kurz über mich …
Beratung, Training und Coaching – TOC, CCPM, HSP
Softwareentwicklung Schlund+Partner
Leitung des Project Office
Project
Controlling
Process
Management IT-Security
special
Projects
501 Projekte mit
40 Projektmanagern
Studium Mechatronik – FH-Karlsruhe
Studium Maschinenbau – TH-Karlsruhe
Entwicklung und Prozessentwicklung
Freelancer in
Softwareentwicklung
1991
Lehrauftrag Project Management Essentials – Single Project Management | 15.05.2012 | Wolfram Müller | © 2012 www.speed4projects.net®
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Bedeutung von Projektmanagement …
2020:
„Projektwirtschaft“ liefert
15 % der Wertschöpfung
in Deutschland (in 2007
waren es etwa 2 %).
„Projektwirtschaft“ steht für
zumeist temporäre,
außerordentlich kooperative
und oft globale
Wertschöpfungsprozesse.
Diese Art der Kooperation
ist für viele Unternehmen
heute häufig die effizienteste
Art des Wirtschaftens. http://www.expeditiondeutschland.de
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Was ist überhaupt ein Projekt?
terminiert
einmalig
unbekannt
risikoreich
nutzbringend
„Ein Vorhaben,
bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht
werden soll, und das sich dadurch auszeichnet,
dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.“
DIN 69901
wenn es nicht fertig ist verliere ich Geld
wenn ich was ein zweites mal mache = Routine
einmalig = unbekannter Lösungsweg
unbekannter Lösungsweg = risikoreich
sonst würde ich es nicht machen
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… ups!
… die dunkle Seite von Projekten:
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Warum Projektmanagement?
Termintreue erhöhen
Geschwindigkeit erhöhen
Durchsatz steigern
Aufwand/Kosten reduzieren
die richtigen Projekte machen
Projektmanagement dient am Schluss dazu:
mehr Geld zu verdienen
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Was ist Projektmanagement?
das nicht!
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Praxistest …
30min für ein Legohaus
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Standardrollen verwenden!
Auftraggeber
Projektmanager
Team
Stakeholder
initiiert das Projekt, legt fest was das Ergebnis sein
soll – beantwortet alle Fragen zur Beschreibung des
Ergebnis und stellt oft das Budget zur Verfügung
organisiert alles um das Ergebnis in der
vereinbarten Zeit, Budget und Qualität erstellt wird
geben Input an den Projektmanager, was alles zu
tun ist, welche Abhängigkeiten bestehe, wann
welche Arbeitspakete fertig werden arbeitet alle
notwendigen Arbeitspakete ab.
alle die von den Ergebnissen des Projektes
betroffen sind deren Anforderungen neben dem
Ergebnis zu erfüllen sind
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Projektregeln
30min Zeit
alle Legosteine die bereit gestellt werden
Ziel ist es möglichst hohe Qualität zu erreichen
2 Gruppen á 10 Studenten
jeder bekommt ein Umschlag mit Beschreibung – 2min
Zeit zum lesen:
der Rolle die er auszufüllen hat
der Aufgabe die er zu erfüllen hat
nach 30min wird beendet – danach Qualitätsprüfung
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Session 1
Hausbau
Review
Ideen wie es besser geht
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Findings Legohaus Runde 1
• Absprache mit Kunden vergessen
• kein klares eindeutiges Ziel – kein Lastenheft
• Änderungen
• nichts aufgeschrieben
• zu früh mit dem Bau begonnen
• Endkunde nicht befragt
• Zielklärung hat zu lange gedauert
• zu viel gebaut
• Machbarkeit nicht geklärt
• Ressourcenverfügbarkeit nicht geklärt
• Probleme eskaliert – nicht gelöst
• Panik am Schluss
• Fertig gemacht obwohl klar war das Ziel nicht erreichbar
• es wurde umgebaut/abgerissen
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das magische Dreieck
max. Qualität
min. Kosten min. Zeit
Projekt
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der Normalfall
max. Qualität
geg. Res-
sourcen geg. Zeit
Projekt
das Ziel des
Projekt-
managers
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die Konsequenzen …
wenn Ressourcen und Zeit fixiert sind und das
Ziel Qualität = 1 ist
Ressourcen und Zeit müssen optimal genutzt
werden
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was hilft für optimale Ausnutzung?
#1 der Leuchtturm muss an der
richtigen Stelle stehen
der Auftrag muss so klar wie möglich „beschrieben“
sein
alle Stakeholder müssen hier integriert sein
wenn sich was ändert muss dieser Auftrag gepflegt
weden
wenn der Leuchtturm steht, kann man nie das Ziel
verfehlen – höchstens einen kleinen Umweg machen
nur wenn der Auftrag klar ist kann man die Arbeiten
delegieren und parallelisieren
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was hilft für optimale Ausnutzung?
#2 Work-Breakdown-Structure (WBS)
und Verantwortlichkeiten
es muss klar sein, was an Teilaufgaben
und Ergebnissen zu erstellen ist (WBS)
es muss klar sein, wer für welches
Ergebnis voll verantwortlich ist
jeder Verantwortliche:
geht ein Vertrag mit dem Projektmanager ein
kümmerst sich selbst um alles was er braucht
meldet sich bei Fragen und Problemen sofort
es gibt keine Überraschungen!
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was hilft für optimale Ausnutzung?
#3 parallelisieren und
Staffellaufprinzip
so gut wie möglich parallel arbeiten
Zwischenergebnisse sofort weitergeben
#4 Stakeholder einbeziehen
bei der Auftragsklärung abfragen
bei Unklarheiten schnell fragen
#5 standardisieren
Rollen, Phasen, Artefakte, Module, Systeme
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Praxistest …
30min für ein Legohaus
verschärfte
Bedingungen
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Vorbereitung – was machen wir besser?
Auftragsklärung mit allen Stakeholdern
schnelle Festlegung der wichtigen Eigenschaften
grober Plan wer macht was bis wann
Entwickler machen vorbereitende Tätigkeiten
schnelle Abstimmung mit Stakeholder bei Unklarheiten
parallel arbeiten
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ein Projektplan?
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Projektregeln
30min Zeit
alle Legosteine die bereit gestellt werden
Ziel ist es möglichst hohe Qualität zu erreichen
2 Gruppen á 10 Studenten
jeder bekommt ein Umschlag mit Beschreibung – 2min
Zeit zum lesen:
der Rolle die er auszufüllen hat
der Aufgabe die er zu erfüllen hat
nach 30min wird beendet – danach Qualitätsprüfung
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Session 2
Hausbau
Review
Ideen wie es besser geht
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Low-Key Project Management
Wie mache ich „leichtgewichtiges“ Projektmanagement?
wenige Rollen – Auftraggeber,
Projektmanager, Team
wenige Prozesse – ?
wenige Artekfakte – Projektauftrag,
Projektplan, ?
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minimales Set von Rollen …
Auftraggeber
Projektmanager
Team
initiiert das Projekt, legt fest was das Ergebnis sein
soll – beantwortet alle Fragen zur Beschreibung des
Ergebnis und stellt oft das Budget zur Verfügung. Er
repräsentiert alle Stakeholder
organisiert alles um das Ergebnis in der
vereinbarten Zeit, Budget und Qualität erstellt wird
geben Input an den Projektmanager, was alles zu
tun ist, welche Abhängigkeiten bestehen, wann
welche Arbeitspakete fertig werden arbeitet alle
notwendigen Arbeitspakete ab
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minimales Set von Prozesse …
#2 Ergebnisse erzielen – Arbeitspakete
abarbeiten
#3 Klarheit schaffen – Eskalationen
treiben
#1 Vertrauen schaffen – Verhalten
verbessern
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Arbeitspakete abarbeiten
2.1 Auftrag klären – alle Stakeholder abfragen, Anforderungen aufnehmen und
strukturieren
2.2 Anforderungen zu Arbeitspaketen strukturieren, so dass möglichst wenig
Kommunikation dazwischen notwendig wird, dass die Arbeitspakete zum
Vertrauen passen
2.3 AP‘s in eine Reihenfolge bringen und grobe Termine vorgeben
2.4 AP‘s nach gleichem Ablauf erstellen
2.5 Ergebnisse integrieren und testen
2.6 Qualitätscheck und raus
Auftrag-
geber
initialer
Auftrag
für AP
Auftrag
klären
#2 Arbeitspakete verarbeiten
2.1
finaler
Auftrag
für AP
Auftrag in Unter-APs
aufteilen und
Verantwortlichen
benennen
2.2Liste
APs +
Verantw.
(PSP)
APs priorisieren
und grob
Termine
festlegen
2.3
Menge priorisierte
APs + Verantw.
+ grob. Termin
(Zeitplan)
selbst
verantw.
APs
konzeptionieren,
realisieren
und testen
2.4
ja
initialer
Auftrag
für AP
Arbeitspaket
verarbeiten
#2
Ergebnis
des AP
APs
integrieren
und
testen
2.5
Ergebnis
des AP
neinAuftrag-
geber
Vertrauens-
level
steigern
#1
Klarheit
schaffen
#3
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2.1 Projektauftrag = Anforderungsliste+
alle Stakeholder abgeholt
versteht der Auftraggeber was drin steht im Auftrag
eine gemeinsame Sprache finde
kann ein fachkundiger Laie bei jedem Punkt schnell sagen ob
erfüllt oder nicht
wird bei jedem Change aktualisiert
ist die Checkliste für Endabnahme
Tipp: Hab ich alle Stakeholder?
Einmal das Organigramm durchgehen
und check ob die Belanges jedes
Bereichs abgedeckt sind!
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2.1 Projektauftrag = Anforderungsliste+
Tipp:
ist die Anforderung richtig formuliert?
kann ein fachkundiger dritter (QS)
einfach entscheiden ob erfüllt?
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2.1 Projektauftrag = Anforderungsliste+
wichtig - gemeinsame Sprache finden!
Tipp:
gerade in der Softwareentwicklung
sind Screenshots mit Skribbels
das Mittel der Wahl
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2.2 Arbeitspakete strukturieren
Tipp:
eine Workshop mit erfahrenen
Seniormanagern um die Risiken
herauszukizzeln wichtige
Arbeitspakete diese zu klären
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Aufgaben in Arbeitsvorräten
es gibt nicht ein Prozess für ein Projekt
jedes Teilaufgabe, Arbeitspaket hat seinen eigenen Takt
Arbeitsvorräte
interessant sind nur die Punkt an denen echte physikalisch
Abhängigkeiten bestehen (Synchronisationspunkte)
daraus ergibt sich ein projektplan
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Swim-Lane Projektplan
12.5 19.5 26.5 2.6 9.6 16.6 23.6 30.6 7.7 14.7 21.7 28.7 4.8 11.8 18.8 25.8 1.9 8.9 15.9 22.9 25.9
dt. FAQ PT4.0
fertigstellenFAQ übersetzen
Screen
shots
ein-
bauen
FAQ fertigstellen
Handbuch übersetzen
Screen
shots
ein-
bauen
Handbuch drucken,
einbuchen ins Lager
Kon-
trolle
Kor-
rektur
15.8
Screen-
shots
28.07 1.8
Design,
Header
StylesÜbersetzung Config-Menü
Kopie dt.
CM
anf.
Erweiterungen Config-Menü,
Kreditkarten, Features,
Texte, unnötiges rausschm.
10.6 14.7
Agenturen
suchen
15.5
Agenturen
erstellen
Entwürfe
Ptich
28.5
Auswahl
der
Agentur
Zuschlag
15.6
Grobdesign
erstellen
14.7
Kampagne fertig stellen,
inkl. CD für Produktion der
Beilage
22.8
Beilage drucken, ausliefern,
…
25.09.2003 -K
ampagnenstart
Site-Tree
erstellen
21.7
Tem
p-
lates
skribbeln
28.7
Bestellseiten
Texte einfügen
22.8
Texte einf.
Design
einfügen
Fein-
schliff u.
QS
Bestellseiten im Pustefix entwickeln
28.8
Über-
schriften
erstellen
07.8
Texte erstellen
29.8
Übe
rsch
rifte
n
13.8
30%
Tex
te
22.8
60%
Tex
te+
CD
100%
Tex
te
umfassende QS
Tests,
QS
Tar
ife a
ngel
egt
Fea
ture
Fre
eze
Fea
ture
vom
PM
Übersetzungs-
bedarf
anmelden
11.8
tech
n. fe
rtig
umfassende
QSFeatures anpassen, Billing, Zeitzone, Versandlogistik, u.v.v.a.div. Unter-
projekte
CC, CCS
(S. Moser)
PM (KW)
Marketing
Online Prod.
Marketing
(M. Beyer)
Online Prod.
Pustefix
Ver
antw
ortli
ch
Zeitachse
Stand: 14.04.2003
PT.217 USA Timeline
Tipp:
die Mechanik eines PRJ
ändert sich kaum – Termine
sind hier schnell geändert
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3. Klarheit schaffen
alles was die Verantwortlichen nicht selbst lösen können müssen sie
eskalieren offene Fragen, Entscheidungen und persönliche Probleme
Unklarheiten sind Projektrisiken je länger sie offen sind desto teurer die
Behebung
Prioritäten können sich jederzeit ändern
täglich
priorisieren
3.1
priorisierte
Menge
offener
Eskalationen
erfolg-
reich
ja
Eskalationen
vorantreiben
3.2
nein
Vertrauens-
level
steigern
#1
Arbeitspaket
bearbeiten
#2
Kritik-
gespräche
Fragen,
Risiken,
Verzöger.
#3 Klarheit schaffen
Vertrauens-
level
steigern
#1
Arbeitspaket
bearbeiten
#2
mit MA
vereinbarte
Maßnahmen
Antworten,
Maßnahmen,
Änderungen
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die Issue-Liste
Tipp:
unter Bemerkung Status
und Vereinbarungen wie
ein Logbuch mitführen
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Schnelle Eskalationen …
… müssen vorher geklärt sein
Tipp:
auch wenn es einem „blöd“
vorkommt – jeder hat ein
anderes Verständnis von
Kommunikation
einfach einmal festlegen
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die Kommunkationsmatrix
Tipps:
• auf Handynummer bestehen
• die Eskalationswege mit
darstellen
• die Kommunikations-
regeln mit aufnehmen
• bei Kooperationen immer
Pärchen bilden
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Vertrauen steigern
man kann sich sein Team nicht aussuchen
ohne Zuverlässigkeit kann kein Vertrauen entstehen
der Projektmanager muss aktiv daran arbeiten, dass Vertrauen im
Team entsteht
Verhaltens-
prinzipien
verein-
baren
#1 Vertrauenslevel steigern
1.1
Vertrauens-
level (VL)
durch PJM
beurteilen
1.2APs eigenständig
bearbeiten
1.3
Ergebnis+
Verhalten
öffentliches
herzliches Lob
1.4a
gut
initialer
Auftrag
für AP
übergeordneter Prozess
Arbeitspaket bearbeiten
#2
Ergebnis
des AP
Mitarbeiter
aus Team
freisetzen
1.4d
neues
Team-
mitglied
(TM)
neues
Team-
mitglied
(TM)
„committed“
TM
„committed“
TMPool
„committed“
TM inkl. VL
Anz.
AP des
TM
Arbeitspakete
bearbeiten
#2
Menge der
APs des TM
Klarheit
schaffen
#3
persönliches
Kritikgespr.
1.4b
1. mal
Kritikschlecht
wiederh.
Kritik
Kritikgespr.
mit Führungskr.
1.4c
ja ja
nein nein
gebührende
Anerkennung
zeigen
(z.B. Party)
1.5
=0
„fertig“
1
MA der das
Unternehmen
verlassen sollte
MA der das
Unternehmen
verlassen sollte
Info bzgl.
VL des TM
VL VL
MA mit
hohem
Vertrauenslevel
MA mit
hohem
Vertrauenslevel
Vorerfahrung
aus vorangeg.
Projekten
Tipp:
Verhaltensregeln kann
man auch bei Kaffee
kurz vereinbaren
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Verhalten erzeugt Vertrauen …
#1 Sofort-Prinzip
jeder meldet sich sofort, wenn er was braucht oder ein Problem hat
keine Latenzen, wenig Aufwand bei Problembeseitigung
#2 Direkt-Prinzip
jeder kümmert sich selbst um seine Vorleistungen und Infos
weniger Kommunikation, weniger Missverständnisse,
direkte Qualitätsverantwortung
#3 Vertragsprinzip alles ist ein Vertrag, Auftraggeber und -nehmer sprechen
eine gemeinsame Sprache, Auftragnehmer managed seine Zusagen
Wertschätzung, Einbeziehung, Verbindlichkeit
#4 No-Surprises-Prinzip #1 … #3 zusammen Fokus auf Qualität
Tipp:
Verhaltensregeln kann
man auch bei Kaffee
kurz vereinbaren
Das ist eine Selbstverstärkung!
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Verhalten verbessern
Verhalten
schafft
Verbindlichkeit
Verbindlichkeit
erzeugt
Vertrauen
Vertrauen
ermöglicht
Reduktion
der Methoden
mehr Kapazität
für die wichtige
Kommunikation
neue Aufgabe für den
Projektmanager
Verhalten
verein-
baren
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weiterführende Literatur
„Überleben im Projekt. 10 Projektfallen
und wie man sie umgeht“ von Klaus D.
Tumuscheit
wenn’s soweit ist und man zum
Projektmanager wurde oder auch sonst
– einfach lesen – in die Fallen muss
man nicht tappen ;-)
„Lexikon der Projektmanagement-
Methoden: Die wichtigsten Methoden im
Projektmanagement-Life-Cycle
(Broschiert)“ von Günter Drews und
Norbert Hillebrandt
ein kurzer praxisnaher Überblick über
die gängigen und wichtigsten
Projektmanagementmethoden
„Der Termin. Ein Roman über
Projektmanagement“ von Tom DeMarco
guter Überblick, wie man
Softwareprojekte organisieren kann -
empfehlenswert
„Projektmanagement. Ein
systemorientierter Ansatz zur Planung
und Steuerung“ von Harold Kerzner und
Nino Grau
die volle Packung – einfach ein
Standardwerk in dem fast alles drin
steht. Das ist einfach der Standard –
wenig innovativ aber ein fundierter
Überblick über das Projektmanagement
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mehr …?
… bis zum nächsten mal