QMDok
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
Ihr persönlicher Dokumenten-Manager
BERGER Analysen und Informationstechnik GmbHA-4048 PuchenauKlingberg 3www.bergerai.at
Telefon +43 732 221090Fax +43 732 221090 36
eMail: [email protected]
BeschreibungBeschreibung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
Unsere QM Dokumenten-Verwaltung - QMDok – dient zur vereinfachten Verwaltung und Archivierung von
Qualitätsmanagement Dokumenten mittels elektronischer Datenverarbeitung.
In der QMDok gibt es kein Löschen, sondern nur ein Deaktivieren.
Dies ist notwendig, um die Historie einer QM-Dokumentation zu gewährleisten.
Die QMDok hat zur genauen Bezeichnung eines QM-Dokuments ein 3-Schlüsselsystem (Abteilung, Typ des QM-Dokuments und
fortlaufende Nummer).
BeschreibungBeschreibung
BeschreibungBeschreibung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
Für jedes QM-Dokument kann eine beliebige Anzahl von Versionen verwaltet werden. Soll ein neue Version eines QM-Dokuments
erstellt werden, bestimmt QMDok automatisch die nächste Versionsnummer.
Eine Version eines QM-Dokuments hat folgende
Entwicklungsstufen:
Entwurf – Validierung – Aktivierung – Archivierung
Wird ein QM-Dokument deaktiviert, so gelangt dieses ins Archiv. Dabei verschwindet das QM-Dokument nicht aus dem System,
sondern ist der Kategorie deaktiviert (Archiv) zugewiesen.
BeschreibungBeschreibung
BeschreibungBeschreibung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
QMDok hat eine eigene Anwenderverwaltung, mit der geregelt wird, wer was in QMDok machen darf. (Entwerfen, Validieren, Aktivieren, Deaktivieren von QM-Dokumenten in den verschiedenen Stadien.)
Zur Erstellung eines QM-Dokuments bestimmen Sie ein
konventionelles Textverarbeitungsprogramm, welches QMDok bekannt gegeben wird.
Es ist nicht möglich, dass verschiedene Textverarbeitungsprogramme eingesetzt werden.
BeschreibungBeschreibung
BeschreibungBeschreibung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
Da QMDok keine Makros von Textverarbeitungsprogrammen verwendet, stellt sich die Problematik der Versionskonflikte von
Textverarbeitungsprogrammen nicht. Ausgenommen der Hersteller des Textverarbeitungsprogrammes
stellt keine Abwärtskompatibilität sicher.
Die erstellten QM-Dokumente werden nicht in einem Dateisystem (z.B. C:\SOP\...) gespeichert, sondern in der
Datenbank.
Somit ist ein irrtümliches Löschen unmöglich (z.B. Löschen mit Hilfe des Window-Explorers).
QMDok ist eine Client/Server Anwendung.
BeschreibungBeschreibung
ModulübersichtModulübersicht
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
Anmeldung QMDok
Programm-zuweisungen
Änderung Passwort
Anwender–verwaltung
Dokumenten-verwaltung
Anmeldung QMDokAnmeldung QMDok
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementAnmeldung Anmeldung
QMDokQMDok
Anmeldemaske für QMDok
Hier geben Sie ihre Anwenderdaten (Anwendername, Abteilung und Passwort) ein.
Entsprechend dem Anwendernamen werden alle möglichen Abteilungen für ihn in einer Listbox
angezeigt.
Nach erfolgreicher Prüfung Ihrer Daten steht Ihnen QMDok laut ihrer Berechtigungsstufe zur Verfügung.
Anmeldung QMDokAnmeldung QMDok
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementAnmeldung Anmeldung
QMDokQMDok
Hier geben Sie Anwendername, Abteilung und Passwort ein.
Mit einem Click auf den Button Login werden Ihre Daten überprüft.
Sind sie in Ordnung, steht Ihnen QMDoklaut ihrer Berechtigungsstufe zur
Verfügung.
Anmeldung QMDokAnmeldung QMDok
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementAnmeldung Anmeldung
QMDokQMDok
Hauptmenü von QMDok.Entsprechend Ihrer Berechtigung
stehen nun einzelne Modulezur Verfügung.
AnwenderverwaltungAnwenderverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementAnwender-Anwender-verwaltungverwaltung
Mit diesem Modul definieren und verwalten Sie die Firmendaten, Abteilungsdaten und die QMDok-Anwender.
Firma
Abteilung 1 Abteilung 2
Anwender 1 Anwender 2 Anwender 3 Anwender 4
AnwenderverwaltungAnwenderverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementAnwender-Anwender-verwaltungverwaltung
Mit einem Click auf den MenüpunktInstitutionsverwaltung
startet der Dialog, um dieDaten dafür zu definieren.
Mit einem Click auf den MenüpunktAbteilungsverwaltung
startet der Dialog, um dieDaten dafür zu definieren.
Mit einem Click auf den MenüpunktAnwenderverwaltung
startet der Dialog, um dieDaten dafür zu definieren.
AnwenderverwaltungAnwenderverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementAnwender-Anwender-verwaltungverwaltung
Stammdaten der Firmaeingeben.
Mit einem Click auf den Button Speichern, werdendie Daten in die Datenbank
gespeichert.
AnwenderverwaltungAnwenderverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementAnwender-Anwender-verwaltungverwaltung
Stammdaten der Abteilungen eingeben
Achtung Abteilung ALLE muss existieren.
Dies ist Pflicht für einenreibungslosen Betrieb.
Mit Click auf den Button Neukönnen Sie eine neue Abteilung
definieren.
Mit Click auf den Button Speichernwerden die Daten in dieDatenbank gespeichert.
Mit Click auf den Button Löschenwird eine Abteilung deaktiviert.
AnwenderverwaltungAnwenderverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementAnwender-Anwender-verwaltungverwaltung
Stammdaten der Anwender eingeben.
Der Nachname mussin Grossbuchstabeneingegeben werden.
Abteilung und Berechtigungen könnennur aus vordefinierten
Listen ausgewählt werden.
Das Passwort wird nicht im Klartext angezeigt.
Mit Click auf den Button Neukönnen Sie einen neuen Anwender
definieren.
Mit Click auf den Button Löschenwird ein Anwender deaktiviert.
Mit Click auf den Button Speichernwerden die Daten in dieDatenbank gespeichert.
Änderung PasswortÄnderung Passwort
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementÄnderung Änderung PasswortPasswort
Mit diesem Modul kann der Anwender sein eigenes Passwort ändern.
Dazu muss das bestehende Passwort eingegeben werden und das neue durch eine doppelte Eingabe
bestätigt werden.
Änderung PasswortÄnderung Passwort
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementÄnderung Änderung PasswortPasswort
Altes und neusPassworteingeben
Mit Click auf den Button Speichernwerden die Daten in dieDatenbank gespeichert.
ProgrammzuweisungenProgrammzuweisungen
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementProgramm-Programm-
zuweisungenzuweisungen
Dieses Modul erfüllt zwei Aufgaben:
1. Definition der einzelnen ModuleEine eindeutige Programm-Nr.Der Name der ausführbaren DateiBeschreibung wie sie im Hauptmenü
erscheintBestimmung der Position im Hauptmenü
2. Zuweisung der Module pro Abteilung pro Berechtigung
ProgrammzuweisungenProgrammzuweisungen
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementProgramm-Programm-
zuweisungenzuweisungen
Mit einem Doppelclick auf das gewünschte Programm, werden die Daten in die
Bearbeitungsfelder geladen und können dort verändert werden.
Bei der Verarbeitungsart Neuanlage, wird vom System eine neueeindeutige Programm-Nr. vergeben.
Bei einer Änderung bleibt diese identisch.
Mit Click auf den Button Speichernwerden die Daten in dieDatenbank gespeichert.
ProgrammzuweisungenProgrammzuweisungen
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementProgramm-Programm-
zuweisungenzuweisungen
Mit einem Doppelclick auf die gewünschte Zuweisung, werden die Daten in die
Bearbeitungsfelder geladen und können dort verändert werden.
Bei der Verarbeitungsart Neuanlage, wird eine neueZuweisung erstellt.
Bei einer Deaktivierung wird die Zuweisung aufgehoben.
Mit Click auf den Button Speichernwerden die Daten in dieDatenbank gespeichert.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Mit diesem Modul verwalten Sie Versionen von QM-Dokumenten.
Die Möglichkeit um QM-Dokumente zu ändern oder zubetrachten, hängt von Ihrem QMDok-Userlevel und
Ihrer Abteilungszugehörigkeit ab.
Ein QM-Dokument durchläuft folgenden Workflow:
Ablaufdiagramm eines QM-DokumentsAblaufdiagramm eines QM-Dokuments
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
Entwurf eines neuen QM-Dokuments oder Entwurf einer neuen Version eines
bestehenden QM-Dokuments
Weitergabe zur
Validierung
Ja
Validierung
Nein
NeinZurück zum
Entwurf
AktivierungJa
NeinZurück zur Validierung
Die Version dieses QM-Dokuments ist nun aktiv
QM-Dokument (Version) deaktiviert = Archiv
Ja
Nein
Dokumenten-Dokumenten-verwaltungverwaltung
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Je nach QM-Dok Userlevel und ausgewähltem QM-Dokument, stehen Ihnen
die möglichen Befehle zur Verfügung.
Mit Hilfe von Filterbedingungen kann die Anzeige der QM-Dokumente
eingeschränkt werden.
Anzeige der Liste der QM-Dokumente.Für jeden einzelnen Status existiert ein Reiter, um die
Anzeige übersichtlich zu gestalten.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Ein neues QM-Dokument anlegen
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Mit einem Click auf – Neue SOP anlegen – öffnet sich der Dialog, um alle
notwendigen Daten einzugeben.
Mit einem Click auf – Anlegen – Startet das Textverarbeitungsprogramm
und öffnet eine Datei mit dem festgelegten Dateinamen.
Nun schreiben sie ihr Dokument – speichern dieses –
Und beenden das Textverarbeitungsprogramm
Mit Click auf den Button Speichernwerden die Daten und das Dokument
in die Datenbank gespeichert.
Hier geben Sie alle Stammdaten für das QM-Dokument ein.
Der Button – Anlegen – steht erst zur Verfügung, wenn alle notwendigen
Pflichtfelder gefüllt sind.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Nun erscheint das QM-Dokument in der ListeEntwurf, und Sie können es weitergeben
zur Validierung.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Mit Click auf den Button Weitergabe zur Validierung
verschwindet das QM-Dokument aus der Liste Entwurf und wandert in
die Liste Validieren.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Mit Click auf den Button – Ansehen- startet das Textverarbeitungsprogramm und zeigt
das gewählte QM-Dokument an.
Mit Click auf den Button – Zurück zum Entwurf - wird das QM-Dokument wieder in den
Status Entwurf zurückgesetzt.
Mit Click auf den Button – Validieren - wird das QM-Dokument in den
Status Freigeben (Aktivieren) gesetzt.
Bei – Zurück zum Entwurf - und – Validieren – werden Sie von QM-Dok nochmals gefragt, ob Sie diese
Aktion wirklich durchführen wollen.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Das QM-Dokument ist nun in der ListeFreigeben (Aktivieren).
Für dieses Dokument erstellen Sie einen Verteiler und geben es dann frei.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Mit Click auf den Button – Zurück zum Validieren - wird das QM-Dokument wieder in den
Status Validieren zurückgesetzt.
Mit Click auf den Button – Verteiler - erscheint der Dialog zum Erstellen des Verteilers.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Für jeden einzelnen Verteiler geben Sie Person und Funktion ein.
Möchten Sie Person oder Funktion als Vorlage speichern, markieren Sie jeweils
zu Vorlagen hinzufügen.
Mit einem Click auf – Hinzufügen – wird der einzelne Verteiler in die Verteilerliste
aufgenommen.
Mit einem Click auf - Verteiler Vorgängerversion laden –
wird der Verteiler der Vorgängerversion in der Liste angezeigt.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Mit einem Click auf die Pfeilekönnen Sie die Reihenfolge des
Verteilers ändern.
Mit einem Click auf – Speichern - werden die Daten in die Datenbank
gespeichert.
Mit einem Click auf – Ändern - werden die Daten der markierten Zeile durch die
Daten von Person / Funktion ersetzt.
Mit einem Click auf – Entfernen - werden die Daten der markierten Zeile entfernt.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Mit Click auf den Button – Aktivieren - wird die neue Version des QM-Dokuments
freigegeben und die notwendigen Begleitdokumentewerden gedruckt.
Hier werden Sie auch wieder gefragt, ob Sie dieAktivierung wirklich durchführen wollen.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Das QM-Dokument ist in der ListeAktuelle.
Von diesem Dokument kann eine neue Version erstellt werden oder es kann deaktiviert werden.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Mit Click auf den Button – Deaktivieren - wird das QM-Dokument deaktiviert.
Hier werden Sie auch wieder gefragt, ob Sie dieDeaktivierung wirklich durchführen wollen.
Mit Click auf den Button – Neue Ausgabe/Entwurf - wird für das QM-Dokument eine neue Version angelegt.
Die Textverarbeitung wird gestartet, Sie können Ihre Änderungen durchführen, speichern und
die Textverarbeitung beenden.
Nun startet ein Dialog, wo Sie Änderungen an den Stammdaten durchführen können.
Unverändert bleibt der eindeutige Schlüssel, dieser kann nicht verändert werden.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Hier können sie Stammdaten ändern.
Mit einem Click auf den Button Entwurf speichernwerden die Daten in die Datenbank gespeichert.
Die neue Version ist im Status Entwurf, die aktuelle Version bleibt bis zur Freigabe dieser Version
aktiv.
Hier bestimmen Sie das Datum der neuen Version.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Von diesem QM-Dokument existieren nun 2 Versionen.Die aktuelle 1. Version und die 2. Version im Entwurfsstatus.
Wird die 2. Version freigegeben, wird die 1. Version automatisch in den Status deaktiviert gesetzt und
NICHT gelöscht.
DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-
verwaltungverwaltung
Sie sind jetzt auf der letzten Seite der QMDok-Demo angelangt und wir hoffen,
dass Ihnen diese gefallen hat.
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Sollten Sie noch zusätzliche Informationen dieser CD abrufen
wollen, so drücken Sie diesen Pfeil links oben.