Organisation von Kreditakten
Projektbericht: Volksbank Ulm-Biberach eG
Projektbericht: Volksbank Ulm-Biberach - Organisation von Kreditakten
Die Volksbank Ulm-Biberach eG
• Gründung 1863• Größte genossenschaftliche Bank der Region• Bilanzsumme mehr als 2 Mrd. Euro• 37 Geschäftsstellen• 584 Mitarbeiter
Gründe für die Reorganisation der
Kreditakten
Die Ulmer Volksbank und die VolksbankBiberach hatten über Jahre ihre Kreditaktenerfolgreich mit unterschiedlichen Systemen ver-waltet. Durch die Fusion im Jahr 2008 trafenunterschiedliche Aktensysteme und verschiede-ne Organisationsformen wie Hängeregistratur,Briefordner, Stehablage und Pendelordner auf-einander. Auch die Ordnungsweisen warennicht einheitlich. Die Zusammenlegung derAbteilungen Marktfolge Aktiv bei der techni-schen Fusion der beiden Volksbanken in derHauptniederlassung in Ulm erforderte jedochzwingend eine einheitliche Organisation derAktensysteme. Das Gesamtvolumen von ca.12.000 Akten verdeutlicht die Komplexität die-ser Aufgabenstellung. Keines der bisher ver-wendeten Systeme erfüllte alle Anforderungenan die angestrebte Neuordnung.
Ein Projektteam, bestehend aus internenSpezialisten und dem externen Berater vonMAPPEI, hatte sich hohe Ziele gesteckt. Manwollte möglichst viel von den bewährtenArbeitsweisen übernehmen und gleichzeitignotwendige Verbesserungen umsetzen.
An das neue Zentralarchiv wurden folgendeAnforderungen gestellt. Es sollte
• nach einem einheitlichen Aktensystem für alle Kreditakten aufgebaut werden
• eine einheitliche Ordnungsweise haben• ein flexibles und ausbaufähiges Akten-
system sein• wesentlich raumsparender sein als bisher• eine zeitsparende Arbeitsweise garantieren• eine maschinen- und menschenlesbare
Kennzeichnung an den Akten haben • ein Aktenverfolgungssystem beinhalten.
Dazu wollte man in allen Phasen derUmstellung den Zugriff auf den Aktenbestandsicherstellen.
Einheitliches Aktensystem
Eine naheliegende Entscheidung wäre essicherlich gewesen, eines der bestehendenSysteme zu wählen und alle anderen anzu-passen. Die Wahl fiel aber auf eine neueLösung, die Stehregistratur TABCOLOR® vonMAPPEI. Die bedeutete zwar, dass alle Aktenumgestellt werden mussten, aber nur dieseMaßnahme garantierte für die Folgezeit dengrößtmöglichen und dauerhaften Nutzen. Dassman das Richtige getan hatte, zeigt die heutigeAkzeptanz durch die Mitarbeiter.
Heute gibt es für alle Kreditakten, ob Baufinan-zierung, gewerbliches Engagement, Kleinkre-dit etc., nur noch einen Aktentyp, der allen Be-dürfnissen gerecht wird.
Der VARIO-Dehnhefter nimmt jedes Akten-volumen auf, von wenigen Dokumenten bis zu6 cm Füllung. Er ist dabei immer nur so dickwie sein Nettoinhalt. Er passt sich also auto-matisch an.
Wenn umfangreiche Engagements zu bearbei-ten sind, können mehrere Einzelakten neben-einandergestellt werden, ohne dass die Syste-matik darunter leidet. Die Zusammengehörig-keit wird dann durch entsprechende Signaleauf dem Etikett dokumentiert.
Auch die interne Lagerhaltung wurde erheblichvereinfacht, da nur noch ein Aktentyp vorrätiggehalten werden muss.
Akten-Innengliederung
Was für die Gesamtorganisation als richtigerkannt wurde, setzt sich auch in der Einzel-akte fort. Auch hier gibt es ein einheitliches“Innenleben”. Jede Akte erhält ein achtteiligesRegister mit detaillierter Auflistung der Be-
standteile. Dieser einheitliche Aufbau erleich-tert die aktuelle Bearbeitung und garantiert,dass jeder in jeder Akte mit nur geringem Such-aufwand alle Informationen findet. Bei Ab-wesenheit des Bearbeiters durch Urlaub,Krankheit, Dienstreisen etc. ist dies ein nicht zuunterschätzender Vorteil.
Wenn das Aktenvolumen nicht zu groß ist, ent-hält eine Akte alle Verträge, Sicherheiten,Bilanzen, Urkunden usw. Die Akte ist daherimmer in allen Belangen vollständig.
Die bewährte Heftung wurde beibehalten,allerdings nicht mehr die umständliche“Schnellheftung” mit Metallheftzungen. Eswurde auf eine moderne Schlauchheftung um-gestellt. Sie ermöglicht das Blättern wie ineinem Buch, das Kopieren einzelner Blätter,ohne sie herausnehmen zu müssen, und, ganzwesentlich, das einfache Zwischenheften wie ineinem Ordner.
Auch hier gilt der Grundsatz: Organisation bisins Detail.
Ordnungsweise
Oberstes Gebot war eine nutzerfreundlicheOrdnungsweise. Die Entscheidung fiel auf dasNamensalphabet nach Kunden, da der Kredit-nehmer eine Person mit Namen und keineNummer ist. Wegen der großen Anzahl derAkten und um Verwechslungen zu vermeiden,wurden die ersten drei Buchstaben des Nach-namens als farbige Kennung gewählt. Nebendem Kundennamen ist auch die Kundennum-mer auf dem Etikett aufgedruckt. Sie erleichtertden Einstieg in das EDV-System.
Raumersparnis
Bei dem großen Aktenvolumen war es wichtig,auf eine optimale Ausnutzung des verfügbarenRaumes zu achten. Die ursprünglich einge-setzten Hängeregistraturen ermöglichen einerelativ bequeme Bedienung, allerdings erfor-dert das System extrem viel Raum.
Die Hängerahmen in den Regalen wurden aus-gebaut und durch Fachböden ersetzt. Dasbrachte eine Raumersparnis von mindestens 60 Prozent, denn die Regalbreiten konnten nunvollständig genutzt werden.
In der Höhe waren zwei weitere Reihen mög-lich. Insgesamt können sieben Reihen Kredit-akten übereinander gelagert werden, beibestem Zugriff und mit einer maximalen Über-sicht.
Ähnliche Einsparungen, wenn auch nicht imselben Umfang, wurden bereits früher bei derUmstellung der Ordner- und der Pendelregis-tratur erzielt. Zusammen mit der fahrbarenRegalanlage konnte das Archiv so konzipiertwerden, dass heute eine Raumreserve von ca.30 Prozent besteht.Auch an dieser Stelle ist dieVolksbank Ulm-Biberach für die Zukunftbestens gerüstet.
Zusätzlich wurde der Feuerschutz erhöht. DerArchivraum ist durch eine Feuerschutztür mitdem Sicherheitsgrad F90 und zusätzlicheRauchmelder gesichert.
Aktenverfolgung
Anspruch der Volksbank Ulm-Biberach warjederzeit feststellen zu können, wo sich eineAkte befindet, um den Suchaufwand auf einMinimum zu beschränken. Ein elektronischesÜberwachungssystem stellt dies sicher.
Als Steuerungssystem dient dabei der Barcodeauf dem Etikett. Jeder zugriffsberechtigte Mit-arbeiter kann Akten einsehen und/oder ent-nehmen. An der Entnahmestation im Archivliest er seine ID-Card und den Barcode der Akteein. Das Gleiche geschieht bei der Rückgabe.Dadurch kann jeder immer den aktuellenStandort der Kreditakte ermitteln.
Von jedem Arbeitsplatz aus kann mit der ein-gesetzten Software “TABCOLOR-Find” abge-fragt werden, ob sich die Akte im Zentralarchivbefindet oder bei einem bestimmten Mit-arbeiter in Bearbeitung ist.
Umstellungsarbeiten
Die kompletten 12.000 Kreditakten umrüsten,ohne dass die laufende Tagesarbeit gestörtwird - geht das? Ja, wenn die Umstellungoptimal organisiert und vorbereitet wird undwenn alle Beteiligten motiviert mitarbeiten. Ingerade mal acht Wochen waren alle Arbeitenohne entscheidende Störungen abgeschlossen.
Die Vorarbeiten wurden von den Fachab-teilungen Organisation, IT, Hausverwaltungund Marktfolge Aktiv erledigt, die manuelleUmstellung der Kreditakten führten Aushilfs-kräfte durch, die auch aus Gründen des Daten-schutzes allesamt Angehörige von Mitarbeiternwaren. Die Etiketten wurden von der VolksbankUlm-Biberach mit Hilfe der MAPPEI-Print-Software gedruckt, auf die neuen VARIO-Dehnhefter geklebt und die Inhalte der bisheri-gen Akten umsortiert - fertig!
Parallel dazu wurden die Regale umgerüstetund die Akten dort eingestellt. Zum geplantenStichtag war alles erfolgreich erledigt.
Früher Jetzt
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57080 Siegen, März 2010
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Unsere Erwartungen an die neue Organisation des umfang-
reichen Kreditarchivs waren sehr groß. Sie wurden allesamt
erfüllt. Viel wichtiger ist jedoch, dass alle Mitarbeiter, die mit
dem neuen System arbeiten, tagtäglich den Mehrwert des
neuen Aktensystems erleben.
Wir suchen keine Akten mehr, wir finden sie dort, wo sie hin-
gehören. Die Übersicht ist deutlich besser geworden. Alles ist
einfach und logisch.
Darüber hinaus haben wir Platz gewonnen - so viel, dass wir
auch für die nächsten Jahre noch ausreichend Reserven
haben.
Nicht ohne Stolz können wir heute sagen: Unsere gemeinsa-
men Anstrengungen haben sich gelohnt.
Gerald LaaschVolksbank Ulm-Biberach eG
Abteilungsleiter Marktfolge Aktiv
MP/
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