Digicomp 1
Kursleitung:
Herzlich Willkommen
Auftragsklärung im Projektmanagement@learningZ. 14. Mai 2014. Digicomp, Zürich
Martin Bialas, diventis GmbH
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Sage mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir,
wie es endet.
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Agenda
Motivation für eine detaillierte Auftragsklärung
Klärung der relevanten Begrifflichkeiten
Vorgehen der Auftragsklärung
Inhalte der Auftragsklärung im Projektmanagement (ausgewählte Techniken)
Vision, Gestaltungsbereich, Restriktionen, Ziele, Annahmen, Business Anforderungen, Vorgehensmethodik, zeitlicher Ablauf, Projektorganisation, Nutzenanalyse, Kostenanalyse, Risikoanalyse
Strukturierte Fortschreibung
Grundlage für eine zufriedenstellende Projektabnahme
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Motivation für eine detaillierte Auftragsklärung
Schaffung einer gemeinsamen Vision
Etablierung von Transparenz
Klärung der Beteiligten und deren Rollen
Eindeutige Aufgabenstellung für sämtliche Beteiligte
Identifikation der relevanten Projekt-rahmenbedingungen
Vermeidung von Reibungsverlusten während der Projektdurchführung
Strukturierter Projektabschluss
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Klärung der relevanten Begrifflichkeiten - Projektauftrag
Definition wikipediaDer Projektauftrag (engl. Project Charter) ist ein Dokument, das die Existenz eines Projektes formell bestätigt. Der Projektauftrag ist Teil des Umfangsmanagements und wird in der Regel von einer Managerin oder einem Manager einer höheren Ebene unterzeichnet. Mit dem Projektauftrag wird meist der Projektleiter benannt und das Projektbudget freigegeben.
Der Begriff 'Projektauftrag' ist nicht normiert und wird unterschiedlich verwendet. Teilweise wird allgemein von 'Auftrag' oder von 'Projektvereinbarung' gesprochen. Synonym wird häufig der Begriff 'Projektleitervereinbarung' benutzt, wobei Umfang und Funktion des Projektauftrages über eine bloße Benennung des Projektleiters hinausgehen. Bei Projekten mit externen Dienstleistern wird der Projektauftrag oft durch einen formellen Vertrag ersetzt.
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Vorgehen der Auftragsklärung
Projektantrag
Projektidee
Projekportfolio-management
Projektsteckbrief Auftragsklärungs-dokument
Projektidee
Auftragsklärungs-dokument
Projekt-initiierung
Projektauftrag
Fortschreibung
Fortschreibung
Phasen
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Inhalte der Auftragsklärung im Projektmanagement
Allgemeine Vision
Ausgangslage Vision
Gestaltungsbereich
Restriktionen
Budgetrestriktionen Terminrestriktionen
Zielformulierung
Zielträger Zielformulierung
Annahmen
Business Anforderungen
Allgemeine Anforderungen
Schnittstellen
Vorgehensmethodik
Zeitlicher Ablauf
Projektorganisation
Grobe Nutzenanalyse
Grobe Kostenanalyse
Risikoanalyse
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Ausgewählte Inhalte - Vision
Kurze, prägnante Beschreibung über die geplanten Verhaltensweisen der Projektbeteiligten zur Erreichung ihrer Ziele.
Dies sollte noch kein detailliert ausgearbeiteter Plan sein, sondern eher eine «mitreissende und faszinierende» Idee hinsichtlich des gewünschten Zielzustandes.
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Ausgewählte Inhalte - Gestaltungsbereich
Nach Prof. Dr. G. Schmidt, ibo
• Abgrenzen des Systems nach aussen: Wie soll das zu untersuchende System von der Systemumwelt abgegrenzt werden? Welche Sachverhalte sollen / dürfen organisatorisch verändert werden, welche nicht?
S
• Einflussgrössen sind - aus der Sicht des Projektes - nicht lenkbare FaktorenE• Abgrenzung von Systemen nach innen: Welche kleineren Einheiten können
abgegrenzt werden, um sie isoliert zu bearbeiten? Was gehört im Innern zum Projekt? Konzentration auf Unter- und Teilsysteme, die nacheinander geplant werden.
U
• Welche Schnittstellen sind zwischen den Unter- bzw. Teilsystemen und zu den relevanten Umsystemen zu beachten?S
• Ermittlung und Ordnung der Elemente, Beziehungen und Dimensionen in den Unter- und Teilsystemen.A
• Ermittlung gemeinsamer Elemente und Beziehungen in den abgegrenzten Unter- und Teilsystemen.G
Systemgrenze
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Ausgewählte Inhalte - Zielformulierung
Definition «Ziel»Unter einem Ziel wird ein angestrebter Zustand, eine gewünschte Wirkung verstanden. Ziele beschreiben künftige Ereignisse, welche durch definierte Massnahmen und/oder Lösungen erreicht werden.
Sie definieren den Qualitätslevel für die Beurteilung der Ergebnisse.
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Ausgewählte Inhalte - Lösungen vs. Ziele
Lösung:Was soll erreicht
werden?Ziel:
Auf welchem Weg soll es erreicht werden?
Mit zunehmender Detaillierung - im Projektfortschritt – werden die Ziele
immer lösungsnäher.
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Ausgewählte Inhalte - Motivation für Ziele
Zwecksetzung Beschreibung
Koordination Durch Ziele werden die Leistungen mehrerer Beteiligter bzw. Projekte abgestimmt
Steuerung Entscheider steuern durch Zielvorgaben
Lösungssuche Ziele stossen die Suche nach Lösungen an
Bewertung / Entscheidung Ziele sind Kriterien für die Eignung von Lösungen
Messung Ziele erlauben die Messung von Resultaten der Projektarbeit
Motivation Realistische Ziele fördern die Leistungs-bereitschaft
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Ausgewählte Inhalte - Ziele: Anforderungen
strategiever-träglich
lösungs-neutral
redundanz-frei
wider-spruchsfrei
realisierbar beurteilbar vollständig relevant
aktuell
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Ausgewählte Inhalte - Zielformulierungsprozess
Zielträger identifizieren Ziele sammeln
Ideen sammeln
Zielstruktur aufbauen
Lösungen beseitigen Restriktionen trennen
Projektbezug prüfen Konflikte aufzeigen
Redundanzen streichen Oberbegriffe finden
Unter Oberbegriffen vervollständigen
Ziele operationalisieren
Ziele priorisieren
Ziele entscheiden und dokumentieren
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Ausgewählte Inhalte - ZielkatalogProjektziel
Wirtschaftliche Ziele
…
…
…
LeistungsZiele
…
…
…
…
…
PersonelleZiele
…
…
…
VorgehensZiele
…
…
…
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Ausgewählte Inhalte - Zielkatalog mit Priorisierung
Projektziel
Wirtschaftliche Ziele
…
…
…
LeistungsZiele
…
…
…
…
…
PersonelleZiele
…
…
…
VorgehensZiele
…
…
…
30 50 20
20
8
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5
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Strukturierte Fortschreibung
Auftragsklärungsdokument wird bei jedem Phasen-übergang neu geprüft
Erkenntnisfortschritt fliesst in die Überarbeitung/ Fortschreibung ein
Kooperative Bearbeitung des Auftragsklärungsdokumentes
Bewusster und formaler Entscheid über aktuelle
Version des Auftrags-klärungsdokumentes
Sicherstellung der Versionierung des
Dokumentes
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Grundlage für eine zufriedenstellenden Projektabnahme
Ein Abnahme der produzierten Projekt-
ergebnisse ist nur anhand einer entsprechenden Bezugsgrösse möglich
Das Auftragsklärungs-dokument muss hierzu
ausreichend operationalisiert sein
Die Beteiligten müssen sich dem exakten Vergleich von
Ergebnis und Vorgabe stellen
Eine Entlastung der Projektbeteiligten erfolgt
anhand des Projektauftragsklärungs-
dokumentes
Ein Bestandteil von Lessons Learned ist der Abgleich von Projektbeauftragung zu dem gewählten Vorgehen sowie
weiteren geplanten Projektinhalten
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Vielen Dank!
Welche Fragen kann ich heute und hier beantworten?Martin Bialas