Seite 108.09.2015
„Interne Positionsvermittlung“(IPV)
- Auf geht‘s! -
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• IPV – Warum?• Aktueller Entscheidungsstand des
Präsidiums• Aktueller Stand der Grafiken• Fallbeispiele und Feedback der dabei
Beteiligten• Brainstorming
208.09.2015
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IPV – Warum?
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Hausmitteilung vom 25.02.2015
Grundsätze bei Maßnahmen zur Restrukturierung und Verkleinerung der Universität des Saarlandes
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Aktueller Entscheidungsstand des Präsidiums
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Beschluss des Präsidiums(605. Sitzung, 18.06.2015)
Das Präsidium beschließt zur Einrichtung der „Internen Positionsvermittlung“:
1. Die „Interne Positionsvermittlung“ wird unmittelbar dem Präsidium in Form
einer Stabsstelle organisatorisch zugeordnet.
2. Mit der Leitung der „Internen Positionsvermittlung“ wird der Leiter der
Personalabteilung, Herr Rolf-Dieter Meyer, beauftragt.
3. Die Leitung der „Internen Positionsvermittlung“ wird beauftragt mit den
übrigen Akteuren das Verfahren und die Zuständigkeiten abzustimmen.
4. Im Überhang (ganz oder teilweise) befindliches Personal wird aus dem
Budget der abgebenden Einrichtung bis zu der erfolgreichen Vermittlung
(weiter-)finanziert.
808.09.2015
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Beschlussvorlage: IPV-Rat (13.08.2015)
Geschäftsleitende Beschlüsse:• Der Rat soll sich aus folgenden Personen zusammensetzen: IPV (Herr
Meyer, Frau Kockler), jeweils der/die Vorsitzende der Personalvertretungen (kann sich von einem PR-Mitglied vertreten lassen), Gleichstellungsbeauf-tragte (kann sich vertreten lassen), Herr Prof. Dr. König (als Sach-kundigen). Die Vertrauensperson der Schwerbehinderten hat entspr. SGB IX Teilnahmemöglichkeit. In Angelegenheiten von Schwerbehinderten oder denen Gleichgestellten ist sie beizuziehen. Bei Bedarf werden die Personalentwicklung und ggf. weitere Fachkundige hinzugezogen.
• Die Sitzungen finden bis auf weiteres wöchentlich (donnerstags, 8:30 Uhr) statt.
• Das Protokoll wird an alle Ratsmitglieder per E-Mail spätestens innerhalb von drei Arbeitstagen verteilt. Es werden Änderungsvorschläge/Ergänzungen jeweils bis Mittwoch, 12 Uhr entgegen genommen und eingearbeitet. In der folgenden Sitzung wird das Protokoll abgestimmt.
908.09.2015
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• Bei Abstimmungen gilt die einfache Mehrheit der anwesenden Ratsmitglieder.
• Frau Kockler nimmt als (verwaltungsmäßige) Koordinatorin an den Sitzungen teil (Vertretung: Frau Henning).
Grundsatzempfehlungen:• Die Konzepte „IPV“ und „IPV-Ausschreibung“ werden (auch zur
Prozessoptimierung) überarbeitet. Dabei ist das Ziel klarzustellen, dass der IPV-Rat ein beratendes/begleitendes Gremium ist (auf den kompletten Prozess bezogen).
• Befristet zu besetzende Arbeitsplätze von wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräften, wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen und Verwaltungs- und technischem Personal (inkl. studentischen Angestellten) sind grundsätzlich außerhalb des IPV-Verfahrens zu betrachten, es sei denn, der IPV ist restrukturierungsbedingt umzusetzendes Personal bekannt, das für die Besetzung in Frage kommen könnte.
1008.09.2015
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• Bei unbefristet zu besetzenden Arbeitsplätzen, deren Stelleninhaber/innen befristet beschäftigt sind und „Vertrauensschutz“ haben, ist der erste Schritt, dass der Rat der IPV entscheidet, ob es sich hier um einen Fall des Vertrauensschutzes bezüglich der Verdauerung handelt. Falls ja, dann wird der Verzicht auf Ausschreibung zugunsten der befristet Beschäftigten bei der zuständigen Personalvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten beantragt und eine entsprechende Empfehlung an das Präsidium gegeben. Falls der Rat den Vertrauensschutz nicht gegeben sieht, dann erst wird das "IPV-Verfahren" und die sich anschließenden Schritte eingeleitet.
1108.09.2015
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Beschluss des Präsidiums(610. Sitzung, 13.08.2015)
Das Präsidium diskutiert die Konzeption der Internen Positionsvermittlung(IPV) und berücksichtigt hierbei auch die in der Sitzungdes Erweiterten Präsidiums vom 12.08.2015 vorgebrachtenRückmeldungen. Grundsätzlich begrüßt das Präsidium die Einrichtungdes IPV-Beirats als beratendes/begleitendes Gremium,bittet aber um eine Änderung der Bezeichnung, so dass die enge(operative) Begleitung und unterstützende Funktion besser zumAusdruck kommt. Das Präsidium dankt für die Vorlage der bisherigenBeratungsergebnisse und bittet für die weitere Ausarbeitungum Berücksichtigung der folgenden Punkte, um eine möglichst effektiveund effiziente Arbeit der IPV zu ermöglichen und die erforderlicheTransparenz für die Fakultäten, Einrichtungen, Referateherzustellen:
1208.09.2015
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• Die IPV soll eine Fallübersicht erstellen, aus der ersichtlich wird, in welchen Fällen die IPV zum Tragen kommt und in welchen Fällen Personalangelegenheiten ohne Mitwirkung der IPV bearbeitet werden (z.B. HiWi-Verträge).
• Die IPV soll die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung (v.a. Kommunikationsfluss) transparent darstellen.
• Die Zeit bis Jahresende soll als Beobachtungsphase für die IPV gelten, so dass spätestens dann über den künftigen Umgang mit freiwilligen Meldungen entschieden werden kann.
• Es soll offensiv das Feedback der Betroffenen eingeholt werden, um das IPV-Verfahren möglichst bedarfsorientiert und effizient weiterentwickeln zu können. Hierzu wird auch eine Vorstellung und Beratung zur IPV in der Geschäftsführerrunde und der Referentenrunde angeregt.
• Um die Akzeptanz der IPV zu fördern, sollen Vermittlungen/Positiv-meldungen unter Berücksichtigung der Belange des Datenschutzes in geeigneter Weise dokumentiert und kommuniziert werden.
• Bei der Verfahrensdokumentation soll explizit zwischen der laufenden Einführungsphase des IPV und einer späteren Phase unterschieden werden, in der tatsächlich Personen zur Vermittlung über die IPV gemeldet sind.
1308.09.2015
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Das Präsidium begrüßt den Vorschlag der IPV, eine universitätsinterneInformationsveranstaltung zur IPV durchzuführen (geplantim September). Im Vorfeld sollen der dann erreichte Konzeptionsstandund die vorgesehene universitätsinterne Dokumentation vordem Hintergrund der o.g. Punkte im Präsidium beraten werden(ca. Mitte September). Hierbei soll möglichst auch Feedback zumVerfahren berichtet werden.
1408.09.2015
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Antworten auf die Fragen des Präsidiums (03.09.2015)
• „Das Präsidium diskutiert die Konzeption der Internen Positions-
vermittlung (IPV) und berücksichtigt hierbei auch die in der Sitzung
des Erweiterten Präsidiums vom 12.08.2015 vorgebrach-ten
Rückmeldungen. Grundsätzlich begrüßt das Präsidium die
Einrichtung des IPV-Beirats als beratendes/begleitendes Gremium,
bittet aber um eine Änderung der Bezeichnung, so dass die enge
(operative) Begleitung und unterstützende Funktion besser zum
Ausdruck kommt. […]“
• Nach zwei Diskussionen im IPV-Beirat haben sich die Mitglieder für
die Bezeichnung IPV-“Rat“ entschieden; Alternativen wurden keine
gefunden.
1508.09.2015
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• „[…] Das Präsidium dankt für die Vorlage der bisherigen Bera-
tungsergebnisse und bittet für die weitere Ausarbeitung um Be-
rücksichtigung der folgenden Punkte, um eine möglichst effektive
und effiziente Arbeit der IPV zu ermöglichen und die erforderliche
Transparenz für die Fakultäten, Einrichtungen, Referate herzu-
stellen:
• Die IPV soll eine Fallübersicht erstellen, aus der ersichtlich
wird, in welchen Fällen die IPV zum Tragen kommt und in
welchen Fällen Personalangelegenheiten ohne Mitwirkung der
IPV bearbeitet werden (z.B. HiWi-Verträge) […]“
• Fallübersicht folgt im Laufe der Präsentation
1608.09.2015
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• „[…] Die IPV soll die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung
(v.a. Kommunikationsfluss) transparent darstellen. […]“
• Die Sachbearbeitung in den Sachgebieten läuft unter
gegenseitiger Information parallel zum IPV-Verfahren zur
Vermeidung von längeren Durchlaufzeiten. Die Personalunion hat
sich bewährt und die Transparenz ist ihr immanent.
• Personalunion (IPV − Personalabteilung):
Durch die fehlende zusätzliche Personalisierung der IPV
(ursprünglich geplant: 1 VZÄ hD, 1 VZÄ gD für die Leitung,
Organisation und Betrieb) werden kurzfristige Anfragen (wie
beispielsweise diese des Präsidiums) sowohl auf IPV- als auch auf
Personalabteilungsseite nur noch schwer zeitgerecht zu
bewältigen sein.
1708.09.2015
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• „[…]Die Zeit bis Jahresende soll als Beobachtungsphase für die IPV
gelten, so dass spätestens dann über den künftigen Umgang mit
freiwilligen Meldungen entschieden werden kann. […]“
• Die IPV begrüßt eine Beobachtungsphase bis zur Entscheidung,
wie mit freiwilligen Meldungen umgegangen wird. Die Akteure der
IPV sehen es als notwendig an, eine Konzentration auf die
Hauptaufgabe (Vermittlung von restrukturierungsbedingt
umzusetzendem Personal) gewährleisten zu können. Zumal bisher
die Listen des restrukturierungsbedingt umzusetzenden Personals
nicht bekannt sind, sieht die IPV den gewählten Zeitraum für die
Beobachtungsphase für zu kurz an (Die Listen der Fakultäten
müssen zeitnah zur Verfügung gestellt werden. [Anmerkung IPV:
bis Ende Oktober 2015]); der zusätzliche Aufwand bedarf einer
Personalisierung.
1808.09.2015
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• „[…] Es soll offensiv das Feedback der Betroffenen eingeholt
werden, um das IPV-Verfahren möglichst bedarfsorientiert und
effizient weiterentwickeln zu können. Hierzu wird auch eine
Vorstellung und Beratung zur IPV in der Geschäftsführerrunde und
der Referentenrunde angeregt. […]“
• Bei der geplanten Informationsveranstaltung werden die
Geschäftsführer/innen (+ weitere Beteiligte) vertreten sein und
um ein Feedback gebeten.
• Die IPV wird sich auf Anregung des Präsidiums in einer der
nächsten Referentenrunden vorstellen und bittet um eine
Einladung.
1908.09.2015
Seite
• „[…] Um Akzeptanz der IPV zu fördern, sollen Vermittlungen/
Positivmeldungen unter Berücksichtigung der Belange des
Datenschutzes in geeigneter Weise dokumentiert und
kommuniziert werden. […]“
• Die Vermittlungsfälle werden seit Beginn dokumentiert. Einige
bisherige Positivmeldungen finden sich in den Folien „Konkrete
Fallbeispiele“.
2008.09.2015
Seite
• „[…] Bei der Verfahrensdokumentation soll explizit zwischen der
laufenden Einführungsphase der IPV und einer späteren Phase
unterschieden werden, in der tatsächlich Personen zur Vermittlung
über die IPV gemeldet sind. […]“
• Meldungen und Vermittlungsbemühungen werden datiert
dokumentiert.
2108.09.2015
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Aktueller Stand der Grafiken(Konzept „IPV“ und „Vorgehen bei Arbeitsplatzbesetzungswunsch“)
2208.09.2015
Seite 2308.09.2015
Seite 2408.09.2015
Seite
Fallbeispiele und Feedback der dabei Beteiligten
2508.09.2015
Seite 2608.09.2015
Zu beset-zenderArbeits-platz
Aktuelles Verfahren („Arbeitsplatz sucht Personal“)
ZukünftigesVerfahren („Personal sucht Arbeitsplatz“)
Erläuterungen
Befristet Bedarfsorientierte Abfrage bei den Einrichtungen (wenn sinnvoll, z.B. nicht bei Beschäftigungsdauern von 2 Monaten)
Abgleich mit dem gemeldeten, restrukturierungsbe-dingt umzusetzenden Personal² (ansonsten keine Aktion)
Gilt für alle Personengruppen (auch für HiWi, Studentische Angestellte,…)1
Unbefristet Bedarfsorientierte Abfrage bei den Einrichtungen
Abgleich mit dem gemeldeten, restrukturierungsbe-dingt umzusetzenden Personal² (ansonsten keine Aktion)
Gilt für alle Personengruppen1
Allgemeines Vorgehen
1 Ausnahmemöglichkeiten können geregelt werden (z.B. aktuell MTA)2 Prüfung in Abstimmung mit der einstellenden Einrichtung
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Konkrete Fallbeispiele
2708.09.2015
Zu besetzenderArbeitsplatz
Aktuelles Verfahren Zukünftiges Verfahren
ZE(ca. 2,5 Monate, 100% Arbeitszeit)
Person (50% Arbeitszeit), deren Arbeits-platz vorübergehend nicht budgetiert ist, ist der IPV bekannt. Durch individuelle Regelung wurde der Fakultät durch eine befristete ander-weitige Zuordnung bei dem vorüber-gehenden Budgetierungsproblem geholfen.
Individuelle Lösungen werden auch zukünftig von Bedeutung sein (kreatives, zielorientiertes Umgehen mit den Problemen)
Fakultät Restrukturierungsbedingt umzuset-zende Person ist der IPV bekannt. IPV schlägt die Person für einen zu besetzenden Arbeitsplatz vor. Proble-matik der Freigabe des „Arbeitsplatzes“ durch die Fakultät wird mit Hilfe der IPV gelöst. Umsetzung auf den zu besetzenden Arbeitsplatz.
Unverändert
Seite 2808.09.2015
Zu besetzenderArbeitsplatz
Aktuelles Verfahren Zukünftiges Verfahren
ZV Restrukturierungsbedingtumzusetzende Person ist der IPV durch die Abfrage bei den Einrichtungen bekannt. Umsetzung auf den zu besetzenden Arbeitsplatz.
Zukünftig wird der IPV die Person bereits vor einer Abfrage bekannt sein, so dass diese entfallen kann.
Fakultät Unterstützung der Fakultät durch die IPV bei der Umsetzung fakultätsinterner, restrukturierungsbedingt umzusetzender Person.
Umsetzung innerhalb der Einrichtungen
Bibliothe-ken (kein konkreter Arbeitsplatz)
Restrukturierungsbedingtumzusetzende Person ist der IPV bekannt und kann zielgerichtet für den zukünftigen Bedarf qualifiziert werden.
Unverändert
Seite 2908.09.2015
Zu besetzenderArbeitsplatz
Aktuelles Verfahren Zukünftiges Verfahren
ZV Auf die Abfrage bei den Einrichtungen wurde eine Person gemeldet. Bei den ursprünglichen Planungen war sie nicht restrukturierungsbedingt umzusetzen, hat jedoch großes Interesse an dem zu besetzenden Arbeitsplatz. Person wird zu restrukturierungsbedingt umzusetzendem Personal, ein anderer (bisher wegfallender) Arbeitsplatz bleibt bestehen.
Zukünftig wird der IPV die Person bereits vor einer Abfrage bekannt sein, so dass diese entfallen kann.
Wird gesucht
Professor ist daran interessiert die restrukturierungsbedingt umzusetzende Person (100%) zu beschäftigen. Problem: nur 50%-Stelle. Lösung: Finanzierung durch diese 50% + 20% Arbeitszeitreduzierung eines anderen Mitarbeiters + 5% Finanzierung durch die Fakultät + freiwillige, dauerhafte Arbeitszeitreduzierung der umzusetzenden Person auf 75%
Individuelle Lösungen werden auch zukünftig von Bedeutung sein (kreatives, zielorientiertes Umgehen mit den Problemen)
Seite 3008.09.2015
Zu besetzenderArbeitsplatz
Aktuelles Verfahren Zukünftiges Verfahren
Wird gesucht
Fakultät meldet der IPV eine restrukturierungsbedingt umzusetzende Person. IPV fragt nach, ob der Arbeitsplatz restrukturierungsbedingt wegfällt. Wenn nein, kein Fall im Rahmen der IPV.
IPV-Rat begleitet/ berät/ unterstützt die Einrichtungen bereits ab der Auswahl desrestrukturierungsbe-dingt umzusetzenden Personals
Wird gesucht
Zukünftig und aktuell restrukturie-rungsbedingt umzusetzende Personen sind der IPV bekannt. Sämtliche zu be-setzenden Arbeitsplätze werden auf Passung geprüft (auch bereits vor Wegfall des budgetierten Arbeitsplatzes der betroffenen Personen).
Unverändert
Seite
Brainstorming
3108.09.2015
Seite
• „Als im Zentralen Prüfungssekretariat für das Lehramt die studentischen
Mitarbeiter in einer geringen Prozentzahl weiterbeschäftigt werden sollten,
wurde nachgefragt, ob eine umzusetzende Person zur Verfügung steht. Ist
es geplant, Personen, die mit 50% beschäftigt sind, auf mehrere
Arbeitsplätze mit geringerer Beschäftigung aufzuteilen?“ (S. Mersdorf)
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Fragen, Ideen oder Anregungen, Kritik oder Vorschläge?
3308.09.2015
Seite 3408.09.2015
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!