Grundlagen und Nutzen des elektronischen.Dokumentenmanagements | BeB Behindertenhilfe | Ulrich...

„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und

Diensten der Behindertenhilfe“

Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007

1

Grundlagen und Nutzen des elektronischen DokumentenmanagementsDr. Ulrich Kampffmeyer

„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“

Marburg, 21.05.2007

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH





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2

Agenda

• Grundlagen des Dokumentenmanagements • Anwendungsgebiete von

Dokumentenmanagement-Systemen• Rechtliche Anforderungen • Wirtschaftlicher Einsatz • Erfolgsfaktoren • Strategien und Trends

• Diskussion





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© PROJECT CONSULT 2002

Records ManagementRecords Management

Electronic Document -ManagementElectronic Document -ManagementImagingImaging

MultiMedia-DatenbankenMultiMedia-Datenbanken

Web Content ManagementWeb Content Management

Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management

EAIEAI

BPMBPM

EDMEDM

WorkflowWorkflow

EDMEDM

EDRMSEDRMS

Elektronische ArchivierungElektronische Archivierung

Collaborative CommerceCollaborative Commerce

ASP / DMCOASP / DMCO

Document WarehouseDocument Warehouse

Optical FilingOptical Filing

E-BusinessE-BusinessBusiness Process ManagementBusiness Process Management

Digital SignatureDigital Signature

GroupwareGroupware

Collaborative CommerceCollaborative Commerce

Knowledge ManagementKnowledge Management

Engineering Document ManagementEngineering Document Management

Document Related TechnologiesDocument Related TechnologiesContent ManagementContent Management

ScanningScanning

Media Asset ManagementMedia Asset Management

Enterprise Application Integration

Enterprise Application Integration

COLDCOLD

Digital Rights ManagementDigital Rights Management

DMSDMS

Intranet Repository

Intranet Repository

PortalePortaleDocument Management Document Management

ILMILM

UDM UDM

Digital Asset ManagementDigital Asset Management

MAMMAM

iECMiECM

IDOMIDOM

EDMEDM

Enterprise Content IntegrationEnterprise Content Integration

ECIECI

CMSCMS

DRMDRMREAREA

Revisionssichere ArchivierungRevisionssichere Archivierung

E-Mail ManagementE-Mail ManagementKMKM

ERMERM

IRSIRS

DMDM

WCMWCM

DRTDRT

EDMEDM

Business Process ManagementBusiness Process Management

BPMBPM

CaptureCapture

Output ManagementOutput Management

Multi Channel DistributionMulti Channel Distribution

PreservationPreservation

EAkteEAkte

TCMTCM

IDARSIDARS

VCMVCM

DAMDAM

Elektronische SignaturElektronische Signatur

eSignatureeSignature

Information Lifecycle ManagementInformation Lifecycle Management

Single Instance ArchivierungSingle Instance Archivierung

PreservationPreservation

Compliant Transaction ArchivingCompliant Transaction Archiving

CTACTA

Electronic Records ManagementElectronic Records Management

Single Source Publishing

Single Source Publishing

WorkflowWorkflow

WissensmanagementWissensmanagement

CollaborationCollaboration

Enterprise Content ManagementEnterprise Content ManagementOMSOMS





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Unstructured Content

DefinitionECM Enterprise Content Management

DataBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2001





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Drei Ideen





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ECM als Unternehmensinfrastruktur

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

ManagementDoc MgmtImaging

Domino Exchange RDMSFile

System

Workflow Collaboration

Data WarehousingMining

EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

AP/AR RM/A CRM HRM





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ECM BasisideenIntegrative Middleware

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 1

Integrative Middleware





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ECM Basisideen Dienstekonzept

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 2

Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen





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ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 3

Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp





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Komponenten des Enterprise Content Management





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AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab





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CAPTURE

Human created Recogniton

Indexing

Input Designs

Categorization

• Office Documents • OCR

• Form • HCR

• Rich Media • ICR

• Microfilm • OMR

• Barcode

Application created Forms Processing

E-Forms/Web-Forms• ERP

• XML

• Finacial Applications Aggregation

• E-Billing COLD/ERM

Input





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MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab





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Document Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

DocumentManagement

• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung





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Collaboration

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab Collaboration

• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informationszusammen-

führung





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Web Content Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung





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Records Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Records Management

• Ablagesystematik• Indizierung und

Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung





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Workflow / Business Process Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Workflow / Business Process

Management

• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und

sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung





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STORE

Repositories• File Systems• Content Management Systems• Databases • Data Warehouses

Library Services• Search/Retrieval• Version Control• Check In/Check Out• Audit Trail

Technologies• SAN• NAS• Magneto Optical• DVD• CD-ROM

• Tape• Magnetic Storage• RAID• Optical Disc





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PRESERVE

Archive• Paper• Mikrofilm• NAS/SAN• CAS• WORM• WORM-TAPE

Aussonderung





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DELIVER

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital Rights

Management/

Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital Rights

Management/

Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

Security as ECM Infrastructure

Output





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ECM-Haus

Collaboration

Scanning

Document Imaging

Forms Processing

Recognition

Categorization

Indexing

Document Management

Records Management

E-Mail Management

Digital Asset Management


Business Process

Management

Workflow

EAI

Repositories

Storage

Long-Term Archival

Backup / Recovery

Migration

Content Integration

Search / Retrieval

Syndication

Localization

Personalization

Publish

Paper

CA

PT

UR

EM

AN

AG

E ST

OR

EP

RE

SE

RV

ED

ELI

VE

R

Enabling Web Client other Devices

Usage

PKI DRMUser ManagmentDirectory Service

User RightsManagement

SE

CU

RIT

Y

Firewall

Electronic

Electronic Signature

Fat Client

Entry Exit

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y





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ECM 2006:Was ist neu im Portfolio?

• DAM Digital Asset Management• E-Mail Management• EAI Enterprise Application Integration• Enterprise Search / Retrieval• Content Integration• Backup / Recovery / Continuity• Longterm Archival / Digital Preservation• Migration (Emulation)• Localization / Multi-lingual• DRM Digital Rights Management





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Posteingangserfassung

• Frühes, paralleles, spätes Erfassen• Automatisierung der Informationserfassung• Automatische Posterfassung• Der „einheitliche Postkorb“• Integrationsaspekte• Technische Ansätze• ...






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Auswirkungen Posteingang

• Umfang der Automatisierbarkeit• Organisation; besonders bei stufenweiser

Einführung• Zeitpunkt der Bereitstellung• Abhängigkeit von der Verfügbarkeit• Prozentsatz „richtig“ erkannter Daten und

Aufwände für „Clearing“• Gute Einflussmöglichkeiten auf selbst erstelltes

Schriftgut (Vordrucke, Formulare, Individualbriefe)• Rechtsgrundlagen

• Unterschriften• Papiervernichtung• Elektronisches Posteingangsbuch (zertifizierte

Zeitstempel)





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30

Archivierung von E-Mails

• Rechtsregeln für die E-Mail-Archivierung• Archivierungspflicht für empfangene und

abgesandte Handelsbriefe, § 257 HGB.• „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit

digitaler Unterlagen“• „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter

Buchführungssysteme“





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31

Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (1)

• Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge.

• Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender Mail und Datenvolumina.

• Wiederherstellen der archivierten Mails ohne Informationsverluste

• Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits archivierten E-Mails aus dem führenden Mailsystem. (z.B. Löschen der Anhänge und/oder des Mailtextes)





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Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (2)

• Komprimierung der archivierten Dokumente• Archivierung von verschlüsselten

Maildokumenten• Konvertierung der Anhänge und/oder des

Mailtextes in Bild- bzw. Richtext Formate• Single Instance Archivierung.

(Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.)

• Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller abrechnungsrelevanten Aktionen





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Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-BoxKomponenten: Groupware, E-Mail, Workflow, DMS, Portale

etc.Anwendererwartung:

• Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang, Vorgangsbearbeitung, interne E-Mail, Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box

• Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muss wissen, wo die Information ist“)

• Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität

• Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com

Der „einheitliche Postkorb“






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Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht

Fremdbestimmt EigennutzungDFÜ

E-Mail- Attachment- SignaturFaxPosteingang- Akte- DokumenteInternet-Formular„no-Scans“

Eigenbestimmt

E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenFormulare

IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck

Fremdnutzung

DfüDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung

ECM-Lösung

Vorgangs-bearbeitung

WF DMS Akte

Archiv

Aus-sonderung

Historisches

Archiv





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Postkorb und Aktensicht

Posteingang

Desktop

Persönliche Ablagein Bearbeitung

AktenstrukturAnsicht

Entsorgung

Postausgang

Sortieren,sichten

Stati Journal

JournalJournal





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ePA Elektronische Patientenakte (1)

• Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine Zusammenstellung aus zentraler elektronischer Sammlung und Verwaltung aller den Krankheits- und Behandlungsverlauf eines Patienten betreffenden Daten (Diagnosen, Behandlungsverlauf, etc.). Dabei werden die Informationen aller beteiligten medizinischen Bereiche mit deren jeweiligen geeigneten Formaten bzw. Medien zusammengefasst und verfügbar gemacht.





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ePA Elektronische Patientenakte (2)

• Man kann zwischen patientengeführten Patientenakten und Leistungserbringer geführten Patientenakten unterscheiden:

• Die patientengeführten Akten, legt sich der Patient selbst bei entsprechenden Serviceanbietern an und gibt den einzelnen an seiner Behandlung beteiligten Ärzten Zugriff darauf.

• Die Leistungserbringer geführten Patientenakten dagegen stellt ein medizinischer Leistungserbringer (in der Regel ein Krankenhaus) den an der Behandlung von Patienten in seinem Einzugsbereich beteiligten Leistungserbringern eine Patientenakte zur Verfügung in welche sie (nach Einwilligung des Patienten) gemeinsame Patienteninformationen einstellen.





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38

Elektronische ArchivierungBegriffe

• Records Management• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem

„Records Management“ zusammen mit „Preservation“ im englischen Sprachgebrauch

• Langzeitarchivierung• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die

Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren

• Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten





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Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:

• Ordnungsmäßigkeit • Vollständigkeit • Sicherheit des Gesamtverfahrens • Schutz vor Veränderung und Verfälschung • Sicherung vor Verlust • Nutzung nur durch Berechtigte • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen • Dokumentation des Verfahrens • Nachvollziehbarkeit • Prüfbarkeit






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Workflow

• Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen• Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von

zusammen hängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten

• Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (z.B. Fach anwendungen) und Dokumente (z.B. Office-Produkte)

• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung

• Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität

• Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse der Bearbeitung

• Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen





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Collaboration

• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes

Bearbeiten von Informa tionen• Wissensbasen über Skills, Ressourcen und

Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen

• Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere

• Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing

• Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung





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Automatische Klassifikation

• Die zweite Generation wurde inzwischen so verfeinert und auch durch neue mathematische Verfahren ausgebaut

• Zu unterscheiden sind die Ansätze:• Klassifikation bei der Erfassung zur Schaffung besserer

Ordnung, Verteilung von Information und Indizierung• Klassifikation bei der Suche zur Verbesserung und

Strukturierung der Ergebnisse

• Die Technologie wird matur und die Erkennungsraten sind für normale Anwendungen mehr als ausreichend





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Elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur entspricht...

„Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit

ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“

§2 SigG





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Elektronisch signierte Dokumente

• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist.

• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers.





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eGK elektronische Gesundheitskarte (1)

• Die elektronische Gesundheitskarte soll die Kranken-versicherungskarte ersetzen, um die Datenübermittlung zwischen Patienten und medizinischen Dienstleistern kostengünstiger, schneller und einfacher zu gestalten.

• Die Gesetze sahen ursprünglich vor, dass die Karte neben einem Foto des Versicherten auch Angaben für die elektronische Übermittlung ärztlicher Verordnungen enthält. Diese Vorgaben konnten bisher auf Grund von technischen und/oder organisatorischen Problemen nicht komplett umgesetzt werden.

• Die eGK soll strukturell in zwei Teile gegliedert werden:• Administrativer Pflichtteil

• Freiwilliger medizinischer Teil





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eGK elektronische Gesundheitskarte (2)

• Administrativer Teil:• Hier werden Daten wie z.B. Geburtsdatum,

Krankenkasse oder Adresse gespeichert. Änderungen lassen sich direkt auf die Karte schreiben, was zu Kosteneinsparungen führen soll. In diesem Teil soll weiterhin das eRezept gespeichert werden, bzw. bei umfangreichen Ver-schreibungen ein Hinweis auf einen zentralen Lagerort. Alle vertraulichen Angaben werden verschlüsselt abgelegt und können nur nach Eingabe einer PIN bzw. in Arztpraxen gelesen werden.

• Freiwilliger medizinischer Teil• Dieser enthält direkt auf der Karte Angaben zur Notfall-

versorgung und eine Dokumentation der eingenommenen Medikamente. Weitere Angaben, wie z.B. die elektronische Krankenakte, werden auf einem zentralen Server gespeichert und lassen sich von dort über eine gesicherte Verbindung abrufen.





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Der Kunde

• Gesetzliche Krankenkasse• Ca. 700.000 Versicherte• > 1000 Mitarbeiter • Bundesweit aktiv• 5 Geschäftsstellen





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Das Projekt

Konzept, Auswahl und Begleitung der Einführung einer elektronischen Aktenlösung mit automatisierter Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse

• Wirtschaftlichkeitsanalyse• Realisierungskonzept• Pflichtenheft, Konzept für elektronische Signaturen• Ausschreibungsverfahren• Fachkonzept, Scann-Konzept• Unterstützung des Projektmanagements• Verfahrensdokumentation• Unterstützung der Abnahme durch das BVA• u.a.





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Das Projekt

Konzept, Auswahl und Begleitung der Einführung einer elektronischen Aktenlösung mit automatisierter Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse

• Wirtschaftlichkeitsanalyse• Realisierungskonzept• Pflichtenheft, Konzept für elektronische

Signaturen• Ausschreibungsverfahren• Fachkonzept, Scann-Konzept• Unterstützung des Projektmanagements• Verfahrensdokumentation• Unterstützung der Abnahme durch das BVA• u.a.

Teil der Anforderungen

des BVA oder rechtliche

Anforderungen





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Das Projekt (2)

Zielsetzung • Elektronische Prozessunterstützung in der

Sachbearbeitung• Rationalisierung der Verwaltungsabläufe

• Zeitrahmen• Konzept und Ausschreibung: 2003 – 2005• Implementierung: 2005 / 2006• Weitere noch laufende Unterstützung

• PROJECT CONSULT Team• Projektleitung und fachliche Unterstützung: Dr. Joachim Hartmann• Strategie- und Managementberatung: Dr. Ulrich Kampffmeyer





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Automatisiertes Posteingangsverfahren

CRM

Andere

Output-Management

IS KV

oder SAP

Post-eingang

Scannen Erkennung Vali-dierung

Workflow

Archiv

DMS

Kontrolle + El. Signatur





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Das Vorgehen

• Wirtschaftlichkeitsanalyse• Realisierungskonzept• Vorstandsentscheidung • Pflichtenheft • EU-weites Ausschreibungsverfahren• Fachkonzept und Pilotierung im Arbeitgeberbereich

mit ca. 70 Mitarbeitern• Dezentrales Scann-Konzept• Ausweitung auf den Versichertenbereich• Verfahrensdokumentation• BVA-Abnahme





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Das Auswahlverfahren

EU-weite Ausschreibung nach öffentlichem Vergaberecht : Eingeschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb

• Ca. 50 Teilnahmeanträge• 11 vorqualifizierte Teilnehmer an der Ausschreibung• Standardisierter Ausschreibungstext, einheitlicher Aufbau

der Angebote• 2 Angebote scheiden wegen Nichterfüllung der K.O.-

Kriterien aus• Lösungspräsentation auf Basis vorgegebener Szenarien• Mindestlaufzeit dieses Verfahrens wegen der

vorgeschriebenen Verfahrensfristen: 5 Monate ab Veröffentlichung der Ausschreibung





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Die kritischen Faktoren im Projekt

• Bei geringen fachlichen Unterschieden entscheidet bei einer öffentlichen Ausschreibung weitgehend der Preis. Empfehlung: relativ hohe Gewichtung von Referenzen und Lösungspräsentation

• Trotz einheitlich vorgeschriebenem Aufbau der Angebote in Teilen eingeschränkte Vergelichbarkeit

• Insolvenz eines Subunternehmers führte zu Mehraufwand

• Verhandlungen mit dem Betreiber der Lösung (Outsourcing) dauerten wesentlich länger als geplant, dadurch verzögerte Einführung bzw. Änderung des Einführungskonzepts erforderlich

• Der Aufwand für die Pflege der Prozesse und des Aktenplans wurde unterschätzt





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Der Projekterfolg / Nutzen

• 10 - 15 % Einsparungen in der Sachbearbeitung in den Bereichen, in denen die Lösung eingeführt ist

• Hoher Aufwand für das Projektmanagement zahlte sich in einer weitgehend problemarmen Einführung aus

• Schnelle Akzeptanz bei den Anwendern trotz anfänglicher Bedenkenträger





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Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben

Compliance: Definition





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• Authentizität• Vollständigkeit• Nachvollziehbarkeit• Zugriffssicherheit• Geordnetheit • Integrität• Auffindbarkeit• Reproduzierbarkeit• Unverändertheit• Richtigkeit• Prüfbarkeit• Portabilität• Vertrauenswürdigkeit

Compliance: Grundsätzliche Kriterien





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Gesetzesgrundlagen in Deutschland

Abk. Name Jahr

AktG Aktiengesetz 2007

AO Abgabenordnung 2006

BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006

BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006

BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006

BBankG Bundesbankgesetz 2006

EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister 2007

EStG Einkommensteuergesetz 2006

EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000

GwG Geldwäschegesetz 1997

GmbHG Gesetz betreffend die GmbH 2006

HGB Handelsgesetzbuch 2006

IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz 1997





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Gesetzesgrundlagen in Deutschland

Abk. Name JahrInvZulG Investitionszulagengesetz 2004

KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998

ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002

SigÄndG Signaturänderungsgesetz 2004

SigG Signaturgesetz 2005

TDG Teledienstegesetz 2006

TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001

TKG Telekommunikationsgesetz 2007

UMAGGesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts 2005

UStG Umsatzsteuergesetz 2006

UmwG Umwandlungsgesetz 2006

VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz 2004

VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften 2002

ZPO Zivilprozessordnung 2006





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Verordnungen in Deutschland

Abk. Name Jahr

GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2002

GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002

GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1997

SigV Signaturverordnung 2001

SRVwVAllg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999





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Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Relevante Kostenarten

Arbeitskosten für Archivierungs- undRetrievalfunktionen• Dokumenteneingang und -ersterfassung,

Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und -wartung, Benutzerbetreuung

Sachkosten• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,

Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten

Einführungskosten• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,

interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung, Migration vorhandener Informationen

• (gegebenenfalls externer Scanservice)

Kapitalkosten





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Nutzenpotenziale

verbesserteProzesse

Informations-verfügbarkeit

Informationsschutz

Qualität derArbeitsergebnisse

Kundenzufriedenheit

Mitarbeitermotivation

neue Services/Produkte

verbesserteOrganisationsstruktur

Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition

Raumkosten

Personalkosten

technische Ausstattungz.B.:

PapierlogistikMikroverfilmung

administrativer Aufwand





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Wirtschaftlichkeit

Wirtschaftlichkeit

Leistungen

Leistungen

Kosten

Kosten

Leistungsdifferenz

Ist-Zustand vor ECM-Einführung

Soll-Zustand nach ECM-Einführung

Kostendifferenz





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Kosten / Nutzen„Quantitativ versus Qualitativ“

Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen

• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten

• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel

• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport

• Reduktion Raumkosten

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien

• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung

• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe

• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer

• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung

• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung


Eher gering

das weitaus

höhere

Potenzial





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69 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002







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Nutzenerwartung bei Unternehmen ohne ein DMS System

Quelle: VOI-DMS Marktstudie





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71

Gründe für DMS-Projektabbruch

Quelle: VOI-DMS Marktstudie





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Vorbereitungen ECM – Projekt

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?

• Ich weiß bereits so schon, was ich will• Für das bisschen Archivierung setze ich mich

eine halbe Stunde hin und schreib das Konzept mal eben runter

• Die ganzen Begriffe sind nur Marketing, das wird das Produkt schon leisten





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Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?


• DMS ist kein geschäftskritisches System• Eine kleine kostengünstige Lösung für das

bisschen Archivieren und Recherchieren reicht schon aus

• Warum soll ich mir über eine Lösung für ein paar Zehntausend DM große Gedanken machen





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Was muss vorbereitet werden?



• Technische Rahmenbedingungen• Fachliche / organisatorische Anforderungen• Rechtliche Anforderungen• Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP• Lösungsarchitektur: Quellen, Repository,• Standards, Formate, Schichten, Integration...• Wirtschaftlichkeit...





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Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?




• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?• Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind

vorhanden:• Lösungsansätze• Technische Spezifika• Anbieter- / Produkt-Markt

• Wie grenze ich Anforderungen/Komponentenvoneinander ab?





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Welcher Partner kommt überhaupt in Frage?

Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?




• Unser Softwarehouse für die Anwendungslösung• Unser „Haus- und Hofberater“• Die Beratungskollegen unserer Wirtschaftsprüfer• Die Top Ten der Consultinggesellschaften • Freie Berater aus der DMS-Branche• Beratungshäuser / Integratoren aus der DMS-

Branche• Spezialberatungen für ECM





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ECM-Trends

• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste

• „Enabling“ von und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen• Rezentralisierung, ASP und SaaS• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser, Portale und

AJAX• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und

Dokumenten• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management• Directory Services für übergreifende Berechtigungen• Elektronische Signatur• Web Content Management als Bestandteil von Enterprise Content

Management• Collaboration statt vordefiniertem Workflow• Konsolidierung und Konvergenz – beim Anwender wie im Markt





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ECM / DMS

WCM

Groupware /

OfficePrint

ERPOutput

Management

Fachverfahren Datenbanken

Speicher





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ECM

WCM

Groupware /

OfficePrint

ERPOutput

Management

Fachverfahren Datenbanken

Speicher





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Differenzierung des Produktangebotes

• Basisfunktionalität• Spezialisierte Lösungen• ECM – Suiten• Komponenten & Dienste

• Kommerzielle Produkte• Semi-kommerzielle Open Source Produkte• Open Source Freeware• SaaS Software as a Service





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Content centric applicationsnach Forrester





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Magic Quadrant der Gartner Gruppe 2006





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Sieben Thesen

(1) Compliance Overflow

(2) Risk Management

(3) Informationsabhängigkeit

(4) Informationsflut

(5) Informationslücke

(6) Informationsbewertung

(7) Gesellschaftliche Verantwortung





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„Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“

Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999





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Referent:Dr. Ulrich KampffmeyerE-Mail: [email protected]

Vortragsfolien und Handout in elektronischer Form:www.PROJECT-CONSULT.com Im Bereich „Handouts“ Passwort abrufen

Newsletter, Glossar, Standards, Rechtsfragen, Artikel:www.PROJECT-CONSULT.com

Archiv mit PROJECT CONSULT Beiträgen in 5 Sprachen:www.pcnewsletter.coextant.com

Bewertung von ECM-Software durch Anwender:www.benchpark.de

Date post:	31-Mar-2015
Category:	Documents
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