SharePoint Einführung in Microsofts Unternehmensplattform

Von Michael Haug

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Inhalt

Inhalt ........................................................................................................................................................................................ 3

Systemvoraussetzungen .................................................................................................................................................. 4

Verschiedene Einrichtungsmöglichkeiten ............................................................................................................ 4

Benötigte Hardware ...................................................................................................................................................... 5

Grundkonzepte von SharePoint .................................................................................................................................... 7

Der Produktumfang....................................................................................................................................................... 7

Sites ..................................................................................................................................................................................... 7

Communities .................................................................................................................................................................... 8

Content .............................................................................................................................................................................. 9

Search .............................................................................................................................................................................. 10

Insights ............................................................................................................................................................................ 10

Composites .................................................................................................................................................................... 10

Erhältliche Versionen ...................................................................................................................................................... 12

SharePoint Foundation ............................................................................................................................................. 12

SharePoint Server Standard..................................................................................................................................... 12

SharePoint Server Enterprise .................................................................................................................................. 12

SharePoint Server for Internet Sites (Standard oder Enterprise) ................................................................ 12

Persönliches Fazit ............................................................................................................................................................. 13

Quellen ................................................................................................................................................................................. 14

Literatur .......................................................................................................................................................................... 14

Abbildungen ................................................................................................................................................................. 14

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Systemvoraussetzungen

Verschiedene Einrichtungsmöglichkeiten Da SharePoint keine „Out-of-the-Box“ Anwendung, sondern eher eine Plattform ist, die erst an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden muss, können auch die Anforderungen der SharePoint Installation an die gegebene Hardware variieren. Grundsätzlich spricht man bei jeder lauffähigen SharePoint Installation von einer Serverfarm, auch wenn alle Rollen auf einem Server ausgeführt werden. Der SharePoint Server benötigt für eine minimallauffähige Installation folgende Rollen:

• SQL-Server, der die Datenbank beinhaltet und verwaltet • SharePoint Web-Frontend für das Webinterface • SharePoint Anwendungsserver, der die Dienste zur Verfügung stellt

Zu Testzwecken oder für sehr kleine Installationen können alle diese Rollen auf einem einzelnen Server ausgeführt werden. Für produktive Umgebungen wird diese Konfiguration jedoch nicht empfohlen, da keine Skalierbarkeit des Systems mehr möglich ist, wenn SQL-Server und SharePoint auf demselben Server ausgeführt werden.

Bild: Minimale Konfiguration für Testzwecke geeignet, sie kann theoretisch auch in einer virtuali-sierten Umgebung verwendet werden.

Für eine kleine produktiv genutzte SharePoint-Installation wird also mindestens eine Farm aus zwei Servern empfohlen. Der erste Server stellt die SQL-Datenbank zur Verfügung und der zweite Server führt SharePoint aus und stellt das Web-Frontend und den Anwendungsserver bereit. Bei dieser Konfiguration ist auch später im laufenden Betrieb noch eine Skalierung möglich, sodass die Ser-verfarm mit dem Unternehmen wachsen kann.

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Bild: Eine kleine Serverfarm, auf der SQL-Server und SharePoint getrennt ausgeführt werden. Damit ist eine spätere Skalierbarkeit der Farm möglich.

Für eine ausgewachsene SharePoint Serverfarm sollten die einzelnen Aufgaben noch weiter aufge-teilt werden. So sollte man bei großen Installationen mehrere Web-Frontend-Server bereitstellen, damit diese einen Lastenausgleich durchführen können. Auch sollte man bei einer großen Installa-tion die Anwendungsserver aufteilen und so zum Beispiel eigene Server für Anwendungen wie die Suche oder die Indexerstellung bereitstellen.

Bild: Bei einer großen SharePoint Installation können die anfallenden Aufgaben auf mehrere Server verteilt werden.

Benötigte Hardware Die von Microsoft angegebenen Anforderungen beziehen sich auf den Produktivbetrieb, man kann ein System zu Testzwecken also auch unter den angegebenen Voraussetzungen betreiben, die Performance wird dann jedoch sehr beschränkt sein.

Grundsätzlich wird für den Betrieb von SharePoint Server 2010 mindestens das Betriebssystem-Windows Server 2008 R2 benötigt. Dessen Voraussetzungen sind:

• 64-bit Prozessor • 2GB Arbeitsspeicher

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Da SharePoint selbst auch einige weitere Ressourcen verbraucht, erhöhen sich die Anforderungen:

• Mindestens 4GB Arbeitsspeicher, mehr Arbeitsspeicher erhöht die Performance markant • 2,6 GHz und vorzugsweise ein Mehrkernprozessor • .NET Framework 3.5

Für den SQL-Server sollte auch die Version 2005 SP2 in der 64-bit-Version ausreichen, jedoch wird auch hier der Einsatz einer moderneren Version empfohlen, damit alle Funktionen zur Verfügung stehen.

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Grundkonzepte von SharePoint

Der Produktumfang Die SharePoint Produktpalette hat mit der Version SharePoint 2010 die vierte Generation erreicht. Im Laufe seiner Evolution ist SharePoint immer weiter gewachsen und so zu einer mächtigen Platt-form für Unternehmen geworden.

Aufgrund der Größe des Produktumfanges unterteilt Microsoft seine Unternehmensplattform in einzelne Kompetenzbereiche. Unter diesen Bereichen werden die unterschiedlichen Module und Konzepte gruppiert und je nach Lizenz um bestimmte Bereiche erweitert oder beschnitten.

Bild: 1 Die einzelnen Kompetenzbereiche von SharePoint heißen Sites, Communities, Content, Search, Insights und Composites.

Sites Die bekannteste und wichtigste Komponente der SharePoint-Palette ist die Weboberfläche, über die der Benutzer auf die Dienste des SharePoint Servers zugreifen kann. SharePoint liefert einen Webserver, mit dem man auf relativ einfache Weise eine Intranet Plattform für die unternehmens-interne Kollaboration bereitstellen kann. Des Weiteren kann mit SharePoint auch der Internetauf-tritt des Unternehmens oder ein Extranet umgesetzt werden. Somit bietet SharePoint die komplet-te Umsetzung eines Webauftrittes aus einer Plattform.

Da SharePoint die einzelnen Seiten (Sites) modulbasiert generiert und diese meist ohne aufwendi-ge Anpassung direkt funktionsfähig sind, bietet die Plattform eine schnelle und einfache Möglich-keit mittels der vorgefertigten Templates virtuelle Arbeitsräume zu erstellen. In diesen Arbeitsräu-men können die Besitzer auch ohne Administratorrechte Webparts wie zum Beispiel Wikis, Blogs, Teamkalender, Taskverwaltung oder globale Adressbücher einfügen.

1 Wojciech, Micka: „Microsoft SharePoint 2010 für Administratoren – Das Handbuch“ Abb.: 1.2

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Bild: 2 Die Weboberfläche von SharePoint mit dem bekannten Menüband oben, der Navigation auf der linken Seite und dem Arbeitsraum in der Mitte.

Für effektiveres Arbeiten steht außer diesen Werkzeugen noch die nahtlose Integration der Office-Produktpalette in die SharePoint Dienste zur Verfügung. So kann direkt aus Word oder Excel heraus auf die Daten im eigenen Projektarbeitsraum zugegriffen werden und diese dort bearbeitet wer-den. Zusätzlich kann mit Hilfe der Office Web‑Apps direkt im Browser eine im SharePoint gespei-cherte Datei angeschaut und bearbeitet werden. Hier ist sogar das gleichzeitige Bearbeiten einer Datei von mehreren Personen möglich. Dabei werden Änderungen in Echtzeit an die anderen ge-öffneten Instanzen des Dokumentes verteilt.

Grob gesagt versteht man unter Sites das Visuelle Frontend, welches dem Benutzer ein möglichst intuitives, komfortables und effektives Arbeiten und Koordinieren mit Anderen ermöglichen soll.

Communities Unter dem Begriff Communities werden die Kompetenzen des Web2.0 zusammengefasst. Mit Hilfe von Blogs, Microblogs, Wikis und Profilseiten wird eine effiziente Zusammenarbeit mit Anderen gefördert. Die einzelnen Module bieten mit ihrem individuell einstellbaren Gruppenmanagement vielseitige Möglichkeiten zur Organisation der täglichen Arbeit und Kommunikation.

Mit Hilfe der Informationsverwaltung können Informationen klassifiziert, attributiert und bewertet werden. Die Möglichkeit, Ratings durchzuführen und Taggings einzubinden runden den Aspekt der Informationsverwaltung ab.

Auch hier ist eine nahtlose Schnittstelle zum Office vorhanden, Termine, Kalender und Postfächer der Profilseiten lassen sich einfach mit Outlook synchronisieren. 2 Wojciech, Micka: „Microsoft SharePoint 2010 für Administratoren – Das Handbuch“ Abb.: 1.4

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Content Die Datenverwaltungsaspekte werden von Microsoft unter dem Begriff Content zusammengefasst. SharePoint bietet zur Dokumenten- und Datenverwaltung ein ausgereiftes System, mit dem Inhal-te strukturiert abgelegt und verwaltet werden können. Die Bereitstellung der Daten kann direkt aus der Office Suite oder über die Weboberfläche erfolgen. Da bei der Weboberfläche ebenfalls das Menüband verwendet wird, ist die Bedienung von SharePoint für den Endanwender kaum anders als die Bedienung von Office. Da die Bedienung intuitiv und aus einem Guss ist, wird effektives Arbeiten erleichtert und erhöht so die Akzeptanz beim Anwender.

Zur Verwaltung der immer größer werdenden Datenmengen kann man in SharePoint Dokumen-tenbibliotheken anlegen und darin die Dokumente verwalten. Mit Hilfe der Metadatenverwaltung können den Dokumenten diverse Metadaten hinzugefügt werden, damit diese bei späterer Suche leicht aufzufinden sind. Hinzu kommt die Möglichkeit, Dokumente wie bei einem Redaktionssys-tem für die Bearbeitung auszuchecken und später wieder einzuchecken, wenn man seinen Bear-beitungsvorgang abgeschlossen hat. Für die bessere Nachvollziehbarkeit wer an einem Dokument welche Änderungen vorgenommen hat, bietet SharePoint ein Versionierungssystem, mit dem man später den ursprünglichen Zustand eines Dokuments wiederherstellen kann, falls dies nötig sein sollte. Für die endgültige Speicherung bietet die Datensatzverwaltung passende Werkzeuge. Sie ist nach ISO 15489 gestaltet und gewährleistet somit die Unveränderlichkeit eines Dokuments oder Datensatzes während seines Lebenszyklusses und die Auslagerung in ein geeignetes Archivmedi-um.

Im Bereich des Enterprise Content Management kann SharePoint mit Informationsverwaltungs-richtlinien und der Abbildung von Workflows aufwarten. Die Informationsverwaltungsrichtlinien können unter anderem mehrphasige Aufbewahrungsrichtlinien definieren, dass also ein Doku-ment oder Datensatz innerhalb eines bestimmten Zeitraumes aktiv bearbeitet werden kann, da-nach noch für die mittelfristige Aufbewahrung im System verbleibt und später dann automatisch per Datensatzverwaltung und Richtline in ein Remote BLOB Storage (RBS) Archiv ausgelagert wer-den. So unterstützt SharePoint aktiv die SQL-Datenbank, indem es aktiv große Datenmengen aus der Datenbank in dafür besser geeignete Speicherlösungen verschiebt. Für die Abbildung von Workflows stehen einfache Automatisierungstools zur Verfügung, mit denen man sowohl Doku-mente mit einem Workflow versehen kann, damit ein Dokument im Laufe seines Lebenszyklus durch die vordefinierten Instanzen weitergereicht wird, als auch Tasks automatisieren, dass diese durch Ereignisse im System auf einen anderen Status gesetzt werden oder an eine andere Stelle weitergeleitet werden.

Ein ebenfalls wichtiger Aspekt für Unternehmen ist das vollwertige Web Content Management System, mit dem sich Intranet, Extranet, Internetauftritt und die interne Kollaborationsplattform aus einem Guss auf einer Plattform realisieren lassen. Über die strikte Trennung von Layout und Inhalt lässt sich mit vergleichsweise geringem Aufwand der komplette Unternehmensauftritt ge-stalten. Hier bietet SharePoint eine große Auswahl an vorgefertigten Templates, welche den eige-nen Anforderungen und Wünschen entweder mit dem SharePoint Designer oder aber von Hand im Visual Studio angepasst werden können. Des Weiteren werden unter Anderem zeitgesteuerte Veröffentlichungen und HTML-Module für die Referenzierung von gleichen Inhalten unterstützt. Abgerundet wird das WCMS unter Anderem durch die Möglichkeit der Einbindung eines BLOB-Storage und der Unterstützung für die Darstellung von Audio und Video.

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Search Da das Auffinden von Informationen in immer größer werdenden Datenmengen heute einen gro-ßen Anteil des Alltagsgeschäftes ausmacht und durch die viele Zeit, die beim herkömmlichen Su-chen nach Daten und Dokumenten in klassischen Ordnerstrukturen verloren geht, die Produktivi-tät eines Mitarbeiters stark sinkt, setzt SharePoint auf eine effektive Suche, damit diesem Phäno-men entgegengewirkt werden kann und die Produktivität wieder angehoben wird. Da die lernfähi-ge Suche die Anfragen aller Mitarbeiter protokolliert und interpretiert, stehen mit der Zeit immer präzisere Ergebnisse zur Verfügung. Mit Hilfe der Suche kann effektiv nach Webinhalten, Doku-menten, Daten und Personen gesucht werden. Über die Integration in die Win-dows‑7‑Desktopsuche kann eine Suchanfrage schnell gestartet werden ist intuitiv, schnell und einfach aus dem Arbeitsalltag heraus zu bedienen. Aber auch wenn man im Browser über die Offi-ce Web‑Apps arbeitet steht einem die Suchfunktion zur Verfügung und erleichtert das Alltagsge-schäft.

Sollte die für SharePoint übliche Standardsuche nicht ausreichen, bietet Microsoft mit der FAST‑Suchengine für SharePoint eine der ausgereiftesten Suchtechnologien am Markt an. Diese Engine unterstützt zusätzlich noch das Erstellen von Vorschaubildern (Thumbnails) der Suchergeb-nisse, kann auch ähnliche Ergebnisse anzeigen und die Ergebnisse nach Relevanz ordnen und bei einer Volltextindizierung automatisch aus den gewonnenen Daten die Dokumente mit Metadaten versehen.

Insights Das Teilgebiet Insights steht nur in der Enterprise-Edition von SharePoint zur Verfügung. Als Schlagworte für diesen Bereich kann man Daten, Zahlen, Fakten nennen. Es geht hier hauptsäch-lich um die Verarbeitung und Aufbereitung von Unternehmenskennzahlen. Sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Inhalte können dazu verwendet werden um Kennzahlen und Tendenzen im Unternehmen zu Analysieren und zu Visualisieren. Hierzu stellt SharePoint eine Reihe von Diensten zur Verfügung. Darunter fallen zum Beispiel die Excel Services, mit denen man Daten di-rekt in Echtzeit aus SQL Datenbanken oder SharePoint Listen auslesen kann und diese dann zur Darstellung von Tabellen und Diagrammen in der Weboberfläche nutzen kann. Weitere Dienste, die hier zur Verfügung stehen, sind die Visio Services, mit denen sich Daten aus Visio in der Share-Point-Oberfläche dynamisch darstellen lassen, sowie zum Beispiel PerformancePoint Services, Po-werPivot und Chart Webparts.

Composites Unter dem Aspekt Composites werden die Möglichkeiten der Individualisierung und Anpassung an die eigenen Anforderungen im Unternehmen zusammengefasst. Es stehen dafür unter Anderem die Einbindung von vorprogrammierten Lösungen (Webparts) wie zum Beispiel Templates, bei denen der Administrator noch die gewünschten Anpassungen an das eigene Unternehmensbild vornehmen kann, als auch die Einbindung von sogenannten „Non Code“ Lösungen wie zum Bei-spiel der Teamterminkalender oder das globale Adressbuch, an denen keine Codeanpassungen nötig sind, da sie ihr Aussehen vom übergeordneten Layout erben und mit dem SharePoint Desig-ner auf Basis einer graphischen Benutzeroberfläche bearbeitet werden können.

Ebenfalls unter Composites fällt die Einbindung externer Werkzeuge wie zum Beispiel die Access Services, mit denen sich Access-Datenbanken in SharePoint bereit stellen lassen, die InfoPath Ser-vices, mit denen sich Webformulare erstellen sowie Regeln für SharePoint Listen und Eingabefor-

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mulare definieren lassen und die Business Connectivity Services, mit denen sich Line-of-Business Daten bereitstellen lassen.

Da SharePoint bei der Einbindung dieser Webparts auf ein Sandkastenmodell setzt, können kleine-re Module wie Webparts auch ohne den Administrator direkt vom Besitzer eines Arbeitsraumes eingebunden und sicher in einer abgekapselten Umgebung betrieben werden. Unterstützt werden sowohl die Besitzer als auch die Administratoren durch die nahtlose Integration von SharePoint Designer und Visual Studio, sodass fast alle Änderungen on-the-fly zu sehen und zu bewerten sind.

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Erhältliche Versionen

SharePoint Foundation SharePoint Foundation ist der Nachfolger der SharePoint Services 3.0 und wird über die Windows CAL lizenziert. Dieses Programmpaket ist somit frei für jede Windows Server- und Windows 7 Li-zenz verfügbar. Es ist die Basis für die ausgewachsenen SharePoint Versionen und bietet als diese die grundlegenden Kollaborationswerkzeuge. Von den SharePoint Grundkonzepten bietet die Sha-rePoint Foundation die Bereiche Sites, Communities, Content und Search. Sie ist rein webbasiert und somit einfach zu administrieren. Trotzdem bietet sie einen schnellen Zugriff auf Personen, Dokumente, Informationen und Daten aus Fremddatenbanken, wenn diese über die Business Con-nectivity Services eingebunden sind.

Mit der SharePoint Foundation lassen sich webbasiert Zeitpläne erstellen, Kalender, Adressbüchern und Dokumente verwalten und Diskussionen führen. Als Werkzeuge stehen hierfür unter anderem Blogs, Wikis, Diskussionsräume und Dokumentenbibliotheken zur Verfügung. Die in SharePoint Foundation integrierte Suche ist relativ beschränkt, sie kann nur die eigenen Webseiten durchsu-chen, Microsoft stellt jedoch mit Search Server Express eine deutlich mächtigere Suchfunktion ebenfalls unter der CAL zur Verfügung. Mit dieser Such-Engine wird der Suchumfang über die Webseiten hinaus auch auf Dateifreigaben, öffentliche Exchange-Ordner und andere Datenabla-gen erweitert.

Damit ist die Edition SharePoint Foundation für einfaches Zusammenarbeiten im Team und für das Intranet kleinerer Unternehmen geeignet. Zudem kann sich mit dieser frei verfügbaren Edition jeder einmal selbst ein Bild von den Möglichkeiten des SharePoint machen.

SharePoint Server Standard Die Edition SharePoint Server Standard ist die kleinste vollwertige SharePoint Installation, welche eigenständig lizenziert werden muss. Hier stehen bis auf einige Einschränkungen bei den Composi-tes, der nicht zur Verfügung stehenden FAST-Suchtechnologie und dem Fehlen des Teilbereiches Insights, alle Funktionen, die auch in der Enterprise Edition enthalten sind, zur Verfügung.

Somit eignet sich diese Version für die Einrichtung eines Intranets in mittleren und größeren Un-ternehmen.

SharePoint Server Enterprise SharePoint Server Enterprise muss wie die Standardversion ebenfalls vollständig lizenziert werden. Sie bietet im Gegensatz zur Standardversion jedoch den vollen Umfang und keinerlei Einschrän-kungen in den Bereichen Search, Insights und Composites.

SharePoint Server for Internet Sites (Standard oder Enterprise) Wenn auch der Internetauftritt über SharePoint realisiert werden soll, so muss auf die Version Sha-rePoint Server for Internet Sites zurückgegriffen werden. Hier stehen dann wieder die beiden Editi-onen Standard und Enterprise zur Verfügung, je nachdem, wie sich der Bedarf des Unternehmens gestaltet.

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Persönliches Fazit

SharePoint ist eine sehr interessante und vielseitige Plattform. Man kann mit ihr die Teamarbeit wesentlich vereinfachen, aber sie stellt auch viele weitere Funktionen zur Verfügung, mit denen die Datenverwaltung in einem Unternehmen vereinfacht und kontrolliert werden kann. Da ich zu Be-ginn der Recherchen davon Ausgegangen bin, dass SharePoint in die Kategorie Groupware gehört, musste ich schnell feststellen, dass es sich hier um ein weit umfangreicheres Produkt handelt und deshalb der Begriff Groupware eine Untertreibung für die Fähigkeiten dieser Software wäre. Wenn ich in Zukunft einmal etwas freie Zeit habe, werde ich mich weiter mit dem Thema SharePoint aus-einandersetzten und untersuchen, in wie fern sich SharePoint Foundation zum Einsatz als Hilfsmit-tel für Projektarbeiten während des Studiums eignet.

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Quellen

Literatur Wojciech, Micka: „Microsoft SharePoint 2010 für Administratoren – Das Handbuch“ O'Reilly Verlag,

Köln 2011 Larisch, Dirk: „Microsoft SharePoint 2010“ Carl Hanser Verlag, München 2011 http://sharepointcommunity.de/blogs/fabianm/archive/2010/04/23/sharepoint-2010-lizenzierung-

teil-1-220-bersicht.aspx http://sharepoint.microsoft.com/de-de/product/capabilities/Seiten/default.aspx

Abbildungen SharePoint Logo:

http://www.microsoft.com/germany/presseservice/social/socialmediarelease.mspx?id=40020

Server-Clipart: http://www.clker.com/cliparts/b/d/6/d/12252153401560296931penalva34_rack.svg.med.png