Post on 04-Apr-2020
transcript
© 2015 Avanade Inc. All Rights Reserved.
Apps und SharePoint-Fachverfahren für die Verwaltung
Kultus
Justiz
Polizei
Vergabe
Avanade Deutschland GmbH
Thorsten Eberhardt
Leitung Öffentliche Auftraggeber & Gesundheitswirtschaft
Deutschland, Österreich und Schweiz
April 2015
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© 2015 Avanade Inc. All Rights Reserved.
Kurzprofil - Avanade
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Über 2 Milliarden US-
Dollar Umsatz im FY14
Seit unserer Gründung
im Jahr 2000 ein
durchschnittlich
jährliches Wachstum
von über 20%
Gegründet in 2000 von
Accenture & Microsoft
Fokussiert auf Microsoft
Technologie
Mehr als 23.000 Berater
Büros in mehr als 70
Standorten in 20 Länder
Microsoft Alliance SI Partner of the Year 2015
Microsoft Alliance Partner of the Year 2015
Microsoft Alliance Partner of the Year – Application Platform, 2012
Microsoft Mobility Partner of the Year, 2015, 2015, 2012
Microsoft Desktop Partner of the Year, 2011
Microsoft Dynamics Distribution Partner of the Year, 2011
Microsoft Country Partner of the Year – Germany 2015
Microsoft Global Enterprise Partner of the Year 2010, 2009, 2008,
2006, 2004, 2001
Microsoft Dynamics President’s Circle and Inner Circle 2015, 2015,
2012, 2011, 2010, 2009, 2007, 2006, 2005
Computerworld: Top 100 Best Places to Work in IT, 2015, 2015, 2011,
2009
Accenture und Microsoft sind
alleinige Anteilseigner seit
Gründung.
Durch diese einmalige Verbindung
ist Avanade bei Microsoft frühzeitig
in die Entwicklung neuer Produkte
eingebunden und kann seinen
Kunden zukunftsweisende
Lösungen anbieten.
Die Nähe zu Accenture
gewährleistet professionelles
Projektmanagement, den Zugang
zu weiteren Technologien und ein
breites Prozess und Branchen-
Know-how.
Vertrauensvoller Berater
für mehr als 800 Kunden
in allen Industrien.
95% unserer Kunden
sind mit unserer Arbeit
zufrieden oder sehr
zufrieden.
Avanade in Deutschland, Schweiz & Österreich
7 Standorte mit > 390 Mitarbeitern
Nearshore Entwicklungszentrum in
der Slowakei
Rund 400 weitere Mitarbeiter in
unseren Near- und Offshore-
Centern arbeiten für unsere
deutschsprachigen Kunden
Umsatz Fiskaljahr 2015: ~90m €
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Unser Dienstleistungsportfolio im öffentlichen BereichPlanung, Entwicklung, Einführung und Betrieb
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Ordnungswidrigkeit
Pilotanwendung
http://www.microsoft.com/de-de/business/public-sector/government/initiativen/neustadt/ordnungswidrigkeiten-app.aspx
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Optimierung der Datenerfassung durch Automatisierung und Beschleunigung des Verfahrens
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Klassisches MenüSchnellzugriff von der Startseite aus
Funktionen mittels Buttons
Modernes PanoramamenüSchneller Wechsel mit Wischgeste
Funktionen mit App Bar
Nutzung des Mobiltelefons mit zwei alternativen BedienkonzeptenAblösung Papierformular und
manuelle Datenerfassung
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Ordnungswidrigkeit - Ganzheitlicher Prozess von der Aufnahme der Ordnungswidrigkeiten bis hin zum Bescheidversand
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Fazit
• Wenn das Szenario geeignet ist, können Eingaben effizient erfolgen.
• Zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten können zur Eingabe genutzt werden.
• Anpassungen an das Gerät sind in der Architektur realisierbar
• Die Eingabe ist schnell und effizient.
Motivation & Ziele
• Erstellung eines Proof
of Concept zur mobilen
Datenerfassung
• Entwicklung einer
mobilen Lösung zur
Erfassung von
Ordnungswidrigkeiten
• Einheitliche Architektur
für Phone8 und
Windows Tablets
nutzbar.
• Optimierung der
Datenerfassung durch
Automatisierung und
Beschleunigung des
Verfahrens
Nutzung von Mobiltelefon
Bedienung über Gesten und App Menü, Liste und
Details gleichzeitig im Blick, größere Übersicht
Erfassung von Geschwindigkeitsverstößen
Optimierung der Eingabe
• Fehlerreduzierung und
Beschleunigung durch
automatische
Vervollständigung
• Gleichbleibende
Angaben werden
einmal erfasst und für
mehrere Verstöße ver-
wendet.
• Reduzierung der
manuellen Eingaben
zur Verbesserung der
Datenqualität
• Auswahlfelder durch
Kataloge
Beweisfotos
Schnell, sicher und
fallgebunden anhängen
• Fotos direkt aus der
App aufnehmen
• Fotos werden in
einem geschütztem
Speicherbereich auf
dem Gerät abgelegt
• Fotos werden nicht
auf das SkyDrive
geladen
• Der Bezug zum Fall
geht nie verloren
• Nach dem absenden
verbleiben die Fotos
nicht auf dem Gerät
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Optimierung der Datenerfassung durch Nutzung der technologischen Möglichkeiten der Plattform
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Erfassung von
Geschwindigkeitsverstößen…
• Fehlerreduzierung und
Beschleunigung durch
automatische
Vervollständigung
• Gleichbleibende
Angaben werden
einmal erfasst und für
mehrere Verstöße
verwendet.
• Reduzierung der
manuellen Eingaben
zur Verbesserung der
Datenqualität
Stadt und Landwerden ergänzt
Auswahlfelder durch
Kataloge…
Bußgeldkatalog
Beweisfotos schnell,
sicher und fallgebunden
anhängen…
Postleitzahl und Ort
+ +
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Demo
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E-Akte
Fachverfahren / E-Akte auf Basis von SharePoint mit DMS Funktionalitäten
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E-Verwaltung
Skalierbarkeit – mit Microsoft erarbeitete Architektur garantiert benötigte Skalierbarkeit
Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit – über
fachliche und technische Protokollierung
Fachlich geprüft – zusammen mit einem Bundesministerium erarbeitet und getestet
Akzeptiert – durch Integration in die Office Umgebung
Elektronische Aktenverwaltung
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E-Akte mit SharePoint
$BA
Skalier-
barkeitRevisions-
sicherheit
Nachvoll-
ziehbarkeit
Daten-
sicherheit
Zukunfts-
sicherheitVorgangs-
bearbeitung
Multi Device
Experiences
User
FokussiertSoftware
Lizenzen
Fachlich
geprüft
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Pilotierung SharePoint 2013 Projektumfang – Liste der Anwendungsfälle
Akte
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Akte
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Akte anlegen
Akte löschen
Akte umregistrieren
Aktenplaneinheit anlegen
Aktenplaneinheit löschen
Kennzeichenregelsatz anlegen
Kennzeichenregelsatz bearb.
Dokum
ente
Dokument anlegen
Dokument gemeinsam bearb.
Dokument löschen (2-Augen)
Dokument löschen (4-Augen)
Dokument sperren
Dokument entsperren
Vorg
änge Vorgang anlegen
Vorgang löschen
Vorgang intern abgebenV
org
änge Vorgang schlussverfügen
Vorgang wiederaufleben
Verakten eines Dokuments
Org
anis
ation
Benutzer anlegen
Benutzer löschen
Organisationseinheit anlegen
Organisationseinheit löschen
Organisationsstruktur verschieben
Bet.P
roz.
Beteiligungsprozess starten
An einem Bet.Proz. teilnehmen
Laufweg für Bet.Proz. erstellen
Sonstiges
Anwendungsübergreifende Suchfunktion
Metadaten ändern
Annotationen anbringen
Annotationen einsehen
Fachliche Protokollierung
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Fachlich geprüft
20%
16%
11%
9%8%
6%5% 5%
3% 3% 3%2% 2%
1% 1%0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
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63% 37% 0%
64% (5 AFs) 36% (10 AFs) 0% (14 AFs)
Aus Sicht des Verwaltungshandelns, der Erfahrungen des Kunden mit Favorit
und dem Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit wurden
relevante Funktionalitäten definiert und entsprechend den Regeln der
Schriftformerfordernis im SharePoint umgesetzt.
SharePoint als Plattform für eine rechtskonforme Aktenverwaltung in der
deutschen Verwaltung ist fachlich und technisch geprüft und nachgewiesen
worden.
Quelle: Organisationskonzept elektronische
Verwaltungsarbeit, Baustein E-Akte, S. 8
5 Komponenten des Prototypen verursachen 63% des gesamten
Implementierungsaufwands für Anwendungsfälle
(Geringe Out-of-the-Box Abdeckung)
24 Anwendungsfälle konnten Out-of-the-Box (14) oder mit vergleichsweise
geringem Anpassungsaufwand (10) für Out-of-the-Box Funktionen abgedeckt
werden (Gute Out-of-the-Box Abdeckung / Wiederverwertung)
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Dokumentenmanagement-Systeme (E-Akte): Strategie, Ziele, Bedarf
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Ziele
Bedarf
Umfang
Technologie
Einführung
Realisierung
Die DMS-Strategie einer Behörde sollte die folgenden Themenfelder adressieren:
Welchen Bedarf für eine E-Akte habenBehörden / Organisationsbereiche konkret?
Ziel
Produktivität• Ablage, Einsortieren• Suche, Recherche• Mitzeichnung, Umlauf• z.d.A., Aussonderung• Botengänge, Transport
Qualität• Vollständige Akten• Strukturierte Ablage• Einhaltung der GGO
Sachkosten• Aktenlagerung• Drucken, Kopieren
Transparenz• Auskunftsfähigkeit• Steuerbarkeit• Protokollierung
Beschäftigte• Mobile / Heimarbeit• Komfort / Entlastung• Image
Die Einführung von DMS bedient viele Ziele -nicht alle sind gleichzeitig/-wertig erreichbar:
Nr. Kriterium Eignung für die eAkte
gut geeignet schlecht geeignet
1 Umfang Papierakten viele wenig
2 Häufigkeit Aktenzugriff häufig selten
3 Verschiedene Bearbeiter häufig selten
4 Aktenabgabe an Dritte selten häufig
5 Aktenkopien Keine / wenige Standard / viele
6 Platzprobleme akute
Platzprobleme
ausreichend
Flächen, nicht
nachnutzbar
7 IT-Arbeitsplatzausstattung komplett, aktuell Lücken, veraltet
8 Aktenführendes (Fach-)
Verfahren
Kein Fachverfahren getrennt von Akte Vorhanden
9 Parallele
Veränderungsprojekte
Keine Hohe Belastung
10 Veränderungsbereitschaft
Leitungsebene
aufgeschlossen skeptisch
11 Veränderungsbereitschaft
Arbeitsebene
aufgeschlossen skeptisch
12 Quellen Akteninhalt überwiegend
intern /
elektronisch
überwiegend per
Briefpost
überwiegend aus
Publikumsverkehr
Interesse/Bereitschaft
Eignung/Nutzenerwartung
Unterstützungs-bedarf
SchwerpunkteLeistungsumfang
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Umfang und Leistung einer E-Akte
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Welcher Umfang aus Zielgruppen, Funktionalität und Unterstützung soll bedient werden?
Was muss die Lösung leisten?Mit welchen Technologien ist dies erreichbar?
E-A
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E-V
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Serviceangebot(Leistungstiefe)
Fachliche Breite(Module E-Verwaltung)
Leistungsempfänger(Zielgruppen)
GGO-Standard-
Funktionen
Mandanten-
fähigkeit
Office- / E-Mail-
Integration
Intuitiver
Standard-Client
Revisions-
sicherheit
Drag & Drop
Konfigurierbarkeit
Serviceorientierte
Architektur
Komplexe
Berechtigungen
Nutzerakzeptanz
Ergonomie Stabilität Performance
HeterogenitätInfrastruktur Anwendungen
Verwaltungsstruktur
Pro
du
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Einführungsstrategie und Realisierungsplan
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Mit welcher
Einführungsstrategie
können die Ziele
erreicht werden?• Organisationsweise
Einführung
• Rollout einer Infrastruktur, vergleichbar E-Mail
• vgl. § 6 EGovG(bis 2020)
Einheitliche E-Akte
als Ersatz für die
Papierakte?
Gezielte Optimierung
ausgewählter
Verwaltungsprozesse?
oder
• Prozessbezogene Umsetzung
• Reorganisations- bzw. Integrationsprojekte
• vgl. § 9 EGovG(über 30 Jahre)
Weitere Grundsatzentscheidungen zu…
zentralen vs. dezentralen Projektstrukturen
Referenzmodell, Einführungsmuster
Trainingsansatz
Einführungsbegleitung / Coaching
Nach welchem
Realisierungsplan kann
das Vorhaben erfolgreich
umgesetzt werden?
• Teilprojekte / Aktivitäten
• Zeitplanung / Meilensteine
• Projektorganisation / Sourcing
• Aufwand / Kosten / Wirtschaftlichkeit
↔ Methoden
↔ Erfahrungen
↔ Ressourcen
↔ Budgets
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Kontaktinformationen
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Avanade Deutschland GmbH
Kiel
Hamburg
Düsseldorf
Frankfurt
München
Thorsten Eberhardt
Leitung Öffentliche Auftraggeber und Gesundheitswesen
Thorsten.Eberhardt@avanade.com
Mobil: +49 175 5763840
Frankfurt / Kronberg
Campus Kronberg 7
D-61476 Kronberg
Telefon +49 6173 94 63800
Telefax +49 6173 94 63999
www.avanade.de
München
Anni-Albers-Straße 11
80807 München
Telefon +49 89 93081 60808
Düsseldorf
Kaistraße 20
40221 Düsseldorf
Telefon +49 6173 94 63800
Hamburg
Weg beim Jäger 224-226
22335 Hamburg
Telefon: +49 6173 94 63800
Kiel
Siemensstr. 8
24118 Kiel
Telefon: +49 431 593690