LANDESHAUPTSTADT
www.wiesbaden.de
Leitsätze für eine bürgerfreundliche Verwaltungssprache Herausgegeben von der Landeshauptstadt Wiesbaden und der Gesellschaft für deutsche Sprache
Gesellschaft für deutsche Sprache
Inhaltsverzeichnis
Vorwort 1
Grundlegendes 2
Bürgernähe, Hinwendung zu den Adressatinnen und Adressaten 2 Höflichkeit 2 SprachlicheGleichstellungvonFrauenundMännern 3
Textaufbau – äußere Form 4 Gliederung 4 Betreff 4 Einleitung 5 Absätze 5 Textformatierungen 6 AnlagenundIllustrationen 6
Textformulierung – Wortwahl und Satzbau 7 ZeitgemäßeSprache 7 FachbegriffeundFremdwörter 7 Abkürzungen 7 Bandwurmwörter 8 Substantive 8 Verben 8 Schachtelsätze 9
Impressum 10
1
VorwortJuliusCäsarhatvorüber2000Jahrengesagt:„MeidejedesseltengehörteWortwieeinRiff.“GeradeVerwaltungenneigenjedochdazu,BriefeinteilweiseunverständlichemAmtsdeutschzuschreiben.DieBürgerinnenundBürgerverstehendieseSchreibenhäufignichtundfühlensichnichternstgenommen.
DieStadtverwaltungWiesbadenmöchteverstandenwerdenunddadurchdenKontaktzuihrenBürgerinnenundBürgernunddamitihreDienstleistungverbessern.DeshalbgibtesdasProjekt„KlartextinWiesbaden“.DasAmtsdeutschsolldurcheineverständliche,bürgerfreundlicheSpracheersetztwerden.NichtnurdieBürgerinnenundBürger,sondernauchSiealsMitarbeiterinnenundMitarbeiterderVerwaltunghabendavoneinenNutzen.DennVerwaltungstexteführenoftmalszuMissverständ-nissenundIrritationen.Nachfragen,ausführlicheErläuterungenamTelefon,langwierigesBearbeitenvonBeschwerdenundWidersprüchensinddieFolge.
Umdieszukünftigmöglichstzuvermeiden,wurdedervorliegendeLeitfadenentwickelt.AnhandvonBeispielenwirdgezeigt,dassunteranderemauchrechtlicheHinweiseverständlichundeinfachformuliertwerdenkönnen.
GuteSprachemusstrainiertundgelebtwerden!
DurcheinetransparenteSprach-undTextgestaltungbeugenwirMissverständlichkeitenundIrritationenvor,dennauchdiesekönnenRechtsfolgenhaben.
IndenVerwaltungstextenbliebbislangauchderAspekteinergeschlechtergerechtenSpracheteilweiseunberück-sichtigt.Alldieswollenwirändernbzw.verbessern.
GemeinsammitderGesellschaftfürdeutscheSprachehabenwirdaherSeminareinFormeinerTextwerkstattan-geboten.StädtischeSchreibenwurdendabeiüberarbeitetundbürgerfreundlicherverfasst.IhreindenSeminarengeschultenKolleginnenundKollegenleistengerneHilfestellungundgebenergänzendeHinweise.
DievordiesemHintergrunderarbeitetenLeitsätzesollendieVeränderungderVerwaltungsspracheunterstützenundinderPraxisbegleiten.SieenthaltenHinweiseundBeispiele,umIhnendaskorrekteundverständlicheSchreibenzuerleichtern.
DiesistmitderErwartungverbunden,dassdieseLeitsätzekünftigalsGrundlagefürunserenSchriftverkehrdienenundalleSchriftstückederStadtklar,verständlichunddamitbürgerorientiertabgefasstwerden.DiessicherzustellenliegtinderVerantwortungallerMitarbeiterinnensowieMitarbeiterundganzbesondersderVorgesetzten.
IchdankeallenBeteiligtenfürdiebishergeleisteteArbeitundschließemiteinemTippinZitatformvonLessing:„Schreibe,wieduredest,soschreibstduschön.“
Dr.HelmutMüllerOberbürgermeister
2
Grundlegendes• VerwaltungsschreibensolltensichanderAllgemeinspracheorientierenundsicheherdermündlichenRede,dem Gesprächnähern.DieSätzemüssenüberschaubarundbeimspontanenLesenverständlichsein.
• DieMitarbeiterinnenundMitarbeiterderVerwaltungsolltensichindiePerspektivederBürgerinnenundBürger versetzenundihrsprachlichesHandelndanachausrichten.Begriffe,FormulierungenundSichtweisen,die Ämterfürselbstverständlichhalten,solltendemLaienerläutertwerden.
Bürgernähe, Hinwendung zu den Adressatinnen und Adressaten
Höflichkeit• VerwaltungstextesolltenineinemhöflichenundfreundlichenTongehaltenseinunddieAdressatinnenund Adressatenpersönlichansprechen.DiesisteinZeichenderAchtungundförderteinevertrauensvolle Kommunikation.SosolltenauchdieWörter„bitte“und„danke“nichtfehlen.
• DieBürgerinnenundBürgersolltennichtunpersönlichundallgemeinimTextzusammenhang,sondernmit„Sie“ persönlichangesprochenwerden.
Statt so:
- AbschließendwerdenSienocheinmalaufdie ErfordernisseeinerfristgemäßenÜberweisung derangegebenenSummevomfestgestellten Erstattungsbetraghingewiesen.
Besser so:
AbschließenddankenwirIhnenfüreine fristgemäßeÜberweisungderangegebenen Summe.
Statt so:
- ZudemTerminsindderPersonalausweis sowiederausgefüllteAntragmitzubringen.
Besser so:
BittebringenSiezuIhremTerminIhren PersonalausweisunddenausgefülltenAntrag mit.
3
• WasfürdieAdressatinnenundAdressatengilt,giltauchfürdieVerantwortlichenamtlicherSchreiben: DieAnsprechpartnerinoderderAnsprechpartner,dieSachbearbeiterinoderderSachbearbeitersolltemit Vor-undZunamengenanntsein.DarumsolltemanauchdasunpersönlichePassivvermeiden.
• NachderHessischenGemeindeordnung(HGO)hatderMagistratalsVerwaltungsbehördeden SchriftverkehrderStadtzuführen.DaderMagistrateinKollegialorganist,sindSchreibenunterseinem KopfbogenstetsinderWir-Formzuformulieren.TexteunterdemKopfbogen„Landeshauptstadt Wiesbaden–DerOberbürgermeister“oderdemKopfbogeneinerDezernentin/einesDezernentenwerden inderIch-Formgeschrieben.
Sprachliche Gleichstellung von Frauen und Männern• NachheutigemVerständnis–jetztauchaufgrundgesetzlicherVorgaben–mussdieAmts-und Verwaltungssprachegeschlechtergerechtsein;sowirdderGrundsatzderGleichberechtigungauchinder Sprachformverwirklicht.
Statt so:
- DieüberlassenenUnterlagensindinAnlage beigefügt.
Besser so:
IhreUnterlagensendenwirIhnenhiermitzurück undverbleibenmitfreundlichenGrüßen
Vor-undZuname
Statt so:
- GenerischesMaskulinum–eingrammatisch männlichesHauptwortbezeichnetPersonen männlichenundweiblichenGeschlechts: - Bürger - Antragsteller - Teilnehmer - Lehrer - Rednerliste - Fachmann - Leiter - Referent
Besser so:
• Paarformen: BürgerinnenundBürger AntragstellerinoderAntragsteller
• GeschlechtsneutraleFormulierungen: Teilnehmende Lehrende Redeliste Fachkraft Leitung Referat
4
Textaufbau – äußere Form
Gliederung• BriefeundandereamtlicheTextesolltenäußerlichklargegliedertsein.IhrInhaltunddiegedankliche StruktursolltensichinderGliederungwiderspiegeln.
Betreff• DerBetreffsolltekurz,prägnantundaufdenerstenBlickerfassbarsein.EristkeinTextersatz.
Statt so:
- SolltemitdemvonIhnenbeantragten BauvorhabendieHerstellungbzw.die Änderungder Grundstücksentwässerungsanlagenund/oder eineÄnderungderArtund/oderderMenge desanfallendenGrundwassersverbundensein, isteineEinleitgenehmigungbeiden EntsorgungsbetriebenderLandeshauptstadt Wiesbadenzubeantragen(§10überdie EntwässerungimGebietderLandeshauptstadt Wiesbaden).
Besser so:
EineEinleitgenehmigungisterforderlich, wennmitIhremBauvorhabeneinhergeht: dieHerstellungbzw.dieÄnderungder Grundstücksentwässerungsanlagen und/oder eineÄnderungderArtdesanfallenden Grundwassers und/oder eineÄnderungderMengedes anfallendenGrundwassersDieGenehmigungbeantragenSiebeidenEntsorgungsbetriebenderLandeshauptstadtWiesbaden(Rechtsgrundlage:§10OrtssatzungüberdieEntwässerungimGebietderLandeshauptstadtWiesbaden).
Statt so:
- IhrAntragaufAusstellungeines Führungszeugnisses- ZuwendungendesLandesHessenundder EuropäischenUnion(EU)ausdemZiel2– Programm2007–2013(EFRE)Projekt:Neuer GeldspeicherfürMaxMustermannTeilprojektC –Fassadenerneuerung–IhrAntragauf GewährungeinerZuwendungvom06.04.2008
Besser so:
IhrFührungszeugnisZuwendungendesLandesHessenundderEU –ProjektGeldspeicher/Fassadenerneuerung
5
Einleitung• EinBriefodereinvergleichbaresamtlichesSchreibensolltemöglichstohneUmschweifezurSache kommen,alsokeinelangenEinleitungen,VoraberklärungenoderallgemeinenAusführungenenthalten
Absätze• TexteohneAbsätzesindunübersichtlichunderschwerendasLesen.ZuvieleAbsätzeallerdingssind verwirrend.Grundsatz:EinGedankejeAbsatz.
Statt so:
- ImRahmenderEFRE-Förderunggiltdas Ausgabenerstattungsprinzip.Danachdarfdie BescheinigungsbehördeeineAuszahlungan denZuwendungsempfängernurleisten,wenn dieserzuwendungsfähigeAusgabenbereits getätigtundsiedurchquittierteRechnungen odergleichwertigeBuchungsbelege nachgewiesenhat. UmdieProgrammsteuerungzuvereinfachen undaufgrundderverwaltungsseitigen BearbeitungsfristenfürErstattungsanträge solltendiesemindestenszweimaljährlich, spätestensaberbiszum31.10.jedesJahres, gestelltwerden.
Besser so:
IhreErstattungsanträgestellenSiebitte mindestenszweimaljährlich,spätestensaber biszum31.10.einesjedenJahres. EineAuszahlungkannnurerfolgen,wenndie Ausgabenbereitsgetätigtwurdenunddurch quittierteRechnungenodergleichwertige Buchungsbelegenachgewiesensind. (Rechtsgrundlage:…)
Statt so:
- FürschulischeAus-undFortbildungenkannim RahmendesBundesausbildungsförderungsge setzes(BAföG)einemonatlichefinanzielle Unterstützunggezahltwerden,wenndieAus- bildungförderungsfähigist,diepersönlichen VoraussetzungenerfülltwerdenundderAusbil- dungbedarfnichtdurcheigenesEinkommen undVermögensowiedasEinkommenundVer- mögendesEhegattenundderElterngedecktist.
Besser so:
AusbildungsförderungnachdemBundesausbil- dungsförderungsgesetz(BAföG): WereineschulischeAus-oderFortbildungab- solviert,kanneinemonatlichefinanzielle Unterstützungerhalten.Voraussetzungen: DieAusbildungmussnachdengesetzlichen Bestimmungenförderungsfähigsein. DiepersönlichenVoraussetzungensindgegeben. EinkommenundVermögen(eigenes,des Ehegatten,derEltern)reichennichtaus,um denAusbildungsbedarfzudecken.
6
Textformatierungen• Schriftarten,MöglichkeitendermodernenTextverarbeitungnutzen.MarkierungeninderSchriftundder Textgestaltung(z.B.Fett-oderKursivdruck,Unterstreichungen,Aufzählungsteile,Rasterungen,Kästen) sinddannzubegrüßen,wennsiedasErfassenderTextinformationenerleichtern. AuchZwischenüberschriftenerleichterndasLesen.
Anlagen und Illustrationen• Anlagen,beigefügteHinweisblätter,ZitateausGesetzenkönnensinnvollsein,dürfenaberentsprechende Textteilenichtersetzen.JedesSchreibenmussaussichherausvollständigundverständlichsein.
• IllustrationenoderbildlicheElementekönnenvonFallzuFalleinbezogenwerden.Siedürfenabernicht alsSelbstzweckeingesetztwerden,sondernmüssendervertiefendenInformationdienen.
Statt so:
- IchbitteSiedaher,innerhalbderin§72Abs.2 desHessischenPersonalvertretungsgesetzes (HPVG)genanntenFristvonzweiWochenum IhreMitteilung,obSiegegendiebeabsichtigte MaßnahmeEinwändeerheben.Bittebeachten Sie,dassdiegesetzlicheFristmitZugangdieses SchreibensinLaufgesetztwird.
Besser so:
IchbitteSiedaher,innerhalbderin§72Abs.2 desHessischenPersonalvertretungsgesetzes (HPVG)genanntenFristvonzwei Wochenum IhreMitteilung,obSiegegendiebeabsichtigte MaßnahmeEinwändeerheben.Bittebeachten Sie,dassdiegesetzlicheFristmit Zugang dieses Schreibensbeginnt.
Statt so:
- WirgenehmigenIhnennach§40des Beamtenstatusgesetzes(BeamtStG)undden §§78bis83adesHessischen Beamtengesetzes(HBG)sowiederVerordnung überdieNebentätigkeitderBeamtenimLand Hessen(Nebentätigkeitsverordnung–NVO)die AusübungdervonIhnenbeantragten Nebentätigkeit.
Besser so:
WirgenehmigenIhnendieAusübungder Nebentätigkeit.
Rechtsgrundlage: §40desBeamtenstatusgesetzes(BeamtStG)inVerbindungmit§§78bis83adesHessischenBeamtengesetzes(HBG)sowiedieVerordnungüberdieNebentätigkeitderBeamtenimLandHessen(Nebentätigkeitsverordnung–NVO)
7
Textformulierung – Wortwahl und Satzbau
Zeitgemäße Sprache• Typischamtssprachliche,oftveralteteWörterundWendungensolltengenerellvermiedenwerden.
Fachbegriffe und Fremdwörter• FachbegriffeundFremdwörtersindnurüberlegtundkritischzuverwenden,vorausgesetzt,siewerden vondenAngesprochenenverstanden.Sindsienichtzuvermeiden,müssensieerläutertwerden. Problematischistes,Fachausdrückezuvereinfachenbzw.indieAllgemeinsprachezu„übersetzen“und damitsowohldenSachgehaltalsauchdieSinnbezügezuverletzen.DesWeiterensollteneinheitliche BezeichnungenfürgleicheSachverhalteimTextgenutztwerden,umVerwirrungenzuvermeiden.
Abkürzungen• Abkürzungensindpraktischundvielfachnichtzuumgehen,siestellenaberfürAußenstehendeofteine Verständnishürdedar.Sofernsieverwendetwerden,sindsiebeimerstenAuftretenzuerläutern(der ausführlichenFormfolgtdieAbkürzunginKlammern).
Statt so:
- vorgenannt- jemandemetwasaufgeben- jemandemetwasanheimstellen
Besser so:
vorhergenannt,obengenanntanordnen,beauftragen,bittendieEntscheidung/Wahlüberlassen
Statt so:
- Billigkeitsmaßnahme- Baumscheibe- Feedback- realisieren- Administration
Besser so:
RatenzahlungoderStundungoffenerBodenbereichumdenBaumstammRückmeldungverwirklichenVerwaltung
Statt so:
- OWiG- ZVG
Besser so:
Ordnungswidrigkeitengesetz(OWiG)GesetzüberdieZwangsversteigerungunddie Zwangsverwaltung(ZVG)
8
Bandwurmwörter• ZusammensetzungenausmehralsdreiWortgliedern,sogenannteBandwurmwörter,sindunübersichtlich undmeistnurschwerzuerfassen.
Substantive• AuchSubstantivemüssenkontrolliertverwendetwerden.Siesindsinntragendundführenaufgrundder Großschreibungdazu,dassmandieSatzaussagenschnellerfassenkann.Kommenaber–wieesfürdie Verwaltungssprachetypischist–vieleSubstantivezusammen,leidetdieVerständlichkeit.
Verben• GenerellsindVerbenunddamitdieaktiveAusdrucksweisezubevorzugen.Geradedieoftschwerfälligen Substantiveauf-ungsindleichtinVerbenumzuwandeln.Sätze,beidenendieVerbenhervortreten,stehen derAllgemeinspracheunddermündlichenRedenäherundsinddeshalbvielleichterverständlich.
Statt so:
- Unterhaltsvorschussleistung- Bebauungsplanentwurf- Gewerbesteuervorauszahlung- Kindertagesstättenmindestgebühr
Besser so:
UnterhaltsvorschussEntwurfdesBebauungsplansGewerbesteuer-VorauszahlungMindestgebührfürdieKindertagesstätte
Statt so:
- DieBerechtigungfüreinenAntragzur Rückzahlungderunzulässigberechneten Kosten…
Besser so:
SiekönneneinenAntragstellen,damitdie unzulässigberechnetenKostenzurückgezahlt werden.
Statt so:
- Durchführung- EntscheidungüberZulässigkeit- beiVerhinderung- beiAntragstellung
Besser so:
durchführenEntscheidung,ob…zulässigistsolltenSieverhindertseinmitdemAntrag
9
Schachtelsätze• ÜberlangeSätze,SchachtelsätzeundvergleichbareKonstruktionenhabenebenfallstypisch schriftsprachlichenCharakter;siebeeinträchtigendieVerständlichkeiterheblich.DieSätzesollteninder RegelnichtmehralszweiZeilenumfassen.SindsieausinhaltlichenGründenlänger,mussihre Durchschaubarkeit,d.h.dieNachvollziehbarkeitbeimspontanenLesengewährleistetsein.
Statt so:
- Gemäߧ62Abs.1Nr.1adesGesetzesüber NaturschutzundLandschaftspflege(Bundes- naturschutzgesetz[BNatSchG]vom25.März 2002,veröffentlichtimBundesgesetzblattNr. 22v.03.04.2002,S.1193ff.)erteilenwir IhnennachträglichdieBefreiung,entgegen denVerbotendes§42Abs.1,Nr.1BNatSchG einNestvongemäßAnlage1derBundes- artenschutzverordnungvom18.September 1989,zuletztgeändertdurchVerordnungvom 14.Oktober1999(BGBI,S.1955),besonders geschütztenHornissenabtötenzulassen.
Besser so:
SiedürfendasaufIhremGrundstückbefindliche HornissennestbeseitigenunddieHornissen abtöten.VondenVerbotendes§42Abs.1Nr.1 Bundesnaturschutzgesetz(BNatSchG)sindSie hiermitbefreit.
10
Impressum
Herausgeber LandeshauptstadtWiesbaden 11Personal-undOrganisationsamt Hasengartenstraße21 65189Wiesbaden Tel.: 0611313307 Fax: 0611313930 E-Mail:[email protected] (org-Postfachvon11)
GesellschaftfürdeutscheSprache Spiegelgasse13 65183Wiesbaden Tel.: 061199955-0 Fax: 061199955-30 E-Mail:[email protected]
Gestaltung WiesbadenMarketingGmbH
Druck BKSWiesbaden
Stand November2010