Funktion und Nutzung können in eine Kategorie (Raumnutzungsart) zusammengefasst werden
Erkennen von Hebeleffekten bei der Kalkulation der Leistungen Intervallanhebungen in diesen Gruppen hat überproportionale Auswirkungen
Harmonisierung von Leistungsintervallen
22.05.2006 70Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 1 Aufnahme der Flächen
Festlegen von Raumgruppen
Zuordnung von FunktionenStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Leistungsverzeichnis/-beschreibungStep 7
Umfang & Häufigkeit & IntervalleStep 6
Reinigungsergebnisse festlegen
Reinigungsverfahren bestimmen
Vorgehensweise
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
22.05.2006 71Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Was sind Raumgruppen?Raumgruppen/Raumnutzungsarten sind Räume gleichartiger Funktion und Nutzung
Erleichtern Kalkulierbarkeit der Leistungen
Schaffen Transparenz für Nutzer und Reinigungskräfte
Machen Leistungen damit kontrollierbarer je differenzierter das spätere Leistungsverzeichnis ist, desto schwieriger ist die Kontrolle
Spätere Anpassungen und Veränderungen während der Vertragslaufzeit sind leichter möglich
22.05.2006 72Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 3 Festlegen von Raumgruppen
=> Bildung von Raumgruppen am Beispiel einer Schule
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
22.05.2006 73Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
=> Beisp. für alle Räume die der Raumgruppen A zugewiesen wurden mit Bezug auf DIN 277
Flächenart DIN 277 Flächenart DIN 277 Flächenart DIN 277
Büroräume Publikumsbezogen HNF 2 Verkaufräume HNF 4Räume für operative Eingriffe, Endoskopien und Entbindungen HNF 6
Großraumbüros Publikumsbezogen HNF 2 Ausstellungsräume HNF 4 Räume für Strahlendiagnostik HNF 6
Besprechungsräume Publikumsbezogen HNF 2
Unterrichtsräume mit festem Gestühl HNF 5 Räume für Physiotherapie HNF 6
Werkhallen HNF 3Allg. Unterrichts- und Übungsräume ohne festes gestühl HNF 5
Bettenräume mit allgemeiner Ausstattung in Krankenhäusern, Pflegeheimem, Heil- und HNF 6
Werkstätten HNF 3Besondere Unterrichts- und Übungsräume ohne festes Gestühl HNF 5
Bettenräume mit besonderer Ausstattung HNF 6
Technologische Labors HNF 3 Bibliotheksräume HNF 5 Garderoben NNFPhysikalische, physikalisch-technische, elektrotechnische Labors HNF 3 Schauräume HNF 5 Flure, Hallen Publikumsbzogen VF
Chemische, bakteriologische, morphologische Labors HNF 3 Sakralräume HNF 5 Treppen Publikumsbezogen VF
Räume für Tierhaltung HNF 3Räume mit allgemeiner medizinischer Ausstattung HNF 6
Räume für Pflanzenzucht HNF 3Räume mit besonderer medizinischer Ausstattung HNF 6
A-Bereiche (Publikumsbezogene Bereiche/Bereiche hoher Frequentierung)
Step 3 Festlegen von Raumgruppen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
22.05.2006 74Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 3 Festlegen von Raumgruppen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Hebeleffekte (geringe Veränderungen in Produktivität und/oder Intervall bedeutenmassive Effekte in Bezug auf die Produktivstunden)
22.05.2006 75Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 1 Aufnahme der Flächen
Festlegen von Raumgruppen
Zuordnung von FunktionenStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Leistungsverzeichnis/-beschreibungStep 7
Umfang & Häufigkeit & IntervalleStep 6
Reinigungsergebnisse festlegen
Reinigungsverfahren bestimmen
Vorgehensweise
22.05.2006 76Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen
Potenzial-orientierung
Prozess-orientierung
Ergebnis-orientierung
Tätigkeitsorientierte Leistungsbeschreibung
Ergebnisorientierte Leistungsbeschreibung
Verantwortungsbereichdes Dienstleisters
ExternerFaktor
ObjektGebäudeMitarbeiterEtc.
Aufbau und Bereitstellung entsprechender Ressourcen
zur Dienstleistungserbringung
Durchführung des eigentlichen Dienstleistungsprozesses/
Leistungserstellungsprozesses
Wahrgenommenes Ergebnis des Dienstleistungsprozesses/
Nutzenstiftung
Dienstleistungs-
nachfrager
Proz
ess-
ausl
öser
Proz
essb
e-gl
eite
ndes
El
emen
t„Demnach kann … Leistung nicht als Prozeß, sondern nur als Ergebnis des Prozesses
angesehen werden, denn nur dieses ist am Markt vertretbar“ (Maleri, Gründzüge der
Dienstleistungsproduktion1973, S. 5)
22.05.2006 77Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen
22.05.2006 78Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen
Art der zeitlichenBeziehung
Art der Leistungsvergabe
Art der Leistungsbeschreibung
Langfristig (> 5 Jahre)
Paketvergabe
ergebnisorientiert
EinzelvergabeKurzfristig (< 3 Jahre)inputorientiert
22.05.2006 79Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 4 Reinigungsergebnisse festlegen
Vielfach werden Mischformen (Hybride) zwischen ergebnis- und tätigkeitsorientierter Beschreibung verwendet
22.05.2006 80Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von Reinigungsdienstl.
Step 1 Aufnahme der Flächen
Festlegen von Raumgruppen
Zuordnung von FunktionenStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Leistungsverzeichnis/-beschreibungStep 7
Umfang & Häufigkeit & IntervalleStep 6
Reinigungsergebnisse festlegen
Reinigungsverfahren bestimmen
Vorgehensweise
22.05.2006 81Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von Reinigungsdienstl.
Quelle: Mohr, Roland (infraserv): Facilitäre DL - Reinigungsmanagement.
Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen
=> Definitionen verschiedener Reinigungsarteni
!
‚Eine Folge von Arbeitsgängen, die in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen und das Ziel haben, unerwünschte Substanzen von der Oberfläche zu entfernen (analog lassen sich Pflege- und Desinfektionsverfahren definieren)‘Quelle: Lutz 1989, S. 62.
Definitionen Reinigungsverfahren
22.05.2006 82Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen
i
Fegen / KehrenFegen / Kehren
Ziel / Ergebnis:Ziel / Ergebnis:
•• OberflOberflääche ist frei von aufliegendem Schmutz (Sand, che ist frei von aufliegendem Schmutz (Sand, PapierknPapierknääuel, Zigarettenkippenuel, Zigarettenkippen……))
•• Nachteil: StaubrNachteil: Staubrüückstckstäändende
•• LeistungsansLeistungsansäätzetze•• Manuell:Manuell: 300 m300 m²²/h /h –– 500 m500 m²²/h/h•• Maschinell:Maschinell: 1000 m1000 m²²/h /h –– 1600 m1600 m²²/h/h
22.05.2006 83Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen
i
FeuchtwischenFeuchtwischen
Ziel / Ergebnis:Ziel / Ergebnis:
•• OberflOberflääche ist frei von Grobschmutz (Sand, che ist frei von Grobschmutz (Sand, PapierknPapierknääuel, Zigarettenkippenuel, Zigarettenkippen……))
•• Nachteil: keine Entfernung haftender Verschmutzungen. Nachteil: keine Entfernung haftender Verschmutzungen.
•• LeistungsansLeistungsansäätzetze•• Freie FlFreie Flääche:che: 800 m800 m²²/h /h –– 1200 m1200 m²²/h/h•• ÜÜberstellte Flberstellte Flääche:che: 300 m300 m²²/h /h –– 500 m500 m²²/h/h
22.05.2006 84Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen
i
NasswischenNasswischen
Ziel / Ergebnis:Ziel / Ergebnis:
•• OberflOberflääche ist frei von aufliegendem Schmutz, che ist frei von aufliegendem Schmutz, Grobschmutz und haftendem SchmutzGrobschmutz und haftendem Schmutz
•• Nachteil: geringe FlNachteil: geringe Fläächenleistungchenleistung
•• LeistungsansLeistungsansäätzetze•• Freie FlFreie Flääche:che: 200 m200 m²²/h /h –– 360 m360 m²²/h/h•• ÜÜberstellte Flberstellte Flääche:che: 80 m80 m²²/h /h –– 150 m150 m²²/h/h
22.05.2006 85Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen
i
StaubStaub--, B, Büürstsaugenrstsaugen
Ziel / Ergebnis:Ziel / Ergebnis:
•• OberflOberflääche ist frei von aufliegendem Schmutzche ist frei von aufliegendem Schmutz
•• Nachteil: keine Beseitigung von FleckenNachteil: keine Beseitigung von Flecken
•• LeistungsansLeistungsansäätzetze•• Freie FlFreie Flääche:che: 450 m450 m²²/h/h•• ÜÜberstellte Flberstellte Flääche:che: 300 m300 m²²/h/h
22.05.2006 86Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen
i
ScheuersaugenScheuersaugen
Ziel / Ergebnis:Ziel / Ergebnis:
•• OberflOberflääche ist frei von aufliegendem Schmutz, che ist frei von aufliegendem Schmutz, Grobschmutz und haftendem SchmutzGrobschmutz und haftendem Schmutz
•• Nachteil: hohe InvestitionNachteil: hohe Investition
•• LeistungsansLeistungsansäätzetze•• Freie FlFreie Flääche:che: 200 m200 m²²/h /h –– 2000 m2000 m²²/h/h•• ÜÜberstellte Flberstellte Flääche:che: 150 m150 m²²/h /h –– 1200 m1200 m²²/h/h
22.05.2006 87Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen
i
QualitQualitäätt
Qua
ntit
Qua
ntit ää
tt
22.05.2006 88Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 5 Reinigungsarten & -verfahren bestimmen
i
22.05.2006 89Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Step 1 Aufnahme der Flächen
Festlegen von Raumgruppen
Zuordnung von FunktionenStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Leistungsverzeichnis/-beschreibungStep 7
Umfang & Häufigkeit & IntervalleStep 6
Reinigungsergebnisse festlegen
Reinigungsverfahren bestimmen
Vorgehensweise
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
22.05.2006 90Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle
=> Umfang & Häufigkeit nach DIN 77400 ‚Reinigungsdienstleistung Schulgebäude‘
Zur Abgrenzung des Umfangs der Unterhaltsreinigung müssen Festlegungen da-rüber getroffen werden, welche Arbeiten darin nicht enthalten sein sollen und ge-gebenenfalls als Sonderreinigung in Auftrag gegeben werden.
Unter Sonderreinigung könnten z. B. fallen:
Entfernung von KaugummisEntfernung von AbsatzstrichenEntfernung von GraffitiEntfernung von Filzstiftverschmutzungen
Mobiliaroberflächen (z. B. Ablagen unter Pulten und Tischen, Regale, Fensterbänke) sind nur im Intervall zu reinigen, wenn sie leergeräumt sind!
22.05.2006 91Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle
=> Umfang & Häufigkeit nach DIN 77400 ‚Reinigungsdienstleistung Schulgebäude‘
22.05.2006 92Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von Reinigungsdienstl.
Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle
22.05.2006 93Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle
! Folge: Leistungskennzahlen sind immer objektbezogen und nur sehr schwer übertragbar!
22.05.2006 94Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Zusammensetzung der Reinigungszeit
Zeitaufwand pro Reinigungstätigkeit
Reinigungszeit ( Ausführung der Leistungen)
Rüstzeit ( Vorbereitung der Tätigkeit: Maschinen und Geräte bereitstellen, Wasser holen etc.)
Persönliche Zeit ( Pausen etc.)
Zentraler Punkt ist die eigentliche Reinigungszeit, die den überwiegenden Anteil bildet.
Step 6 Umfang & Häufigkeit & Intervalle
22.05.2006 95Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Step 1 Aufnahme der Flächen
Festlegen von Raumgruppen
Zuordnung von FunktionenStep 2
Step 3
Step 4
Step 5
Leistungsverzeichnis/-beschreibungStep 7
Umfang & Häufigkeit & IntervalleStep 6
Reinigungsergebnisse festlegen
Reinigungsverfahren bestimmen
Vorgehensweise
22.05.2006 96Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Zu beachtende Aspekte beim Leistungsverzeichnis
Das Leistungsverzeichnis sollte übersichtlich gestaltet sein
Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit für Nutzer
Verständlichkeit für Reinigungskräfte
Haupt- und Neben- bzw. Intervalltätigkeiten sollten nicht zu stark zerklüftet werden -> Gefahr der Intransparenz
Beachtung bisheriger Leistungsniveaus und Probleme
Beachtung von Budget und Nutzeranforderungen
22.05.2006 97Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Musterleistungsverzeichnis (Beispiel aus der Gebäudereinigung)
22.05.2006 98Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Musterleistungsverzeichnis (Beispiel aus der Gebäudereinigung)
22.05.2006 99Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Erstellung LeistungsverzeichnisNotwendige Vorarbeiten
Integration von Intervallarbeiten
22.05.2006 100Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Agenda
22.05.2006 101Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Hamburger Modell (Richtlinien über die Gebäudereinigung in Kran-
kenhäusern und Dienststellen der Gesundheits-
behörde der freien Hansestadt Hamburg
(01.04.1978)
KTBL-Datensammlung (Kuratorium für Technik und Bauwesen in der
Landwirtschaft e.V)
REFA-Leistungskennzahlen (Verband für Arbeitszeitstudien REFA e.V.)
Neumann/Henning Outsourcing im Dienstleistungsbereich, 1999
Lutz Reinigungsexperte, 2001
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
Wesentliche Quellen zur Ermittlung der Reinigungszeiten
22.05.2006 102Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
Hamburger ModellKurzer Kennzahlenkatalog für den Personalbedarf in der Krankenhausreinigung
Elemente:Raumgruppen
Leistungsvorgabe (Produktivität in m²/h) pro Raumgruppe
Raumgruppen heute ggfs. noch anwendbar; Leistungswerte veraltet
Raumgruppen fassen Räume gleichartiger Nutzung zusammen
22.05.2006 103Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
Hamburger Modell
22.05.2006 104Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
KTBL-Daten (Kuratorium für Technik und Bauwesen in der Landwirtschaft)
Betrifft den landwirtschaftlichen Familienbetrieb
Daten beruhen auf Arbeitsstudien und wissenschaftlichen Methoden
Möglichkeit zur Berechnung einzelner Arbeitsabläufe
Daten sind privathaushaltbezogen hoher Anteil Faktor Arbeit
Daten werden in notwendigen Zeiten angegeben Ableitung der Produktivitäten über Umrechnung
Berücksichtigt unterschiedliche Verschmutzungsgrade und Bodenüberstelldichten
22.05.2006 105Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
KTBL-Daten (Kuratorium für Technik und Bauwesen in der Landwirtschaft)
22.05.2006 106Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
Leistungskennzahlen nach REFADaten basieren auf Arbeitszeitstudien, die nach Optimierung der Arbeitsorganisation gemacht wurden
Beschreibung der Abhängigkeitsfaktoren der Reinigung ( Verschmutzungsgrad, Nutzung des Gebäudes, Frequentierung, Möblierung Raum) Tenor: Leistungskennzahlen sind objektbezogen
Ansatz von 6 % Störungszeiten
22.05.2006 107Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
Leistungskennzahlen nach REFA
22.05.2006 108Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
Leistungskennzahlen nach Neumann/Henning1999: Outsourcing im Dienstleistungsbereich
Angabe von Bandbreiten für „realisitische Angaben“
Unterscheidung von acht Raumgruppen
Keine Differenzierung nach dem Reinigungsverfahren
22.05.2006 109Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
Leistungskennzahlen nach LutzLeistungsvorgaben aus 2001
Richtwerte in Pflegeheimen
Unterscheidung von sieben Raumgruppen
Keine Unterscheidung nach Überstelldichten, Verschmutzungsgraden, Bodenbelag oder Reinigungsverfahren oder Maschinen und Geräteinsatz
22.05.2006 110Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
Bestimmung des StundenverrechnungssatzesDer Stundenverrechnungssatz beinhaltet alle Kosten des Dienstleisters (u.a. Lohn, SV, BG, Ausfallzeiten, Unternehmensfixe Kosten etc.)
Hat hohen Gestaltungsspielraum
Berechnung (Beispiel)Fertigungslohn (gem. Tarifvertrag) 100 %
Lohngebundene Kosten + 50 %
Sonstige auftragsbezogene Kosten + 14 %
Unternehmensbezogene Kosten + 13 %
= Selbstkosten 177 %
Gewinn und Wagnis + 2 %
= Stundenverrchnungssatz 179 %
22.05.2006 111Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
22.05.2006 112Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
Kalkulationsformeln in der GebäudereinigungJahresreinigungsfläche: (Raumfläche in m² x Intervall der Leistungserbringung p.a.)
Für das Intervall der Leistungserbringung wird in der Regel die Anzahl der Tage genommen, an denen eine Fußbodenreinigung erfolgt. Der Leistungswert wird dann über die Nebenarbeiten angepasst (+/-)
Ermittlung des Stundenaufwandes pro Jahr: Reinigungsfläche pro Jahr / LeistungswertErmittlung der Jahreskosten pro Raum: Anzahl Jahresstunden x StundenverrechnungssatzDurchschnittsleistung: Jahresreinigungsfläche / Produktivstunden pro JahrBasis sind die Jahresreinigungstage (für Schulen bspw. 190 Tage pro Jahr)
22.05.2006 113Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
Beispiel zur Ermittlung der Jahresreinigungstage
Ermittlung der Jahresreinigungstage (Beispiel Schule, 190 Tage)
1 x wöchentliche Reinigung = 190 Tage / 5 Tage pro Woche = 38 Tage pro Jahr
2 x wöchentliche Reinigung = 38 Tage pro Jahr x 2
3 x wöchentliche Reinigung = 38 Tage pro Jahr x 3
5 x wöchentliche Reinigung = 190 Tage
1 x monatliche Reinigung = 12 Tage
2 x monatliche Reinigung = 24 Tage
22.05.2006 114Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Kalkulation von LeistungenNotwendige Vorarbeiten
BeispielaufgabeÜbungsaufgabe Kalkulation:
Ausgangslage.Sie sind bei einem Gebäudereinigungsdienstleister in der zentralen Angebotslegung
beschäftigt und sollen in diesem Zusammenhang die beiliegende Ausschreibung bearbeiten.
Aufgabe: Erstellen Sie eine Kalkulation für das anliegende Objekt unter Bezugnahme eines
Stundenverrechnungssatzes von 14,00 €.
Ermitteln Sie die fehlenden Angaben, u.a.:
• Reinigungsfläche in m² pro Jahr
• Aufwand in h pro Jahr
• Leistungswert pro Raum pro h
• Kosten des Gebäudes pro Jahr
22.05.2006 115Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
Agenda
22.05.2006 116Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
ProjektimplementierungSchritte und Leistungen
Beispielhafte Aufgaben in der Projektimplementierung
Notwendigkeit zur Erstellung eines detaillierten Arbeits-und Zeitplans Projektmanagement
Phasen der Implementierung:Vorplanungsphase Zusammenstellung aller Unterlagen
Orientierungsphase Bestandsdatenabgleich, Detailbegehungen, Prüfung Objektinfrastruktur, Sozialräume, Schlüssel, Reinigungshandbuch, Personalstärken, Aufteilung, Reviereinteilung, Materialwirtschaft und Bestellung, Personalbedarfsermittlung, Personalakquisition)
Einrichtungsphase Objektübernahmeprotokoll, Anlieferung Maschinen und Geräte, Personaleinstellung, Personalschulung
Auftragsstart und Übergabe
22.05.2006 117Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
ProjektimplementierungSchritte und Leistungen
Aufstellung von Arbeitsplänen
22.05.2006 118Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
ProjektimplementierungSchritte und Leistungen
Aufstellung von Tätigkeitsverzeichnissen
22.05.2006 119Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
ProjektimplementierungSchritte und Leistungen
Aufstellung von Tätigkeitsverzeichnissen
22.05.2006 120Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
ProjektimplementierungSchritte und Leistungen
Organisationsformen
22.05.2006 121Vergabeverfahren und Kalkulation von Reinigungsleistungen
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