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Digitalisierung und Automatisierung in der
Verwaltung
Buchhaltung – Belege abtippen war gestern?
Gneist Consulting Team (GCT) 2
GCT – Gneist Consulting Team
22
Gneist Consulting Team (GCT)www.gct-beratungszentrum.at
office@gct-beratungszentrum.at
.Wr. Neustadt
Mag. Thomas Bürgstein
Steuerberater und
Geschäftsführung GCT
Wiener Neustadt
Steuerberatung Unternehmensberatung
•Buchhaltung
•Lohnverrechnung
•Bilanzierung
•strl. Beratung
•Betreuung bei
Prüfungen
•Controlling
•Kostenrechnung
•Budgetierung
•Finanzierung
•Sanierung
•Restrukturierung
•Wirtschaftsmediation
•Strategieberatung
•IT-Check
Mag. Manuela Draskovits
Steuerberaterin und
Geschäftsführung GCT Wien
Gneist Consulting Team (GCT)
Inhaltsverzeichnis
• Einzug der Digitalisierung
• Österreich im internationalen Vergleich
• Studie von Deloitte
• Zeitlicher Wandel – Buchhaltung einst, heute und morgen
• Exkurs: Elektronische Rechnungslegung
• Organisation im Rechnungswesen
• Lösungsansätze heute
• Chancen und Möglichkeiten der digitalen Veränderung
• Faktoren der digitalen Transformation – Beispiel anhand einer Steuerberatungskanzlei
• Ergebnisse einer wissenschaftlichen Arbeit zum Thema digitale Transformation aus der Schweiz
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Gneist Consulting Team (GCT)
Digitalisierung - Begriffsbestimmung
• Umwandlung von analogen in digitale Daten
• Allzeitverfügbarkeit und Zugänglichkeit
• Big Data (Sammeln und systematische Auswertung großer Datenmengen)
• Cloud Computing (Speichern auf externen Servern)
• Entwicklung von intelligenten Prozessen
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vgl. WKO: Digitalisierung der Wirtschaft 2015/05
Gneist Consulting Team (GCT)
Österreich im internationalen Vergleich
• DESI – Digital Economy and Society Index
misst Performance und Entwicklung im Bereich Digitalisierung und digitaler Wettbewerbsfähigkeit
Wert zwischen 0 und 1, wobei Österreich 2015 einen Gesamtwert von 0,48 aufweist und mit Rang 13 im Mittelfeld rangiert
„Gruppe von Staaten mit mittlerer Leistungsfähigkeit, in der es unterdurchschnittlich abschneidet“
Folgende Bereiche werden gemessen:• Konnektivität (0,56 – Rang 13)• Humanressourcen (0,57 – Rang 12)• Internetnutzung (0,36 – Rang 24)• Integration der Digitaltechnik (0,37 – Rang 13)• Digitale öffentliche Dienste (0,5 – Rang 10)
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vgl. WKO: Digitalisierung der Wirtschaft 2015/05
Gneist Consulting Team (GCT)
Staat gefordert für Rahmenbedingungen
• Ausbau der digitalen Infrastruktur
• Unterstützung von innovativen Startups
• wirtschaftspolitische Rahmenbedingungen verbessern sowie Anreize zur Investitionssteigerung setzen
• Cyber Security
• Bildung und Arbeitsmarkt
• Bewusstseinsbildung hinsichtlich der Herausforderungen von IKT
• Mitwirkung an der Gestaltung der europäischen Politik
• Meinungsbildung in der Gesellschaft und bei Sozialpartnern
• österreichische Mitwirkung an der internationalen Normungsarbeit
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vgl. WKO: Digitalisierung der Wirtschaft 2015/05
Gneist Consulting Team (GCT)
Einzug der Digitalisierung – ein Querschnitt
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Gneist Consulting Team (GCT)
Industrie 4.0
• Verknüpfung von industriellen Prozessen und Technologien sowie den dazugehörigen Geschäftsprozessen mit den neuen Informations- und Kommunikationstechnologien
• Verleihung einer künstlichen Intelligenz entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens
• alle am Produktionsprozess beteiligten Komponenten kommunizieren miteinander (Maschinen, Lagersysteme, Betriebsmittel, Aufträge, Betriebsmittel,…)
• Verschmelzung der realen mit der virtuellen Welt
• Schaffung neuer Geschäftsmodelle, bessere Kontrollen, mehr Transparenz, neue Werbe- und Kommunikationsmöglichkeiten, Vertriebsmöglichkeiten
• Auslagerung von Dienstleistungen leichter möglich (jederzeitiger Zugriff)
• notwendige Veränderung im Arbeitsablauf, der Arbeitsstruktur und der Arbeitsgestaltung notwendig
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vgl. WKO: Digitalisierung der Wirtschaft 2015/05
Gneist Consulting Team (GCT)
Studie von Deloitte Österreich – Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen
• teilgenommen haben 136 Unternehmen
• davon gehört der Großteil der Unternehmen dem Handel- und Dienstleistungssektor sowie der Fertigungsindustrie an
• die Größe der befragten Unternehmen: 46 % groß, 26 % mittel, 28 % klein
• Fragen zu den Themen
– Digitalisierung/Automatisierungsgrad
– Systemlandschaft
– Purchase-to-Pay Prozess
– Order-to-Cash Prozess
– Reporting
– Ausblick
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•Umsatz in MEUR
•Bilanzsumme in MEUR
•Mitarbeiter
KLEIN
•< 10
•< 5
•< 10
MITTEL
•10 – 40
•5-20
•10-50
GROSS
•> 40
•> 20
•> 50
Gneist Consulting Team (GCT)
Studie von Deloitte Österreich – Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen
Wichtigste Erkenntnisse:
• rund 50 % der Unternehmen hat OCR (Optical Character Recognition) im Einsatz
• 60 % der Unternehmen digitalisieren alle Papierrechnungen
• rund 26 % der Befragten entsorgen den Originalbeleg nach Digitalisierung
• 20 % der Unternehmen führen einen vollständigen elektronischen Bilanzakt
• elektronischer Datenaustausch mit Banken ist bereits gut etabliert und stark verbreitet
• 67 % der Unternehmen geben an, dass sie die Möglichkeiten die ihr ERP-System bietet, derzeit nicht voll
ausschöpfen
• 30 % der Unternehmen erhalten E-Rechnungen in einem einspielbaren Format
• knapp 50 % der Unternehmen drucken ihre Ausgangsrechnungen für die Ablage aus
• über 50 % der Unternehmen haben trotz Digitalisierung die Ablage nicht verändert
• über 60 % der Unternehmen drucken elektronisch einlangende Eingangsrechnungen nach wie vor aus
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Gneist Consulting Team (GCT)
Studie von Deloitte Österreich – Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen
Ausblick für die nächsten 10 Jahre
Relevante Themen (Absteigend sortiert)
• Automatische Verbuchung von ER (rund 65 %)
• Digitalisierung der Rechnungen (rund 60%)
• Papierlose Buchhaltung (rund 50 %)
• Elektronischer Freigabeprozess (rund 45 %)
• Automatische Bankverbuchung
• Elektronischer Bestellprozess
• Papierloses Büro
• OCR
• Automatische Verbuchung von AR
• Online FIBU
• Nutzung von Cloud-Diensten
• XML-Rechnungen
• EDIFACT-Rechnungen
• ZUGFeRD
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Gneist Consulting Team (GCT)
Digitalisierung als Treiber für den Wandel
Jahre, welche für eine Innovation benötigt wurden bis sie durch ¼ der Bevölkerung genutzt wurden
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www.strategy-transformation.com
Gneist Consulting Team (GCT)
Beispiele des zeitlichen Wandel
• KFZ – selbstfahrende werden getestet
• Kommunikation – Telefon – Mobiltelefon – Smartphone
• Bestellungen Katalog – Internet
• Unternehmen: Brief – E-Mail
• Unterlagenaufbewahrung: riesige Lager – Serveranlagen – Cloud
• …
• …http://www.bbc.com/news/technology-34066941
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Gneist Consulting Team (GCT)
Merkmale der digitalen Welt
• Informationsverfügbarkeit
– Allgegenwärtige
• Virtualisierung
– Soziale
• Mobilität
– Absolute
• Erreichbarkeit
– Permanente
– Lokalisierung
• Technologien
– Leistungsfähige
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www.strategy-transformation.com
Gneist Consulting Team (GCT)
Digitalisierung und Steuerberatung?
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Studie von Universität Oxford und Deloitte
Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Roboter
die Aufgaben von uns Menschen übernehmen?
Gneist Consulting Team (GCT)
10 am meisten und wenigsten gefährdetsten Jobs
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Hoch gefährdet Gering gefährdet
Gneist Consulting Team (GCT)
Digitalisierung im nicht operativen Bereich
• Konzentration sehr häufig auf den operativen Bereich – Effizienzsteigerungen sind (meistens) leichter messbar
• sehr häufig weniger beachtet aufgrund gewachsenen Strukturen und zu wenig Fachkenntnis der Führungskräfte
• kann je nach Größe und Beschäftigungsstruktur viele Kosten und Nerven sparen
• bereits sehr gute Sofware-Anbieter am Markt
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Gneist Consulting Team (GCT)
Beispiele für nicht operative Unternehmensbereiche
• Sekretariatstätigkeiten
• Rechnungswesen (Buchhaltung)
• Belegarchivierung
• Mitarbeiterverwaltung (Anmeldung, Abrechnung, Ausbildung,…)
• Hardware/Software Ausstattung
• Marketing
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Gneist Consulting Team (GCT)
Buchhaltung früher, heute und morgen
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Früher Ruf-Buchhaltung: händisch, Fehler schwer zu finden, EDV-unabhängig
Gneist Consulting Team (GCT)
Buchhaltung früher, heute und morgen
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Buchhaltung heute (gestern): manuelle Erfassung der Belege, EDV-basiert, Erleichterung bei Weiterverarbeitung und Auswertungen
Gneist Consulting Team (GCT)
Buchhaltung früher, heute und morgen
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Buchhaltung morgen: automatische Erfassung und Verarbeitung der Daten der Geschäftspartner, EDV-basiert, lediglich Kontrolltätigkeiten
Statt Rechnungen werden Dateien übermittelt, die eingelesen und verbucht werden.
Voraussetzung: Definition einheitlicher Dateiformate durch den Gesetzgeber
Gneist Consulting Team (GCT)
Beispiel des Buchhaltungswandels
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• Händische Buchführung
• Händische Buchführung mit Durchschlag
• Buchführung mit mechanischer Schreibmaschine
• Buchführung mit elektronischer Schreibmaschine mit Speicherfunktion
• Buchführung mit Personal Computer
• Buchführung mit Personal Computer und spezieller Software
• Buchführung mit Personal Computer, teilweise automatische Verbuchung
• Buchführung mit Personal Computer, großteils automatische Verbuchung
• Buchführung ohne Personal Computer, vollautomatische Verbuchung
Status Quo
Verg
angenheit
Zu
kunft
?
Gneist Consulting Team (GCT) 23
Exkurs: Elektronische Rechnungen
Übersicht der elektronischen Rechnungslegung:
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Elektronische Rechnung im allgemeinen
Geschäftsverkehr
Elektronische Rechnung an den Bund
freiwillig / verpflichtend freiwillig, nur Zustimmung des Empfängers erforderlich
verpflichtend
Formate verschiedenste Formate möglich; zB Textdatei, pdf, xml, etc.
nur bestimmte genau definierte Formate erlaubt:ebInterface (oder Peppol)
Übertragungswege viele Übertragungswege, zBE-Mail, E-Mail-Anhang,web-download, SMS, MMS, Fax, etc.
Unternehmensserviceportal USP (oder PEPPOL-Transport-Infrastruktur)
entnommen aus Arbeitsbuch Oberlaa 2014
Achtung: Mehrfachausstellung führt zu mehrfacher Umsatzsteuerschuld!!!
Gneist Consulting Team (GCT) 24
Exkurs: Elektronische Rechnung an den Bund
• verpflichtend seit 01.01.2014
• genau definierte Rechnungsformate und Übertragungswege
• Bund = Bundesdienststellen:
– Finanzämter, Ministerien, Zollämter, Polizeidirektionen, Justizanstalten, Gerichte, Schulen, Kasernen, Botschaften,…
• keine Bundesdienststellen sind:
– Arbeitsmarktservice, ASFINAG, Gemeinden und Länder, Krankenanstalten, Magistrate, ÖBB, Universitäten, Nationalbank, Wiener Zeitung,…
• Rechnungen haben zusätzliche Angaben zu enthalten:
– Lieferantennummer, die der Auftragsnehmer von der Bundesverwaltung zugeordnet wurde (wird bei Beauftragung mitgeteilt
– Auftragsreferenz (wird ebenfalls bei Beauftragung mitgeteilt)
– Positionsnummer(n), wenn diese Nummern in der Beauftragung angegeben wurden
– Bankverbindung (IBAN und BIC)
– Zahlungsbedingungen sowie
– E-Mail-Adresse des Vertragspartners
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Gneist Consulting Team (GCT)
Exkurs: Elektronische Rechnungen an den Bund
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Grundsätzlich sind alle Leistungen an den Bund mittels E-Rechnung abzurechnen (gilt auch für
Privatpersonen)
Ausnahmen:
• Bar- und Kreditkartenzahlungen
• Mieten und Mietvorschreibungen inkl. Leasingverträge
• Versicherungsverträge
• Sachverständige und Dolmetscher (für den Anspruch auf eine Gebühr)
• Gebühren und Abgaben
• Förderungen (Rechnungen, die dem Fördergeber zum Nachweis vorgelegt werden)
• Kostenersätze (z.B.: Schöffe, Geschworene)
• Mitgliedsbeiträge
• Nicht-wirtschaftliche Dienstleistungen (z.B.: Beiträge für die gesetzliche Sozialversicherung)
Gneist Consulting Team (GCT)
Exkurs: Aufbewahrungspflichten Bundesabgabenordnung (BAO)
• Umfasst alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.)
• Aufbewahrungsfrist beträgt allgemein sieben Jahre. Fristlauf beginnt mit Schluss des Kalenderjahres. Zum Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom 20. Jänner 2010 muss bis zum 31. Dezember 2017 aufbewahrt werden. Die Frist verlängert sich auf zwölf Jahre bzw. 23 Jahre betreffend Grundstücken bzw. bei anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren sind die Unterlagen trotz Fristablaufes weiter aufzubewahren.
• Bei EDV-Buchführung oder EDV-Aufzeichnungen sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren.
• Die Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe gewährleistet ist.
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Gneist Consulting Team (GCT)
Organisation im Rechnungswesen
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Beispiele aus Vergangenheit und Zukunft
Gneist Consulting Team (GCT)
Organisation im Rechnungswesen – Beispiel anhand einer Eingangsrechnung aus Vergangenheit
ER
Sekretariat Bereichs-
verantwortlicher
Stempel und Liste Vermerk und Liste
Buchhaltung
Nummeriert,
Vermerk,
Liste, buchen
ER ER
Zahlscheine
oder
Liste
Überweisungen
Gneist Consulting Team (GCT)
Organisation im Rechnungswesen – Beispiel anhand einer Eingangsrechnung aus Vergangenheit
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Geschäftsführer
Liste
Überweisungen
Vermerk
Zahlscheine
oder Buchhaltung
Listen
Überweisungen
• zahlreiche Listen
• zahlreiche Vermerke
• ange Durchlaufzeiten
• Beleg nicht für alle
Beteiligten jederzeit
einsehbar
Ablage
Gneist Consulting Team (GCT)
Lösungsansätze heute – bei ausgelagerter Buchhaltung
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Unternehmer (Sekretariat) scannt die Belege, erfasst mit geeigneter
Software und leitet diese zur Freigabe an Verantwortlichen weiter
Verantwortlicher gibt elektronisch frei, hinterlegt die Kostenstelle
GCT verbucht die Belege wöchentlich
GCT generiert einen Zahlungsvorschlag
GCT generiert einen Mahnvorschlag
GCT erstellt monatliche Auswertungen (zB Erfolgsverlgeiche)
Unternehmer gibt Zahlungs- und Mahnvorschlag frei
GCT erstellt den Datenträger für die Überweisung, stellt
diesen in das Netbanking
GCT versendet die Mahnungen
Unternehmer
Unternehmer
Unternehmer
GCT
GCT
Unternehmer haben mehr Zeit für das Wesentliche
Software
Gneist Consulting Team (GCT)
Lösungsansätze heute – Status Quo
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Software
• nach Eingang sofort in Software erfasst
• keine zusätzlichen Listen erforderlich
• für jeden (Berechtigten) gleichzeitig aufrufbar
• strukturierte Ablage
Offene Posten Liste nach Lieferanten
Zahlungsvorschlag
Mahnvorschlag (bei Kunden)
Auswertung jederzeit
Datenträger hochgeladen
Mahnungen versendet
Gneist Consulting Team (GCT)
Erfahrungen von GCT
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Gneist Consulting Team (GCT)
Lösungsansätze heute
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Lösungsansätze heute - Status quo
Vorteile der Digitalisierung
Digitaler Workflow
Scan der Rechnungen direkt beim Posteingang
Digitale Weiterleitung der Rechnungen zur Freigabe an die Verantwortlichen
Archivierung in einem revisionssicheren Archiv
Vorteile
Automatisches Auslesen von Rechnungsinformationen
Trennung Erfassungsarbeit – Kontierung
Unmittelbare Weiterleitung der Rechnung
Möglichkeit der parallelen Kontrolle und Freigabe
Ergänzung der Rechnung durch Daten (Kostenstelle, etc.)
Gneist Consulting Team (GCT) 34
Lösungsansätze heute - Status quo
Zeitersparnis durch automatisches Auslesen von
Rechnungsdaten
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Liefert bessere Informationen zur Steuerung der
Lieferantenzahlungen
Erfassung der Eingangsrechnung bei Posteingang und zentraler Zugriff auf dies Informationen verringert Mehrfacheingaben
Nutzen der Digitalisierung
Digitale Archivierung von Rechnungen ermöglicht den Zugriff und Verknüpfung der Dokumente mit Prozessen und Geschäftsdaten
Ortsunabhängige Bearbeitung (z.B. „Home-Office“) - Mobilität
Keine physische Ablage und Einsparungen von Raumbedarf
Finden statt suchen im Archiv bringt mehr Zeit für die Kontrolle der Daten im Rechnungswesen (elektronische
Suchfunktionen nützen!)
Umsatzsteigerung durch neue Produkte
Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit
Gneist Consulting Team (GCT)
Chancen und Möglichkeiten der digitalen Veränderung
Effizienzsteigerung im Betrieb
KostenreduktionEinsatz von
Technologien (zB virtuelle Konferenzen)
Produktivitäts-steigerung
Einsatz von Technologien (zB
automatischer Bestellprozess)
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Interne Möglichkeiten
www.strategy-transformation.com
Gneist Consulting Team (GCT)
Chancen und Möglichkeiten der digitalen Veränderung
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Erhöhung der Kundenbindung
Verbessertes Kundenerlebnis
Multiple und integrierte Kanäle (klassische Filiale, Handy, E-Shop,…)
KundeninsightsTracking und Analyse-
Tools zum Kundenverhalten
Externe Möglichkeiten
Umsatzsteigerung durch neue Produkte
Komplett neue Produkte
Erstellung neuer Produkte wie eBooks,
Apps,…
Produkterweiterungen
Erweiterung des bestehenden
Angebotes auf digitale Plattform
www.strategy-transformation.com
Gneist Consulting Team (GCT)
Phasen einer digitalen Transformation
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Analyse
• 1. Kunden (Bedürfnisse, Kundenwert, Segmentierung)
• 2. Wettbewerber (Performance, Aktuelle Positionierung, Neue Marktteilnehmer)
• 3. Markt (Größe, Potential & Grenzen, zukünftige Entwicklungen)
• 4. Unternehmensfähigkeiten
Strategie
• Definition der Marktpositionierung
• Selektion der Zielgruppe
Design
• Customer Experience Vision
• Überzeugende Customer Experience / Value Proposition
• Identifikation von Opportunitäten
Org. Impact
• Menschen, Struktur, Kultur
• Prozesse & Systeme
• Governance, Controlling
Transfor-mation
• Transformation, Roadmap & Programm Management
• Interne Kommunikation, Change Management
• Branding, externe Kommunikation, PR
www.strategy-transformation.com
Gneist Consulting Team (GCT) 38
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit