Acht gute Gründe gegen den Arbeitsplatz der Zukunft - Seite 1 - © K&K Networks, 2016
Schluss mit dem Hype: 8 gute Gründe, warum Sie den „Arbeitsplatz der Zukunft" NICHT einführen sollten
Guido Wirtz, Director Managed Services
Sebastian Golla, Prokurist & Technischer Leiter
K&K Networks, Otto-Hahn-Str. 44, 59423 Unna
www.kuk-networks.de
Bleiben Sie wachsam!
Sie reagieren eher zurückhaltend auf Modetrends in der IT? Sie springen nicht gleich auf
jeden neuen Zug auf, bevor er überhaupt losgefahren ist? Sie warten im Zweifel lieber erst
einmal ab, wie sich neue Technologien bei anderen Unternehmen in der Praxis bewähren?
Gut so! Denn Sie tragen eine sehr respektable Verantwortung für Ihr Unternehmen. Zu
schnell zu viel Geld in möglicherweise falsche oder unausgereifte Themen investieren kann
fatal enden. Rund um den „Arbeitsplatz der Zukunft“ wird im Moment viel diskutiert. Sie sind
der Ansicht, dass es sich hierbei nur um ein weiteres IT-Trendthema handelt, das schnell
wieder vorbei ist? Wir möchten Sie im Folgenden in Ihrer Meinung bestärken, den „Arbeits-
platz der Zukunft“ besser nicht in Ihrem Unternehmen einzuführen. Natürlich gibt es auch
das ein oder andere Argument FÜR den Arbeitsplatz der Zukunft – manche davon werden
wir Ihnen auch im Weiteren kurz vorstellen. Aber am Ende des Tages ist doch schon jetzt
klar, dass Sie mit Ihrer Entscheidung richtig liegen, oder?
Übersicht: Acht gute Gründe gegen den Arbeitsplatz der Zukunft
1. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Mitarbeiter ............................................................................ 3
2. Sie verhindern ineffiziente Teamarbeit und Projektarbeit ............................................................. 4
3. Sie sorgen für Datensicherheit ........................................................................................................ 5
4. Sie ersparen sich die kostspielige Anschaffung mobiler Geräte ..................................................... 6
5. Sie vermeiden hohe laufende IT-Kosten ......................................................................................... 7
6. Sie benötigen keinen neuen Internetanschluss oder eine höhere Bandbreite .............................. 8
7. Sie vermeiden die Abhängigkeit von einem Anbieter ..................................................................... 9
8. Sie sorgen für Klarheit: Ihre IT-Abteilung bestimmt Ihre IT-Strategie........................................... 10
„Arbeiten 4.0“ oder „Der Arbeitsplatz der Zukunft“
Die Begriffe „Arbeiten 4.0“ und „Arbeitsplatz der Zukunft“ werden im Moment oft und gern in
den Medien diskutiert. Es gibt sogar schon eigene Webseiten dazu. Mit „Arbeiten 4.0“ ist ein
räumlich und zeitlich sehr weitgehend flexibles Arbeitsmodell gemeint. Der „Arbeitsplatz der
Zukunft“ beschreibt ergänzend dazu die zugehörige Arbeitsplatzausstattung mit mobilen
Endgeräten und geeigneter Software zur Kommunikation und zum Datenaustausch. Die Be-
fürworter dieser Themen leiten deren Notwendigkeit meist aus dem rapiden Wandel der mo-
dernen Arbeitswelt ab. Diesen werden Sie sicherlich auch schon hier und dort wahrgenom-
men haben – wenn Sie ihm auch vollkommen gerechtfertigt mit gesunder Skepsis begegnen.
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Drei Gründe werden zur angeblichen Notwendigkeit von „Arbeiten 4.0“ und dem „Arbeitsplatz
der Zukunft“ zumeist genannt – siehe dazu auch die Quellenangaben [1] bis [4].
- Die Globalisierung der Märkte erfordert von Unternehmen ein sehr viel höheres
Maß an Flexibilität. Unternehmen müssen heute auf Marktveränderungen viel
schneller reagieren als in der Vergangenheit. Dabei muss man trotz aller Ge-
schwindigkeit selbstverständlich einen kühlen Kopf bewahren.
- Der Einsatz mobiler Endgeräte hat privat wie beruflich sehr stark zugenommen.
Notebooks, Tablets, Smartphones sind inzwischen weit verbreitet. Ebenso werden
auch von Unternehmen zunehmend Daten „in die Cloud“ verlagert. Durch die ge-
nannten Technologien bieten sich ganz neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Unabhängig davon, ob diese immer gewünscht und notwendig sind. Von der not-
wendigen Sicherheit sensibler Unternehmensdaten einmal ganz zu schweigen.
- Der demografische Wandel führt dazu, dass es für Unternehmen schwieriger
wird, neue gut ausgebildete, talentierte und motivierte Fachkräfte zu finden. Noch
dazu pflegen jüngere Mitarbeiter einen anderen Kommunikationsstil und nutzen
andere Arbeitsmittel. Während Sie als verantwortungsbewusster Unternehmer in
den sozialen Netzwerken zu Recht nur sehr zurückhaltend vertreten sind, ist die
Nutzung dieser Kommunikationsmittel für jüngere Mitarbeiter vollkommen selbst-
verständlich. Ebenso der Gebrauch von Smartphones und Tablets. Daher werden
der „Arbeitsplatz der Zukunft“ und „Arbeiten 4.0“ vor allem auch von jüngeren Mit-
arbeitern sehr geschätzt. Wahrscheinlich müssen Sie bei der Werbung um neue
Mitarbeiter auf deren Interessen in Zukunft viel stärker eingehen als früher. Auch
wenn’s schwer fällt. Wir verstehen Sie da vollkommen.
Der „Arbeitsplatz der Zukunft“ besteht aus vier Komponenten: Arbeitsorganisation, Arbeits-
platzausstattung, flankierende IT-Technik sowie Innenarchitektur.
1. „Arbeiten 4.0“ bedeutet neue flexiblere Arbeitsmodelle. Die Arbeitsleistung
von „Wissensarbeitern“ (gemeint sind Mitarbeiter mit selbständigen kreativen Tä-
tigkeiten) ist leider nicht mehr in reiner Arbeitszeit zu messen. Solche Mitarbeiter
arbeiten häufig sehr flexibel parallel an unterschiedlichen Linien- und projektbezo-
genen Aufgaben. Wissensarbeiter sind sehr kommunikativ und häufig unterwegs –
zu Geschäftspartnern, Kunden oder anderen Unternehmensstandorten – und ar-
beiten gerne vom Home Office aus. Klassische Hierarchiemodelle funktionieren
hier nur bedingt – ein hohes Maß an gegenseitigem Respekt und Vertrauen, sowie
die Bereitschaft, in flachen Hierarchien zu denken und zu arbeiten ist Vorausset-
zung. Ob das auch für Ihre Belegschaft passt? Seien Sie sich da nicht zu sicher.
2. Der „Arbeitsplatz der Zukunft“ umfasst eine Ausstattung mit mobiler IT- und TK-
Hardware und -Software. Die Hardware unterscheidet sich zum Teil deutlich vom
klassischen PC-Arbeitsplatz. Häufig sind nicht einmal mehr „richtige“ Telefone
vorhanden – telefoniert wird per Smartphone über das WLAN oder mit einem
„Softphone“ direkt über den PC. Ähnlichkeiten mit privat genutzten Geräten sind
unverkennbar – zum Teil nutzen Mitarbeiter sogar ein- und dasselbe Gerät privat
und dienstlich! Softwareseitig werden häufig integrierte Kommunikationslösungen
empfohlen (auf Englisch: „UCC = Unified Communications & Collaboration“). Da-
ten werden zum ortsunabhängigen Zugriff durch verschiedenste Mitarbeiter „in der
Cloud“ abgelegt. Auch wenn es sich um vertrauliche Daten handelt.
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3. Damit nicht genug: Für den Arbeitsplatz der Zukunft ist eine leistungsfähige In-
ternetanbindung ebenso Pflicht wie ein firmenweites WLAN. Denn Tablets und
Smartphones haben bekanntlich keinen Netzwerkstecker. Darüber hinaus muss
der Arbeitsplatz der Zukunft natürlich auch zuverlässig abgesichert und effizient
administriert werden. Hier kommen Begriffe wie „Next Generation Firewall“ oder
„Mobile Device Management“ ins Spiel. Das alles benötigt natürlich weiteres
Budget – und kompetente IT-Mitarbeiter zur Überwachung und Administration.
4. Unterstützend beim „Arbeiten 4.0“ wirken eine entsprechende Innenarchitektur
und Raumaufteilung. Genannt werden in diesem Zusammenhang u.a. Ruhezo-
nen, flexibel durch verschiedene Mitarbeiter nutzbare Einzelarbeitsplätze mit Roll-
containern, Besprechungsecken für spontane Abstimmungen und Teamarbeits-
räume für größere Meetings. Manche Unternehmen behaupten, auf diese Art und
Weise sogar in Summe mit einer geringeren Bürofläche als vorher auszukommen
Sie sehen: Ihre Skepsis ist gerechtfertigt. Trotz aller Begeisterung, die mancherorts über das
„Arbeiten 4.0“ oder den „Arbeitsplatz der Zukunft“ geäußert wird – das Thema ist alles ande-
re als trivial und es sieht kostenmäßig auf den ersten Blick nicht gerade günstig aus. Und ob
sich solche IT-Investitionen am Ende wirklich lohnen, zeigt sich bekanntlich oft erst in der
Praxis. Dann ist es aber oft schon zu spät, um einen Fehler zu korrigieren.
Diskussionen rund um den Arbeitsplatz der Zukunft werden gerne von der Personalabtei-
lung, dem Bereich Marketing & Vertrieb, dem Forschungsbereich oder auch der IT-Leitung
angestoßen. Damit Sie in diesen Diskussionen von Anfang an klar Stellung beziehen kön-
nen, finden Sie im Folgenden unsere acht guten Gründe, den „Arbeitsplatz der Zukunft“ nicht
einzuführen. Oder ist heute etwa schon die Zukunft? Doch wohl eher nicht. Also bitte!
1. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Mitarbeiter
Sie haben Recht: Nur wenn Ihre Mitarbeiter ständig im Büro anwesend sind, wissen Sie
wirklich, was sie machen. Sie können sie genau beobachten, ihnen schnell neue Aufgaben
zuweisen und deren Umsetzung genau kontrollieren. Marissa Meyer, Vorstandschefin von
Yahoo (eines unzweifelhaft sehr modernen Unternehmens), sieht das genauso. Kurz nach
ihrem Amtsantritt im Februar 2013 hat sie das Thema „Home Office“ durch folgende Anwei-
sung bei Yahoo beendet: „Um der absolut beste Arbeitsplatz zu werden, sind Kommunikation
und Zusammenarbeit wichtig, also müssen wir Seite an Seite arbeiten. Wir müssen EIN
Yahoo sein, und das beginnt damit, dass wir physisch zusammen sind." Dennoch sind vor
kurzem die Aufspaltung und der teilweise Verkauf von Yahoo angekündigt worden. Aber das
hat sicher nichts mit der Anwesenheitspflicht der Mitarbeiter oder deren Motivation zu tun …
Natürlich ist die Frage erlaubt, ob der Wert eines kreativ und selbständig agierenden Wis-
sensarbeiters für das Unternehmen an der Zahl der Anwesenheitsstunden im Büro ablesbar
ist. Und ebenso werden auch Sie zugeben, dass einem manchmal die besten Ideen nicht im
Büro oder im Meeting, sondern vielleicht im Auto, in der Bahn, bei einem Spaziergang oder
unter der Dusche kommen. Und auch Sie werden wahrscheinlich bestimmte Mitarbeiter nicht
zu 100% kontrollieren können – Mitarbeiter im vertrieblichen Außendienst z.B., die nur zeit-
weise in der Firmenzentrale präsent sind.
Wir haben es tatsächlich schon erlebt, dass eine Kultur des gegenseitigen Vertrauens und
die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens zu besseren Arbeitsleistungen und einer
höheren Mitarbeiterzufriedenheit geführt haben. Dies wiederum resultiert in einem verringer-
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ten Krankenstand der Mitarbeiter und somit in einer unmittelbaren Kostenreduktion. Ursache
für diesen verringerten Krankenstand scheint die sogenannte „Work-Life-Balance“ zu sein –
ein gesundes Gleichgewicht zwischen beruflicher Tätigkeit und privaten Aktivitäten.
Ohne jeden Zweifel sind klare Zielvorgaben und eine zielorientierte Führung für den Erfolg
eines Unternehmens entscheidend. Das steht aber in keiner Weise im Widerspruch zum
„Arbeiten 4.0“. Ganz im Gegenteil. Denn es geht schließlich nicht darum, WIE die gesetzten
Ziele erreicht werden, sondern DASS sie erreicht werden. Neue talentierte Mitarbeiter schät-
zen nicht nur eine moderne Arbeitsatmosphäre und einen tollen Teamgeist, sondern möch-
ten auch sehr gerne in einem erfolgreichen Unternehmen arbeiten. Und dies bevorzugt ohne
laufende Kontrolle durch ihren Vorgesetzten.
Unsere Empfehlung: Beauftragen Sie Ihre Personal- und Ihre IT-Abteilung gemeinsam mit
dem Vergleich Ihres derzeitigen mit alternativen (flexibleren) Arbeitsplatz- und Arbeitszeit-
modellen und diskutieren Sie die Ergebnisse sehr gerne offen und kontrovers. Auf Wunsch
stellen wir auch Kontakte zum Erfahrungsaustausch mit Unternehmen her, die das Arbeiten
4.0 praktizieren. Vielleicht können Sie ja gegenseitig noch etwas voneinander lernen? Und
anschließend die Erkenntnisse in einem Pilotversuch mit einem kleineren Team in der Praxis
überprüfen?
2. Sie verhindern ineffiziente Teamarbeit und Projektarbeit
Sie haben Recht: Teamarbeit (steht ja bekanntlich oftmals ganz zu Recht für „Toll, ein ande-
rer macht's") und das Arbeiten in Projekten werden zum Teil maßlos überschätzt. Für zu
viele Aufgaben werden aufwändige Projektorganisationen aufgesetzt anstatt ein anstehen-
des Problem schnell und einfach zu lösen. Auf diese Art und Weise wird viel Zeit in Diskussi-
onen, Abstimmungen oder gerne auch Telefonkonferenzen verschwendet. So etwas benöti-
gen Sie in Ihrem Unternehmen sicher nicht, denn bei Ihnen weiß schließlich jeder ganz ge-
nau, was er zu tun hat und wie Probleme zu lösen sind. Anstatt Besprechungsprotokolle zu
erstellen und an große Verteiler zu versenden, sollen die Mitarbeiter bitte direkt miteinander
reden. Gemeinsam genutzte Projekt-Datenspeicher und -Laufwerke mutieren in der Praxis
oft zu anonymen Datengräbern, die nur unnötig Speicherplatz fressen.
Allerdings könnte es natürlich auch sein, dass ineffiziente Projekte durch unerfahrene oder
überforderte Projektleiter verursacht werden, die unklare Projektziele setzen und das Projekt
nicht konsequent und umsichtig managen. Große E-Mail Verteiler sind Belege für Unsicher-
heit und unklare Strukturen. Auf Grund der sich mit hoher Geschwindigkeit ändernden
Marktanforderungen geht es inzwischen leider gar nicht mehr ohne eine Vielzahl größerer
und kleinerer Projekte. Denn z.B. möchte der eine Kunde ganz schnell dies, ein anderer sehr
rasch etwas anderes. Oder Sie entwickeln im Produktmanagement ein neues Produkt zur
Marktreife und beziehen von Anfang an den Vertrieb und den Kundenservice in die Entwick-
lung mit ein. Oder Sie müssen sehr schnell mit vereinten Kräften auf Wettbewerberaktivitäten
reagieren. Das alles sind ausgewählte Beispiele für Projekte. Kleinere oder größere.
Wenn sich also Projekte, bereichsübergreifendes Arbeiten und Teamarbeit schon nicht zur
Gänze vermeiden lassen, dann sollte dies doch zumindest so reibungslos und effizient wie
möglich von Statten gehen. Unserer Erfahrung nach bietet der Arbeitsplatz der Zukunft sehr
gute Voraussetzungen für ein effizientes Arbeiten im Projekt, eine rasche und umfassende
Projektkommunikation, ein transparentes Projektmanagement und ein fundiertes Projektcon-
trolling mit. Hier einige Beispiele:
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- Projektmanager können schnell und unkompliziert neue Projekte starten, die Pro-
jektteilnehmer für den jeweiligen Datenraum mit den entsprechenden Berechtigun-
gen (z.B. nur Lesen / Lesen und Schreiben / Lesen + Schreiben + Kopieren + Lö-
schen) freischalten, einen gemeinsamen Kalender anlegen
- Alle Projektmitarbeiter können über ein modernes UCC-Tool schnell und effizient
miteinander kommunizieren – vom schnellen Chat über E-Mail und Telefonkonfe-
renzen bis hin zu gemeinsamen Webcasts und Videokonferenzen, bei denen ein
gegenseitiges Teilen des Desktops möglich ist. Das ermöglicht effiziente Projekt-
meetings, auch wenn nicht alle Beteiligten zur selben Zeit am selben Ort sind.
Ebenso ist gewährleistet, dass alle Mitspieler in Echtzeit auf den gleichen Daten-
stand zugreifen. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und schont die Nerven.
- Ihre Mitarbeiter können gleichzeitig in mehreren Projekten in unterschiedlichen
Rollen mitarbeiten und haben durch voneinander getrennte Projektdatenräume in
der Cloud stets alle Daten übersichtlich im Zugriff – egal, an welchem Ort sie ge-
rade sind und egal, mit welchem Gerät sie gerade arbeiten.
Unsere Empfehlung: Schauen Sie sich mit uns Microsoft Office 365 einmal genauer an.
Office 365 ist weniger ein „Office aus der Cloud“ als vielmehr eine sehr umfassende und leis-
tungsfähige UCC-Lösung, die auf den bekannten Office-Anwendungen wie Outlook, Word
Excel und PowerPoint aufbaut und diese durch definierte Dienste in Richtung Team- und
Projektarbeit erweitert. So kann z.B. ein ggf. veralteter Exchange-Server durch einen
Exchange Online Dienst in der Cloud abgelöst werden. Übergreifende Dateispeicher werden
durch OneDrive for Business und SharePoint Online möglich. Skype for Business schließlich
sorgt für die teamübergreifende Kommunikation – auf Wunsch bis hin zu einer vollintegrier-
ten Telefonlösung. Und das alles unter einer gemeinsamen Administrationsoberfläche.
3. Sie sorgen für Datensicherheit
Sie haben Recht: „In der Cloud“ kann Datensicherheit eigentlich überhaupt nicht gewähr-
leistet werden. Denn wem gehört „die Cloud“ und wo befindet sich diese eigentlich? Nur
wenn die Daten auf Ihren Servern und Ihren Speichersystemen bei Ihnen im Hause gespei-
chert werden, wissen Sie, wo sich die Daten befinden. Und nur dann sind sie doch auch vor
Fremdzugriff und Missbrauch wirklich geschützt, oder? Schließlich liest man inzwischen doch
täglich in der Zeitung, wie ausländische Geheimdienste hinter unseren geheimen Firmen-
daten her sind. Da kann man doch niemandem mehr vertrauen.
Wir können diese Unsicherheit grundsätzlich sehr gut verstehen. Denn der Schutz Ihrer ver-
traulichen Firmendaten, vielleicht sogar Ihrer Geschäftsgeheimnisse, ist für Sie von großer
Bedeutung. Die Sicherheit unserer Daten ist uns ebenso wichtig. Und gerade deshalb spei-
chern wir sie in der Cloud. Ein Widerspruch? Wir denken: Nein.
Denn auch wenn Sie sich am sichersten fühlen, wenn Ihre vertraulichen Daten auf Ihren
Servern in Ihrem Hause gespeichert sind, heißt das leider noch lange nicht, dass sie dort
auch am sichersten vor Verlust oder Missbrauch geschützt sind. Wir erlauben uns an dieser
Stelle nur einige wenige Fragen:
- Wie gut sind Ihre Server im Falle eines Gebäudebrands oder Wasserschadens
(denken Sie z.B. an eine defekte Sprinkleranlage) geschützt?
- Wann hat Ihre IT probeweise das letzte Mal ein Backup zurückgespielt, um dessen
Verlässlichkeit und die Qualität der Speichermedien zu validieren?
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- Lagern Sie Ihre kostbaren Speichermedien regelmäßig in einem zweiten Brand-
abschnitt, damit sie vor Gebäudebrand und Wasserschaden sicher sind?
- Wie gut sind Sie mit einer modernen Firewall gegen internen oder externen
Datenmissbrauch geschützt – kennen Sie Ihre konkrete Bedrohungssituation?
Wir können die Sorge um Ihre wertvollen Daten voll und ganz verstehen. Und wir teilen die-
se. Gerade deswegen geben wir zu bedenken, dass große professionelle Data Center in
Bezug auf Datensicherheit, Einbruchdiebstahl, Ausfallzeiten, Schutz vor Brand- und Wasser-
schäden dem vorhandenen hauseigenen Data Center in aller Regel deutlich überlegen sind.
Wäre es dann nicht sinnvoller, solche Data Center und deren Möglichkeiten aktiv in Ihre
IT-Planungen einzubeziehen, anstatt weiter alles alleine lösen zu wollen? Basierend auf
unseren Erfahrungen erhöht dies nicht nur die Betriebssicherheit, sondern reduziert auch die
Kosten gegenüber einer vergleichbaren „On-Premise“ Lösung.
Unsere Empfehlung: Das Thema IT-Sicherheit ist gleichermaßen wichtig wie komplex. Bit-
ten Sie Ihre IT-Abteilung oder einen externen IT-Dienstleister wie die K&K Networks mög-
lichst bald um eine fundierte Einschätzung der Sicherheit Ihrer Systeme – u.a. auch vor
Brand- und Wasserschäden. K&K Networks bietet Ihnen hier z.B. mit dem „Fit for Future“
Check einen umfassenden Test des Zustands Ihrer zentralen IT-Systeme, identifiziert mög-
liche Schwachstellen und liefert Ihnen darauf basierend klar formulierte Lösungsvorschläge.
Der Bereich IT-Security spielt beim K&K „Fit for Future“ Test eine zentrale Rolle. Ob der Um-
zug ausgewählter Server- oder Speichersysteme in die Cloud in der Folge eine sinnvolle
Option für Ihr Unternehmen im Sinne der Sicherheit ist sinnvolle oder notwendige Maßnah-
me ist, lässt sich erst dann objektiv entscheiden. Ein Anfang kann sicherlich das regelmäßige
Backup sensibler Daten auf räumlich entfernte Data Center in die Cloud sein.
4. Sie ersparen sich die kostspielige Anschaffung mobiler Geräte
Sie haben Recht: Schützen Sie Ihr Unternehmen vor unnötigen Ausgaben. Bedenken Sie,
dass Notebooks bei gleicher Leistung incl. externem Monitor, Tastatur und Maus heute
immer noch teurer als normale Desktop-PCs sind. Benötigen nicht am Ende doch nur die
Geschäftsführung und einige wenige weitere Führungskräfte wirklich ein Notebook? Und
dann noch zusätzlich ein teures Smartphone mit teurem Datenvertrag oder gar noch ein
Tablet obendrauf? Wer soll das denn alles bezahlen?
Tablets und Smartphones mögen sicher privat ganz nett sein, im Business sind sie aber
doch für die meisten Mitarbeiter entbehrlich, oder? Da kommt man doch nur durcheinander
und findet die Daten nicht wieder, da man immer auf dem falschen Gerät sucht; ständiges
„Rumdaddeln“ auf dem Smartphone lenkt die Leute nur unnötig vom Arbeiten ab. Von den
Stromkosten für das Laden der mobilen Geräte am Arbeitsplatz ganz zu schweigen.
In anderen Unternehmen können Mitarbeiter inzwischen angeblich schon ihre privaten Gerä-
te mit zur Arbeit bringen und zum Zugriff auf geschützte Unternehmensdaten nutzen. Stellen
Sie sich das einmal vor! Das käme bei Ihnen ganz sicher nicht in Frage – mit Recht. Und
nicht zuletzt birgt das mobile Arbeiten von unterwegs immense Sicherheitsrisiken. Wenn Ihre
Mitarbeiter von außen z.T. über ungesicherte WLAN Verbindungen unverschlüsselt auf Ihre
Server zugreifen, öffnen Sie damit Cyber-Angriffen von außen Tür und Tor.
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Wir wollen Sie nicht allzu sehr verunsichern, aber es könnte gut sein, dass auch in Ihrem
Unternehmen Mitarbeiter schon heute private Geräte zum Zugriff auf Firmendaten (z.B.
E-Mails auf dem Smartphone oder Dropbox auf dem Notebook) verwenden. Das ist definitiv
ein Risiko – dem Sie allerdings begegnen können. Gleich mehr dazu.
Umgekehrt kann man in Bezug auf die Hardware natürlich auch folgende Überlegung anstel-
len: Wenn Mitarbeiter privat schon über entsprechende Geräte verfügen, warum müssen Sie
dann für diese Mitarbeiter überhaupt noch teure mobile Geräte anschaffen? Auf dem Smart-
phone haben ohnehin die meisten Ihrer Mitarbeiter schon eine Flatrate für die mobile Telefo-
nie. Wenn wir Ihnen die notwendige Sicherheit Ihrer Firmendaten gewährleisten könnten,
wäre doch diese Art der Gerätenutzung (auf Englisch auch gerne als „Bring your own device“
bezeichnet) für Sie ein echtes Win-Win Szenario, oder? Sie sparen sich teure Hardware-
Ausgaben. Und Sie können immer noch festlegen, welche Mitarbeiter von Ihnen fest definier-
te Firmenhardware erhalten sollen.
Denn mobile Hardware sichert Ihnen eine deutlich verbesserte Erreichbarkeit und Arbeitsfä-
higkeit Ihrer Mitarbeiter. Durch den mobilen und flexiblen Zugriff auf Unternehmensdaten
(Kalender, E-Mail, Daten) können Ihre Mitarbeiter auch unterwegs – z.B. auf Dienstreisen im
Zug oder im Hotel effektiv arbeiten und mit Ihnen und den direkten Kollegen kommunizieren.
Über einen „VPN-Tunnel“ (heute fester Bestandteil einer modernen Firewall-Lösung) ist der
gesicherte (verschlüsselte?) Zugriff auf Unternehmensdaten auch mobil möglich.
In einer aktuellen Befragung [3] haben 46% der Mitarbeiter von Unternehmen geantwortet,
dass aus Ihrer Sicht die Arbeitsplatzausstattung für leicht bis stark überarbeitungsbedürftig
ist. Sie hält mit den veränderten Arbeitsanforderungen (verstärktes E-Mail-Aufkommen,
Bedarf an flexibler Zusammenarbeit, strukturierte flexible Organisation von Datenräumen)
oftmals nicht mehr Stand.
Unsere Empfehlung: Betrachten Sie mobile Geräte nicht als Statussymbole, sondern als
Arbeitswerkzeuge. Die Ausstattung der Mitarbeiter sollte von der Aufgabe und nicht von der
Hierarchiestufe abhängen. Mit einem modernen Mobile Device Management (z.B. MobileIron
oder Microsoft Intune) können Sie den Datenzugriff mobiler Geräte optimal administrieren –
egal, ob diese sich im Firmeneigentum befinden oder dem Nutzer gehören. Sie können somit
u.a. sicherstellen, dass nur die von Ihrer IT freigegebenen Apps dienstlich genutzt werden
können. Sie können auf diese Weise z.B. ein modernes mobiles Filesharing Ihrer Wahl ein-
setzen (z.B. OneDrive for Business von Microsoft als Teil von Office 365) und gleichzeitig
Mobilität und Sicherheit unter einen Hut bringen. Softwareseitig ergeben sich durch die Nut-
zung zusätzlicher mobiler Geräte zumeist keine Zusatzkosten. Bei Office 365 z.B. sind Sie
berechtigt, die Software je User auf fünf verschiedenen Geräten parallel zu installieren. Etab-
lierte professionelle Cloud-Software bietet neben der PC-Lizenz zumeist kostenlos den Zu-
griff auf die Daten per nativer App für die verschieden mobilen Geräte.
5. Sie vermeiden hohe laufende IT-Kosten
Sie haben Recht: Wenn Sie in Ihr Data Center, in Server-/ Storage- und Backup-Systeme
sowie in Software investieren, dann wissen Sie, wo Ihr Geld steckt. Sie können jeden Tag im
Serverraum einen Blick auf Ihr Betriebskapital werfen – ein gutes Gefühl, oder? Wenn Sie
Ihre IT-Anforderungen und -Budgets für die kommenden Jahre sauber durchgeplant haben,
haben Sie keinen Bedarf an Cloud-Modethemen wie „Flexibilität“ und „Agilität“. Denn Sie
wissen ganz genau, was Sie benötigen. Sie kaufen Ihre IT lieber, als dass Sie sie mieten.
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Dann gehört alles Ihnen. Denn so ein Provider kann ja auch mal schnell Pleite gehen, Und
was ist dann mit Ihren kostbaren Daten?
Für die Nutzung der Cloud-Lösungen beim Arbeitsplatz der Zukunft müssen Sie regelmäßig
(z.B. monatlich oder jährlich) Nutzungsgebühren zahlen. Dafür haben Sie dann zwar immer
die aktuellste Programmversion, aber diese Update-Quatsch machen Sie doch heute auch
nicht mit, oder? Das sieht schon den ersten Blick teurer aus als Ihre bisherige Software-
Beschaffung. Das Update der Betriebssysteme und der wichtigsten Software-Programme
alle fünf bis 10 Jahre genügte doch bisher auch vollkommen. Und wenn Sie dann schon
einmal dabei sind, können Sie auch die entsprechende Server-Hardware austauschen, die
Ihren Ansprüchen nach mehr als fünf Jahren Betrieb sicher auch nicht mehr genügen wird.
Allerdings könnten wir jetzt einwenden „Ihre Firmenfahrzeuge kaufen Sie heute ja auch nicht
mehr – die leasen Sie doch“. Oder: „Wenn Sie mit dem Bus fahren wollen, kaufen Sie eine
Fahrkarte und nicht gleich den ganzen Bus.“ Die Kosten von Cloud-Lösungen sind nicht fix,
sondern passen sich flexibel der Nutzung an. Überschüssige Lizenzen können je nach Ver-
trag monatlich oder jährlich gekündigt werden, zusätzliche Lizenzen nahezu in Echtzeit hin-
zugebucht und ohne großen Aufwand aktiviert werden.
Beim Vergleich der Kosten von traditionellen „On-Premise-Lösungen“ mit Cloud-Lösungen
muss man darauf achten, Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen und nicht Äpfel mit Birnen. Ange-
bote z.B. für Software-as-a-Service Lösungen umfassen die gesamte IT-Infrastruktur incl.
IT-Sicherheit, Server, Storage, Backup und Systemwartung für diese Lösung. Upgrades von
On-Premise Software gehen oftmals mit der Erneuerung/ Erweiterung der vorhandenen Ser-
ver einher und sind somit weder zeitlich noch finanziell klar planbar. Und die laufenden
automatischen Updates sorgen für ein echtes Plus an Sicherheit. Bedenken Sie einmal, wie
schnell sich Viren, Trojaner oder andere Cyber-Bedrohungen heute verbreiten. Da sind aktu-
elle Software-Versionen kein Luxus mehr.
Auch die Flexibilität moderner Systeme aus der Cloud ist nicht zu verachten: Sollten Ihre
vorhandenen Systeme schrittweise an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen, entstehen für die
nächste Erweiterung / für den Umbau oder Austausch relativ hohe fixe Kosten. Cloud-
Systeme wachsen schrittweise mit. Für etwas mehr Speicherkapazität oder einige Nutzer
mehr ergeben sich dann eben auch nur überschaubare Zusatzkosten – denen aber eben
auch der entsprechende Nutzen gegenübersteht. Darüber hinaus ist das Hinzubuchen weite-
rer Cloud-Kapazitäten zumeist eine rein administrative Angelegenheit im „Self-Service“ und
kein IT-Projekt mit aufwändiger Installation von Hard- oder Software.
Unsere Empfehlung: Stellen Sie bei den nächsten geplanten Investitionen in Server, Stora-
ge, Backup oder Software gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung oder einem kompetenten IT
Dienstleister wie der K&K Networks einen ehrlichen „Äpfel zu Äpfel“ Kostenvergleich mit ei-
ner hybriden oder einer reinen Cloud-Lösung an. Vergleichen Sie dann die inhaltlichen und
kostenseitigen Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten. So gewährleisten Sie eine fun-
dierte und umfassende Entscheidungsfindung.
6. Sie benötigen keinen neuen Internetanschluss oder eine höhere Bandbreite
Sie haben Recht: Der Arbeitsplatz der Zukunft benötigt für die häufigen Zugriffe auf die in
der Cloud gespeicherten Daten, für VoIP-Telefonie oder auch Videokonferenzen tendenziell
eher mehr Bandbreite als bisher. Und wenn Sie heute schon das Gefühl haben, dass die
Bandbreite Ihres vorhandenen Internetanschlusses zu knapp bemessen ist, dann wird es
durch den Arbeitsplatz der Zukunft in der Tat kaum besser. Im Gegenteil. Und dann ist es
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wirklich ärgerlich, wenn Ihnen Ihr vorhandener Internetprovider keine höhere Bandbreite
anbieten kann oder will. Das war’s dann wohl für den Arbeitsplatz der Zukunft, oder?
Wir sind der Ansicht, dass ein leistungsfähiger Internetanschluss mit einer Bandbreite von
mindestens 50 Mbit/s im Download und 10 Mbit/s im Upload kurzfristig zur Grundausstattung
jedes professionellen Unternehmens in Deutschland gehört – vollkommen unabhängig vom
Thema „Arbeitsplatz der Zukunft“. Denn ohne diesen leistungsfähigen Internetanschluss
mangelt es Ihrem Unternehmen bereits heute an Wettbewerbsfähigkeit: Die elektronische
Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden, der Zugriff auf Lagermengen, die Anbindung
an Einkaufsportale oder Betrieb und Administration eines Online Shops – all das ist ansons-
ten nicht zu gewährleisten. Die mögliche Investition in eine hohe Bandbreite stellt somit eine
sinnvolle und notwendige Investition in die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens dar.
Unsere Empfehlung: Wenn Ihre heutige Bandbreite bereits aktuell kaum ausreicht und Ihr
aktueller Provider nicht willens oder in der Lage ist, diese zu erhöhen, sollten Sie sich nach
echten Alternativen wie z.B. LTE, DSL via Satellit oder einer Funkstrecke umsehen. Diese
mögen zwar auf Grund ggf. notwendiger baulicher Maßnahmen zunächst etwas kostspieliger
sein, rentieren sich aber zumeist relativ schnell durch die neuen Möglichkeiten, die sich Ih-
rem Unternehmen erschließen. Zukünftig wird der Bedarf an Bandbreite in Ihrem Unterneh-
men im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse weiter zunehmen.
Beharren Sie daher auf Ihren Anforderungen nach einer höheren Bandbreite. Denn wenn es
z.B. um die Erneuerung oder Erweiterung Ihrer Produktionseinrichtungen geht, bestimmen
Sie doch auch, was Sie benötigen und tätigen die erforderlichen Investments in Ihr Unter-
nehmen. Mit einem „tut uns Leid, das können wir Ihnen nicht liefern“ lassen Sie sich doch
ansonsten auch nicht von Ihren Lieferanten abspeisen.
7. Sie vermeiden die Abhängigkeit von einem Anbieter
Sie haben Recht: Wenn Sie die gesamte Kommunikation im Wesentlichen über EIN UCC-
Tool abwickeln, kann das riskant sein. Funktioniert das Tool nicht, steht Ihre gesamte Kom-
munikation still. Haben Sie auf den falschen Anbieter gesetzt und das Tool wird nicht mehr
weiterentwickelt, müssen Sie ggf. teure Investitionen verloren geben. Bleiben Sie daher lie-
ber bei getrennten Systemen für E-Mail, Datenspeicherung, Telefonie, Desktop-Sharing,
Telefonkonferenzen und Videokonferenzen. Über die einzelnen Abrechnungen der Dienst-
leister sehen Sie natürlich auch sehr viel genauer, welche Abteilung welche Kosten verur-
sacht.
Auf der anderen Seite gilt es natürlich zu bedenken, dass der Einsatz EINES übergreifenden
UCC-Tools mit einheitlicher Nutzerverwaltung für Ihre IT-Abteilung deutlich einfacher zu
administrieren ist. Z.B. wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen oder Mitarbeiter
das Unternehmen verlassen. Dann ist es über ein einheitliches Dashboard leicht möglich,
Nutzer in Arbeitsgruppen hineinzunehmen oder Ihnen Zugriff auf bestimmte Team-
Verzeichnisse zu geben. Das verringert lästige Rückfragen von Usern im Alltag deutlich.
Darüber hinaus geben wir zu Bedenken, dass man bei einer Vielzahl von Kommunikations-
verträgen natürlich auch stets den Überblick über die Konditionen behalten muss. In der Pra-
xis kommt es immer mal wieder vor, dass Nutzer entweder keine oder die falschen Zu-
gangsdaten haben und sich der Beginn geplanter Besprechungen auf Grund von techni-
schen Problemen verzögert.
Acht gute Gründe gegen den Arbeitsplatz der Zukunft - Seite 10 - © K&K Networks, 2016
Unsere Empfehlung: Microsoft Office 365 bietet in Zusammenspiel mit Skype for Business,
das in vielen 365-Varianten inkludiert ist, eine umfassende Kommunikationslösung – auf
Wunsch bis hin zur VoIP-Integration. Wir alle nutzen Microsoft Office und es liegt in der Na-
tur der Sache, dass kein anderes UCC-Tool so gut in Office integriert sein kann wie Office
365 selber. Somit treffen Sie mit Office 365 ganz sicher immer die richtige Entscheidung.
Darüber hinaus bietet sich gerade bei einer größeren Zahl mobiler Geräte der ergänzende
Einsatz von Microsoft Intune als Mobile Device Management Tool an. Intune läuft über die
gleiche Management-Oberfläche und vereinfacht daher die Administration deutlich.
8. Sie sorgen für Klarheit: Ihre IT-Abteilung bestimmt Ihre IT-Strategie
Sie haben Recht: Dass in einigen Unternehmen inzwischen Fachabteilungen angeblich un-
mittelbar Software-Services „auf eigene Faust aus der Cloud“ buchen, gehört verboten! Einer
aktuellen Studie [5] zu Folge weiß bereits in 50 % aller Unternehmen die IT-Abteilung nicht
mehr genau über die IT-Ausgaben der Fachabteilungen Bescheid. Das wird Ihrem Unter-
nehmen sicher nicht passieren. Die Fachabteilungen sollen in Bezug auf die IT-Beschaffung
bei Ihnen bitte wie bisher außen vor bleiben. Die IT-Abteilung mischt sich ja schließlich auch
nicht in den Vertrieb oder das Marketing ein. Denn IT-Themen sind technisch so komplex –
damit kennt sich letztlich nur die IT-Abteilung aus. Und wenn Fachabteilungen anfangen,
ohne Abstimmung mit der IT neue Standards und Schnittstellen zu definieren, erhöht das
ganz bestimmt die Komplexität. Von der Datensicherheit einmal ganz zu schweigen. Denn
wer weiß in diesem Falle eigentlich noch genau, wo sich welche Firmendaten befinden?
Wir stimmen Ihnen zu: Dass Fachabteilungen unabgestimmt Software-Lösungen beschaffen
und einsetzen, können wir ebenso wenig gut heißen wie Sie. Dass so etwas passiert, belegt
allerdings aus unserer Sicht, dass sich das Verhältnis von Fachabteilungen zur IT im Zuge
der Digitalisierung deutlich verändert. Die Aufgabe der IT-Beschaffung verliert für die IT-
Abteilung an Bedeutung. Im Gegenzug wird die IT zum „Business Enabler“ für die Fachabtei-
lungen und das Unternehmen als Ganzes. Die IT-Abteilung muss sich stärker in wichtige
Unternehmensabläufe (z.B. Produktentwicklung, Produktion, Vertrieb, Logistik und Control-
ling) einarbeiten und die Fachabteilungen dabei beraten, diese Prozesse mit Hilfe moderns-
ter IT-Technik möglichst schlank, effizient und ohne Medienbrüche umzusetzen.
Durch Cloud-Lösungen wird das Management von IT-Systemen vereinfacht – und der erfor-
derliche Personalaufwand für diese Routinearbeiten deutlich verringert. So können Sie Ihre
wertvollen vorhandenen IT-Mitarbeiter zielgerichtet auf entwicklungsnahe/ geschäftskritische
Themen fokussieren. Das Zusammenspiel der eigenen IT-Abteilung mit einem externen
IT-Dienstleister oder auch das komplette Outsourcing der IT-Administration basierend auf
einem Managed Services Angebot sind Optionen, die es heute zu diskutieren gilt.
Unsere Empfehlung: Sprechen Sie Ihren IT-Leiter an und diskutieren mit ihm den Weg, wie
die IT-Abteilung für Ihr Unternehmen zum Business Enabler werden kann. Beziehen Sie die
Fachabteilungen intensiver in die Auflistung der zukünftigen IT-Anforderungen ein. Entlasten
Sie Ihre IT-Abteilung von Routineaufgaben durch das Outsourcing dieser Aufgaben an einen
externen IT-Dienstleister.
Acht gute Gründe gegen den Arbeitsplatz der Zukunft - Seite 11 - © K&K Networks, 2016
Fazit
Sie haben Recht: Der Arbeitsplatz der Zukunft ist nicht nur eine einfache technische Wei-
terentwicklung wie der Wandel von der kabelgebundenen Maus zur schnurlosen oder wie
der Übergang von der Festplatte zur SSD-Platte. Hier passiert mehr. Sehr viel mehr. Und der
Umfang dieser Veränderungen kann einen auf den ersten Blick durchaus verunsichern und
zu der Erkenntnis bringen: „Davon lassen wir lieber erst mal die Finger“.
Allerdings können wir Ihnen aus den bisher von uns durchgeführten und den uns darüber
hinaus bekannten Projekten glaubhaft versichern, dass der Arbeitsplatz der Zukunft zu höhe-
rer Effizienz und Effektivität sowie zu mehr Geschwindigkeit und einer geringeren Anzahl von
Fehlern in der internen und externen Kommunikation führt und dem Unternehmen somit in
einer Gesamtbetrachtung unter dem Strich Geld spart und / oder zusätzliches Geschäft er-
möglicht. Darüber hinaus können Sie schneller und erfolgreicher am Markt agieren. Und last
but not least macht Sie das auch attraktiver für genau die neuen und talentierten Mitarbeiter,
die Sie in der Zukunft suchen und an Ihr Unternehmen binden möchten.
Wir selber nutzen seit geraumer Zeit den Arbeitsplatz der Zukunft basierend auf Microsoft
Office 365 einschließlich einer vollständig in die Cloud verlagerten VoIP-basierten Telefonan-
lage (Skype for Business). Der selbstverständliche Einsatz von Notebooks, Tablets, Smart-
phones und Headsets prägt unseren Arbeitsalltag ebenso wie Instant Messaging, Telefon-
und Videokonferenzen. Einfach und zentral gemanagt über EINE System-Konsole. Wie viele
andere Unternehmen auch möchten wir die Verbesserungen durch den Arbeitsplatz der Zu-
kunft nicht mehr missen.
In Wirklichkeit stellt sich für uns die Frage „Warum sollte Ihr Unternehmen den Arbeitsplatz
der Zukunft einführen?“ nicht. Wir sind davon überzeugt, dass der Arbeitsplatz der Zukunft
auch Ihr Unternehmen erfolgreicher am Markt machen wird. Daher möchten wir Ihnen viel-
mehr die Gegenfrage stellen „Wie lange können Sie es sich noch leisten, den Arbeitsplatz
der Zukunft NICHT einzuführen?"
Bitte verzeihen Sie, wenn Sie unser kleines ironisches Gedankenspiel etwas nachdenklich
gemacht hat. Wenn Sie jetzt – am Ende unserer Ausführungen – auch weiterhin der Ansicht
sind, dass der Arbeitsplatz der Zukunft (noch) nichts für Ihr Unternehmen ist, akzeptieren wir
das natürlich voll und ganz.
Sollten wir jedoch ein kleines Schmunzeln auf Ihr Gesicht gezaubert und Ihre positive Neu-
gierde geweckt haben und Sie jetzt mehr zum Thema erfahren möchten, dann freuen wir uns
auf Ihre Kontaktaufnahme. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen ersten unverbindlichen
Beratungstermin in Ihrem Hause oder laden Sie ein, sich vom Arbeitsplatz der Zukunft bei
K&K Networks in Unna vor Ort inspirieren zu lassen.
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Acht gute Gründe gegen den Arbeitsplatz der Zukunft - Seite 12 - © K&K Networks, 2016
Über die Autoren
Sebastian Golla Guido Wirtz
Prokurist & Technischer Leiter Director Managed Services
Tel. (02303) 25400 – 22 Tel. (02303) 25400 – 35
E-Mail: [email protected] E-Mail: [email protected]
Über K&K Networks
„Menschen machen das Geschäft“ – das ist das Motto des IT-Spezialisten K&K Networks
aus Unna, zu dessen Kunden mittelständische Unternehmen ebenso gehören wie weltweit
operierende Konzerne, kommunale Institutionen und Kunden aus dem Gesundheitswesen.
1993 gegründet zählt K&K Networks aktuell zu den 20 größten IT-Dienstleistern im Ruhr-
gebiet. Das Unternehmen beschäftigt derzeit rund 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
K&K Networks konzipiert, installiert und betreibt IT-Lösungen im Bereich Netzwerkinfrastruk-
tur, Netzwerkmanagement, Server/ Storage/ Backup, IT Security Management und „UCC“
(Unified Collaboration & Communications). Darüber hinaus bietet K&K Networks individuelle
Cloud-Lösungen einschließlich des „Arbeitsplatzes der Zukunft“ sowie Managed Services an.
Diese Services ermöglichen es mittelständischen Kunden, den Betrieb und die Wartung der
IT-Systeme teilweise oder vollständig an K&K Networks outzusourcen.
K&K Networks ist als „UCC Competence Partner“ der ALSO Deutschland GmbH Ansprech-
partner für über 370 IT-/ TK-Systemhauspartner in diesem Bereich, WLAN-Fokus Partner
des Herstellers Hewlett-Packard und unterstützt seine Kunden als Microsoft P-Seller bei der
Einführung und Migration zu Microsoft Office 365 und der Azure-Plattform.
Quellenangaben
[1] Fraunhofer IAO: „Arbeit der Zukunft“, 2013
https://www.iao.fraunhofer.de/images/iao.../arbeit-der-zukunft-studie.pdf
[2] CRISP Research: “The Adaptive Workplace – Arbeiten im 21. Jahrhundert”, Juni 2015
http://www.crisp-research.com/report/the-adaptive-workplace-arbeiten-im-21-jahrhundert-wie-sich-die-
arbeitsumgebung-den-menschen-anpasst/
[3] Computacenter/ PAC: „IT-Arbeitsumgebungen nach Bedarf“, Juli 2015 http://www.computacenter.de/tl_files/computacenter/userdata/services+solutions/zeitgemaesser-arbeitsplatz/download/PAC_Spotlight-Analyse.pdf
[4] Bertelsmann-Stiftung: „Proklamation der Zukunft der Arbeit“, November 2015 http://www.bertelsmann-stiftung.de/fileadmin/files/Projekte/Qualitaetssiegel_Familienfreundlicher_Arbeitgeber/Proklamation_Zukunft_der_Arbeit.pdf
0100101001001010101010101 1010001010 101001010101010 0101001001010101010101 101000101
[5] Capgemini: „Studie IT-Trends 2015: Digitalisierung gibt Zusammenarbeit zwischen Business und IT eine neue Qualität“ https://www.de.capgemini.com/resource-file-access/resource/pdf/it-trends-studie-2015.pdf