Post on 06-Apr-2016
transcript
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
Digitalisierung des Rechnungsverkehrs
Elektronische Rechnungen bei der GEWOBA
Einsatz des Mareon-Portal
Datum: 18.05.2015
Referent: Frank Wendt, GEWOBA / Marco Schnakenberg, Elektro Suhr
Ort: Handelskammer Bremen
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
Agenda
Ausgangslage
Umsetzung
Prozess Auftrag
Prozess Rechnung
Mareon
Vorteile / Nachteile
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
Ausgangslage
seit 2010 SAP Blue Eagle als ERP-System
Investitionen in den Bestand (2015)• 60 Mio. € pro Jahr, davon:
– ca. 34,5 Mio. Modernisierung – ca. 19,2 Mio. Großinstandhaltung– ca. 20 Mio. ungeplante Instandhaltung
Fokussierung „Massengeschäft“: ca. 80.000 Vorgänge pro Jahr (Rechnungen von 10 bis 5.000 €)
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
Umsetzung
• Projektstart 2012
• Interdisziplinarische Arbeitsgruppe aus Rechnungswesen, IT, Innenrevision, Controlling, kaufmännischer und technischer Wohnungsverwaltung
• Produktentscheidung für Mareon (www.mareon.de)– seit mehr als 10 Jahren am Markt etabliert– bei rund 250 wohnungswirtschaftlichen Kunden im Einsatz– Über 8.500 angebundene Handwerker– Schnittstellen zu mehr als 50 Handwerkersoftwaresystem– auch als reine Weblösung ohne Schnittstelle nutzbar– vorhandene Schnittstelle zu SAP
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
Umsetzung
• Identifizierung der strategischen Geschäftspartner nach Umsatz und Anzahl der Aufträge
– ca. 500 Unternehmen im Bereich der ungeplanten Instandhaltung– ca. 100 Unternehmen Infoveranstaltung / Vertragsunterlagen / Schulungsangebote– aktuell 85 Unternehmen im Mareon für die GEWOBA aktiv
• Projektstart zum 01.01.2013 mit ausgewählten Handwerkern und beauftragenden Kollegen
• Erweiterung um Firmen und beauftragende Kollegen zum 01.03.2013
• Nutzung des kompletten digitalen Prozesses vom Auftrag bis zur Rechnung seit Januar 2014
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
Elektronische Geschäftsabwicklung: Auftrag
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
Elektronische Geschäftsabwicklung: Rechnung
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
Mareon / Online-Ansicht
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
Vorteile / Nachteile aus Sicht der GEWOBA
Vorteile:• Entlastung von Fachbereichen
(Postumläufe, Unterschriften, etc.)
• Bessere Einbindung der örtlichen Wohnungsverwaltung
• Geringere Durchlaufzeiten einer Rechnung schnellere Zahlung an den Handwerker
• Tagesaktuelle Budgetübersicht
• Auswertbarkeit der Leistungen durch Einheitspreisabkommen und Gewichtung im Einkauf
Nachteile:• Aufwand in der Systempflege SAP
(Rahmenverträge je Handwerker, Gewerk und Leistungsart)
• Durchgängige Akzeptanz bei den Geschäftspartnern („Ein-Mann-Betriebe“ / Kleinstunternehmen)
GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen
Vorteile / Nachteile aus Sicht der Unternehmer
Vorteile:• Einfache Bedienung
• Leichtes Verständnis
• Stetige, aktuelle Auftragsansicht
• Geldeingänge ersichtlich
• Controlling
• Automatisches Archiv
• Online, ohne Softwareanbindung möglich
• Terminierung bei Bedarf möglich
Nachteile:• Anschaffungskosten für evtl.
Handwerkersoftware / Schnittstelle
• Pflege der Software