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ADP-Travel Handbuch Seite 1
Handbuch
ADP-Travel
ADP-Travel Handbuch Seite 2
Inhalt
1. Was ist ADP-Travel? .......................................................................................................... 3
2. Wichtige Hinweise zur fehlerfreien Bearbeitung ................................................................ 4
3. Programmstart ..................................................................................................................... 5
4. Der Startbildschirm ............................................................................................................. 6
5. Anlegen: neue Monatsabrechnung ...................................................................................... 6
6. Monatsabrechnung erweitern und bearbeiten ..................................................................... 9
6.1. Der Reisebericht .......................................................................................................... 9
6.1.1. Tag / Beleg / Kürzung hinzufügen ..................................................................... 10
6.1.2. Tag / Beleg / Kürzung bearbeiten ...................................................................... 11
6.1.3. Tag / Beleg / Kürzung löschen ........................................................................... 12
6.2. Reisetag anlegen ........................................................................................................ 13
6.3. Kürzung anlegen ........................................................................................................ 15
6.4. Belege anlegen ........................................................................................................... 16
6.4.1. Besonderheit Bewirtung ..................................................................................... 19
6.4.2. Besonderheit Kilometergeld ............................................................................... 19
6.4.3. Besonderheit Geschenke .................................................................................... 20
7. Kilometer des Dienstfahrzeuges erfassen ......................................................................... 21
8. Reisemonat abschließen .................................................................................................... 21
8.1. Bewerten .................................................................................................................... 21
8.2. Reise ausdrucken ....................................................................................................... 22
8.3. Reise weiterleiten ...................................................................................................... 23
9. Ablehnung einer Reise ...................................................................................................... 24
10. Abgerechnete Reisemonate einsehen ................................................................................ 24
11. Reisestatus verfolgen ........................................................................................................ 24
12. Passwort ändern ................................................................................................................ 25
13. Stammdaten ansehen ......................................................................................................... 26
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1. Was ist ADP-Travel?
ADP-Travel ist ein browserbasiertes Programm zur Erfassung, Bearbeitung und
Abrechnung von Reisekosten. Aber was heißt und bedeutet dies?
Das Programm ADP-Travel kann von jedem internetfähigen Gerät durch
aufrufen der ADP-Webseite aufgerufen werden. Zugriff erhalten die reisenden
Mitarbeiter, sowie die Führungskräfte und die abrechnende
Reisekostenabteilung.
Außerdem erfasst der Mitarbeiter seine Reisezeiten und anfallenden Belege
direkt in ADP-Travel selbst. Hierdurch wird eine doppelte Bearbeitung des
gleichen Inhalts ausgeschlossen. Der Reisekostenabteilung obliegt nun nur noch
die steuerliche Prüfung der Abrechnung und deren Freigabe sowie Auszahlung.
Durch diese Umstellungen von der manuellen Erfassung der Reisekosten in
Papierform zur webbasierten Form, können in der Bearbeitung der Reisen
Zeitkontingente eingespart werden, die die Abrechnung beschleunigen.
Zusätzlich sind für die reisenden Mitarbeiter alle Abrechnung in ADP-Travel,
inklusive der dazugehörigen Belege, online hinterlegt und jederzeit abrufbar.
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2. Wichtige Hinweise zur fehlerfreien Bearbeitung
Um eine fehlerfreie Bearbeitung mit Hilfe von ADP-Travel zu gewährleisten
müssen einige Punkte beachtet werden:
Navigation im Programm
Um innerhalb der ADP-Travel-Oberfläche zu navigieren
benutzen Sie bitte nicht die Navigation ihres Browsers (v.a.
„Zurück“)! Verwenden Sie lediglich die Buttons innerhalb
des Programmes um Abstürze zu vermeiden.
Logout
Sind Sie mit der Bearbeitung Ihrer Reise fertig, melden Sie
sich bitte über den Button „Logout“ (immer oben rechts zu
finden) vom Programm ab.
Verwendung der verschiedenen Belegarten
Verwenden Sie bitte nur die Belegarten, die in Ihrer
projekteigenen „Belegübersicht“ aufgeführt sind.
Anfügen der Belege an die Reisekostenabrechnung
Die einzelnen Belege müssen sauber auf DIN A4 Blätter
aufgeklebt werden. Überlappen sich die Belege, sind Sie
geklammert oder nicht aufgeklebt, muss die Reise leider
abgelehnt und zurückgeschickt werden.
Erstellen neuer Abrechnungen
„Neue (Monats-)Abrechnungen“ dürfen nur zu Beginn eines
neuen Abrechnungsmonates erstellt werden. Reisetage
innerhalb eines Monates dürfen nur in einer bestehenden
Abrechnung als neuer „Abschnitt“ eingefügt werden.
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3. Programmstart
Um ADP-Travel zu starten benötigen sie lediglich einen internetfähigen
Computer. In ihrem Webbrowser rufen sie bitte die Adresse
https://travel.adpworld.de/marvecs
auf.
Nun können sie sich mit ihrer Personalnummer und ihrem Passwort im
Programm anmelden.
ACHTUNG: Bei der Erstanmeldung setzt sich ihr Passwort aus ihren Initialen
und ihrem Geburtsdatum zusammen.
Beispiel: Karl Müller, 25.02.1956
KM25021956
1. Personalnummer 2. Passwort
3. Anmelden
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4. Der Startbildschirm
Auf dem Startbildschirm sehen Sie alle wichtigen Funktionen von ADP-Travel
auf einen Blick. Über den Startbildschirm sind diese Funktionen schnell und
einfach aufzurufen. Sie können jederzeit über den Button „Home“ in der oberen
Menüleiste zum Startbildschirm zurückkehren.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
- Reisemanagement
o Reisebearbeitung (siehe Punkt 6)
o Neue Reise anlegen (siehe Punkt 5)
o Reiseansicht (siehe Punkt 10)
- Meine Einstellungen
o Passwort (siehe Punkt 12)
- Personen
o Stammdaten ansehen (siehe Punkt 13)
5. Anlegen: neue Monatsabrechnung
ACHTUNG: Eine neue Monatsabrechnung darf nur einmal pro Monat angelegt
werden! Um einen neuen Reisetag zu erfassen fahren Sie fort mit Punkt 3.2
Um eine neue Monatsabrechnung anzulegen wählen sie bitte auf dem
Startbildschirm den Punkt „Neue Reise anlegen“ oder unter dem Punkt
„Reisebearbeitung“ Neue Reise anlegen:
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Nun erfassen sie bitte den Reisemonat für den eine Reisekostenabrechnung
erstellt werden soll. Öffnen sie hinter dem Eingabefeld „Zweck der Reise“ das
Auswahlmenü.
Wählen sie hier den richtigen Reisemonat aus, indem sie auf die entsprechende
„Reisezweckid“ klicken.
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Im Eingabefeld „Reisebeginn“ erfassen sie das Datum der ersten Reise im
ausgewählten Abrechnungsmonat.
TIPP: Über das Kalendersymbol hinter dem Eingabefeld können sie bequem das
Datum auswählen.
Im Eingabefeld „Kommentar“ haben sie die Möglichkeit dem Vorgesetzten oder
der Abrechnungsstelle eine Information zu hinterlassen, die den Reisemonat an
sich betrifft.
Fahren sie fort, indem sie entweder auf „Speichern“ oder „Nächster Schritt
klicken.
Fahren Sie fort mit Punkt 6.2
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6. Monatsabrechnung erweitern und bearbeiten
Um eine Monatsabrechnung mit einem Reisetag oder einem neuen Beleg zu
erweitern, bereits angelegtes zu bearbeiten oder zu löschen, muss der bereits
angelegte Reisemonat aufgerufen werden:
6.1. Der Reisebericht
Der Reisebericht ist die Ausgangslage für die meisten Funktionen in ADP-
Travel. Er dient als Übersicht über den kompletten Reisemonat. Im Reisebericht
können Eintragungen neu angelegt, bearbeitet und gelöscht werden.
Der Reisebericht gliedert sich in drei Bereiche:
- Reiseabschnitte (ACHTUNG: Hier ist ein Reisetag gemeint!)
- Belege
- Kürzungen
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TIPP: Über den Button „Zum Reisebereicht“ können Sie von jeder
Bearbeitungsphase innerhalb eines Reisemonates zurück in den Reisebereicht
springen (der Button befindet sich in den jeweiligen Eingabemasken unten
rechts!)
6.1.1. Tag / Beleg / Kürzung hinzufügen
Um Ihren Reisemonat zu erweitern wählen Sie einfach unter dem gewünschten
Bereich den Button „Hinzufügen“.
Die Eingabemasken für weitere Reisetage, Belege und Kürzungen werden unter
der Punkten 3.2 – 3.4 erläutert.
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6.1.2. Tag / Beleg / Kürzung bearbeiten
Um eine Eintragung zu bearbeiten muss der Eintrag direkt ausgewählt werden
(Klick auf die blaue Schrift).
Nun springen Sie automatisch in die jeweilige Eingabemaske, in der Sie Ihre
Änderungen vornehmen können.
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6.1.3. Tag / Beleg / Kürzung löschen
Um eine Eintragung zu löschen muss dieser mit Hilfe des Auswahlfeldes in der
ersten Spalte markiert werden. Anschließend mit dem Button „Löschen“ den
Vorgang bestätigen.
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6.2. Reisetag anlegen
Um einen neuen Reisetag anzulegen füllen sie bitte folgende Felder aus:
1. Reisedatum von*
2. Uhrzeit von*
3. Reisedatum bis*
4. Uhrzeit bis*
5. Ort von
6. Ort nach
*Pflichtfelder
Auch bei der Reiseerfassung steht ihnen ein Kommentarfeld zur Verfügung.
Hier können sie optionale Angaben zu einer einzelnen Reise erfassen.
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Möchten sie sofort einen weiteren Reisetag eintragen, dann wählen sie
„Abschnitt hinzufügen“.
TIPP: Wollen Sie zum bereits angelegten Reisetag Kürzungen und Belege
erfassen, können Sie diese in dieser Reihenfolgen durch klicken auf den Button
„Nächster Schritt“ nacheinander abarbeiten. Somit sparen Sie sich den Umweg
über den Reisebericht.
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6.3. Kürzung anlegen
Wenn sie unentgeltliche Mahlzeiten während ihrer Reise erhalten haben sind
diese hier zu erfassen.
Geben sie den Tag der erhaltenen Mahlzeit(en) in das Datumsfeld ein und
wählen sie die erhaltenen Mahlzeiten aus, indem sie die Auswahl auf „Kürzung
und Arbeitgeberveranlasst“ stellen.
TIPP: Sparen sie Zeit! Haben sie eine Woche lang, z.B. während eines
Seminars, jeden Tag die gleichen Mahlzeiten erhalten, wählen sie
dementsprechend den Datumszeitraum aus.
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Haben Sie die Kürzung erfasst wählen sie „Speichern“.
Nun sehen sie eine Übersicht über die bereits erfassten Kürzungen. Müssen Sie
während einer einzelnen Reise mehrere unterschiedliche Kürzungen erfassen,
wählen sie „Hinzufügen“.
6.4. Belege anlegen
ACHTUNG: Für Belege, die aufgrund des Belegdatums keiner Reise
zugeordnet werden können, z.B. der Einkauf von Briefmarken an einem
Samstag, muss ein eigener Reisetag angelegt werden. Erfassen Sie den Reisetag
mit einer Reisedauer von einer Minute, z.B. von 00:00 – 00:01.
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Füllen sie bitte folgende Felder aus:
1. Kostenart (d.h. eine Belegkategorie)
2. Belegart
Grundsätzlich ist immer die Belegart zu wählen ohne den Zusatz
„PT“. Wann sie einen „PT“-Beleg auswählen sollen entnehmen sie
bitte ihrer „Projektanlage zur Reisekostenabrechnung“, in der die
für sie relevanten Belegarten aufgelistet sind.
Der Steuersatz ist dem Beleg zu entnehmen. Fehlt auf einem
Beleg eine ausgewiesene Steuer ist dieser ohne Vorsteuer zu
erfassen.
3. Belegdatum
Entnehmen sie das Belegdatum bitte dem Beleg
4. Belegbetrag
Bitte tragen sie hier den Brutto-Betrag ein
5. Kommentar (optional)
Hier können Sie einen Kommentar explizit zu einem einzelnen
Beleg hinterlassen
Wollen Sie einen weiteren Beleg erfassen, dann wählen Sie „Beleg hinzufügen“.
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Sind Sie mit der Belegerfassung fertig bitte die Eingaben „Speichern“.
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6.4.1. Besonderheit Bewirtung
Wird ein Bewirtungsbeleg erfasst und dieser gespeichert erscheint eine
zusätzliche Eingabemaske. Hier müssen wichtige Zusatzinformationen zur
Bewirtung erfasst werden, da diese sonst aus steuerrechtlichen Gründen nicht
erstattet werden darf. Zu diesen Informationen zählen u.a.
Bewirtungsgrund
bewirtete Personen (Vor- und Zuname)
Ort der Bewirtung
Sind Ihre Angaben vollständig speichern Sie den Beleg mit „Speichern“.
6.4.2. Besonderheit Kilometergeld
War es erforderlich mit dem privaten Kfz Dienstfahrten zu tätigen können die
entstandenen Kosten, nach voriger Absprache mit Ihrem RL/PL, mit dem
internen Kilometersatz erstattet werden.
Hierbei ist eine manuelle Errechnung des Erstattungsbetrages notwendig!
Außerdem ist es notwendig, dass Sie die gefahrenen Kilometer, die der
Berechnung zugrunde liegen, im Kommentarfeld erfassen, da sonst eine
Erstattung nicht möglich ist.
Eingabemaske
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6.4.3. Besonderheit Geschenke
Wurden Geschenke gekauft und bei den Besuchen vergeben ist dies nur nach
voriger Absprache mit ihrem zuständigen Regionalleiter möglich!
Bei Geschenken ist der jeweilige Beleg anhand des Einkaufspreises pro
beschenkter Person zu wählen. Näheres dazu erfahren Sie in Ihrer
projekteigenen Belegübersicht.
Bei der Belegart Geschenke sind folgende Dinge besonders zu beachten, da
sonst eine Abrechnung nicht möglich ist:
Erfassen sie bitte im Kommentarfeld immer folgende Angaben:
- Name des Beschenkten
- Art des Geschenkes (Wein, Literatur, etc.)
- Grund für die Schenkung!!!
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7. Kilometer des Dienstfahrzeuges erfassen
Jeden Monat müssen die zurückgelegten Kilometer des Dienstfahrzeuges erfasst
werden. Hierzu legen Sie für den ersten Reisetag einen neuen Beleg für
zurückgelegte Privatkilometer an.
Zusätzlich müssen nun noch Eintragungen im unteren Abschnitt der
Eingabemaske erfasst werden:
Speichern Sie Ihren Beleg wie gehabt.
8. Reisemonat abschließen
Haben Sie sämtliche Eingaben des Reisemonates getätigt, kann dieser Monat
abgeschlossen und online an die Reisekostenabteilung weitergeleitet werden.
Rufen Sie dazu wie immer den Reisebericht auf.
8.1. Bewerten
Bevor Ihre Reisekostenabrechnung verschickt werden kann, muss diese
zunächst bewertet werden. Dadurch wird Ihre Abrechnung auf inhaltliche Fehler
überprüft. Ist die Bewertung ohne Fehlermeldung erfolgt, können Sie am
unteren Ende des Reiseberichtes den vorläufigen Erstattungsbetrag einsehen.
Kostenart: Kilometergeld
Art: Privat gefahrene Km
Belegdatum: erster Reisetag
Anzahl km
Kfz-Kennzeichen
Anfangs Km-Stand (zum 1. des Monats)
Ende Km-Stand (zum letzten des Monats)
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8.2. Reise ausdrucken
Sobald Ihre Reise erfolgreich bewertet wurde, kann diese nun mit Hilfe des
Buttons „Drucken“ ausgegeben werden. Die Ausgedruckte Reise ist von Ihnen
nun zu unterschreiben und zusammen mit den Belegen an Ihren zuständigen
Regionalleiter zu schicken.
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8.3. Reise weiterleiten
War neben der Bewertung auch der Druck erfolgreich muss die Reise nun online
an die Reisekostenabteilung weitergeleitet werden.
ACHTUNG: Wurde die Reise erfolgreich weitergeleitet, können an dieser keine
Änderungen mehr vorgenommen werden.
Dazu wählen Sie den Button „Eingabe abschließen“ und „Weiterleiten“. Nun ist
Ihr Reisemonat zur Abrechnung bereit und Sie können mit einem neuen Monat
beginnen.
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9. Ablehnung einer Reise
Ist Ihre Reiseabrechnung fehlerhaft, nicht unterschrieben oder Ihre Belege sind
nicht sauber aufgeklebt, kann Sie von der Reisestelle abgelehnt werden. Wenn
Ihre Reise abgelehnt wurde, sehen Sie dies im Reisestatus in ADP Travel.
Außerdem erscheint Ihre Reise wieder in der „Reisebearbeitung“ in der Rubrik
„Vorgänge zur Bearbeitung“ und kann demnach wieder von Ihnen korrigiert
werden.
Wenn Sie nun die Reise öffnen können Sie den Grund der Ablehnung, der von
der Reisestelle hinterlegt wurde, einsehen.
Korrigieren Sie bitte nun Ihre Abrechnung und fahren mit Punkt 7 fort.
10. Abgerechnete Reisemonate einsehen
Haben Sie Ihren Reisemonat erfolgreich weitergeleitet kann dieser nun im
System eingesehen werden. Sie finden diese „alten Reisen“ entweder im unteren
Teil der „Reisebearbeitung“ oder in der „Reiseansicht“.
Um ältere Reisen, als diejenigen die angezeigt werden, sehen zu können, müssen
Sie den anzuzeigenden Zeitraum auswählen bzw. erweitern.
11. Reisestatus verfolgen
Anhand der Ansicht Ihrer „alten“ Reisen können Sie auch den momentanen
Bearbeitungsstand Ihrer Reisen einsehen. Dieser kann in der Spalte „Status“
eingesehen werden.
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Zur Kontrolle = Reise liegt der Reisekostenabteilung
zur Bearbeitung vor
Abgerechnet = Die Reise wurde von der
Reisekostenabteilung bearbeitet und
die Überweisung eingeleitet
12. Passwort ändern
Wollen Sie Ihr Passwort vor Ablauf seiner Gültigkeit ändern ist dies über den
Link „Passwort“ von der Hauptseite aus möglich:
Nach der Eingabe des alten sowie des neuen Passwortes inklusive dessen
Wiederholung speichern.
ACHTUNG: Ihr Passwort verliert nach einer bestimmten Zeit seine Gültigkeit.
Ist ihr Passwort abgelaufen werden Sie automatisch nach der Anmeldung in
ADP-Travel auf die „Passwort ändern“-Seite weitergeleitet.
ADP-Travel Handbuch Seite 26
13. Stammdaten ansehen
Über den Link „Stammdaten ansehen“ auf der Hauptseite haben Sie Einsicht
über alle in ADP-Travel hinterlegte Daten zu Ihrer Person.
Dazu zählen:
- Stammdaten (Name, Anschrift, etc.)
- Bankverbindung
- Kostenstellen
Diese Informationen sind von Ihnen nicht veränderbar. Bei Fehlern o.ä. wenden
Sie sich bitte an die Reisekostenabteilung.