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Software für Macher.

Digitale Projektakte in der Industrie – Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten Christian Weisz OPTIMAL SYSTEMS GmbH

ECM- und DMS-Funktionsbereiche

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Bearbeitung

E-Mail

Portale/Export

Inter-/Intranet

Dokumente

Eingangspost

Portale

E-Mail

Import (ERP, FiBu …)

Revisionssichere Archivierung

Vernichtung

ECM/DMS

Digitale Akten in der Praxis: Strukturierung

Ein Kunde (Ordner) realisiert …

… mehrere Projekte (Register), die …

… ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum …

… verschiedene Verträge einschließen.

DMS-Akten in der Abgrenzung

Maschinenakte:

Eine Maschinenakte sichert die Zugänglichkeit zu Informationen über den Anlagenzustand in allen Lebenszyklusphasen. Serviceakte:

• Servicemeldungen zur Erfassung von Anfragen, Reklamationen oder Störungen

• Serviceangebote inkl. Material, Ersatzteile und Leistungen • Wartungspläne • Wissensdatenbanken zur Verwaltung von FAQs und Fehlercodes • Abbildung beliebiger Verträge • Workflows wie Servicemeldung, Serviceangebote, Serviceauftrag

DMS-Akten in der Abgrenzung

Kundenakten:

Kundenakten unterstützen CRM-Aufgaben durch Bündelung von Informationen zum Kunden-, Bestell- und Auftragsstatus, von Korrespondenzen und vertriebsrelevanten Dokumenten wie Angebote, Kalkulationen, Entwürfe.

Objekt-/und Projektakten:

Verzahnung von Vorgängen des Back- und Front Office. Die „Klammer“ einer Objekt- oder Projektakte sammelt Dokumente und Informationen wie Anfragen, Angebote und Aufträge, Produktdaten, Kontakt- und Kommunikationsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Teammitgliedern, Korrespondenzen und Aktivitäten des Projektmanagements.

1. Globalisierung und verteilte Standorte, schnelllebiges Geschäftsumfeld, Nachfrage nach innovativen Produkten und Services, Fachkräftemangel

3. Mängel der bestehenden Dokumentverwaltung

2. Mängel der bestehenden ERP-Systemlandschaften

Aktuelle Herausforderungen und Ist-Zustand

Leistungsbereiche digitaler Projektakten

Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung

Projekt Auftrag Organisation Dokument-Typ

Projekt-Nr. + Kennwort

Auftrags-Nr. 1

Auftrags-Nr. 2

Vertrieb

Vertragsunterlagen

Angebotsunterlagen

Anfrageunterlagen

Berichte/Notizen

Kalkulationen

Korrespondenzen

Einkauf Beschaffungsunterlagen

Auftragsabwicklung Abwicklungsunterlagen

QS-Unterlagen

Terminunterlagen

Zahlungsunterlagen

Logistik-/Beschaffungsunterlagen

Fertigung Fertigungsunterlagen

Konstruktion Konstruktionsunterlagen

After Sales Ersatzteilunterlagen

Anfrageunterlagen

Logistik Verschiffungsunterlagen

Sonstige Logistikunterlagen

Geschäftsbereich 2 Vertriebsunterlagen

Technikunterlagen

Ersatzteilunterlagen

Auftragscontrolling Auftragscontrollingunterlagen

Projekteinkauf Bestellunterlagen

Rahmenvertragsunterlagen

Versicherungsunterlagen

Anbieterbewerbungen

Sonstige Projekteinkaufsunterlagen

Aufbau eines unternehmensweiten

Projektaktenplans

Projektakte in der Praxis: Strukturierung

Die Struktur einer Projektakte kann beliebig erweitert/angepasst werden. Man kann verschiedene Projektphasen nutzen, die wiederum eigene Unterregister haben, in denen alle projektphasenrelevante Informationen abgelegt werden.

Projektakte in der Praxis: Strukturierung

Automatische Projektaktenpläne: Fixe Struktur. Individuelle Strukturierung z.B. durch Projektleiter. Erstellung, Ablage und Bearbeitung von Dokumenten im Projektkontext.

Projektaktenplans

unternehmens-übergreifende

Zusammenarbeit

Projektakte in der Praxis: Kollaboration

Unternehmensübergreifendes Zusammenarbeiten mit Projektpartnern, Kunden, Lieferanten auf Basis von ECM-/DMS-Dokumenten!

Projektaktenplans

Zusammenarbeit

Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten

Projektaktenplans

Zusammenarbeit

Entlastung Primärspeicher, ERP-

DB, Mailserver

Projektaktenplans

Zusammenarbeit

DB, Mailserver

Unternehmensweite Recherche nach projekt-bezogenen Informationen

Projektakte in der Praxis: Projektinformationen

Verwaltung von Ansprechpartner, Kontakten und Rollen. Vergabe von Berechtigungen z.B. auf Basis von Rollen.

Darstellung und Auswertung nach beliebigen Kopfdaten. Steuerung auf Basis von Statusinformationen.

Projektaktenplans

Zusammenarbeit

DB, Mailserver

Prozesse zur Dokumenten-erstellung/-freigabe, Doku-mentation, Verwaltung von Dokumentvorlagen

Projektakte in der Praxis: Kollaboration

Workflows erleichtern und automatisieren die Zusammenarbeit:

• Dokumente Erstellen, Freigeben und Revisionieren (Überarbeiten) • Dokumente außer Kraft setzen • Revisionsanfrage stellen • Dokumente ausgeben und verteilen • Verteilerkreise definieren • Projektfreigabe/

Investitionsantrags Workflow

• Automatische Berichtsgenerierung

• Automatische Benachrichtigung aller Berichtsempfänger

• Zeitgesteuerte Berichtserstellung

Projektaktenplans

Zusammenarbeit

DB, Mailserver

Integration von Daten und Dokumenten aus ERP, PLM/ CAD, Groupware, CRM

Prozesse zur Dokumenten-erstellung/-freigabe, Doku-mentation, Verwaltung von Dokumentvorlagen

ECM und DMS im Unternehmen

Datenschicht

*Enterprise Content Management

Digitale Projektakte im Maschinen- und Anlagenbau

Herausforderungen

• Genaue Ist-/Soll-Definition: „Aufräumarbeiten“ • Dokumente • Prozesse • Berechtigungen

• Integration/Ansprache aller Fachabteilungen

Digitale Projektakte im Maschinen- und Anlagenbau

Nutzen

• Redundanzfreie Verwaltung von projektspezifischen Informationen im Kontext

• Gleiches „Projekt-Verständnis“ im Unternehmen

• Voraussetzung für Erfüllung von Compliance-Anforderungen

• Reduzierung der manuellen Tätigkeiten innerhalb der Projektakte

• Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Partnern und Kunden

• DMS-basierte Projektakte können Ausgangsbasis für Kunden-, Service-, Maschinen-, Vertragsakte sein

22 Jahre ECM-Erfahrung „Made in Germany“

OPTIMAL SYSTEMS wurde bereits 1991 in Berlin gegründet. Unsere Lösungen sind bei 1.350 Kunden im Einsatz. Software von OPTIMAL SYSTEMS ist "Made in Germany".

Der Erfolg von OPTIMAL SYSTEMS basiert auf einer langjährigen mittelständischen Unternehmens- und Unternehmertradition.

Wir sind stolz auf einen partnerschaftlichen Dialog mit unseren Kunden.

Karsten Renz CEO Gründer

Sven Sauer CIO Gründer

Kunden aus Maschinen-/Anlagenbau/Fertigung

optimal-systems.de

Christian Weisz Stellv. Vertriebsleiter Sales & Partner Management weisz@optimal-systems.de OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 D-10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Vortragsvideo und weitere Informationen unter:

http://www.ecm-navigator.de/termine/digitale-projektakte-der-industrie-praxisbeispiele-und-anwendungsmoeglichkeiten

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