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Praxisbeispiel SCHOTT AG: Organisation – Zoll - Exportkontrolle
© SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
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Unternehmensfilm
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2 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
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3 Lecture Title, Name of Speaker, dd/mm/yyyy
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4 Lecture Title, Name of Speaker, dd/mm/yyyy
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6 Lecture Title, Name of Speaker, dd/mm/yyyy
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7 Lecture Title, Name of Speaker, dd/mm/yyyy
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Rechtliche Anforderungen
Außenwirtschaftsgesetz und –verordnung
Zollkodex (ZK) und Durchführungsverordnung
EU-Verordnungen
Gesetze anderer Staaten, z. B. USA
Abgabenordnung (AO), Rahmengesetz für Steuererhebung (EUST)
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Compliance Organisation
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Verantwortlichkeiten im Unternehmen
Ausfuhrverantwortlicher
Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften
Gesetzliche Sorgfaltspflicht und Verantwortlichkeit
Maßnahmen zur Vermeidung von Verstößen gegen geltendes Recht
Delegation der Verantwortungsübernahme Information über wichtige Vorgänge in vierteljährigen Terminen
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Organisation der SCHOTT AG
Abteilung „Exportkontrolle, Zoll“ ist verantwortlich für die Sicherstellung und
Einhaltung der geltenden Vorschriften
Zoll (Ausfuhr und Einfuhr) Exportkontrolle Statistische Meldungen Betriebsprüfungen Vorgaben im Konzern und Integration der Zollprozesse in die Unternehmensabläufe
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Compliance Organisation
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Exportkontrolle, Zoll
Logistikleiter
Compliance Office
Vorstand
Operativ
Information
Information Konfliktlösung
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Organisation der SCHOTT AG
Erstellung einer Unternehmensrichtlinie Regelung der persönlichen Verantwortlichkeiten Umfang und Anwendungsbereich
Organisation Erstellung einer Arbeitsanweisung im Bereich Güter Embargos Technologie Datenverkehr US-Recht Weiterbildung Entsendungen
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Organisation der SCHOTT AG
Ständige Analyse / Kontrolle der gelieferten Produkte
Statistische Warennummern Präferenzkennzeichen Prüfung der Ausfuhrliste
Analoge Prüfung für neue Produkte
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Risikoanalyse aller Standorte
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Risikoanalyse aufgrund von
gelieferten Gütern Zivile, Dual-Use, militärische Verwendung etc.
Empfangsländern
Waffenembargo, nationale Vorgaben (z. B. Nuklearverwendung) Brokering und Vertriebstätigkeiten
hohe Exportquote bzw. Fokus auf Inlandsgeschäften
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Risikoanalyse aller Standorte
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Auswahl entsprechender Maßnahmen Sensibilisierung ausgewählter Mitarbeiter mittels eLearning
Vertrieb, Logistik, Qualitätskontrolle, Technik, Forschung / Entwicklung Workshops in bestimmten Ländern und Regionen
z. B. in Asien oder USA Präsenzschulungen nach abgestimmten Themen mit einzelnen
Bereichen/Abteilungen Schwerpunkt z. B. Ausfuhranmeldungen, Präferenzabwicklung, Exportkontrolle
Rollierende Überprüfung der Einstufung alle 2 Jahre Ad-hoc bei neuen Produkten, Entwicklungen etc.
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Stammdaten im ERP (SAP)
Materialstammdaten = Grundlage für alle außenwirtschaftlichen Vorgänge Statistische Warennummer Klassifizierung in der Ausfuhrliste Ursprungsland (Handelsrecht) Präferenzkennzeichen
Basis für Intrastatmeldungen Import Ausfuhr / Exportkontrolle
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Stammdaten im ERP (SAP)
Einspielung der neuen geänderten statistischen Warennummern (SOVA Band) Überprüfung vorhandener Eintarifierungen Aktualisierung der Materialstammdaten
1:1 Beziehungen kein Problem 1:n Möglichkeiten müssen einzeln überprüft werden
Abstimmung mit technischen Abteilungen zwingend erforderlich
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Beispiel Materialstammdaten
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Intrahandelsstatistik
Meldungen werden aufgrund von Bestellungen und Lieferungen erstellt, die im
jeweiligen Monat getätigt wurden
Elektronische Dateimeldung
Zentrale Erstellung für alle deutschen Standorte Ein Ansprechpartner für die Behörde für alle Meldungen
Europäische Niederlassungen melden im jeweiligen Land
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22 Lecture Title, Name of Speaker, dd/mm/yyyy
© SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
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Importverzollung
Zentrale Importverzollung für alle deutschen Standorte in Mainz
Bewilligungen „zugelassener Empfänger“
Waren werden nicht am Amtsplatz der Abfertigungsstelle angemeldet, sondern
im eigenen Unternehmen (Anschreibeverfahren)
Anmeldung der Zollanmeldungen im vereinfachten Verfahren
Keine unvollständige Anmeldung, da alle Daten vorhanden
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Importverzollung
Ablauf Annahme von Abfertigung von Zollgut
24 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Handelt es sich um Zollgut?
Begleitpapiere zusammenstellen
Sendung auf gekennzeichnetem Zollgutplatz lagern.
Freigabe abwarten Auslieferung
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Importverzollung
Dezentrale Warenannahmen verantwortlich für Dokumente
Zentrale Importverzollung
Abstimmung mit den Bedarfsträgern bei Unstimmigkeiten
Zentrale Erstellung des Monatsabschlusses (Zollgebühren und
Einfuhrumsatzsteuer)
Zentrale Betreuung von Zollprüfungen durch die Behörde
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Problem: Vertretung z. B. durch einen Spediteur
Verantwortung wird hierbei nicht übertragen Unternehmen bleibt für alle Zollangelegenheiten (Import und Export) verantwortlich auch bei
einer Vertretung Vorgänge müssen alle überprüft werden
Eine Vertretungsvollmacht wird benötigt
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Ausfuhranmeldung
Abwicklung über vereinfachtes Verfahren Bewilligung „Zugelassener
Ausführer“
Nutzung von ATLAS in SAP GTS
Ausfuhranmeldung kann in Vertretung im Namen unserer Kunden gemacht
werden
Sendungen mit Ausfuhrgenehmigungen müssen im Normalverfahren erstellt
werden
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Ausfuhranmeldung
Ausfuhranmeldung wird aufgrund der Handelsrechnung im System erzeugt
Alle notwendigen Daten enthalten
Codierungen müssen überprüft werden Ableitung bei Standardprodukten
Ausfuhranmeldung kann direkt zum Zoll geschickt werden
Dezentrale Verwaltung in den Logistikabteilungen Ausfuhrnachweis / Ausgangsvermerk
28 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
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Exportkontrolle
29 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Gründe für Exportkontrolle? Nichtverbreitung von Massenvernichtungswaffen Terrorismusbekämpfung Geltende Gesetze und Vorschriften
Waffenembargos Ermittlung von Ausfuhrgenehmigungen Einzelgenehmigung Allgemeine Genehmigungen
Sanktionslistenprüfung
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Exportkontrolle
30 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Steuerung über ERP (SAP) soweit möglich Waffenembargos Ermittlung von Ausfuhrgenehmigungen
Einzelgenehmigung Allgemeine Genehmigungen
Sanktionslistenprüfung
„Abbildung des Gesetz im ERP (SAP)“
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Beispiel Waffenembargos
Die jeweils aktuellen Waffenembargos werden im ERP (SAP) gepflegt
Alle Belege (Aufträge, Lieferscheine etc.) werden gesperrt
Eine Freigabe dieser Belege kann nur in Abstimmung mit Abteilung
„Exportkontrolle, Zoll“ erfolgen
Kann die Verwendung nicht eindeutig geklärt werden, erfolgt eine Auskunft
beim Bundesamt für Ausfuhrkontrolle (BAFA)
31 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
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Exportkontrolle – Ermittlung von Ausfuhrgenehmigungen
32 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Wichtig: Materialklassifizierung
Grundlage für alle außenwirtschaftlichen Vorgänge Produkt ist von der Ausfuhrliste / EG-Dual-Use Verordnung erfasst?
Technischer Sachverstand und ausgeprägtes Produktwissen erforderlich Bei Erfassung in der Ausfuhrliste wird der Auftrag entsprechend gesperrt
Allgemeine Genehmigungen werden je nach Länderkonstellation erkannt und automatisch verarbeitet
Meldungen an das BAFA werden entsprechend automatisiert Aufträge mit Einzelausfuhrgenehmigungen werden gesperrt und können nicht weiter bearbeitet
werden Freigabe durch Anlegen einer „Genehmigung“ im ERP (SAP)
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Exportkontrolle - Verwendungsbezogene Prüfungen
33 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Restriktionen bezüglich Verwendungen müssen weiterhin geprüft werden
Vertrieb oder Auftragsabwicklung muss Hinweisen auf sensible Ver-
wendungen nachgehen z. B. Hinweise auf eine Verwendung für ABC Waffen oder im Nuklearbereich
Bei Zweifel ist die Behörde (BAFA) entsprechend zu kontaktieren
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US - Exportkontrolle
34 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Notwendigkeit der Implementierung prüfen
Standorte in den USA
Kunden aus den USA
Überprüfung, ob Produkte von der EAR oder ITAR erfasst sind
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US - Exportkontrolle
35 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Abbildung im ERP (SAP) kann analog der nationalen bzw. europäischen
Vorschriften gemacht werden
Standorte in den USA müssen einen „empowered official“ haben Ansprechpartner für die Behörde Beantragt Ausfuhrgenehmigungen in den USA
Muss „US-Person“ im Sinne des Gesetz sein Amerikanischer Staatsbürger bzw. Greencard-Holder
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Sanktionslistenprüfung
Nationale Vorgaben Deutsche Frühwarnliste und andere sensitive Hinweis
Europäische Vorgaben VO (EG) 881/2002 Maßnahmen gegen das Al-Kaida Netzwerk VO (EG) 2580/2001 Maßnahmen gegen sonstige Terrorverdächtige
Vorgaben anderer Staaten, z. B. USA Denied Persons List Unverified List Entity List Special Designated Nationals List Debarred List
36 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
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Sanktionslistenprüfung
Bekämpfung von Terrorismus
International gültige Sanktionen gegen bestimmte Personen, Gruppen oder
Organisationen
Bereitstellungsverbot von „wirtschaftlichen Ressourcen“
Pflicht zur Prüfung aller Partner (Kunden, Lieferanten etc.)
Betroffene Unternehmensbereiche Vertrieb, Einkauf, Service, Finanzen, usw.
37 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
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Sanktionslistenprüfung
Für die Anwender voll automatisiert im Hintergrund Hohe Anzahl an Geschäftspartnern und Geschäftsvorfällen Adressänderungen in Aufträgen, Lieferungen etc Einspielen der Listen in ERP (SAP) erfolgt regelmäßig Datenlieferant Bundesanzeiger Verlag Online Abgleich der Adressdaten (Millisekundenbereich)
Für den Anwender nur bei Sperre ersichtlich
38 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
SAP-PMP SAP-GTS Blacklistdaten
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Sanktionslistenprüfung
Prüfpflicht des Unternehmens zur Vermeidung von Gesetzesverstößen
Vergleich der Geschäftspartner mit SPL Einträgen Kunden, Lieferanten, Spediteure etc.
Automatische Sperren der Belege bei Treffern
Problem: Namensähnlichkeiten nicht vermeidbar, bzw. Namensvetter wie
„Müller“ und „Müller“
Ohne IT Unterstützung nicht mehr machbar
Sperre ab einer Übereinstimmung von 75%
39 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
#NP#_RdDfTsIwFAbwVyG90sjgbGu3jrvuL6Dok MEMabJ MGGYJ rEspkUh4G9/E F7PTGC9Pv985 +dIL2mzQ6ILkbrJFI0QJ tW3fBg bMw+ C5LHZdykyTME yAhCG 69vVCJ /kwLFV 1Y2IXg FAgGA DuwAK4 5UPUR9u6u1pqmFaqk vrltRt m9UaKo9ipXire K5mKul GdnoQ6 zFYzbxXk04eXPF6TyIzpfDGO8 0c71WT XajEdcZ5V5YH zWWCYnPuybLZ188Z5 EQjZCqkr9VL5 9XmsGl WqWjQ6yapDu9dBwZ q2PB5PHc9OSsi 63BetUOfen+D chAHQgekUi2 D8lGVF mmb/+ 6bzcfIGbavOuk/ 723m5 dJIkWd7Pn+M gZbG3w GuWY5 pBoo36 ITgilsUI MRzq2 waOrM DwsM+ MINB/ 6zg0isBH1+s3_ #NP#
Beispiel SAP GTS Sanktionslistenprüfung
40 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
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Beispiel SAP GTS Sanktionslistenprüfung
41 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
#NP#_RdDfTsIwFAbwVyG90sjgbGu3jrvuL6Dok MEMabJ MGGYJ rEspkUh4G9/E F7PTGC9Pv985 +dIL2mzQ6ILkbrJFI0QJ tW3fBg bMw+ C5LHZdykyTME yAhCG 69vVCJ /kwLFV 1Y2IXg FAgGA DuwAK4 5UPUR9u6u1pqmFaqk vrltRt m9UaKo9ipXire K5mKul GdnoQ6 zFYzbxXk04eXPF6TyIzpfDGO8 0c71WT XajEdcZ5V5YH zWWCYnPuybLZ188Z5 EQjZCqkr9VL5 9XmsGl WqWjQ6yapDu9dBwZ q2PB5PHc9OSsi 63BetUOfen+D chAHQgekUi2 D8lGVF mmb/+ 6bzcfIGbavOuk/ 723m5 dJIkWd7Pn+M gZbG3w GuWY5 pBoo36 ITgilsUI MRzq2 waOrM DwsM+ MINB/ 6zg0isBH1+s3_ #NP#
Sanktionslistenprüfung
42 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Treffer führen zur automatischen Sperrung aller Transaktionen
Umsetzung erforderlicher Maßnahmen durch die zentrale Exportkontrolle Freigabe des Belegs Beendigung von Geschäftsbeziehungen
Meldung an Behörden über Vorgänge
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Sanktionslistenprüfung - Problemfelder
43 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Inhalt der Sanktionslisten Natürliche Personen mit Namen in unterschiedlichen Schreibweisen und „Alias“ Juristische Personen mit wechselnden Namen Beteiligte im Zahlungsverkehr
Qualität der Einträge Zum Teil wenig Daten Unklare Schreibweisen Verschiedene Daten für ein Datenfeld
Herkunft der Sanktionslisten Zwei Quellen für EU-Listen Fünf Quellen für US-Listen Viele andere nationale Listen
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Interne Audits
44 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Revision Regelmäßige Überprüfung durch den Zentralbereich Zusammenarbeit und gemeinsame Vorbereitungen der Audits
Qualitätsmanagement Ständige Prozessverbesserung
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Betriebsprüfungen
45 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Arten der Außenprüfung Zollprüfung Außenwirtschaftsprüfung Präferenzprüfung
Prüfungen finden im Unternehmen statt Bereitstellung prüfungsrelevanter Unterlagen, Auskunftspersonen festlegen, Infrastruktur
Prüfungen dauern zwischen 3 und 6 Monaten
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Betriebsprüfungen
46 © SCHOTT AG, Praxisbeispiel SCHOTT AG, Andreas Hollstein
Durchführung eines Einführungs- und Abschlussgespräch mit den Zollprüfern
und den betroffenen Mitarbeitern
Nach Abschluss der Prüfung Ggf. Abgabe einer Stellungnahme Betriebsinterne Besprechung der Ergebnisse Einspruch gegen das Prüfungsergebnis
Archivierung Zollbelege und dazugehörige Dokumente 10 Jahre Ursprungszeugnisse und Präferenznachweise müssen im Original aufbewahrt
werden
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47 Lecture Title, Name of Speaker, dd/mm/yyyy