Thomas Herrmann
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5 Koordination
5.1 Koordinierte Kommunikation
5.2 Sitzungsunterstützung
5.3 Workflow
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5.1 Koordinierte KommunikationWas ist eine moderierte Besprechung
Gruppen treffen Entscheidungen oder werden an Entscheidungen
beteiligt.
Typische Ziele:
- Informationsaustausch
- Entscheidungsvorbereitung
- Problemlösung
FORM
Besprechung am runden Tisch
Besprechung im Halbkreis
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Aufgaben bei der Moderation von Kommunikation
Abfolge der Kommunikationsbeiträge steuern
• Brainstorming unterstützen
• Strukturierung der Kommunikationsinhalte und Entscheidungsfindung unterstützen
• Entwicklung der Kommunikation nachvollziehbar machen
• ...
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Phasen der Moderation
EINLADEN
• Einsteigen
• Themen sammeln
• Themen auswählen
• Themen bearbeiten
• Maßnahmen planen
• Abschließen Feedback
NACHBEREITEN
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Brainstorming I
Ziel:
Möglichst viele Ideen sammeln, Ideen dürfen nicht zensiert werden
Methoden:
Sammlung mit Karten:
- Jeder notiert seine Ideen auf Karten,- Nach vorgegebenem Zeitraum präsentiert jeder Teilnehmer seine
Karten
- Karten werden sichtbar aufgehängt
- eventuell neue Runde
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Brainstorming II
Vorschläge auf Zuruf:
- Die Teilnehmer rufen dem Moderator ihre Ideen zu- Dieser überlegt sich ein Stichwort- der Teilnehmer muss das Stichwort akzeptieren- das Stichwort wird angeheftet
Beide Methoden können gemischt werden
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Fragetechnik
• Stets offene Fragen verwenden (W-Fragen)
• Frage möglichst einfach stellen und visualisieren
• zielgerichtet
• konstruktiv
• Nachfragen
• Blockaden auflösen
• unspezifische Begriffe konkretisieren
• Verallgemeinerung relativieren
• Implizite Annahmen auflösen
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Strukturierung
Ziele festlegen (pro TOP)
Clustern und Sortieren von Brainstormingergebnissen:
Die Teilnehmer sagen, ob ihre Stichworte zu einer neuen Kategorie zählen oder zu einer alten
Überschriften zu Clustern bilden (Ideensynthese)
Vervollständigung: neue Stichworte, Pro- und Contra Argumente
Gewichtung:
Festlegung der Reihenfolge zu behandelnder Themen
Argumente gewichten, Entscheidungen herbeiführen.
Verbindlichkeit festhalten:Wer, was, bis wann, mit wem macht.
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Abfolge der Kommunikationsbeiträge steuern
Ausgewogene Beteiligung sichern (Redelisten führen)
• Themenzentrierung sichern
• Zielorientierung
• Vertiefungsdialoge zulassen
• "Gänseblümchentechnik"
• Visuelle Rhetorik
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Nachvollziehbarkeit der Gruppenkommunikation
• Zeitplan für die Behandlung der einzelnen TOPs vorgeben
• Immer verdeutlichen, welche Themen gerade behandelt werden
• Stichworte zu einzelnen Redebeiträgen festhalten
• Protokoll erstellen
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Entscheidungsverfahren
Konsens im Gespräch herstellen
• Punkten
• Meinungsbild Begründung NachfragenAbstimmen Diskutieren
• auf Härtefälle eingehen
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Feedbackregeln
Jeder darf, - muss aber nicht - eine Rückmeldung geben
Es ist eine klare Feedbackfrage zu stellen
Man spricht über sich
keine Kommentierung des Feedbacks anderer
eine Äußerung pro Teilnehmer
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5.2 Sitzungsunterstützung Integrierte Electronic Meeting Systems I
Ziele:
- Problemlösung in Sitzungen effektiver machen,
- Vor- und Nachbereitung erleichtern
- alle Beteiligten aktivieren,
- Dominanz einzelner verringern,
- Visualisierung des Diskussionsstandes für alle,
- Strukturiertes Vorgehen unterstützen,
- Argumentationsstruktur sichtbar machen.
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5.2 Sitzungsunterstützung Integrierte Electronic Meeting Systems II
Ablauf der Sitzungsunterstützung:
1. Terminabsprache, Personalplanung und Übermittlung der
Ankündigungen
2. Erstellung und Diskussion der Tagesordnung (AGENDA)
3. Durchführung der Sitzung
4. Nachbereitung von Sitzungen
Problem:
Gestaltung des Sitzungsraums
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Funktionen bei Electronic-Meeting
Verfügbarkeit einer gemeinsamen Tafel (zum zeichnen, schreiben,
löschen und späteren Anzeigen).
- WYSIWIS nach Bedarf
• nicht alle Cursor sichtbar
• Bewegungen müssen nicht gezeigt werden
• Übergabe in den gemeinsamen Bereich entscheidbar
• Ändern von gemeinsamen Objekten möglich
- Unterstützung von Brainstorming
• Stichworte oder Ikone für Einzelbeiträge
• Ausführliche Darstellung bei Bedarf
• Unterstützung des Sortierens
• Unterstützung des Ein- und Ausblendens
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Probleme und Module I
Probleme: Module:
Effizienz des e-MailInformationsaustausches
Zugriff auf Zusatzdaten Terminal pro Teilnehmer
Gleichzeitige Darstellung zusätzlicher Grossbildschirmvon Ideen usw.
Zurückhaltung bzw. Anonyme IdeengenerierungAversion von Teilnehmern
Dominanz Einzelner Strukturierte Redefolge
Zurückhaltende Teilnahme Visualisierung des Verhaltens,Aufforderung
Ineffiziente Strukturierung Unterstützung der Darstellung,und Analyse von Ideen Hyperstrukturen, Statistiken
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Probleme und Module II
Probleme: Module:
Unzulängliche Quantifizierung Ranking und
Abstimmungsverfahrenvon Präferenzen
Unzureichender Zielekatalog Erstellung und Präsentation einerAgenda
Unbeabsichtigtes Abweichen Ständige Präsenz der Agenda, von der Agenda Zeitüberschreitung anzeigen
Erinnerungsvermögen Ideapool
hohe Komplexität der Wissensbasierte Systeme,Entscheidungen Projektmanagement-Tools
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Elemente einzelner GDSS- COLAB -
Eigenschaften:
Direkter Face-to-Face-Kontakt
gemeinsame Bildschirme
COGNOTER:Gemeinsame Präsentationserstellung für Ideengenerierung, -organisation und -auswertung.
Ideenorganisation:
- Bildung einzelner Cluster pro Window
- Hypertextähnliche Querverweise
- Auflösung von Verbindungen und Entfernung von Elementen während der Anwendung
ARGNOTER zur Unterstützung von Entscheidungen
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Systeme zur Sicherung der Argumentation
Es werden Systeme angeboten (z.B. ARGNOTER), die die Nutzer
zwingen oder anregen, strukturiert zu argumentieren.
- Man muss Argumente den einzelnen Vorschlägen der Teilnehmer
zuordnen.- Man wird dazu angehalten, möglichst zu jedem Vorschlag anderer
Teilnehmer Argumente zu nennen.
- Man muss sie als Pro oder Contra kennzeichnen.
- Man muss ihre Relation zu anderen Argumenten oder Argumentationselementen deklarieren.
- Die Argumente sind inhaltlichen Kategorien zuzuordnen.
Die Argumente und Vorschläge können z.B. auf Spreadsheets
verwaltet und gewichtet werden.
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Sitzungsordnung I
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Sitzungsordnung II
Beste Lösung laut empirischer Untersuchung:
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Elemente einzelner GDSS- Visualisierung des Gruppenverhaltens bei
CAPTURE Lab -
z.B. Positiv (freundlich) vs. Negativ (unfreundlich)Lösung vorantreiben: forward vs. backward