Bewerbergemeinschaft „Modellkommune E-Government“ Antragssteller: Stadt Ibbenbüren
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Thema: „Konzept für weitere E-Government
Anwendungen“
Antragssteller: Stadt Ibbenbüren
Bewerbergemeinschaft: Stadt Ibbenbüren, Kreisstadt Steinfurt, Stadt Velen, Stadt
Gronau (Westf.), Stadt Ahaus, Stadt Borken, Gemeinde
Neuenkirchen, Gemeinde Laer, Stadt Rhede sowie
Zweckverband KAAW (Kommunale ADV-
Anwendergemeinschaft West)
Version: 0.9 (in Abstimmung)
Datum: 09.07.2015
Klassifizierung: - vertraulich -
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Inhalt
1. Kurzvorstellung des Vorhabens und Bezug zur Bewerbung ......................................................................... 5
2. Generisches Vorgehensmodell der E-Government-Konzeptionierung ........................................................ 8
2.1. Vorstellung des generischen Vorgehensmodells ................................................................................. 8
2.2. Prozessanalyse...................................................................................................................................... 9
2.2.2. Prozess-Steckbrief und Ermittlung Nutzenfaktor ........................................................................... 11
2.2.3. Grundsatzentscheidung Einführung elektronische Verwaltungsdienstleistungen ........................ 13
2.3. Prozessdesign ..................................................................................................................................... 14
2.3.1. Prozess-Modellierung ..................................................................................................................... 14
2.3.2. Bewertung des Prozesses und Auswahl technischer Lösungskomponenten ................................. 15
2.4. Einführung eines E-Government-Prozesses / Empfehlungen ............................................................ 16
3. Konzept für weitere E-Government-Anwendungen .................................................................................. 18
3.1. Betrachtungsgegenstände für die Konzeptionierung ........................................................................ 18
3.1.1. Organisatorische / Demographische Rahmenparameter .............................................................. 19
3.1.2. Kaufmännische Rahmenparameter ................................................................................................ 21
3.1.3. Technische Rahmenparameter ...................................................................................................... 22
3.1.4. Rechtliche Rahmenparameter ........................................................................................................ 23
3.1.5. Aspekte der interkommunalen Zusammenarbeit .......................................................................... 24
3.2. Projektierung des Vorhabens ............................................................................................................. 25
3.2.1. Identifizierte E-Government-Anwendungen .................................................................................. 25
3.2.1.1 Gewerbemeldungen ........................................................................................................................... 26
3.2.1.2 Personenstandsurkunde .................................................................................................................... 28
3.2.1.3 Bebauungspläne ................................................................................................................................. 30
3.2.2. Gesamtkonzept der Bereitstellung von E-Government- Anwendungen........................................ 32
3.2.2.1 Referenzarchitektur E-Government-Konzept..................................................................................... 32
3.2.2.1 Portalgestaltung ................................................................................................................................. 33
3.2.2.2 Elektronische Zugänge ....................................................................................................................... 33
3.2.2.2 Schnittstellen / Datenaustausch ........................................................................................................ 34
3.2.2.2 Zeitplan: Einführung von E-Government- Anwendungen .................................................................. 35
3.2.3. Marketing-und Sensibilisierungsmaßnahmen ................................................................................ 37
3.2.4. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Ressourceneinsatz ................................................................ 40
4. Fazit und Ausblick ....................................................................................................................................... 43
5. Abkürzungsverzeichnis ............................................................................................................................... 45
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Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Organisationsform der Bewerbergemeinschaft ............................................................................. 5
Abbildung 2: Projektskizze der Bewerbergemeinschaft....................................................................................... 6
Abbildung 3: Generisches Vorgehensmodell für die Einführung von E-Government-Prozessen ........................ 8
Abbildung 4: Beispiel der Auswertung Formularserver der Stadt Ibbenbüren .................................................... 9
Abbildung 5: Beispiel der Auswertung Aufrufe des Online-Auftritts der Stadt Ahaus ...................................... 10
Abbildung 6: Beispiel Vorlage für einen Prozess-Steckbrief .............................................................................. 11
Abbildung 7: Vorlage für Ermittlung des Nutzenfaktors eines E-Government-Prozesses ................................. 12
Abbildung 8: Einfaches Prozess-Framework inkl. Modulkatalog ....................................................................... 14
Abbildung 9: Exemplarische Darstellung technische Zusammenhänge E-Government-Infrastruktur .............. 16
Abbildung 10: Rahmenparameter und Einflussfaktoren für die E-Government-Konzeptionierung .................. 18
Abbildung 11: Phasen des Change-Management-Prozesses ............................................................................. 19
Abbildung 11: Demografie der kommunalen Beschäftigten in NRW ................................................................. 20
Abbildung 12: Ressourceneinsatz für Prozessoptimierung ................................................................................ 20
Abbildung 13: IT-Kosten pro Mitarbeiter (Branchenvergleich) .......................................................................... 21
Abbildung 14: Schulden der Flächenländer 2011 absolut in Mrd. € .................................................................. 21
Abbildung 15: Gesamt-Bewertungsmatrix Sachstandbericht der Bewerbergemeinschaft ............................... 22
Abbildung 16: E-Government heute und E-Government morgen ..................................................................... 24
Abbildung 17: Prozess-Steckbrief E-Gewerbeanmeldung .................................................................................. 26
Abbildung 18: Prozess-Modell E-Gewerbeanmeldung....................................................................................... 26
Abbildung 19: Bewertung des Nutzenfaktors E-Gewerbeanmeldung ............................................................... 27
Abbildung 20: Prozess-Steckbrief E-Personenstandsurkunde ........................................................................... 28
Abbildung 21: Prozess-Modell E-Personenstandsurkunde ................................................................................ 28
Abbildung 22: Bewertung des Nutzenfaktors E-Personenstandsurkunde ......................................................... 29
Abbildung 23: Prozess-Steckbrief E-Bebauungspläne ........................................................................................ 30
Abbildung 25: Prozess-Modell E-Bebauungspläne ............................................................................................. 30
Abbildung 26: Bewertung des Nutzenfaktors E-Bebauungspläne ..................................................................... 31
Abbildung 27: Referenzarchitektur E-Government-Konzept ............................................................................. 32
Abbildung 28: Medienbruchfreier Prozess-Workflow mit Hilfe eines Formular-Gateway-Servers ................... 34
Abbildung 29: Zeitplan für Projektlaufzeit „Modellkommune E-Government“ (Ursprungsplan) ...................... 36
Abbildung 30: Langfrist-Zeitplan E-Government-Konzept bis zum Jahr 2020(Strategieplan) ........................... 36
Abbildung 31: Flyer „E-Government – Was ist das eigentlich?“ (Seite 1) .......................................................... 37
Abbildung 32: Flyer „E-Government – Was ist das eigentlich?“ (Seite 2) .......................................................... 38
Abbildung 33: Logo der City-App „IbbApp“ ........................................................................................................ 39
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Abbildung 34: Kalkulationsvorlage für E-Government-Referenzarchitektur ..................................................... 40
Abbildung 35: Reifegrade für E-Government-Anwendungen ............................................................................ 40
Abbildung 36: Budgetierung von E-Government-Vorhaben .............................................................................. 41
Abbildung 37: Darstellung eines E-Government-Werkzeugkoffers ................................................................... 43
Abbildung 38: Kritische Erfolgsfaktoren für E-Government-Anwendungen ...................................................... 44
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1. Kurzvorstellung des Vorhabens und Bezug zur Bewerbung
Durch die Teilnahme in Form einer Bewerbergemeinschaft (Antragssteller ist die Stadt
Ibbenbüren) mit insgesamt neun Kommunen sowie einem Zweckverband (kommunaler IT-
Dienstleister), muss im Gegensatz zu einer einzelnen Kommune eine mehrdimensionale
Betrachtung für die Gesamt-Konzeptionierung berücksichtigt werden, um möglichst alle
Beteiligten in die Lage zu versetzen, mit Hilfe geeigneter Instrumente („E-Government-
Werkzeugkoffer“) effektiv und einfach E-Government-Services zu analysieren, zu
modellieren und zu realisieren.
Das folgende Schaubild zeigt die Organisationsform der Bewerbergemeinschaft:
Abbildung 1: Organisationsform der Bewerbergemeinschaft
Die nachfolgende Projektskizze zeigt ergänzend die ursprüngliche Bewerbungsidee sowie die
Reihenfolge der Betrachtungsebenen im Projekt, welche in den nachfolgenden Kapiteln im
Zuge der Konzeptionierung sowie der Sensibilisierung der Mitarbeiter (Change-
Management-Prozess) eine wesentliche Rolle einnehmen:
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Abbildung 2: Projektskizze der Bewerbergemeinschaft
Die technischen Aspekte werden im Projekt erst dann detailliert betrachtet, wenn die
Prozesse inkl. der dazugehörigen Organisationen (z. B. Fachdienst-Mitarbeiter, Bürger,
Gewerbetreibende) identifiziert, analysiert und modelliert wurden. Diese Reihenfolge wurde
durch das Bewerberkonsortium aufgrund der Vielzahl
technologischer E-Government-Lösungsanbieter
der beteiligten Personen
der Prozesse in einer Verwaltung
gewählt und es erweist sich als ratsam, diese Vorarbeiten in strukturierter, analytischer Form
zu leisten, da somit projektbegleitend eine Sensibilisierung in den Verwaltungen stattfindet.
Darüber hinaus sei erwähnt, dass die rechtlichen Aspekte (z. B. das E-Government-Gesetz
Bund und Land NRW) und deren Verbindlichkeiten sowie Umsetzungstermine parallel mit
betrachtet und bewertet werden müssen.
Bezugnehmend auf die ursprüngliche Projektidee der Bewerbung wurden in der 1. Phase
generische und Hersteller-neutrale Prozesse modelliert, so dass in der Analysephase nicht
zwingend eine Zuordnung zu einer bestimmten Lebenslage erforderlich war.
Dieses bietet den Vorteil, dass diese generischen Analyse- und Modellierungswerkzeuge
einfach
wiederverwendbar/adaptierbar
transparent
von Größe der Kommune sowie Prozess-Komplexität unabhängig
angewendet werden können.
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Es wurde daher bewusst in kleineren Arbeitsgruppen und unter Beteiligung von kleinen und
mittelgroßen Kommunen zusammengearbeitet, um die Anwendbarkeit zu erproben und
kontinuierlich zu optimieren.
Weiterhin erwähnenswert ist, dass aufgrund der finanziell angespannten Situation in einigen
Kommunen in NRW ein Instrument zur Ermittlung des Nutzenfaktors entwickelt und erprobt
wurde.
Dieses Instrument ist nach Einschätzung der Bewerbergemeinschaft notwendig, um die
Entscheidungsträger möglichst strukturiert in die Lage zu versetzen, den Nutzen und die
wirtschaftlichen Vorteile für die Einführung eines elektronischen Prozesses schnell zu
erkennen. Die Details werden in den folgenden Kapiteln dargestellt.
Abschließend der Hinweis, dass es weiterhin das Ziel des Projektes ist, den Kommunen eine
E-Government-Landkarte bzw. einen E-Government-Werkzeugkoffer bereitzustellen, welche
mit Hilfe geeigneter technischer Lösungen sowie der Werkzeuge für die Prozess-Analyse und
des –designs medienbruchfreie Prozesse schnell und einfach gestalten lässt, um diese unter
Berücksichtigung des Nutzenfaktors in die Praxis zu überführen.
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2. Generisches Vorgehensmodell für die E-Government-
Konzeptionierung
2.1. Vorstellung des generischen Vorgehensmodells
Das folgende Schaubild stellt das generische Vorgehensmodell für die Einführung von E-
Government-Prozessen dar, welche innerhalb der Bewerbergemeinschaft gemeinsam
entwickelt und erprobt wurde:
Abbildung 3: Generisches Vorgehensmodell für die Einführung von E-Government-Prozessen
Im Folgenden werden die einzelnen Komponenten des Konzeptes für die Einführung von E-
Government-Anwendungen erläutert:
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2.2. Prozessanalyse
2.2.1. Identifikation geeigneter elektronischer Prozesse
Zunächst müssen geeignete Prozesse für die Gestaltung von elektronischen
Verwaltungsdienstleistungen identifiziert werden. Hierfür bieten sich folgende
Möglichkeiten an:
Auswertung Formularserver:
Sofern ein Formularserver für die Bereitstellung von Online-Dokumenten bereits
eingesetzt wird, kann üblicherweise die Häufigkeit der Verwendung dieser
Dokumente ausgewertet werden.
Die Auswertung am Beispiel der Modellkommune Stadt Ibbenbüren ergibt folgendes
Ergebnis:
Abbildung 4: Beispiel der Auswertung Formular-Server der Stadt Ibbenbüren
Dieses Beispiel zeigt, dass die Gewerbean-, -um und –abmeldungen häufig in Form
von Online-PDF-Dokumenten genutzt werden und sich daher für die Überführung in
einen medienbruchfreien, elektronischen Prozess anbieten.
In der jetzigen Form steht den Unternehmen und BürgerInnen ausschließlich ein PDF-
Dokument zum Download zur Verfügung. Dieses muss nach der manuellen
Bearbeitung in Papierform an das zuständige Amt postalisch überstellt werden.
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Auswertung Online-Auftritt der Kommune:
Eine weitere Möglichkeit ist die Auswertung des Online-Auftritts der Kommune,
welche ebenfalls in der Regel mit Hilfe des jeweiligen Content-Management-Systems
(kurz: CMS) einfach und schnell durchzuführen ist.
Die Auswertung am Beispiel der Stadt Ahaus zeigt folgendes Ergebnis:
Abbildung 5: Beispiel der Auswertung Aufrufe des Online-Auftritts der Stadt Ahaus
Es wird deutlich, dass Anfragen in Verbindung mit dem Standesamt häufig genutzt
wurden. Daher bietet es sich an, den Bürgern und Unternehmen elektronische
Verwaltungsdienstleistungen in Form von Personenstandurkunden anzubieten.
Nutzung vorhandener Prozess-Bibliotheken:
Für die Identifikation von Prozessen können weiterhin Prozess-Bibliotheken, wie z. B.
die LeiKa-Prozessbibliothek (Leistungskatalog der Öffentlichen Verwaltung) oder die
KGSt-Prozessbibliothek (Kommunale Gemeinschaftsstelle für
Verwaltungsmanagement) verwendet werden.
In diesen Bibliotheken, welche in der Regel ausschließlich Mitgliedern zur Verfügung
stehen, werden sogenannte TOP-100-Prozesse in visualisierter Form dargestellt. Die
Modellierung und Prozessbeschreibung geschieht hierbei mit Hilfe von
Standardvorgaben (z. B. FaMoS = Fachmodellierungsstandard) sowie zusätzlichen
Softwareprodukten, so dass alle Mitglieder die Weiterentwicklung der
Prozessbibliothek aktiv unterstützen können.
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2.2.2. Prozess-Steckbrief und Ermittlung Nutzenfaktor
Nach der Identifikation geeigneter Prozesse, sollten diese mit Hilfe eines Prozess-
Steckbriefes in einfacher und strukturierter Form beschrieben werden.
Aus diesem Grund wurde folgender Prozess-Steckbrief unter Zuhilfenahme einiger
Beispielvorlagen der Modellkommunen der 1. Staffel entwickelt und erprobt:
Abbildung 6: Beispiel Vorlage für einen Prozess-Steckbrief
Neben der eindeutigen Zuordnung einer Prozess-ID sowie den zuständigen
Mitarbeitern in der Verwaltung (Prozess-Verantwortlicher, Prozess-Eigentümer bzw.
Auftraggeber), dient dieser Prozess-Steckbrief dazu, den Entscheidern und den
Projektmitarbeitern eine kompakte Übersicht über die Inhalte und dem Status des
Einführungsprozess (Projektlaufzeit etc.) zu geben.
Im Bereich „Nutzenfaktor“ wird ergänzend auf eine automatisierte Vorlage
verwiesen, die nach ersten Erfahrungen innerhalb von wenigen Minuten zu befüllen
ist und – neben den reinen Wirtschaftlichkeitsfaktoren – eine Vielzahl an weiteren
Mehrwerten für die Kommunen aufzeigen soll.
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Abbildung 7: Vorlage für Ermittlung des Nutzenfaktors eines E-Government-Prozesses
Im Ergebnis kann schnell und einfach ermittelt werden, welchen Gesamt-
Nutzenfaktor (gering, mittel, hoch) der identifizierte Prozess aufgrund der Faktoren
Quantitativer Nutzen, Wirtschaftlichkeit, Prozess-Optimierung sowie Standortfaktor /
Wirtschaftsförderung ausweist.
Ebenfalls findet bei der Anwendung dieses Werkzeuges automatisch eine
Sensibilisierung der beteiligten Mitarbeiter statt. Dieses ist von hoher Bedeutung, um
die Akzeptanz bei allen beteiligten Einheiten von Beginn an herbeizuführen.
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2.2.3. Grundsatzentscheidung Einführung elektronische
Verwaltungsdienstleistungen
Nach der Prozess-Analyse sowie VOR dem Schritt des Prozessdesigns, welcher in der
Regel nicht unbeachtliche Aufwände verursacht (z. B. Abstimmung mit den Fach-
bereichen und Gewerbetreibenden, Prozess-Modellierung), sollte auf Basis der
erstellten Unterlagen eine Grundsatzentscheidung durch den Auftraggeber getroffen
werden (z. B. Verwaltungsvorstand).
Dieser Zwischenschritt wird deshalb empfohlen, da hierdurch klare
Verantwortlichkeiten (Projekt-Verantwortlicher, Auftraggeber etc.) sowie die zu
erwartenden Aufwände in Form von Budgets und Ressourcen bekannt gemacht und
somit geplant werden können, wohlwissend, dass die Detail-Kalkulation und die
technische Realisierung erst im weiteren Verlauf durchgeführt wird.
Darüber hinaus lässt sich feststellen, dass aufgrund der zur Verfügung stehenden
Ressourcen in nur wenigen Kommunen eine digitale IT-Strategie bzw. eine E-
Government-Strategie erstellt und beschlossen wurde.
Dieses führt dazu, dass oftmals einzelne Verwaltungsdienstleistungen
bedarfsorientiert in elektronische Prozesse überführt werden sollen, die
Gesamtzusammenhänge (z. B. der technischen Komponenten, Referenzarchitekturen
etc. ) allerdings nicht vollumfänglich dokumentiert und bekannt sind.
Als Auftraggeber für E-Government-Prozesse treten in der Regel Ratsmitglieder,
Bürger und Gewerbetreibende auf, weniger aber die operativen Mitarbeiter aus den
Fachabteilungen.
Da das Zusammenwirken aller IT-Komponenten (Fachverfahrens-Schnittstellen, E-
Government-Komponenten etc.) ausschlaggebend für die zukünftige digitale IT-
Strategie somit für die moderne Verwaltung ist, empfiehlt es sich im Vorfeld oder
projektbegleitend eine IT-Gesamtstrategie bzw. einer Referenz-Architektur zu
entwickeln.
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2.3. Prozessdesign
2.3.1. Prozess-Modellierung
Nicht jede Kommune hält Werkzeuge sowie das dafür notwendige Know-how inkl.
der Ressourcen für die Modellierung von Prozessen vor (z. B. ARIS, BPMN etc.). Aus
diesem Grund gibt es - wie im Kapitel 2.2.1 erwähnt - Prozess-Bibliotheken, aus
denen vorgefertigte Prozess-Modelle für die öffentliche Verwaltung entnommen
werden können. In der Regel bestehen diese Prozess-Modelle aus sehr detaillierten,
organisatorischen Abläufen (Ablauforganisation), diese bilden daher eine gute
Grundlage für die in Frage kommenden, elektronischen Prozesse.
Darüber hinaus gibt es einige Systeme und Verfahren am Markt, die solche Prozesse
aufgrund des Detailgrades in einfacher Form darstellen und dabei gleichzeitig die
technischen Komponenten sowie Schnittstellen zu weiteren Fachverfahren,
Behörden und Bürger abbilden.
Aufgrund der Vorgaben im Projekt (zeitlicher Aspekt, einfache Anwendung,
Übertragbarkeit), wurde ein eigenes, einfaches Prozess-Framework entwickelt,
welches die Elemente aus den Bereichen Organisation, Technik und Prozesse
beinhaltet. Dieses Framework stellt sich wie folgt dar:
Abbildung 8: Einfaches Prozess-Framework inkl. Modulkatalog
Nach der Überführung der identifizierten Prozesse in dieses Prozess-Framework kann
geprüft werden, ob eine einfache Überführung in ein Standard-
Modellierungswerkzeug möglich und sinnvoll erscheint.
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2.3.2. Bewertung des Prozesses und Auswahl technischer
Lösungskomponenten
Nachdem die Prozesse identifiziert und modelliert wurden, findet je Prozess eine
Bewertung der E-Government-Komponenten unter IT-Sicherheits- und
Datenschutzaspekten statt.
Beispielsweise sollte geprüft werden, ob eine eID-Authentifizierung notwendig ist
oder ob eine logische Prüfung (z. B. Angabe Geburtsdatum, Geburtsort etc.)
ausreicht. Diese Bewertung ist daher notwendig, da diese Kriterien eine wichtige
Rolle in der Auswahl der technischen Lösungskomponenten darstellen und sich somit
auf die Wirtschaftlichkeit auswirken.
Im weiteren Verlauf des Prozess-Designs werden technische Lösungen
(Hardware/Software) begutachtet und ausgewählt, um somit die modellierten
Prozesse in die Praxis zu überführen.
Gleichzeitig werden die kaufmännischen Rahmenparameter ermittelt (lfd. Kosten,
Einmalkosten, interne Aufwände), um diese unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten
zu bewerten, einzuplanen und bereitzustellen.
Aufgrund der haushalterischen Planungszeiträume und Vorlaufzeiten im öffentlichen
Dienst, der angespannten Haushaltssituation einiger Kommunen sowie der
projektbegleitenden Sensibilisierungsmaßnahmen ist dieser Zwischenschritt inkl. der
dafür notwendigen Informationen (z. B. Nutzenfaktor) erforderlich und zu
empfehlen.
Hierdurch wird von Beginn an die Akzeptanz im Sinne des Change-Managements-
Prozesses der Mitarbeiter in den Kommunen gefördert.
Abschließend folgt innerhalb des Prozess-Designs die Genehmigung der Ressourcen
und Mittel für die Umsetzung des elektronischen Prozesses.
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2.4. Einführung eines E-Government-Prozesses / Empfehlungen
Nach der Planung und Bereitstellung der Ressourcen sowie der finanziellen Mittel,
erfolgen die Konzeptionierung und der Aufbau der Pilot-Umgebungen.
Dieses kann im Bedarfsfall aufgrund der individuellen Anforderungen durch eine
einzelne Kommune erfolgen, es sollte allerdings geprüft werden, ob technische
Komponenten gemeinsam betrieben oder Lösungen der Länder bzw. des Bundes mit
genutzt werden können.
Die architektonischen Zusammenhänge einer Referenzarchitektur lassen sich
exemplarisch wie folgt darstellen:
Abbildung 9: Exemplarische Darstellung technische Zusammenhänge E-Government-Infrastruktur
An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass eine digitale IT-Strategie bzw. die
erwähnte Referenzarchitektur von Vorteil ist, um die einzelnen Komponenten unter
technischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu kennen, zu nutzen und
weiterzuentwickeln.
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Da die Erstellung einer digitalen IT-Strategie nicht Bestandteil des Förderprogrammes
ist, wird im Folgenden nur kurz auf die möglichen Inhalte eingegangen:
Organisation des IT-Betriebes (z. B. ITIL-Ansatz, IT-Service-Management)
Demographischer Wandel / Fachkräftemangel / E-Government-Kompetenz
Technische Innovationen (z. B. Open Data, Cloud-Computing)
Digitale Infrastrukturen (z. B. Breitband, Rechenzentren, Intelligente Netze)
Vertrauen / Akzeptanz / Change-Management
IT-Sicherheit und Datenschutz
Die Erstellung der digitalen IT-Strategie sollte durch jede Kommune verantwortet und
erstellt werden , da die Inhalte sehr weitreichende Konsequenzen haben können und
hierfür entsprechende Mittel und Ressourcen erforderlich sind.
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3. Konzept für weitere E-Government-Anwendungen
3.1. Betrachtungsgegenstände für die Konzeptionierung
Zunächst sollen in diesem Kapitel die Rahmenparameter für die Konzeptionierung
erläutert werden, da diese ausschlaggebend für die Konzeptionierung weiterer E-
Government-Anwendungen in der Bewerbergemeinschaft sind und aufgrund dessen
bereits die in Kapitel 2 beschriebenen Methodiken und Werkezeuge entwickelt
wurden. Diese bestehen aus
organisatorischen/demographischen Rahmenparametern
kaufmännischen Rahmenparametern
rechtlichen Rahmenparametern
technischen Rahmenparametern
Aspekten der interkommunalen Zusammenarbeit
Diese Rahmenparameter sind teilweise konträr zueinander, was das folgende
Schaubild zeigt:
Abbildung 10: Rahmenparameter und Einflussfaktoren für die E-Government-Konzeptionierung
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3.1.1. Organisatorische / Demographische Rahmenparameter
Projektbegleitend mit der Einführung von E-Government-Anwendungen, muss ein
Change-Management-Prozess im Rahmen der Veränderung der Ablauforganisation in
den Kommunen realisiert werden, dieses mit dem Ziel, die Akzeptanz der
Mitarbeiter, der Führungskräfte sowie des Verwaltungsvorstandes für diese
veränderten Formen der Arbeitsabläufe von Begin an herbeizuführen.
Dieser Change-Management-Prozess sollte deshalb frühzeitig starten, um spätestens
bei der Produktivsetzung des elektronischen Prozesses die notwendige Akzeptanz
erzeugt zu haben.
Quelle: http://www.inmediasp.de/documents/Grafiken_Inhalt/_Change-Management_Ablauf-Vernderungsvorhaben_02.png
Abbildung 11: Phasen des Change-Management-Prozesses
Zudem beeinflusst der demographische Wandel zunehmend die
Organisationsstrukturen des öffentlichen Dienstes im Bereich der Fach- und
Führungskräfte.
Dieses wiederrum bietet einerseits die Möglichkeit, neue Verwaltungsmitarbeiter
direkt in die moderne Verwaltungsarbeit zu integrieren, andererseits wird für die
Überführung der Prozesse in eine elektronische Form sowie die anschließende
Praxisphase das Wissen der erfahrenen Mitarbeiter benötigt.
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Die nachfolgende Graphik zeigt, dass in den kommenden Jahren eine Vielzahl an
erfahrenen Mitarbeiter aus dem aktiven Dienst ausscheiden wird, derzeit allerdings
nur ca. 10% der Beschäftigten im öffentlichen Dienst unter 30 Jahre alt sind und
somit die Nachfolge-Regelungen im Bereich der Fach- und Führungskräfte
anspruchsvoller werden.
Abbildung 11: Demografie der kommunalen Beschäftigten in NRW
Es stellt sich die Frage, wie die teilweise zusätzlichen Aufgaben des öffentlichen
Dienstes mit ggf. weniger Personal in den nächsten Jahren zu bewältigen sein
werden.
Eine Antwort auf diese Frage wird die Automatisierung von Geschäftsprozessen sein,
welche allerdings in der Umsetzungsphase zusätzliche Ressourcen erfordert, um dem
sich abzeichnenden demographischen Wandel allerdings entgegenzuwirken.
Abbildung 12: Ressourceneinsatz für Prozessoptimierung
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3.1.2. Kaufmännische Rahmenparameter
Die angespannte Haushaltssituation in den Kommunen wirkt sich erheblich auf die IT-
Budgets pro Mitarbeiter bzw. pro IT-Arbeitsplatz aus, was die kurzfristige Einführung
von E-Government-Anwendungen erschwert.
Die folgende Übersicht zeigt, dass im Vergleich zu anderen Branchen in der
öffentlichen Verwaltung am wenigsten finanzielle Mittel für die Mitarbeiter (nicht
pro IT-Arbeitsplatz) zur Verfügung stehen.
Abbildung 13: IT-Kosten pro Mitarbeiter (Branchenvergleich)
Besonders im Bundesland Nordrhein-Westfalen ist die Schuldenlast einiger
Kommunen sehr hoch, so dass die kaufmännischen Rahmenparameter für E-
Government-Projekte eine sehr bedeutende Rolle einnehmen.
Abbildung 14: Schulden der Flächenländer 2011 absolut in Mrd. €
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Hinzu kommt, dass durch die Vielzahl der technischen Lösungen sowie der Zunahme
neuer elektronischer Verfahren zu Unsicherheiten bei den Entscheidern führt, da sich
die Frage des Investitonsschutzes für die Beschaffung von E-Government-
Komponenten stellt.
Als Beispiel seien die Vielzahl an Bürgerportalen sowie die Ankündigung von neuen
Bürgerkonten erwähnt.
Tendenziell wird daher im Rahmen der Gesamtkonzeptionierung und aufgrund der
Ergebnisse des Sachstandberichtes der Bewerbergemeinschaft der Ansatz verfolgt,
die bereits vorhandenen Hard- und Softwarekomponenten für weitere E-
Government-Anwendungen zu nutzen und ggf. mit zusätzlichen Komponenten
anzureichern.
3.1.3. Technische Rahmenparameter
An dieser Stelle bietet es sich an, nochmals die Gesamtergebnisse des
Sachstandberichts der 1. Tranche aufzuführen:
Abbildung 15: Gesamt-Bewertungsmatrix Sachstandbericht der Bewerbergemeinschaft
Bereits in der Sachstandanalyse wurde darauf hingewiesen, dass eine für die
Erfüllung der E-Government-Anforderungen ausbaufähige Basis-Infrastruktur in
Ansätzen vorhanden ist, diese allerdings durch weitere, ggf. zentrale System-
Plattformen ergänzt werden muss (z. B. Bürgerportale).
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Die Prozess-Modelle für einzelne E-Government-Anwendungen sowie die
vorhandene Basis-Infrastruktur, soll daher wie im Kapitel 3.1.2 erwähnt unter dem
Aspekt des Investitionsschutzes konzeptioniert werden. Dieses bedeutet, dass z. B.
vorhandene Formularserver oder DMS-Systeme um zusätzliche E-Government-
Komponenten ergänzt werden sollen.
Als Beispiele seinen hier die Komponenten E-Payment, eID-Authentifizierung sowie
DE-Mail-Komponenten erwähnt.
3.1.4. Rechtliche Rahmenparameter
Das E-Government-Gesetz des Landes NRW ist bis zum Zeitpunkt der Erstellung des
Konzeptes noch nicht in Kraft getreten.
Dieses wirkt sich insofern auf die Gesamt-Konzeptionierung aus, als dass die Inhalte
nach der Verabschiedung des Gesetzes durch den Landtag mit dem Gesamtkonzept
abgeglichen werden müssen, da die Kommunen der Bewerbergemeinschaft im
Bundesland NRW angesiedelt sind.
Als Grundlage für die bisherige Konzeptionierung wurden Inhalte des E-Government-
Gesetzes des Bundes angenommen, es zeichnet sich jedoch ab, dass das
Landesgesetz NRW weitere Anforderungen stellt, dieses sind zum Beispiel:
Veränderte Umsetzungsfristen für Kommunen
Einhaltung verbindlicher Beschlüsse des IT-Planungsrates
Einrichtung eines IT-Kooperationsrates Nordrhein-Westfalen
Zusätzliche Vorgaben für den Einsatz von E-Government-Lösungen
Es sei deshalb an dieser Stelle erwähnt, dass diese Vorgaben erhebliche Einflüsse auf
die zeitliche Umsetzung sowie die technische Realisierung haben können.
Darüber hinaus kann es sein, dass Fragen zur Konnexität in der weiteren Umsetzung
von E-Government-Anwendungen zwischen den Kommunen und dem Land NRW
abgestimmt werden müssen, was ebenfalls einen Einfluss auf die zeitliche
Komponente haben könnte.
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3.1.5. Aspekte der interkommunalen Zusammenarbeit
Wie in der Abbildung 10 dargestellt, bildet die interkommunale Zusammenarbeit eine
wichtige Schnittstelle zwischen den einzelnen Kommunen sowie den Vorgaben der
Länder, des Bundes sowie der Europäischen Union. Die Vielzahl der rechtlichen
Vorschriften, der technischen Lösungen sowie der Anzahl der Prozesse innerhalb
einer Verwaltung, erfordern zunehmend die interkommunale Zusammenarbeit und
Kommunikation der Behörden untereinander, um diesen Anforderungen heute und
in Zukunft gerecht zu werden.
Darüber hinaus sollte die Frage geklärt werden, ob einzelne E-Government-
Komponenten aus Wirtschaftlichkeits- und aus Technikaspekten einzeln oder
gemeinsam betrieben werden (z. B. Bürgerportale, eID-Zertifikate), da mit der
Realisierung und Betreuung teilweise erhebliche Aufwände und Kosten verbunden
sind.
Die Bearbeitung des Gesamtkonzeptes für E-Government-Anwendungen in Form
einer interkommunalen Zusammenarbeit empfiehlt sich zusammenfassend aus
folgenden Gründen:
Bündelung von Kompetenzen (z. B. durch Arbeitskreise)
Effizienter Einsatz der knappen zur Verfügung stehenden Ressourcen in Hinblick auf
den demographischen Wandel
Realisierung von Kostenvorteilen (z. B. durch gemeinsame System-Plattformen) und
somit Erhöhung der Produktivität
Stärkung der Verhandlungsposition gegenüber Fachverfahrens-Herstellern und
weiteren Institutionen
Zentrale Kommunikation und Interessensvertretung gegenüber weiteren Behörden
(z. B. Städte- und Gemeindebund)
Das Ziel der interkommunalen Zusammenarbeit sollte es sein, die derzeit
heterogenen IT-Systemlandschaften zu harmonisieren und dadurch den
elektronischen Datenverkehr sowie die damit verbundenen Geschäftsprozesse zu
verbinden. Dieses soll am folgenden Schaubild verdeutlicht werden:
Abbildung 16: E-Government heute und E-Government morgen
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3.2. Projektierung des Vorhabens
3.2.1. Identifizierte E-Government-Anwendungen
Wie im Kapitel 2 beschrieben, wurden mit Hilfe der zur Verfügung stehenden
Werkzeuge insgesamt drei Prozesse identifiziert, welche aufgrund der Fallzahlen und
unter Berücksichtigung des Lebenslagenmodells potentiell für die Überführung in
einen elektronischen Prozess in Frage kommen. Dieses sind die folgenden drei
Prozesse:
Gewerbeanmeldungen
Personenstandurkunden
Bebauungspläne
Es lässt sich feststellen, dass bereits in der Identifikationsphase entsprechende
Sensibilisierungen der Mitarbeiter stattgefunden haben und dass gleichzeitig bewusst
wurde, dass eine Überführung in den elektronischen Prozess mit den vorhandenen
Komponenten möglich sein könnte.
In der Konzeptionierung wird daher wie bereits beschrieben ein Schwerpunkt darauf
gelegt werden, die vorhandene Basis-Infrastruktur zu nutzen und auszubauen.
Im Folgenden werden zunächst die einzelnen Prozess-Steckbriefe, die Prozess-
Modelle sowie die Bewertung des Nutzenfaktors vorgestellt.
Anschließend werden die Konzepte für die Realisierung (Referenzarchitektur,
Zeitplan, Marketing- und Sensibilisierungsmaßnahmen,
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bzw. notwendiger Ressourceneinsatz) dargestellt und
erläutert.
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3.2.1.1 Gewerbemeldungen
Prozesssteckbrief:
Abbildung 17: Prozess-Steckbrief E-Gewerbeanmeldung
Prozess-Modell:
Abbildung 18: Prozess-Modell E-Gewerbeanmeldung
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Bewertung des Nutzenfaktors:
Abbildung 19: Bewertung des Nutzenfaktors E-Gewerbeanmeldung
Kurzzusammenfassung des Realisierungskonzeptes:
Es hat sich gezeigt, dass z. B. bei der Stadt Ibbenbüren häufig die derzeitige Formular-
Server-Lösung im Bereich Gewerbemeldungen (An-, Um- und Abmeldungen) genutzt
und dass der Nutzenfaktor mit der Gewichtung „mittlerer wirtschaftlicher Nutzen“
bewertet wird.
Es soll daher in der weiteren Realisierung und auf Basis des Prozess-Modells
gemeinsam mit dem Hersteller des Formularservers geprüft werden, ob dieser
Prozess medienbruchfrei sowie unter Einbindung der dafür notwendigen E-
Government-Komponenten (z. B. E-Payment) genutzt und realisiert werden kann.
Als Zielgruppe werden in diesem Prozess die Gewerbetreibenden angesprochen.
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3.2.1.2 Personenstandsurkunde
Prozesssteckbrief:
Abbildung 20: Prozess-Steckbrief E-Personenstandsurkunde
Prozess-Modell:
Abbildung 21: Prozess-Modell E-Personenstandsurkunde
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Bewertung des Nutzenfaktors:
Abbildung 22: Bewertung des Nutzenfaktors E-Personenstandsurkunde
Kurzzusammenfassung des Realisierungskonzeptes:
Die Auswertungen der Nutzungshäufigkeiten des Online-Auftritts der Stadt Ahaus
zeigen, dass oftmals Verwaltungsdienstleistungen im Bereich des Standesamtes von
Interesse sind. Aufgrund des Lebenslagenmodells wurde daher der elektronische
Prozess für die Beantragung einer Geburtsurkunde modelliert. Der Nutzenfaktor wird
mit der Gewichtung „mittlerer wirtschaftlicher Nutzen“ bewertet wird.
Da es bereits vorgefertigte E-Government-Lösungen des derzeitigen Fachverfahrens-
Herstellers gibt, soll im nächsten Schritt die Überführung in den elektronischen
Prozess inkl. der Nutzung zusätzlicher E-Government-Komponenten geprüft werden.
Als Zielgruppe werden in diesem Prozess die Bürgerinnen und Bürger aller
Altersklassen angesprochen.
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3.2.1.3 Bebauungspläne
Prozesssteckbrief:
Abbildung 23: Prozess-Steckbrief E-Bebauungspläne
Prozess-Modell:
Abbildung 25: Prozess-Modell E-Bebauungspläne
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Bewertung des Nutzenfaktors:
Abbildung 26: Bewertung des Nutzenfaktors E-Bebauungspläne
Kurzzusammenfassung des Realisierungskonzeptes:
Die Stadt Velen hat aufgrund zahlreicher Nachfragen vorgeschlagen, als dritten
Prozess die Bebauungspläne der Kommunen im Bedarfsfall den Anforderern online
zum Abruf bereitzustellen. Der Nutzenfaktor wird mit der Gewichtung „mittlerer
wirtschaftlicher Nutzen“ bewertet wird.
Da es für diesen Prozess derzeit noch keine bekannten vorhandenen E-Government-
Lösungen gibt, wird im nächsten Schritt analysiert, wie eine Realisierung erfolgen
kann.
Als Zielgruppe werden in diesem Prozess die Bürgerinnen und Bürger sowie die
Gewerbetreibenden angesprochen.
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3.2.2. Gesamtkonzept der Bereitstellung von E-Government-
Anwendungen
3.2.2.1 Referenzarchitektur E-Government-Konzept
Einleitend wird in diesem Kapitel eine grundsätzliche Referenzarchitektur der
Bewerbergemeinschaft dargestellt werden, so dass in den folgenden Abschnitten die
einzelnen Komponenten dieses Schaubildes erläutert werden (Großansicht als Anlage
beigefügt):
Abbildung 27: Referenzarchitektur E-Government-Konzept
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Seite 33
3.2.2.1 Portalgestaltung
Grundsätzlich wird die Einführung und Nutzung eines Bürgerportals inkl. eines
Bürgerkontos als notwendig betrachtet, um einen medienbruchfreien Gesamtprozess
abbilden zu können.
Da allerdings derzeit unterschiedliche Entwicklungs- und Angebotstendenzen am
Markt zu beobachten sind, sollen in der ersten Phase des Konzeptes zunächst die
vorhandenen IT-Systemkomponenten genutzt und erweitert werden (z. B.
Formularserver, Dokumenten-Management-System), um die identifizierten E-
Government-Prozesse abzubilden.
Es wäre empfehlenswert, wenn die Bundesländer oder der Bund diese Portale zum
Selbstkostenpreis anbieten, da die Finanzierung dieser Portale für die Kommunen der
Bewerbergemeinschaft ausschlaggebend für die Einführung und dem dauerhaften
Betrieb ist.
Tendenziell lässt sich feststellen, dass es bereits verschiedene Lösungsanbieter aus
der freien Wirtschaft sowie Entwicklungen und Ideen von Landes- und
Bundesbehörden gibt.
Nicht unerheblich bei der Entscheidung zur Verwendung eines Bürgerportals ist auch
hierbei der Investitionsschutz, da diese Systemplattform, die Schnittstellen zu
Fachverfahren sowie das Datenmodell inkl. des Datenschutzes eine der wichtigsten
Grundlagen für das Angebot an E-Government-Anwendungen darstellt.
3.2.2.2 Elektronische Zugänge
Neben den bereits bestehenden elektronischen Zugängen in Form von E-Mail-
Systemen und dem bereits vorhandenen Formular-Servern (derzeit Online-PDF-
Dateien), wurden bereits DE-Mail-Adressen reserviert und stehen über ein DE-Mail-
Portal zur Verfügung. Es bietet sich daher an, das derzeitige Angebot an
elektronischen Zugängen um die Übermittlung mit Hilfe einer DE-Mail-Adresse zu
erweitern.
Da die grundsätzliche Basis-Infrastruktur in Form eines Portal-Zugangs bereits
zugänglich ist, werden für die Nutzung dieses Zugangs entsprechende
Marketingmaßnahmen in Verbindung mit den zu realisierenden elektronischen
Prozessen benötigt, da die DE-Mail-Verbreitung bei den Bürgern und den
Gewerbetreibenden noch sehr gering ist.
Erweitert wird empfohlen, eine Verschlüsselung (PGP) zu verwenden.
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Abschließend der Hinweis, dass nach Erhöhung der Anwendungszahlen im DE-Mail-
Bereich die Nutzung eines DE-Mail-Gateways (Direkt-Integration in das jeweilige
Mail-System der Kommune) zu prüfen ist, da hierdurch die Handhabung erleichtert
und somit auch die Akzeptanz bei den Anwendern erhöht wird.
3.2.2.2 Schnittstellen / Datenaustausch
Die XÖV-Standards im öffentlichen Dienst sind nach heutigem Stand nur in wenige
Fachverfahren integriert, da es nur wenige gesetzliche Grundlagen und Vorschriften
für die Umsetzung gibt.
Aus diesem Grund müssen für den Einsatz von E-Government-Anwendungen in der
Praxis einzelne Schnittstellen geschaffen werden.
Um möglichst medienbruchfreie Prozesse anbieten zu können wird empfohlen, die
Online-PDF-Dokumente zukünftig direkt im HTML-Format anzubieten (Entfall des
Ausdruckens und ggf. der Unterschrift), so dass diese Daten direkt mit Hilfe
geeigneter Schnittstellen und Auszeichnungssprachen (z. B. XML) in die
Fachverfahren integriert werden können.
Des Weiteren empfiehlt es sich, für einen medienbruchfreien Prozess einen
Formular-Gateway-Server einzusetzen, welcher folgenden Prozess-Ablauf ermöglicht:
Abbildung 28: Medienbruchfreier Prozess-Workflow mit Hilfe eines Formular-Gateway-Servers
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Durch die Verwendung von XML-Standards in Verbindung mit den E-Government-
Komponenten der Referenzarchitektur (z. B. e-Akte), besteht die Möglichkeit, weitere
Prozessabläufe einfach und strukturiert in diese Gesamtarchitektur zu überführen.
Ebenfalls können die erzeugten Daten durch die Verbindung zum Dokumenten-
Management-System in die elektronische Akte überführt werden, sofern dieses
erforderlich ist.
Wie in der Referenzarchitektur im Bereich der externen Schnittstellen zu erkennen
ist, werden Dienste über das DOI-Netz abgerufen. Hierdurch besteht die Möglichkeit,
diese Dienste einerseits im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit
gemeinsam zu nutzen und andererseits Daten mit weiteren Behörden (z. B. Kreise)
über diese Architektur auszutauschen. Es sei erwähnt, dass – bezogen auf den
Reifegrad der XÖV-Standards- auch hierbei einzelne Schnittstellen realisiert werden
müssen.
3.2.2.2 Zeitplan: Einführung von E-Government- Anwendungen
Aus Sicht der Bewerbergemeinschaft ist die eigentliche Projektlaufzeit des
Förderprogrammes „Modellkommune E-Government“ von 2 Jahren aufgrund
folgender Einflussfaktoren für die Realisierung von E-Government-Anwendungen zu
kurzfristig für eine vollständige Bereitstellung einer E-Government-Landschaft:
E-Government-Gesetz des Landes NRW mit entsprechenden, verpflichtenden
Vorgaben für die Umsetzung von E-Government-Anwendungen ist noch nicht in Kraft
getreten
Bürgermeister- und Landratswahlen beeinflussen die Entscheidungsprozesse für
neue Lösungen im Jahre 2015
Generelle Vorlaufzeiten für Entscheidungs- und Haushaltsplanungsprozesse in den
Kommunen (z. B. Einbindung der Rats-Mitglieder)
Ebenfalls sei erwähnt, dass durch die Projektierung in Form einer
Bewerbergemeinschaft mit insgesamt 10 beteiligten Einheiten, die Fördermittel für
dieses Projekt überwiegend für die Beratung, die Koordination des Projektes
(Arbeitskreis-Sitzungen) sowie für die Mitwirkung an dem Gesamtkonzept (Erstellung
der Berichte, Workshop-Teilnahmen etc.) verwendet werden und somit im Ergebnis
die Grundlage für E-Government-Konzepte und ersten Anwendungen geschaffen
wird, der weitere Ausbau allerdings erst in den Folgejahren geschehen wird.
Die identifizierten Prozesse müssen inkl. der Aufwands-Kalkulationen deshalb in die
entsprechenden Haushaltsplanungen der Kommunen einfließen.
Wie bereits erwähnt, ist darüber hinaus eine Langfrist-Strategie in Form einer
digitalen IT-Strategie empfehlenswert.
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Seite 36
Auf dieser Grundlage werden daher folgende zwei Projektpläne verfolgt:
Abbildung 29: Zeitplan für Projektlaufzeit „Modellkommune E-Government“ (Ursprungsplan)
Abbildung 30: Langfrist-Zeitplan E-Government-Konzept bis zum Jahr 2020(Strategieplan)
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3.2.3. Marketing-und Sensibilisierungsmaßnahmen
Projektbegleitend ist eines der Schwerpunkte die Sensibilisierung der Mitarbeiter, der
Bürger sowie der Gewerbetreibenden, um wie in Kapitel 3.1.1 beschrieben möglichst
frühzeitig die Akzeptanz für die Einführung von E-Government-Anwendungen zu
steigern.
Deshalb sowie aufgrund der unterschiedlichen Interpretationen des Begriffs „E-
Government“ wurde bereits in der 1. Phase des Projektes ein Flyer entwickelt,
welcher dazu beitragen soll, ein einheitliches Verständnis und eine einheitliche
Definition des Begriffs herbeizuführen.
Abbildung 31: Flyer „E-Government – Was ist das eigentlich?“ (Seite 1)
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Abbildung 32: Flyer „E-Government – Was ist das eigentlich?“ (Seite 2)
Darüber hinaus werden im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit
entsprechende Seminare und Schulungsangebote angeboten, welche folgende
Themenschwerpunkt abbilden:
Titel: E-Government 2020
Inhalte:
Zielgruppe:
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Titel: Beratungskompetenz zur Nutzung des elektronischen
Identitätskennzeichens (eID) des neuen Personalausweises
Inhalte:
Zielgruppe:
Des Weiteren wurden bzw. werden folgende Veranstaltungen und Medien genutzt,
um die Inhalte und die Fortschritte des Projektes zu präsentieren:
Verbandsversammlung des Zweckverbandes KAAW
IT-Leitertagungen sowie Arbeitskreis-Sitzungen
Fachdienstleitertagung
Wirtschaftsfrühstück
Kämmerertagung
Berichte in lokalen Tageszeitungen
Durch diese Präsenz sollen möglichst alle Zielgruppen (Verwaltungsmitarbeiter,
BürgerInnen, Gewerbetreibende) erreicht werden.
Abschließend der Hinweis, dass auch der Einsatz von sogenannten City-App-Lösungen
dazu beitragen soll, die moderne Kommune zu präsentieren. Aus diesem Grund
planen bzw. gibt es bereits erste City-App-Lösungen in den Kommunen. Als Beispiel
sei hier die in der Einführung befindliche Lösung der Stadt Ibbenbüren erwähnt.
Abbildung 33: Logo der City-App „IbbApp“
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3.2.4. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Ressourceneinsatz
Die Nutzenfaktoren der identifizierten Prozesse sind bereits im Kapitel 3.2. 1 ff.
dargestellt worden.
Um die Referenzarchitektur in der 1. Ausbaustufe zu realisieren, werden in der
weiteren Projektierung die Aufwände mit den Herstellern abgestimmt und in Form
der folgenden Tabelle gepflegt:
Abbildung 34: Kalkulationsvorlage für E-Government-Referenzarchitektur
Zum jetzigen Zeitpunkt sind aufgrund der zunächst technischen und prozessualen
Konzeptionierungsphase sowie der Konstellation als Bewerbergemeinschaft (einige
Komponenten müssen mehrfach beschafft werden) seriöse Aussagen zum Thema
finanzielle Mittel und Ressourcen nicht ab bildbar.
Darüber hinaus muss unterschieden werden, welche Ausbaustufe der
Automatisierung in welchen Zeiträumen erreicht werden soll, da die Entwicklung von
E-Government-Dienstleistungen in den Kommunen der Bewerbergemeinschaft
abhängig ist von dem durch die Kommune festzulegenden Reifegrad.
Abbildung 35: Reifegrade für E-Government-Anwendungen
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Seite 41
Sicherlich sind – wie bereits im Kapitel 3.1.1 dargestellt – zunächst zusätzliche interne
Ressourcen als auch externe Budgets für diese Realisierung notwendig und es ist zu
empfehlen, hierfür entsprechende Mittel in die Haushaltsplanung einzustellen.
Aus diesem Grund sowie aufgrund der Projektlaufzeiten im E-Government-Umfeld,
wäre es ebenfalls nicht seriös, eine Einsparung bei den Personalressourcen zum
derzeitigen Zeitpunkt auszuweisen.
Ziel sollte es sein, den sich abzeichnenden demographischen Wandel (weniger
Personal für breiteres Aufgabenspektrum) durch elektronische
Verwaltungsdienstleistungen zu begegnen.
Es wäre daher ratsam, die Personalentwicklung in den kommenden fünf Jahren im
Rahmen der E-Government-Konzeptionierung zu berücksichtigen, um somit
entsprechende Kennzahlen im Sinne von effizientem Einsatz des Personals zu
erhalten.
Das Ergebnis der Sachstandanalyse hat gezeigt, dass bereits eine Basis-Infrastruktur
für E-Government-Anwendungen vorhanden ist, so dass – mit Ausnahme eines
Bürgerportals – nicht zwingend mit der Neuanschaffung kompletter Fachverfahren
und Systemumgebungen zu rechnen ist.
Die einzuplanenden Mittel werden in der jetzigen Projektphase benötigt, um die in
der Abbildung 34 schematisch dargestellten zusätzlichen E-Government-
Komponenten einzuführen.
Empfehlenswert ist darüber hinaus die Planung von Mitteln für
Marketingmaßnahmen, um im weiteren Projektverlauf die Mitarbeiter aus den
Verwaltungen, die Bürger sowie die Gewerbetreibenden kontinuierlich für das Thema
E-Government zu sensibilisieren.
Ein weiteres Ergebnis der Sachstandanalyse zeigt, dass nur wenige Kommunen
eigenes Budget für E-Government-Themen einplanen bzw. zur Verfügung gestellt
bekommen.
Abbildung 36: Budgetierung von E-Government-Vorhaben
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Aufgrund dieses Ergebnisses sowie der angespannten Haushaltssituation in vielen
NRW-Kommunen, empfiehlt es sich, die durch den Bund und die Länder angebotenen
Drittmittel im weiteren Verlauf der Umsetzungsphase zu akquirieren, da eine
Eigenfinanzierung oftmals nicht möglich bzw. zulässig ist.
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4. Fazit und Ausblick
Aufgrund der Besonderheit, dass die Konzeptionierung Gültigkeit für die gesamte
Bewerbergemeinschaft haben soll, war und ist es das Ziel, einen E-Government-
Werkzeugkoffer/-Landkarte bereitzustellen, welche von kleinen und mittleren Kommunen
genutzt werden können.
Dieser Werkzeugkoffer beinhaltet die im Rahmen des Projektes erarbeiteten Komponenten
und lässt sich schematisch wie folgt darstellen:
Abbildung 37: Darstellung eines E-Government-Werkzeugkoffers
Nach Einschätzung der Bewerbergemeinschaft ist es neben den prozessualen und
technischen Aspekten von besonderer Bedeutung, die Entscheider in den Kommunen
(Bürgermeister, Kämmerer, Fachdienstleitung) projektbegleitend und kontinuierlich zu
sensibilisieren. Eine erfolgreiche Konzeptgestaltung erfordert für die Realisierung die
entsprechende Bereitschaft in den Gremien sowie die Mittel für die E-Government-
Komponenten.
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Abschließend soll das folgende Schaubild die kritischen Erfolgsfaktoren in Erinnerung rufen,
die oftmals Erwähnung in diesem Konzept gefunden haben und die weiterhin besonders zu
beachten sind:
Abbildung 38: Kritische Erfolgsfaktoren für E-Government-Anwendungen
„Wer immer tut, was er schon kann,
bleibt immer das, was er schon ist.“ (Zitat von Henry Ford)
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5. Abkürzungsverzeichnis
Kürzel Erläuterung
ARIS Architektur integrierter Informationssysteme
BPMN Business Process Model and Notation
DMS Dokumenten-Management-System
DOI Deutschland Online Infrastruktur
eID Elektronische Identifikation
FAMOS Fachmodellierungsstandard
G2C Government to Citizens (Verwaltung zu Bürger)
G2B Government to Business (Verwaltung zu Gewerbe)
G2G Government to Government (Verwaltung zu Verwaltung)
ID Identifikation
IT Informations-Technologie
ITIL IT Infrastructure Library
KAAW Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West
KGST Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement
LeiKa Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung
NRW Nordrhein-Westfalen
PDF Portable Document Format
PGP Pretty Good Privacy
XÖV XML im öffentlichen Dienst
XML Extensible Markup Language
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A N L A G E N