Der große Bürosoftware- Vergleich 2013 – Elf Marktführer im Praxistest
1 DerAnlassderUntersuchungundderNutzenfürSie
2 DasLeistungsportfolioderAnbieterinderÜbersicht
4 Baustein1:Projekt-Controlling
6 Baustein2:Unternehmens-Controlling
7 Baustein3:IntegrierteModule
Baustein4:Büro-undKundenbeziehungsmanagement
8 Baustein5:Termin-undAuslastungsplanung
Baustein6:Dokumentenmanagement
9 TechnischeRahmenbedingungen:DieIT-Infrastruktur12 MobileAnwendungen:WelcheHerstellerbietensiean?
13 DerKönigswegbeiderSoftwareauswahlund-einführung
14 WirtschaftlicheBürofüjhrungistaucheineFragedesgutenPreises
Planungsbüro professionellHonorargestaltung • Architektenrecht • VOB • Planungsleistungen
Unternehmensführung • Auftragsbeschaffung
InH
Alt
Sonderausgabe|April2013
Ihr Plus im Netz: pbp.iww.deONLINe|MOBILe|SOCIALMeDIA
PraxiswissenaufdenPunktgebracht
Sonder-ausgabe
1SONDeRAUSgABe2013 PLANUNgSBÜROPROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
BÜROORgANISATION
Büromanagement-software für Planer am Bau: elf Marktführer im Praxis-CheckvonDipl.-Ing.DagmarKunick,BeraterinvonPlanungsbüros,Dresden
| Intuitiv,leichtzubedienen,stationärundmobilanwendbar,mitSchnitt-stellennachallenmöglichenSeiten,undmitallenFunktionen,dieeinPla-nungsbürofürdiewirtschaftlicheBüroführungsobraucht,unddaszuei-nemgutenPreis!DieseKriteriensollenBüro-SoftwareprogrammeausAn-wendersichterfüllen.UndwennmanderWerbungderHerstellerglaubenschenkendarf,danntundasAlle.Aberstimmtdasauch?Planungsbüro pro-fessionellhatdieProduktevonelfMarktführernfürSiegeprüft. |
Der anlass der Untersuchung und der Nutzen für sieWernacheinerBüromanagement-Softwaresucht,hatdieQualderWahl.Diewebsitewww.aec-office.debieteteineersteOrientierung.DieAussagenzudenInhaltenderLösungensinddortabernursehrgrobgegliedert.Zieldie-serUntersuchungwardeshalb,einenbesserenMarktüberblickzugeben.AndiesemhabendieHerstellerselbstmitgewirkt,indemsieeinenFragebogenzu Prozessen und der Installationsumgebung ausgefüllt haben (Tabelle 1).NichtgeantwortethabendieHerstellervonAcclaro,Cycotundsmart.
Marktüberblick ist fast ein Ding der UnmöglichkeitDasswirIhnendieUntersuchungindieserAusführlichkeitvorstellen,hatei-nengrund–IhneneinenkompaktenMarktüberblickzubieten.DenkönnenSiesichnämlichdurchBesuchevonBranchenmessenwiederBAUinMün-chen,derBautecinBerlinoderderDeubauinessennichtmehrverschaffen,weil da nur wenige Anbieter ausstellen. Und es kommen bei weitem auchnichtalleHerstellerzuIhneninsBüro,umihreSoftwarevorzustellen.VielebietennurnochOnline-PräsentationenoderDemo-Lizenzenan.
entscheidungsparameter für Ihre software-auswahlDarumistesheutewichtigerdennje,sichvordemKaufunddereinführungeinerLösunggedankenzumachen,welcheProzesseundFunktionalitätenmanmitderSoftwareabbildenwill.ImfolgendenhabeichKriterienzusam-mengestellt,mitderenHilfeSieentscheidenkönnen,welchesderProgram-mefürIhrBürogeeignetseinkann.DieAuswahlderProgrammeerhebtkei-nenAnspruchaufVollständigkeit.DieAngabenwurdenvondenHerstellerngemachtundkönneninderUmsetzungnurvondiesenabgesichertwerden.
tabellarische übersicht auf den nächsten beiden seitenDietabellarischeÜbersichtaufdenfolgendenbeidenSeitenbietetIhnenei-nenschnellenÜberblick,welcheModuledieSoftwaredesjeweiligenAnbie-tersumfasst.erläuterungenzudeneinsatzmöglichkeitendereinzelnenMo-dulefindenSieimAnschlussinAuszügen.WerzudenAnwendungsmöglich-keitenmehrwissenwill,liestbittedie15-seitigeSonderausgabe„DergroßeBürosoftware-Check2013“aufpbp.iww.deDownloadsSonderausgaben.
orientierung in einem unübersicht- lichen Markt
was soll Ihre Bürosoftware leisten können?
tabellarische übersicht mit ergänzenden erläuterungen
2 PLANUNgSBÜRO SONDeRAUSgABe2013PROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
anwendungsgebiete hersteller/Programm
Aba-cus
Buil-dup
isy-Con-trol
Pro-jektPro
RIBOf-fice
RP-PRO
S-Con-trol/S-HOAI
uStrich Visu-plus
VVWCon-trol
wi-ko
Projekt-Controlling
AngebotserstellungundRech-nungslegungnachHOAI2009
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
ArbeitmitfreidefinierbarenLeistungsbildern(RIFT,AHO,...)
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
MehrereAufträgezumProjekt(unterschiedlicheAg,...)
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Aufwandskalkulation(Menge*Preis,Stunden*Stundensatz,..)
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
eingabederFremdleistungenalsKosten(Rechnungen)
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
VerwaltungvonFremdleisterver-trägen,dieeigenleistungsbudgetmindern
✔ ✔ Pla-nung,Kosten
Pla-nung,Kosten
✔ ✔
ProjektweiseBudgetierungdereigenleistung(€+Stunden)
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
PlanungvonLeistungsständen ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
eingabeundVerfolgungderNebenkosten
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
eingabeundAbrechnung(intern,extern)derReisekosten
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Projektleitermodul(siehtundbearbeitetnurseineProjekte)
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
StundenerfassungderMitarbeiter ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
ReisekostenerfassungderMitarbeiter
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
RechnungslegungaufBasisderNachweisstunden
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
AbrechnungvonNeben-undReisekostenaufNachweis
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Nachkalkulationstichtagsbezo-gen(auchAuftragssummenundLeistungsstände)möglich
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Unternehmens-Controlling
StrukturierungnachNiederlas-sungen,Kostenstellen
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
ArbeitmitTeil-undVollkosten-stundensätzen
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
gemeinkosteneingabeund-verfolgung
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Angebotsverfolgung ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Auftragsvorlauf ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Liquiditätsplanung ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Kennzahlermittlung(z.B.Pep-7) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
3SONDeRAUSgABe2013 PLANUNgSBÜROPROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
anwendungsgebiete hersteller/Programm
Aba-cus
Buil-dup
isy-Con-trol
Pro-jektPro
RIBOf-fice
RP-PRO
S-Con-trol/S-HOAI
uStrich Visu-plus
VVWCon-trol
wi-ko
Integrierte Module
Projekt–Dashboard(interaktiverZugriffaufKennzahlen,…)
✔ ✔ ✔1.HJ13
✔ ✔ ✔
AVA-AusschreibungVergabeAbrechnung
✔ ✔
FIBU–Finanzbuchhaltung ✔
BKC–Baukostencontrolling ✔ ✔
Büro- und kunden- beziehungsmanagement (CrM)
Adress-undKontaktpflege ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Mail-SoftwareimProgrammintegriert
✔ ✔ ✔ ✔
SchnittstellezuMS-exchange,MS-Outlook
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Anwesenheitszeitenwerdenerfasstundausgewertet
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
JahresarbeitszeitkontofürMitarbeiter
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
terminmanagement
Aufgaben–undTerminverwaltung
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ nurAuf-gaben
✔
AuslastungsplanungderMitarbeiter
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
SchnittstellezuMS-Project ✔
Dokumentenmanagement
AblageundVerwaltungdesSchriftverkehrs,Kunden-undProjekt-bezogenimProgramm
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ wind-ream
✔
HistorisierungundArchivierungvonDokumenten
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ wind-ream
✔
ProjektbezogenePlanverwaltungimProgrammintegriert
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Zusätzliche funktionen
Datenmodelleinsehbar ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
HistorisierungundNachvollzieh-barkeitderDateneingaben
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ be-dingt
✔
BerichtsanpassungdurchKundenmöglich
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ be-dingt
✔ ✔
FormularanpassungdurchKundenmöglich
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ be-dingt
✔ ✔
Schnittstellen(individuellbeimVerfassererfragen)
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
4 PLANUNgSBÜRO SONDeRAUSgABe2013PROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
Baustein 1: Projekt-ControllingImgegensatzzuproduzierendenBetriebendenktundarbeitetderPlanerinProjekten.DieseProjektesinddieBasisseinerProzesse;gearbeitetwirdinProjektteams,TerminesinddenProjektenzugeordnet,dieStundenundKos-tenbelastendieseundauchRechnungenwerdenprojektweisegeschrieben.DarumistdereinsatzeinerControlling-Lösung,umdieProjektezusteuern,aufjedenFalleinerichtigeentscheidung.
Unterschiedlche Prioritätensetzung bei kleineren und größeren Büros KleineBürosnutzensolcheLösungenvorrangig,umAngeboteundRechnun-genschnellzustellenunddenÜberblicknichtzuverlieren.DieStundener-fassungderMitarbeiterwirdhiervorrangigdazugenutzt,Projektleistungennachweisenzukönnenunddieseabrechennbarzumachen.DerBlickaufdieWirtschaftlichkeitdereinzelnenProjekteisthier„Luxus“.
InmittlerenundgrößerenBüroswirddagegengrößererWertaufdieSteue-rung der Projekte gelegt. es werden Personal- und Stundenvorgaben ge-machtundBearbeitungsständeeingegebenunddarüberwirdinregelmäßi-genAbständen(meistmonatlich)dieWirtschaftlichkeitgeprüft.esgibtim-mer noch größere Büros, die seit Jahren Controlling betreiben, aber ihreRechnungenimmernochinWordoderexcelschreiben.FürdiesebietetdieRechnungslegungausderSoftwaregroßeseinsparpotential.
Integration der hoaINachwievoristdieHOAIinDeutschlandgeltendesPreisrecht.DarumistesfürdieBüros,dieihreAngeboteundRechnungenüberdasProgrammstellenwollen,vorteilhaftundzeitsparend,wenndieHOAIindieSoftwareintegriertist.DasistauchbeiallenuntersuchtenProgrammenderFall–mitAusnah-mevonuntermStrich.
DieAnwendungspeziellerTabellen,wiezumBeispielRIFToderAHO,aberauchdieDefinition freierLeistungsbildererleichtertdieArbeitwesentlich,wennderKundediesebenötigt.BeigrößerenoderkomplexenProjektenkannesnotwendigsein,einProjektinmehrereAufträgezugliedern.DerAuftragistinderRegeldieBasisderRechnungslegung.JedemAuftragistderAuf-traggeberzugeordnet,aberaucheinMehrwertsteuersatz.
aufwandskalkulationDie Aufwandskalkulation gewinnt immer größere Bedeutung. BesondereLeistungen oder Leistungen aus dem – unverbindlichen – Teil 2 der HOAIwerden oft bereits in der Angebotsphase kalkuliert und dann pauschaliertoderaberaufWunschdesAuftraggebersaufNachweisabgerechnet.
erfassung von fremdleistungenFür Planungsbüros, die nicht alle Projekt-Leistungen im Haus umsetzen,soltedaspassendeProgrammaußerdemdieeingabevonFremdleistungenalsKosten(eingangsrechnungen)ermöglichen.
Planer denken und arbeiten in Projekten
fast alle Programme ermöglichen
das stellen von hoaI-rechnungen
aufwandskalkulation wird in der Praxis immer wichtiger
5SONDeRAUSgABe2013 PLANUNgSBÜROPROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
PraxIshINweIs | Die Verwaltung von Fremdleisterverträgen, die das eigeneLeistungsbudgetmindern,istfürgeneralplanerundfürBürossinnvoll,dieTeil-leistungeneinzelnerLeistungsphasenvergeben.Verträgewerdenbereitsdanneingegeben,wenndiesegeschlossenwerden.DurchdieZuordnungzurHaupt-leistungwirddaseigenleistungsbudgetautomatischgemindert.Projektübergrei-fende Auswertungen über vergebene Fremdleistungen sind möglich. So wirdauchdieBewertungunfertigerLeistungenderNachunternehmermöglich.
ReferenzenfürdieseArbeitsweisekenneichfürdieProduktewikoundRP-Pro.IndenProgrammenvisuplusundallprojectsistdiesesModulintegriertworden.InProgrammen,diekeineFremdleistungsverwaltungimbeschrie-benenSinneenthalten,aberdennocheineeigenleistungsbudgetierungun-terstützen (Projekt Pro, S-Control, untermStrich, VVW-Control) werden dievergebenenLeistungenseparat(ineinerSummeproPosition)eingegeben,allerdingsohneZuordnungzueinemAuftragnehmer.
Planung von LeistungsständenDiePlanungvonLeistungsständenistmeisterstfürfortgeschritteneAnwen-derinteressant.DieAufteilungdesAuftragsbestandsinZeitscheibenermög-lichteinezeitlicheVorausschauüberdenAuftragsvorlauf.
erfassung von Neben-und reisekostenDieeingabeundVerfolgungderNebenkostenistfürdiejenigenBüroswich-tig, die Nebenkosten auf Nachweis abrechnen oder projektweise erfassen.WennNebenkostenimnormalenMaßeanfallen,überProjekteverteiltsindunddieseimgemeinkostenzuschlagumgelegtsind,kannmandurchausaufdieerfassungderNebenkostenverzichten.
FürdieeingabeundAbrechnungderReisekostengeltendieempfehlungenwiefürdieNebenkosten.
eigenständiges ProjektleitermoduleineigenständigesModulfürProjektleiteristfürmittlereundgrößereBürossinnvoll, indenendieProjektleiterauchfürdiekaufmännischeAbwicklungderProjekteverantwortlichsind.InderRegelgebenProjektleiterdieBear-beitungsstände der einzelnen Phasen ein und sind verantwortlich für dieBudgetierungunddieWirtschaftlichkeitskontrolle.
PraxIshINweIs | Organisatorisch sollte im Unternehmen festgelegt werden,objederProjektleiteralleodernurdieProjektesehensoll,fürdieerverantwort-lichist.ebensosolltendieWerte,dieersehendarf(Auftragswert,Budget,Stun-denvorgaben,Stundensätze)rechtemäßigeinstellbarsein.
rechnungslegung auf Basis NachweisstundenRechnungslegungaufBasisderNachweisstundenhalteichfüreinenotwen-dige grundkomponente. Diese Abrechnung auf Nachweis ist oft limitiert(Stundenodereuro).DerAufwandbeiderAbrechnungdieserLeistungeniststarkvomverwendetenProgrammabhängig,sollteaberaufjedenFallvonderSoftwareunterstütztwerden.
wichtiges Modul für die Zusammenarbeit mit subplanern
Interessant für mittlere und größere Büros
6 PLANUNgSBÜRO SONDeRAUSgABe2013PROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
NachkalkulationDiestichtagsbezogeneNachkalkulationermöglichteinenVergleichvonKos-ten,LeistungenundUmsätzenbiszueinemStichtag,eventuellauchinZeit-räumen.StandardmäßigstellendieAuswertungenundÜbersichtenimPro-jektcontrollingdenkumulativenStanddar(ProjektbeginnbiszumAuswer-tungsdatum).
WeilvieleProjektemehrjähriglaufen,diebetriebswirtschaftlichenAuswer-tungenjedochimmerperiodenbezogen(Monate,geschäftsjahr)dargestelltwerden, ermöglichen stichtagsbezogene Nachkalkulationen einen wesent-lichbesserenVergleichmitderBWA.AußerdemkannderAuftragszuwachs(änderndes Honorarvolumen im Projekt) nur bestimmt werden, wenn dieAuftragssummeneinenZeitstempeltragen.einigeSoftwarelösungenhabenden Zeitstempel integriert, bieten aber noch keine Standardauswertungenan,dieohneMehrkostennutzbarsind.
Baustein 2: Unternehmenscontrollingstrukturierung nach NiederlassungenDieStrukturierungnachNiederlassungenundKostenstellenistfürdieBüroswichtig,diemehrereeinheitenabbildenwollen.
abbildung von teil- und VollkostenstundensätzenDieArbeitmitTeil-undVollkostenstundensätzenermöglicht,diePersonal-kosten(ohnegemeinkostenumlage)aufgemein-undProjektkostenzuver-teilen. Diese kann man periodenbezogen mit den Personalkosten verglei-chen.WennnureinStundensatzimProgrammhinterlegtwird,istdasinderRegelderVollkostenstundensatz,indemalleKostenumgelegtwordensind.DieUmlageerfolgtkorrekterWeisenuraufdieerlösfähigenStunden.
PraxIshINweIs |Diegemeinkosteneingabeund-verfolgungisteinewichtigeKomponentedesUnternehmenscontrollings.KlassischegemeinkostenwieUr-laub,Krankheit,Weiterbildung,allgemeineBüroarbeitenkönnensoperiodenbe-zogenundmitarbeiterbezogenausgewertetwerden.AberauchProjektekönnengemeinkostenprojektesein.entscheidendist,obdieProjekteerlösfähigsind.Ichempfehle,gemeinkostenimControllingnuraufBasisvonTeilkostenauszuwer-ten.
angebotsverfolung und auftragsvorlaufIstdieAngebotsverfolgungimControlling-Systemintegriert,kannauchderAufwandaufnochnichtbeauftragteProjekteverfolgtwerden.WirdderAuf-tragerteilt,könnenAngeboteeinfachinVerträgeumgewandeltwerden.DieNachverfolgungvonoffenenAngebotenisteinfacher.
DerAuftragsvorlaufzeigtdasoffeneLeistungsvolumenproProjektunddieSumme über alle Projekte. Für die Planung des Unternehmens ist dieseKennzahlbesonderswichtig.
aus abgewickelten Projekten ...
... schlüsse für künftige
Projekte ziehen
Instrument zur Verteilung von
Personalkostent
wichtige kennzahl für die Unterneh-
mensplanung
7SONDeRAUSgABe2013 PLANUNgSBÜROPROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
LiquiditätsplanungMitderLiquiditätsplanungwerdenAus-undeinzahlungenproProjekt,aberauchfürdasUnternehmengeplant.DiesesInstrumentisteinzentralesSteu-erungselement.
ermittlung von kennzahlenKennzahlenermittlung ist ein wichtiges Managementinstrument. In derBranche bekannt sind die Kennzahlen nach Bürokostenvergleich oder diePep-7-Kennzahlen.NichtsobekanntsindmeistdieAlgorithmenundRand-bedingungen.DarumsolltendieBerechnungenderzuverwendendenKenn-zahleneindeutigdefiniertseinunddieseDefinitionsolltenmittelfristigbei-behaltenwerden.DerVergleichdereigenenKennzahlenüberverschiedenegeschäftsjahreisteingutesSteuerungselement,aberauchderVergleichmitBranchenkennzahlenistdurchausinteressant.
Baustein 3: Integrierte ModuleProjekt-DasboardDasProjekt-DashboardbietetvorallemfürControllerundProjektleiter,diemit der Anwendung arbeiten, eine wesentliche Arbeitserleichterung. DieDarstellungundderZugriffistindenProgrammen,diediesesanbieten,un-terschiedlichumgesetzt.Darumbitteunbedingtansehen!
aVaeinAVA-ProgrammhatinderRegelbereitsjedesPlanungsbüroimeinsatz.MitderBauerSoftware,dermairprogmbHundRIBsinddreiHerstellerver-treten,dieinderBüromanagement-SoftwareaucheinAusschreibungs-Pro-gramminihremPortfoliohaben.WereinesdieserAVA-Produktenutzt,solltesich anschauen, ob das BMSP-Modul seinen Anforderungen genügt. eineschonbekannteOberflächemachtmeistdieeinarbeitungleichterunderhöhtdieAkzeptanzbeidenAnwendern.
fiBU-ModuleineFinanzbuchhaltung (FIBU)hatnurallprojects (AbacusBusinessSolu-tionsgmbH)inseinerProduktpalette.Interessantistdasvorallemfürgröße-reUnternehmen,diedieFinanzbuchhaltungineigenenHausführen.Aller-dingsistdieFIBUnichtBestandteilderNormalausstattungundmusszusätz-licherworbenwerden.
BaukostencontrollingeinBaukostencontrolling(BKC)istindenProduktenderBauerSoftwareundderwikoBausoftwaregmbHintegriert.DieseModulesindbesondersfürProjektsteuerervongroßemNutzen
Baustein 4: Büro- und kundenbeziehungsmanagement CrMDieAdress-undKontaktpflegeistmittlerweilebeiallenProduktenintegriert.Mail-SoftwareimProgrammeingebundenhabenlediglichvierAnbieter.BeidiesenProduktenistkeineseparateMail-Softwareerforderlich.
PeP-7-kennzahlen sollten ermittelt werden können
Projekt-Dashboard erleichtert Control-lern die arbeit
Mail-software nur bei vier anbietern vorhanden
8 PLANUNgSBÜRO SONDeRAUSgABe2013PROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
PraxIshINweIs |HingegenhabenalleangefragtenAnbieterdieSchnittstellezu MS-exchange, bzw. MS-Outlook integriert. An dieser Stelle hat sich in denletztenJahreneinWandelgezeigt.DaindenmeistenBürosdieführendeAdress-datenbank imexchange-Server liegtunddortauchhäufigdieSynchronisationderKontaktdaten,KalenderundAufgabenzudenmobilenendgerätenstattfin-det,bietenjetztauchdieHerstellerderBMSP-LösungendieseSchnittstellenan.
anwesenheitszeitenAnwesenheitszeiten(eventuellgekoppeltmitStechuhr)müssenfüreinCon-trolling nicht geführt werden. In der Regel bilden die Sollstunden laut Ar-beitsvertragdieVorgabenfüreinenStundenvergleichderMitarbeiter.WennIhrBürodieAnwesenheitszeitentrotzdemführenmöchte,dannprüfenSie,obdasindergewähltenSoftwareangebotenwird.
JahresarbeitszeitkontoDas Jahresarbeitszeitkonto zeigt die Differenz zwischen den Soll- und Ist-Stunden.InAbhängigkeitvomProgrammkönnenaucheinevertraglichver-einbarteZahlvonzusätzlichen,nichtbezahltenÜberstunden,oderaberauchgleitzeit in die Berechnung einfließen. Idealerweise liefert die BMSP-Soft-wareaucheinenÜberblicküberUrlaubundÜberstunden
Baustein 5: terminmanagement und auslastungsplanungeineAufgaben-undTerminverwaltungistinfastallenProdukteneingebun-den. Nicht alle Hersteller ermöglichen dagegen eine AuslastungsplanungderMitarbeiter.AußerdemistdieUmsetzungunterschiedlichrealisiert.
PraxIshINweIs | Bestimmen Sie die Anforderungen in Ihrem Unternehmen.genügtIhnendieVerplanungderMitarbeiterproProjektundMonatodererfor-dernIhreProzessedieAngabenproTag?DieWünschesindmeistsehrhochan-gesiedelt, inderUmsetzungbleibenvieleAnwenderdannaber„stecken“,weildereingabe-undPflegeaufwandumsohöheristjemehrderDetaillierungsgradsteigt.
FürAnwendervonMS-ProjectkanndieSchnittstellezumControllingsinnvollsein.MittlerweilewirddiesenurnochvomProgrammwikounterstützt.
Baustein 6: DokumentenmanagementDieAblageundVerwaltungdesSchriftverkehrs,mitKunden-undProjektbe-zug imProgrammbietendiemeistenProgrammeübereineVerlinkungzudenDokumenteninderDateiablagederServerlandschaftan.Dasheißt,mankanndieseDokumenteüberdasProgrammfindenundöffnen,aberauchdi-rektüberdenexplorer.Abgesichertwerdenmuss,dasskeineDokumenteimexplorergelöschtoderverschobenwerden.
AndereHerstellerlegendieDokumenteinderDatenbankab.DiesekönnendannohnedasProgrammnichtverwaltetwerden.
schnittstelle zum Microsoft
exchange-server
Differenz zwischen soll- und Ist-stun-den wird angezeigt
hersteller bieten unterschiedliche Lösungsansätze
9SONDeRAUSgABe2013 PLANUNgSBÜROPROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
eine Historisierung und Archivierung der Dokumente ist vor allem dannwichtig, wenn Sie ein Dokument in verschiedenen Arbeitsständen abspei-chernwollenunddasauchspäternachverfolgenwollen.WennSieIhrePro-zesseaufdiedigitaleAblagereduzierenwollen,solltenSieeinKonzeptfürdieSicherungderAufbewahrungspflichtenderunterschiedlichenDokumen-teerstellen.
DerHerstellerVisuplussetztdieFunktionalitätendesDokumentenmanage-mentsmitdemAnbieterwindreamum.DiesesProduktkannzusätzlicher-worbenwerden.
Projektbezogene PlanverwaltungDieprojektbezogenePlanverwaltungkannmanindieBMSP-Lösunginteg-rieren. Allerdings sollte man Aufwand und Nutzen abwägen. Da Pläne eingroßesDatenvolumenhaben,istdieIntegrationineineDatenbanknichtun-bedingtdereffektivsteWeg.eineVerlinkungzudenPlänenkanndiebessereAlternativesein.
It-Infrastruktur – technische rahmenbedingungenanalyse der It-InfrastrukturObmanmitdiesemPunktdieRecherchenbeginntoderdiesenvordemAb-schlussdesKaufvertragesprüft,hängtvonjedemBüroab.Wennsichaller-dingserstbeiderInstallationherausstellt,dassessoaufkeinenFallfunkti-oniert,istderStresszwischenKundenundHerstellervorprogrammiert.
größereArchitektur-undPlanungsbürosleistensicheineIT-AbteilungodereineneigenenIT-Fachmann.KleinereundmittlereUnternehmenarbeiteninderRegelmiteinemIT-Dienstleister,dersichumdieHardware,dieInstalla-tionderArbeitsstationenunddesNetzwerkeskümmert.ebensowerdenVi-renschutzundFirewalleingerichtet,dieStellungdeseigenen Intranets imInternetabgebildet.DiePhilosophiedesUnternehmensistbereitsinderIT-StrukturmanifestiertundinderRegelsolltesichdasneueProgrammdorteingliedern.Meistsprichtnichtsdagegen,dassdasProgrammzusätzlichaufeinemvorhandenenServerinstalliertwird.
PraxIshINweIs |Firmen,indenendieMitarbeiterdieKontaktdaten,KalenderundAufgabenvomServer(MS-exchange,Lotus-Notes,…)mitaufihrSmartpho-nenehmenundinbeideRichtungensynchronisieren,werdenaufdieseInstru-mentenichtmehrverzichtenwollen.DarumistindiesenFällenzuprüfen,inwie-weitdiebestehendenFunktionalitäten integriertwerdenoderaberoptimaler-setztwerdenkönnen.
AuchdieKopplungderTelefonanlagemiteinerKontaktdatenbank,aberauchdieSchnittstellezueinerStechuhrsolltefrühzeitigindieUntersuchungein-bezogenwerden.
historisierung und archivierung
10 PLANUNgSBÜRO SONDeRAUSgABe2013PROFeSSIONeLL
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Installationsarten – technologische Umsetzung ◼◼ technologische Umsetzung
„MicrosoftServer-Client-Ins-tallation“
„MacServer-Client-Installation“
WebfähigeTeillösungen
Vollfunktionsfä-higeWebappli-kation
Abacus ✔
Buildup ✔
isyControl ✔ Zeiterfassung
ProjektPro ✔ ✔ Zeiterfassung
RIBOffice ✔
RP-PRO ✔ Zeiterfassung
S-Control/S-HOAI
✔
untermStrich ✔ ✔
Visuplus ✔ Zeiterfassung
VVWControl ✔ Zeiterfassung
wiko ✔ „Zeiterfas-sungProjektleiter-modul“
AlleangefragtenProdukte,außerABACUSallproject,sindinderklassischenServer-Client-Architektur von Microsoft umgesetzt. Auch SQL-Clients ma-chenesmöglich,übereineVPN-VerbindungaufeinenineineranderenNie-derlassungstehendenServerzuzugreifen.ObdasaberdieoptimaleLösungist,mussdereDV-VerantwortlichedesUnternehmensentscheiden.
DiemairprogmbHbietet fürArchitektenundLandschaftsarchitekten,diemit Hard- und Software von Apple arbeiten, die Installation auch in einerMac-Umgebung.
PraxIshINweIs |AlternativlassensichdiemeistenderProgrammeaufeinemTerminal-Serverinstallierenundvondortausbetreiben.DieVorteilegegenübereinerServer-Client-Lösungbestehendarin,dass
◼� dieInstallationnuraufdiesemServererfolgenmuss,◼� externe Zugriffe für die Volluser (verschiedene Niederlassungen, Baustelle,Bahn)überNotebookseinfachzurealisierensindund
◼� dieZugriffszeitenmeistbessersindalsbeieinerServer-Client-Lösung.◼� ZusätzlichistdieInstallationvonWebapplikationenmöglich.
Nachteilig sind die zusätzlichen Kosten für die Terminal-Server-Lizenzen (fürVollzugriffe,nichtfürWeberfassungen)unddererhöhteSicherheitsaufwand.
ZusätzlichzuderVollapplikationbietenvieleHerstellerwebfähigeTeillösun-genan.VoraussetzungfürdieseistdieInstallationdesIISvonMicrosoft,bzw.iOSvonMacaufdemServer.DieseWeblösungenkönnenüberdenWebbrow-
Die meisten Programme arbeiten
auf Microsoft-Basis
ausreißer mair pro
Installation auf terminal-server
11SONDeRAUSgABe2013 PLANUNgSBÜROPROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
ser(inderRegelderMicrosoftInternetexplorer)ohneeinezusätzlicheIns-tallationdesProgrammsaufgerufenwerden.
DasProgrammABACUSallprojectswirdalsreineWebapplikationangeboten,wobeiderWeb-ServerdurchausimeigenenUnternehmenstehenkann.DieNutzerbenötigenaufIhrengeräteneineJava-Runtime-VersionundZugangzumInternet,umaufdasProgrammzugreifenzukönnen.
AberauchdasProgrammuntermStrichwirdschrittweiseaufdieWebtechno-logieumgestellt,wobeinochfürdiesesJahrdievollständigeUmsetzungge-plantist.
Verwendete Datenbanken ◼◼ Datenbank
ACCeSS SQL Firebird IBMDB2
Ob-ject-Store
MySQL File-maker
Abacus ✔ ✔ ✔ ✔
Buildup ✔ ✔
isyControl ✔
ProjektPro ✔
RIBOffice ✔
RP-PRO ✔ ✔ ✔
S-Control/S-HOAI ✔ ✔ ✔
untermStrich ✔
Visuplus wind-ream
✔
VVWControl ✔ ✔
wiko ✔
wichtig | DieseAngabeninteressiereninderRegeldeneDV-Administrator,damiterdieInstallationundauchdieSicherungderDatenbankindasSiche-rungskonzeptdesBüroseinbindenkann.
Preislichistzubeachten,obdieDatenbanklizenzenseparatgekauftwerdenmüssen.BeiACCeSSgibteskostenfreieRuntime-Versionen,derSQL-Serverexpressistebensokostenfrei.DiesergenügtjenachAnwendungsumfangfürbiszu50Mitarbeitern.
DieMehrzahlderDatenbankenistoffenundeskönnenauchindividuelleAb-fragenbeispielsweiseüberODBC-Schnittstellengemachtwerden.
reportgenerator und ausgabeziel Wenn der Anwender selbst Berichte und Formulare anpassen möchte, istdiesmiteinemintegriertenReportgeneratormöglich.
aBaCUs allprojects gibt es schon als webapplikation ...
... bei ustrich ist es geplant
wichtige Information für den eDV- administrator
12 PLANUNgSBÜRO SONDeRAUSgABe2013PROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
◼◼ reportgenerator ◼◼ ausgabezielCrystalReport
FastReport
ListandLabel
intern Word excel OpenOffice
in-tern
Abacus ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Buildup ✔ ✔
isyControl ✔ ✔
ProjektPro ✔ ✔
RIBOffice ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
RP-PRO ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
S-Control/S-HOAI
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
untermStrich ✔ ✔ ✔ ✔
Visuplus ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
VVWControl ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
wiko ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
BeiVerwendungvonCrystalReports istderzusätzlicheKaufeineseditorserforderlich.BeiFastReportundListandLabelisteineditorindenBMSP-Lösungenintegriert.
PraxIshINweIs |DieAusgabezieleWord,exceloderOpenOfficesindfürdieje-nigenAnwenderwichtig,dienachträglichinerstelltenDokumentennochÄnde-rungenmachenwollenunddieseexternabspeichern.Bei„internen“Ausgabe-zielenmüssenindividuelleTextevorabinTextbausteinengespeichertwerdenundkönnenaufdieseWeiseinsDokumentübernommenwerden.
einsatz von I-Phone / smartphoneanbieter ja/nein anwendungsgebiete smartphone
Abacus nein
Buildup nein
isyControl ja Stundenerfassung
ProjektPro ja Stundenerfassung
RIBOffice nein
RP-PRO nein
S-Control/S-HOAI nein
untermStrich ja Stunden-undReisekostenerfassung,Projektleitermodul,Adress-,Kontakt-undTerminpflege
Visuplus nein
VVWControl ja Stundenerfassung
wiko nein
angebote und ausgabeziele
im überblick
wofür die ausgabe in word und
excel wichtig ist
13SONDeRAUSgABe2013 PLANUNgSBÜROPROFeSSIONeLL
Bürosoftware-CheCk 2013
Der Abgleich von Kontaktdaten sowie von Aufgaben und Terminen mit derführendenAdressdatenbankimUnternehmenistvorallemfürauswärtstäti-ge Mitarbeiter nützlich. Auch die erfassung von Zeiten und Bearbeitungs-ständen kann bei Dienstleistern mit einem festdefinierten ProduktkatalogundKundenstammoderaberfürVermesser,bzw.dieVerrechnungvonAr-beitnehmerüberlassungeinlohnendeseinsatzgebietwerden.
einzelneHerstellerbietendiesbereitsan,beianderenisteinsolchesModulinderentwicklung.
PraxIshINweIse |◼� InteressierenSiesichfürsolcheModule,dannfragenSiedenHerstellerbittevordemKauf,welcheSystemeunterstütztwerden(I-Phone,Smartphone,win-dowsphone).
◼� NichtzuunterschätzenistaberdasSicherheitsrisiko,dasdurchdasBenutzenvonSmartphones(vorallemvonprivaten!)indieUnternehmengebrachtwird.
◼� FürPlaner,dieIhrenArbeitsplatzimBürohaben,spieltdiesererfassungswegmomentanaberkeineRolle.
Mein fazit für sieWennSienachderAnalyseIhrerProzesseundAnforderungeneineVoraus-wahl von Programmen getroffen haben, sollten Sie sich die Software vomAnbieterzeigenlassen.DievorgestelltenProgrammesetzenähnlichePro-zesseaufunterschiedlicheWeiseundinunterschiedlicherQualitätum
Der königsweg bei der ProduktauswahlDiegrößtenerkenntnissegewinnenSie,wennSieeineigenesanspruchsvol-les„Referenzprojekt“inderStrukturabbildenlassenundsichdieeinzelnenProzesse (Angebot, Stunden-und Kostenerfassung, Budgetierung, Rech-nungslegung,Controlling)andiesemProjektzeigenzulassen.DabeikönnenSie die Arbeitsweise der Software gut verfolgen und gewinnen einen ein-druck, ob Sie sich mit der „Denke“ des Programms identifizieren können.einehundertprozentigeAbbildungderProzesseinIhremBürowirdwohlkei-nesderProgrammebietenkönnen.eskannsinnvollsein,dieeigenenAnfor-derungenanzupassenundauchdieProzesseimBüroaufdenPrüfstandzustellenundbeiBedarfanzupassen.
WennSieallerdingskeineAbstrichemachenwollen,solltenSieeinenSoft-warehersteller wählen, der bewusst auch Programmanpassungen bietet(loreggmbH,VisuplusgmbH,wikoBausoftwaregmbH).eineeigenprogram-mierungistinderRegelderkostenintensivsteLösungswegngsweg.
PraxIshINweIs | Ich empfehle Ihnen, bereits vor der Unterzeichnung desKaufvertragsdieKosteneinzuplanen,diedurcheventuellnotwendigeHard-undSoftware,fürdieInstallationundSchulung,aberauchfürdieeinarbeitungnot-wendigwerden.LegenSiedocheininternesProjekt„einführungvonBMSP“anundversehenSieesmiteinemBudget-undTerminrahmen.
Mobile Lösungen sind für auswärts tätige Mitarbeiter nützlich
Praxis-Check am lebenden Projekt
Gesamtkosten seriös kalkulieren
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Bürosoftware-CheCk 2013
wirtschaftliche Büroführung ist (auch) eine frage des guten Preises DieProgrammeunterscheidensichauchindenModulenunddenLizenzmo-dellen.ManeinenPreisvergleichnurerstellen,wennmandiekonkretenAn-forderungendesUnternehmenskennt.DarumsolltemanbereitsimVorfeldplanen,welcherMitarbeiterfürwelcheProzesseverantwortlichseinsollundwasersehenundänderndarf.
PraxIshINweIs |InAbhängigkeitvondenvorgewähltenLösungenkönnenSieübereinepräziseLizensierungbeimKaufundbeimSoftware-Servicevielgeldsparen.
InderRegelwirdzwischenVoll-User(darfallegekauftenModulenutzen)unddenMitarbeiterlizenzen(diesedürfeninderRegelnurStundenundNeben-kostenerfassen)unterschieden.einigeSoftware-Herstellerbietenauchbe-sondereLizenzenfürProjektleiteran.DieseModulesindvorallembeidenBüros sinnvoll, in denen die Projektleiter auch die Kostenverantwortungübernehmensollen.
PraxIshINweIs |AchtenSieauchaufdieUnterscheidungzwischenfließenden(floating)undbenamtenLizenzen.
◼� einefließende LizenzkannvonmehrerenMitarbeiterngenutztwerden,aller-dingsnichtzurgleichenZeit.
◼� BeieinerbenamtenLizenzmüssenSiefürjedenMitarbeitereineLizenzkau-fen.WennMitarbeiterIhrBüroverlassen,könnenSiedieseLizenzjedochaneinenanderenMitarbeitervergeben.
◼� eineServerlizenzbedeutet,dassgrundsätzlichalleMitarbeitermitdemPro-gramm in vollem Umfang arbeiten können. In diesem Fall bestimmen dieRechte der Mitarbeiter (-gruppen) die personenbezogenen FunktionalitätenderModule.grundsätzlichdarfderMitarbeiterimProgrammdas,wasihmdieLizenzunddaserteilteRechterlauben.
DasProgrammVVWControlistmiteinerServerlizenzausgestattet.Beian-derenAnbieternwerdenvorallemauchfürgrößereBürosindividuelleSer-verlizenzenangeboten.
Wenn Sie eine schrittweise einführung der Software planen, empfehle ichvorab zu prüfen, welche Leistungsmerkmale (Module) aus unternehmeri-scherSichtzeitnah(Nahziel)undperspektivisch(Fernziel)nötigsind.WennSiesichvondenSoftwareherstellerneinvollständigesAngebotüberSieinte-ressierendeModuleunterbreitenlassen,kennenSiedenKostenrahmen,deraufSiezukommt.DieModule,dieerstspätereingeführtwerdensollen,kön-nenSiesichalsWahlpositionenausweisenlassen.
wichtig |BeiderKaufentscheidungsolltenichtvorrangigderPreisderSoft-waredenAusschlaggeben.Wesentlichwichtigerist,dassdasProgrammvondergeschäftsführungbzw.vomUnternehmerunddenMitarbeiternakzep-tiertwirdundaufeinfacheWeisedieUnternehmensführungund–organisa-tionunterstützt.
anbieter agieren mit unterschiedlichen
Lizenzmodellen
auf Unterschied zwischen fließenden
und benamten Lizenzen achten
Das solten sie bei der schrittweisen
einführung beachten
Die Preisfrage ist nicht das ausschlag-
gebende kriterium
X-2012 PLANUNgSBÜROPROFeSSIONeLL
LeserserVICe/IMPressUM
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