Dr. János FögleinProjektron GmbH
Agenda
Management interner Projekte und Prozesse mit Projektron BCS
Dr. János FögleinProjektron GmbH
ASQF Projektmanagement Day 2011
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Die Projektron GmbH
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
2 von 28
Softwarehersteller
Produkt: Projektron BCS
Projektmanagement-Software
Gegründet: 2001
Mitarbeiter: 60
Kunden: über 300 in 9 Ländern
Standorte: Berlin, München, Hamburg, Trier, Nürnberg, Darmstadt, St. Gallen
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Projektron BCS
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
4 von 28
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Entwicklung von Projektron
13.07.2011 6 von 28
3 Personen1 Standort10 Kunden
60 Personen8 Standorte300 Kunden europaweit
2001
2011Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Toolunterstützung
13.07.2011
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Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Prozesse
– abbilden
– einhalten
– nachhalten
Ressourcen
– verwalten
– planen
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Wissensmanagement
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Wissensmanagement
13.07.2011 9 von 28
Anzahl der Kommunikationswege
explodiert
Information wird nicht verteilt
Ergebnisse werden nicht dokumentiert
Fehlende Kanalisierung der Information
Lösung: BCS und Ticketsystem
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Wissensmanagement
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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!?ProjektronBCS/Wiki
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Support mit BCS und Tickets
13.07.2011
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Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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SupportWebsite
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E-MailAnzeige im Kalender
Urlaubsgenehmigung - Workflow
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
12 von 28
Beantragung
Benachrichtigung
Befürwortung von Stellvertreter
Abteilungsbezogene Ansicht Anzeige der beantragten
Urlaubstermin in Mein BCS
Statusänderung auf „genehmigt“
Berücksichtigung bei Ressourcenauslastungsprognose
Berücksichtigung im Urlaubsplan
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Berechtigung
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Urlaubsgenehmigung
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Abteilungsleiter
Abteilungsmitglieder
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Stellvertreterregelung
19.09.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Mitarbeiter ist krank
Mitarbeiter ist im Urlaub
Mitarbeiter pausiert
Mitarbeiter verlässt das Unternehmen
Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen, Tickets, (Vertriebskontakte) müssen übergeben werden
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Stellvertreterregelung
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
17 von 28
Mit welchen Aufgaben, Terminen etc. ist der Mitarbeiter betraut?
Wie ist der aktuelle Stand der Aufgaben?
Verschieden Suchoptionen im Projektbaum, bei den Tickets, Wiedervorlagen etc.
Filtern nach verschiedensten Kriterien
Linie
Projektstruktur
Sortierung nach verschiedensten Kriterien
Statusanzeige mit Ampelsystem
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Einstellungsprozess
19.09.2011
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Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
18 von 28
Workflow
Prozessvorlage
Checkliste
(1)<Abteilungsleiter>(2)<Geschäftsführer>(3)<IT-Admin>(4)<IT-Admin>(5)<Abteilungsleiter>
(1)<Abteilungsleiter>(2)<Abteilungsleiter>(3)<IT-Admin>(4)<Geschäftsführer>(5)<IT-Admin>(6)<Abteilungsleiter>
Workflow
Projekt / Aufgabe
Checkliste
(1) Frank(2) Maik(3) Björn(4) Björn(5) Frank
(1) Frank(2) Frank(3) Björn(4) Maik(5) Björn(6) Frank
Benjamin wird eingestellt
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Messeprojekte
13.07.2011 19 von 28
Klassische Multiprojekt -Situation
Standardisierter, aber nicht identischer Ablauf
Aus Vorlagen ableitbar
Viele kleine Projekte
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Messeprojekte
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Messetermin geplant
Messeprojekt wird angelegt
Aufgaben abarbeiten, buchen
Kosten eintragen
Vorlage mit
AufgabenSachkostenplan
Bericht
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Messeprojekte
13.07.2011 21 von 28
„you can‘t manage unless you measure“
Auswertungen pro Messe und Gruppen
Basis für Controlling
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Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Steuerung durch interne Tickets
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
22 von 28
ZuteilungGenehmigung
Auftrag
Lieferung
Ticket
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Benachrichtigungs-Workflow
Änderung oder Erstellung vona
Projekten
Aufgaben
Terminen
Tickets
Wiedervorlagen
…
Kalendereintrag
Nachrichtenüberblick
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Vertragsstammdaten
Zu jedem Vertrag werden unter anderem erfasst:
• Vertragsgegenstand
• erste Grunddaten wie Vertragsnummern, Vertragsart oder Status
• erste Angaben zur Laufzeit und den Kosten
• Vertragspartner
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Anhand der berechneten Kündigungszeiten können die zugeordneten internen Abteilungen und Personen per E-Mail mit einer Vorlaufzeit benachrichtigt werden.
Kündigungsmöglichkeiten werden nicht mehr „verschlafen“
auslaufende Verträge müssen ggf. erneuert werden
Benachrichtigungssystem
26 von 2813.07.2011
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Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Fazit
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Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
Elemente des Multiprojektmanagements bilden ideale Grundlage für das
Abbilden
Einhalten
Nachhalten
von Prozessvorgaben und Regelungen
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Webbasierte Projektmanagement-Software Projektron BCS
19.09.2011 28 von 28
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