Post on 31-Mar-2015
transcript
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
1
E-Mail-Management: Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
2
Agenda
• Einführung: Vom Wert der Information
• Compliance: Rechtliche Anforderungen
• Probleme: Organisatorisches und technisches Umfeld
• Lösungen: E-Mail-Management als Bestandteil von ECM und Records Management
• Zukunft des Informationsmanagements: Das Ziel
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
3
Einführung:
Vom Wert der Information
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
4
Vom Brief zur E-Mail:
qualitative und rechtliche Unterschiede
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
5
E-Mail als Medium der Geschäftskommunikation
Wird E-Mail ein geringer Wert zugemessen?
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
6
E-Mail als Medium der Geschäftskommunikation
• Geschäfte können heute elektronisch per E-Mail getätigt werden
• E-Mails sind dementsprechend originär elektronische Dokumente, Belege, Handelsbriefe, Aufträge, Verträge usw.
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
7
Wir können uns der E-Mail
Kommunikation nicht mehr entziehen!
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
8
• E-Mails sind Dokumente!• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente
aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.
• Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein:• gescannte Seiten• digitales Fax• Farbbilder• Email-Dateien• Screen-Dumps• Output-Dateien• Multimedia-Objekte• Sprachdateien• digitales Video
• Office Dokumente ...
Das elektronische Dokument
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
9
Thesen
"Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie in Prozessen nutzbar gemacht wird."
"Der Umfang einer und die einzusetzende Investition für eine Document-Related-Technologies-Lösung hat sich am Wert der Information zu orientieren"
(aus Ulrich Kampffmeyer, "Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?", 2003)
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
10
Grundsätzliches
• Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der Geschäftsform des Unternehmens abhängig.
• Es existieren jedoch Grundparameter. Z.B. ist ein Großunternehmen, dass lediglich mit Informationen arbeitet, wie eine Bank oder eine Versicherung, anders zu bewerten als ein physische Produkte produzierendes mittelständisches Unternehmen.
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
11
Kriterien
Es sind eine Reihe von verschiedenen grundsätzlichen Kriterien zu berücksichtigen wie z.B.:
• Anteil von Information an der Wertschöpfung des Unternehmens• Nutzung von Information in Prozessen• Nutzung von Information als Wissen• Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von
Information• Bedeutung von Information bei der Erfüllung rechtlicher und
regulativer Vorgaben• Rolle von Information als Steuerungselement der
Unternehmensstrategie• Gewichtung elektronischer Information versus papier- und
menschengebundener Information• Bedeutung von Information in der Entscheidungsfindung und
Planung• usw.
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
12
Gründe zur Archivierung von E-Mails
Wirtschaftliche Gründe
• Direkter Zugriff auf alle Informationen unabhängig vom Empfänger
• Entlastung der Kommunikationssysteme
• Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten Suchfunktionalitäten im Archivsystem
• Sicherung und Bereitstellung von in E-Mails vorhandenen geschäftskritischen Informationen in nachgelagerten Systemen
• usw.
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
13
Gründe zur Archivierung von E-Mails
Rechtliche Gründe
• Anforderungen, basierend auf den Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Informationen
• Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails
• Allgemeine länderspezifische rechtliche Vorschriften
• Dokumentationspflichten zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und deren Nachweis
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
14
Compliance:
Rechtliche Anforderungen
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
15
Compliance
Übereinstimmung mit und Erfüllung vonrechtlichen und regulativen Vorgaben
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
16
Direkte und indirekte Auswirkungen
Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für
einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und
implizite Anforderungen für andere Fälle
Direkte Auswirkungen – Beispiele aus Deutschland• HGB• AO / GDPdU / GOBS• Verrechnungspreisdokumentation
Indirekte Auswirkungen – Beispiele:• Basel II (für „Nicht-Banken“)• BDSG
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
17
Grundsätzlich
• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt!
• Die Anforderungen an die DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
18
Beispiele aus den USA
• Sarbanes Oxley Act• FRCP & eDiscovery
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
19
Sarbanes-Oxley-Act
,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both."
(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)
2006
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
20
Securities und Exchange CommissionSEC (USA)
,, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media."
(Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
21
FRCP & eDiscovery
• Electronic discovery, auch e-discovery oder eDiscovery, bezieht sich auf jeden Prozess bei dem elektronische Daten abgefragt, gefunden, gesichert und gesucht werden, mit dem Ziel, sie bei einem Gerichtsverfahren zu verwenden
• Am 1. Dezember 2006 in Kraft getretenen Änderungen der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP). Elektronisch gespeicherte Information wird ausdrücklich als beweisfähig erklärt.
• Nachdem mit Sarbanes-Oxley bereits die elektronische Information vor Gericht aufgewertet worden war schafft eDiscovery die rechtliche Grundlage für die Anerkennung elektronsicher Informationen in Gerichtsverfahren
• Bei der Ermittlung gilt das als gültig, was von den ermittelnden Behörden vorgefunden wurde
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
22
Rechtliche Regularien in Deutschland und ihre Auswirkungen auf E-Mails
• Nach BGB sind E-Mails im formfreien Geschäftsverkehr rechtsgültige Dokumente.
• In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur verankert, die verwendet werden muss, um eine Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form zu erreichen.
• § 371 ZPO: Beweis durch AugenscheinElektronische Dokumente können Gegenstand des Beweises sein. In dem Fall wird der Beweis durch Vorlegung oder Übermittlung der Datei angetreten. Nicht qualifiziert signierte E-Mails unterliegen als Gegenstand der freien Beweiswürdigung nur dem Augenschein des Gerichts
• §130a ZPO: Elektronisches DokumentElektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, können die Schriftform ersetzen.
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
23
• E-Mail Nachrichten können Geschäftsbriefe sein
• Erweitert die Vorschriften zu Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen um den Zusatz „Geschäftsbriefe, gleichviel welcher Form“
• Pflichtangaben sind somit auch in E-Mail-Nachrichten erforderlich
• Auswirkung auf alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, vom eingetragenen Kaufmann (e.K) über Aktiengesellschaft (AG) bis zur Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• z.B. Erweiterung des § 80 des Aktiengesetz AktG
• In Kraft getreten am 01.01.2007
Gesetz über elektronische Handels-register und GenossenschaftsregisterEHUG
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
24
Mögliche Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung: Deutschland (1)
• Verletzung der Buchführung• Bewertung als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung und
der steuerlichen Buchführungspflicht
• Mögliche Sanktionen: Schätzung des Gewinns nach § 162 II AO Erwirkung der Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld
• Straftat• Wird durch eine unzureichende oder gar manipulative
Archivierung von E-Mails vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand des Unternehmens erschwert, kann dies in bestimmten Fällen als Straftat gewertet werden. (§ 283 ff. StGB)
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
25
Mögliche Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung: Deutschland (2)
• Ordnungswidrigkeit• Eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der
Buchführungspflicht kann eine Ordnungswidrigkeit sein. Bewertung als Steuergefährdung gemäß § 379 AO möglich.
• Schadensersatz• Der Vorstand oder Geschäftsführer kann nach § 93 II AktG bzw.
§ 43 II GmbHG schadensersatzpflichtig sein.
• Persönliche Haftung• Eine persönliche Haftung des Vorstands oder Geschäftsführer
im Rahmen eines mangelnden Risikomanagement nach AktG und GmbHG kommt in Betracht, wenn dieser Entwicklungen, die ein zukünftiges Risiko für ein Unternehmen darstellen, nicht durch ein Risikomanagement überwacht und durch geeignete Maßnahmen vorbeugt.
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
26
Compliance - Gerichtsurteile
• 2004 Deutsche Bank$ 7,5 Mio. für nicht rechtzeitige Herausgabe interner Mails
über Geschäftsvorfälle an die SEC
• Klage zweier Universitäten auf Rückabwicklung eines ERP-Projektes (2001 !!! )
Mailverkehr mit Dienstleister konnte nicht lückenlos nachgewiesen werden
Verstoß gegen HGB und kaufmännische Sorgfaltspflicht
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
27
Regularien: Schweiz
• Ausführungen zu den rechtlichen Grundlagen (OR, ZGB, ArG, GeBoV ) im nachfolgenden Vortrag von Maria Winkler
• Wenn E-Mails geschäftsrelevante Informationen enthalten, müssen sie aufbewahrt werden
• Art der Archivierung unterliegt dem Unternehmen• Datenschutz: Wenn die private Nutzung des E-Mail-
Accounts erlaubt ist, ist eine automatische Archivierung der E-Mails nur mit Zustimmung der Benutzer zulässig
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
28
Probleme:
Organisatorisches und technisches Umfeld
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
29
E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung
sind keine einfachen Themen …
Eine kleine Sammlung ausgewählter Probleme
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
30
Die harte Realität der Informationsbeschaffung
0
5000
10000
15000
20000
25000
1 2
25.000 E-Mails pro Jahr
11.000
E-Mails
pro JahrInformationsbeschaffer
bekommen fast doppelt so
viele E-Mails pro Jahr wie
„normale“ Mitarbeiter eines
Unternehmens
Quellen: Forrester Research, Media Asset Management
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
31
Entlastung für E-Mail-Anwendungen
• Die Bürokommunikationsprogramme quellen über und werden gleichzeitig immer größer und komplexer
• Der Spam-Anteil bzw. der Anteil an unnötigen Mails steigt
• Der Aufwand für die Systemadministration steigt
• Bei E-Mails ist die Identifikation der aufbewahrungspflichtigen, der aufbewahrungswürdigen und der übrigen Dokumente besonders aufwändig, besonders wenn private Nutzung erlaubt ist
• Häufig werden E-Mails und/oder Attachements gedruckt und dann abgelegt
• E-Mails werden vielfach multiplikativ versandt
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
32
E-Mail-Problematik (1)
• Original (mehrere Empfänger, CC, BCC,…)• Lesbarkeit (Anhang, Links, Zeichensätze,…)• Footer wird beim Ausgang automatisch vom Server
hinzugefügt• Firewall verhindert Empfang von E-Mails• Direkter / indirekter Empfang über
Gruppenpostkörbe• Verschlüsselte Mails• Eingangsnachweis - Beziehung zur E-Mail ?• Inkompatibilitäten Outlook Notes Open
Source• E-Mail ist der natürliche Feind von kontrolliertem
Workflow ….
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
33
E-Mail-Problematik (2)
In Deutschland: Nutzung des E-Mail-Anschlusses zu privaten Zwecken
• Datenschutzrecht, Telekommunikationsgesetz und Fernmeldegeheimnis werden relevant
• ohne Zustimmung der Mitarbeiter oder ihrer Vertretung keine Überwachung der Inhalte der Kommunikation zulässig
• private Mail ist grundsätzlich Eigentum des Mitarbeiters, auch nach seinem Ausscheiden
• Kein ungenehmigter Zugriff auf Gruppenpostkörbe erlaubt
• Vereinbarung mit dem Betriebsrat erforderlich
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
34
E-Mail-Problematik (3)
E-Mail mit Text und integrierten Bildern
Umschlag
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
35
E-Mail-Problematik (4)
Email mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
E-Mail mit Text und Attachment PDF
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
PDFWord
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
36
E-Mail-Problematik (5)
Mehrfach geschachtelte Email mit enthaltener Email und Attachments
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
E-Mail mit Text und eingebetteter E-Mail
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
PDFWord
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
37
E-Mail-Problematik (6)
E-Mail mit HTML, Links und Nachladen aus dem InternetJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf
kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg
gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo
itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
E-Mail mit HTMLJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf
kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it
p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
38
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
E-Mail-Problematik (7)
E-Mail mit elektronischer Signatur und Attachment
E-Mail mit Text und elektronischer Signatur
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
E-Mail mit Text und Attachment mit elektronischer Signatur
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
39
Lösungen: E-Mail-Management als Bestandteil von ECM und Records Management
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
40
10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (1)
1. Email-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen.
2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein.
3. Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein.
4. Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen.
5. Auch verschlüsselte Maildokumente müssen lesbar archiviert werden können.
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
41
10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung (2)
6. Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines „Nachsignierens“ abgelaufener Signaturen möglich sein.
7. Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden.
8. Single-Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.
9. Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen müssen erfüllt sein.
10. E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
42
Lösungsstrategie 1Anwender-getriebene Archivierung
Ansatz:• Manuelle Auswahl der zu archivierenden Mails in der Mail-
Umgebung• Der Anwender entscheidet individuell über die Notwendigkeit
zur Archivierung
Merkmale• Überführung von einzelnen Mails und/oder Anhängen in
andere Umgebungen (DMS, Records Management, ECM)• Anwender entscheidet über Speicherkontext und Indizierung• Automatische Übernahme von Metadaten möglich• Recherche nach archivierten Mails außerhalb und/oder
innerhalb der Mail-Umgebung
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
43
Lösungsstrategie 2:System-getriebene Archivierung
Ansatz:• Zentrale server-seitige Auswahl und Ablage der zu
archivierenden Nachrichten • Archivierung nach festgelegten Unternehmensregeln
Merkmale:• Automatisierte Archivierung erfolgt regelbasiert• Archivierung des vollständigen Ein- und Ausgangs oder nur
einer definierten Auswahl• Regelbasierte automatische Klassifikation• Auch teilautomatisierte Ansätze möglich• Automatisierte „Single-Instance“-Archivierung
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
44
Zeitpunkt der Archivierung
ARCHIVIERUNG Automatisch Benutzerinitiiert
FrühAlle E-Mails oder selektiert nach Geschäftsregeln
Eingangsmails: n.a.
Ausgangsmails: Auslösung zugleich mit Versand
SpätSelektierung durch Text Mining und nach Geschäftsregeln
Eingangsmails: Weiterleitung an Archiv durch Empfänger
Ausgangsmails: nachträgliche Auslösung durch Absender oder „Archivar“
Nach Knolmayer, Disterer 2007
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
45
AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
46
Records Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Records Management
• Ablagesystematik• Indizierung und
Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archivverwaltung
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
47
Erfassung Verwaltung Ausgabe
Speicherung
Nutzung
Der Dokumenten-Lebenszyklus
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002
Elektr.Archivierung
© CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
48
• Eingangskontrolle und Nachweis• Filterung und Prüfung• Verteilung• Teilautomatisierte Auswertung• Unterstützung bei der Beantwortung• Zuordnung zu Geschäftsvorfällen• etc.
… erst am Ende steht die Archivierung
E-Mail Management
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
49
E-Mail Management oder Archivierung?
E-Mail-Archivierung steht am Ende der Nutzung,
E-Mail-Management während der Nutzung von E-Mail ist daher die größere Herausforderung.
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
50
„Reine“ E-Mail-Archivierung birgt das Risiko der
Schaffung von Insellösungen
E-Mails müssen auf Grund ihres Inhalts im
Sachzusammenhang archiviert werden –
nicht auf Grund ihres Formates
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
51
E-Mail-Management:
Kür oder Pflicht?
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
52
Das Ziel
Ganzheitliche Enterprise-Content-Management-Strategie
• Universal-Archive für die Speicherung aller Formen von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und Media Assets
• Integration von E-Mails als eine Eingangsquelle• Übernahme von Zuordnung, Analyse, Verwaltung, Wandlung,
Speicherung und Bewahrung • Effiziente Nutzung moderner intelligenter Speichersubsysteme
als Ablageorte effizient nutzt. • Nur Komponenten von ECM-Lösungen wie klassisches
Dokumenten-Management, Records Management, Workflow oder Business-Process-Management erlauben die Zuordnung der Information entsprechend ihres Inhalts zu elektronischen Akten und Prozessen!
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
53
Literatur
Bücking, Jens: Leitfaden E-Mail-Archivierung. http://www.voi.de/media/custom/561_668_1.PDF?loadDocument&ObjSvrID=561&ObjID=668&ObjLa=1&Ext=PDF
Kampffmeyer, Ulrich (2007): Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung. Vortrag auf demSERinForum – eMail Relevanz, Mai 2007
Kampffmeyer, Ulrich (2006): Compliance, Archivierung & E-Mail-Management. Vereon Fokusseminar,05.09.2006, Zürich.
Kampffmeyer, Ulrich (2005): Grundsätze und Herausforderungen der E-Mail-Archivierung. Keynote auf dem DoQ-Seminar „E-Mail-Archivierung“, Juli 2005.
Kampffmeyer, Ulrich (2005): Die 10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung. Vortrag auf der Veritas / KVSRoadshow zu „E-Mail-Archivierung“, Februar 2005.
BITKOM (Hrsg.) (2005): Leitfaden E-Mail-Archivierung. http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Leitfaden_E-Mail-Archivierung_2005-07-13.pdf
Keller, May-Lion (2007): Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails. IT-Recht-KanzleiMünchen. 2007. http://www.it-recht-kanzlei.de/Files/eBooks/eBook_EMail-Archivierung.pdf
Knolmayer, Gerhard; Disterer, Georg (2007): Anforderungsgerechte Dokumentation der EmailKommunikation: Rechtliche Vorschriften, technische Lösungen und betriebliche Regelungsbedarfe. Institut
fürWirtschaftsinformatik der Universität Bern, Arbeitsbericht Nr. 192. Mai 2007.
E-Mail Management:
Kür oder Pflicht?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007
54
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
Webseite, Newsletter, Informationen ...www.PROJECT-CONSULT.com