Kommunikationskonzept: Präsentation

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Stunde der WahrheitDie Präsentation des Konzepts

klaus@schmidbauer-berlin.de

Das Kommunikationskonzept

Präsentation: Stunde der Wahrheit

Grund-lagen

Vorbe-reitung

Tech-nische Hilfs-mittel

Chart-gestal-tung

Aufbau & Inhalt

Präsen-tation in Aktion

1.DIE GRUNDLAGENBedeutung der Konzeptpräsentation

1. Grundlagen: Bedeutung Präsentation

➔ Papier ist geduldig. Darum begnügen Sie sich nicht mit einem schriftlichen Konzept. Bestehen Sie darauf, Ihr Konzept zu präsentieren.

➔ Präsentation ist entscheidend. Das Votum für Ihr Konzept fällt zu 80% über eine gute Präsentation und nur zu 20% über das schriftliche Booklet.

1. Grundlagen: Rolle des Präsentators

➔ Ein guter Präsentator muss zugleich vier Rollen gerecht werden. Je nach Thema und Zuhörer variieren die Gewichtungen:

1. Grundlagen: Ebenen der Präsentation

➔ Denken Sie immer daran, nicht allein die Sachinhalte zählen. Jede Präsentation muss zugleich rational überzeugen und emotional gefallen:

VORBEREITUNG

Frühzeitig an alles denken

2. Vorbereitung: Faktor Zuhörer

➔ Ihre Präsentationsvorbereitung beginnt schon beim Briefinggespräch mit dem Auftraggeber. Sie klären frühzeitig:• Wie viele Leute nehmen an der Präsentation teil – 3, 30 oder 300?• Wie ist die Zusammensetzung des Zuhörerkreises? • Wer sind die Entscheider, die das Konzept begrüßen oder stoppen?• Wie viel Ahnung haben die Zuhörer über das Konzeptionsthema?• Welche Einstellung haben sie zum Thema?

2. Vorbereitung: Faktor Raum

➔ Achten Sie auf den Raum und nehmen Sie Einfluss. Bei Präsentationen hat man immer wieder mit räumlichen Handicaps zu kämpfen:• Falsche Raumgröße - z. B. zu großer Raum, Zuhörer auf Abstand.• Ungünstige Raumkonstellation - z. B. kein Bewegungsraum für den Präsentator.• Keine geeignete Projektionsfläche – z. B. alle Wände braun vertäfelt.• Mangelhafte Technik & Ausstattung – z. B. schlechte Bildqualität des Beamers.

2. Vorbereitung: Faktor Zeit

➔ Gute Präsentationen fassen sich kurz. Ein gutes Zeitmaß für Konzept-präsentationen liegt zwischen 10 Minuten und maximal 1 Stunde:• 10 min – Minimum• 20 min – Oft ausreichend• 30 min – Idealmaß• 45 min – Maximum• 1 Std. – Nur im Ausnahmefall

2. Vorbereitung: Faktor Zeit

➔ Denken Sie daran! Von einer Stunde als zur Verfügung stehender Brutto-Zeit fällt nur ein Teil auf den eigentlichen Präsentationvortrag:• Aufbauzeit: ca. 5 Minuten• Begrüßung/Vorstellung: ca. 5 Minuten• Eigentlicher Präsentationsvortrag: ca. 30 Minuten• Anschließende Diskussion und Fragen: ca. 20 Minuten

3.DIE HILFSMITTELEs muss nicht immer Beamer sein

3. Hilfsmittel: Technik zur Visualisierung

➔ 70% des Erkennens und Lernens geht über das Auge. Deshalb lohnt es sich, visuelle Hilfsmittel als Vortragsunterstützung zu nutzen:• Kleine Klappmappe – Kompakt und praktisch.• Große Flipchart – Fast überall vorhanden.• Pinnwand – Mit vorbereiteten Karten.• Pappenschlacht – Klassiker in der Werbebranche.• Overheadprojektor – Antiquiert, nicht mehr üblich.• Notebook/Beamer – Heutzutage das Standardinstrument.

3. Hilfsmittel: Notebook/Beamer

➔ Die gängige Präsentationsform mit Notebook und Beamer hat ihre Tücken, die Sie kennen und einkalkulieren sollten:• Software im Griff – Powerpoint, Prezi & Co kennen und sicher einsetzen.• Ersatzmedium dabei haben – Zweite Präsentationsdatei auf USB-Stick.• Technik überprüfen – z. B. lichtschwacher Beamer lässt Farben verblassen.• An alle Kabel denken – z. B. kein VGA-Anschluss am MacBook.• Mit Kontaktproblemen rechnen – Beamer und Notebook mögen sich nicht.• Präsentation unbedingt Probelaufen lassen - und sehen, was schief läuft.• Aufbauzeit mit Sicherheitspolster planen – um im Ernstfall reagieren zu können.• Und wenn doch etwas schief geht: Nerven behalten!!!!!!

3. Hilfsmittel: Was sonst dazugehört?

➔ Es gibt viele kleine Helfer für die Präsentation. Welche Ihnen nützen, müssen Sie für sich selbst entscheiden:• Referentenmodus der Präsentationssoftware (z. B. bei Powerpoint, Keynote)• Stichwortkarten mit Stichwortnotizen• Presenter-Stick zum Steuern der Präsentation• Laserpointer zum Zeigen von Einzelheiten auf den Charts• Musterwerbemittel („Dummies“)• Mikrophon und Lautsprecher• Referentenuhr für das richtige Timing• Ausgedrucktes „Handout“ der Präsentation

4.CHARTGESTALTUNGVon Horrorshows und Textwüsten

4. Chartgestaltung: Anzahl Charts

➔ Wie viele Charts? Feste Regeln gibt es nicht. Aber es gilt die Regel, dass Sie mit weniger Charts oft mehr bewirken:

4. Chartgestaltung: Vorsicht Textwüste!

4. Chartgestaltung: Regeln für gute Charts

➔ Auf guten Charts steht wenig drauf.➔ In Form und Inhalt zielgruppengerecht aufbereiten.➔ Animierende und pointierende Charts gestalten.➔ Text nur stichwortartig widergeben.➔ Große, lesbare Typographie wählen. ➔ Charts transportieren Inhalte, geben aber nicht 1:1 den Vortrag wieder.➔ Aussagen mit Fotos, Infografiken visualisieren.➔ Jedoch keine Spielereien und unnötige Schnörkel.➔ Auf durchgehendes Design achten, alles wirkt aus einem Guss.

5.AUFBAU & INHALTKeep it Simple!

5. Aufbau & Inhalt: Keep it Simple!

➔ Jede Präsentation ist auf ein Ziel gerichtet. Alle Passagen des Vortrags marschieren entschlossen auf das Ziel zu.

➔ Der Weg zum Ziel muss Schritt für Schritt aufgebaut und logisch sofort nachvollziehbar sein.

➔ Kein Zickzack und keine verschlungenen Umwege. Keine allzu großen Wegpausen.

Nur wenn ein völlig Unbeteiligter dem Präsentationsweg problemlos folgen kann, stimmt die Richtung!

5. Aufbau & Inhalt: Wichtige Mengenlehre

➔ Das Geheimnis der Präsentationserfolgs liegt in der Reduktion auf das Wesentliche und auf der Kunst des Weglassens:

5. Aufbau & Inhalt: Schriftliches Konzept

➔ Analytischer Teil• Aufgabe (Briefing)• Marktsituation (Recherche)• Analyse (SWOT & Fazit)

➔ Strategischer Teil• Zielgruppe• Zielsetzung• Positionierung• Botschaften und kreative Leitidee• Strategischer Weg

➔ Operativer Teil• Maßnahmensystem• Kosten- und Zeitplan• Erfolgskontrolle

Vorsicht Informationsflut!

5. Aufbau & Inhalt: Mündliche Präsentation

➔ Auf die Gewichtung kommt es an. Ausgehend von einer kurzen Analyse werden strategische Meilensteine gesetzt und alle Maßnahmen daran ausgerichtet:

5. Aufbau & Inhalt: Akzente setzen

➔ Reduzieren Sie die detaillierten Erkenntnisse von Analyse, Strategie und Operation. Konzentrieren Sie die Präsentation auf markante Akzente:

5. Aufbau & Inhalt: Präsentation entwickeln

➔ Wenn Sie Ihr Konzept ausarbeiten, dann machen Sie sich zuerst an die Präsentation und dann erst an das Booklet:• Das Konzept für die Präsentation wie ein Drehbuch aufbauen.• Mit durchgehender Handlung, Wende- und Höhepunkten.• Die Charts als Kulisse der Handlung, den Vortragenden als Hauptdarsteller sehen.• Die Rohversion der Präsentation solo üben.• Daraufhin die Präsentation weiter optimieren und ausfeilen.• Dann eine Probepräsentation als Generalprobe vor Publikum ansetzen.• Letzte Verbesserungen vornehmen, aber keine großen Änderungen mehr.• Präsentation im Endspurt noch 2 – 3 Mal im Kopf ablaufen lassen.• Los geht´s!

6.DIE PRÄSENTATION

Los geht´s!

6. Die Präsentation: Grundsatz

➔ Authentizität ist entscheidend! Kommen Sie echt rüber. Bleiben Sie sich selber treu:• Kein großes Theater!• Keine Rhetorik-Verführung!• Keine aalglatte Verkaufe!• Nur an echten Handicaps sollten Sie arbeiten.

6. Die Präsentation: Vortragstechnik 1

➔ Am Start. Sie stehen im Raum, die Technik ist aufgebaut, die Zuhörer haben Platz genommen. Jetzt kann es losgehen:• Warten Sie, bis Ruhe eingekehrt ist.• Präsentieren Sie (in der Regel) im Stehen.• Verteilen Sie keine Booklets und Handouts vor Ihrem Vortrag.• Falls Sie kein Fragen zwischendurch wollen, weisen Sie daraufhin.• Stellen Sie sich und (falls anwesend) ihr Team kurz vor.

➔ Form des Vortrags – Sie müssen nur wenige grundlegende Regeln befolgen, damit die Inhalte gut rüberkommen:• Als Intro mit einem emotionalen „Warming up“ starten.• Laut sprechen, langsam sprechen und Pausen machen.• Kein Pessimismus! Mit positiver Ausstrahlung präsentieren.• Den Raum nutzen und sich bewegen.• Stets in Richtung Zuhörer mit Blickkontakt vortragen.• Wenn möglich, Ihre Gestik einsetzen.• Nicht mit dem Rücken zum Auditorium präsentieren.• Nicht im Projektionsbild des Beamers stehen.• Nervöse Unruhe vermeiden.• Bei Hängern, nie stoppen, immer weitermachen!• Mit einen Outro am Schluss den Kreis schließen.

➔ Sprache des Vortrags – Tragen Sie das Konzept wie eine Story vor und ziehen Sie Ihre Zuhörer in die Geschichte:• Einem Handlungsfaden folgen.• Das Konzept mitreißend „erzählen“.• Mit Bildern und Beispielen vortragen.• Gern dürfen handelnde Personen auftauchen.• Keine Floskeln und ständigen Wiederholungen!• Keine Fremdwörterorgie!• Keine professoralen Schachtelsätze!• Kein Konjunktiv, kein Wenn und Aber!

➔ Abschließende Diskussion – Achtung! Man kann eine blendende Präsentation in der anschließenden Diskussion ruinieren:• Falls Sie im Team präsentieren, sprechen Sie mit einer Stimme.• Fördern Sie den Dialog, motivieren Sie Zuhörer, Fragen zu stellen.• Unterstreichen und verstärken Sie jede Zustimmung.• Einwände ernst nehmen. Nie überheblich, aggressiv, beleidigt reagieren.• Sehen Sie Kritik als Chance, die Ideen deutlicher zu machen.• Schwachpunkte nicht übertünchen. Nicht als perfekte Alleskönner verkaufen.• Steigen Sie nicht zu früh in die leidige Kostendiskussion ein.• Gehen Sie zum Schluss auf die weitere Vorgehensweise ein.

6. Die Präsentation: Teampräsentation

➔ Ja, man muss nicht allein, man kann auch mit mehreren präsentieren. Dabei ist zu beachten:• Anzahl der Vortragenden max. 3 Personen bei 30 Minuten Präsentation.• Vortragende entsprechend der Kenntnisse/Talente einsetzen.• Immer komplette Themenblöcke vortragen.• Keinen Statistenrollen vergeben.• Beim Kollegenvortrag nicht unaufmerksam sein.• Teamwork üben, vor an den Übergängen.• Nahtlose Übergänge, keine Zwischenvorstellungen.• Eventuell mit Moderation präsentieren.

Weitere Tipps und Skripte:

Web: www.schmidbauer-berlin.deMail: klaus@schmidbauer-berlin.de

Blog: www.konzeptionerblog.de

Kommunikationskonzept: Präsentation

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