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Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
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Vorstellung Hannes Leitner
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Leitner, Hannes
Berater PortallösungenM: +49 151 10854492E: [email protected]
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Übersicht
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Der Nutzen
Die Demo /Anwendungs-beispiel Fragen?
Die LösungZiele
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Ziele
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Warum eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung?
Steigerung von durch bei gleichzeitiger Transparenz und Automatisierung von Erfüllung rechtlicherEffizienz Prozessen Vorgaben.
Transparenz
• Prozessverfolgung: Wer hat wann was gemacht? Oder auch nicht…
• Ablage von Dokumenten in elektr. Aktenstrukturen → Eindeutige fachliche Zuordnungen und Verknüpfungen
• Ablage (Verknüpfung) in mehreren Akten möglich
Effizienzsteigerung
• Reduktion der Durchlaufzeiten
• Drastische Verkürzung bei der Suche nach Belegen im Archiv
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Ziele
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Automatisierung
• Automatische Erkennung von Rechnungsdaten und (wenn möglich) Zuordnung zu Bestellungen oder Lieferungen
• Automatische Prüfung nach §14 UStG
• Automatische Erkennung von Abweichungen gegenüber Bestellung oder Lieferung (Menge/Preis)
• Automatische Freigabe zur Buchung bei 100% Übereinstimmung von Bestell-, Liefer-und Rechnungsmengen
• Automatische Ablage, revisionssichere Archivierung unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
• Automatische Verknüpfung in Aktenplänen
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Ziele
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Einhaltung rechtlicher Vorgaben
• Steuerrechtliche Vorgaben
GDPdU
GoBD
§14b Aufbewahrungspflicht 10 Jahre
• Handelsrechtliche Vorgaben
Bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original (Unveränderbarkeit) und Lesbarmachung innerhalb angemessener Frist
• Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Als Grundlage für die vollständige elektronische Archivierung von Eingangsrechnungen
«Scan to shredder» theoretisch möglich!
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Ziele
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Übersicht
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Der Nutzen
Die Demo /Anwendungs-beispiel Fragen?
Die LösungZiele
Plattform- und Kommunikationsbrüche werden über den ganzen Prozess vermieden Rollenspezifischer Einsatz wird ermöglicht
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Die Lösung
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
• Rechnungseingang via Verzeichnis
• Outlook
• Scanner
IndexArbeitsplatz
• Beleglesung
• GDPdU konforme Archivierung
• Workflows
• Freigabecenter
• Ablage in Akte
SharePoint• ERP mit Rechnungs-
Eingangs-Monitor
• Bearbeitung / Freigabe / Buchung
ERP
• Weitere Workflows(Freigabe/Eskalation)
• BI / Controlling
SharePoint
Systemunterstützte Prüfung der automatisch erkannten Daten und gegebenenfalls Korrektur
Zugehörige Bestell- und Lieferdaten sowie Lieferantendaten in einer einzigen Oberfläche einsehbar
Fehler und Abweichungen werden automatisch hervorgehoben
Archivierung und Ablage in Akten, Fortführung des Prozesses per Mausklick
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Prozessbeschreibung
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Rechnungseingang und Klassifizierung
Prüfung und Korrektur
Automatische Archivierung
Freigabeworkflow (DMS)
Übertrag an ERP System (NAV)
Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten
Freigabeworkflow (NAV)
Eskalationsworkflow
Buchung
Transport zum ERP System mit vorgelagertem Workflow
Fachliche Prüfung durch vorgelagerten Freigabeworkflow
• Bedienung über mobile Geräte (Tablets) möglich
• Verhindert effektiv, dass ungültige Rechnungen im ERP-System angelegt werden
• Eigene Berechtigungslogik anwendbar
• Rollenspezifischer Systemeinsatz
Es sind keine Umlaufmappen mehr notwendig
Automatischer Übertrag der Kopfdaten und Rechnungsposition ins ERP (NAV)
Verknüpfung der Systeme über einheitliche Dokumenten-ID
Absprung in beide Richtungen (ERP DMS) möglich
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Prozessbeschreibung
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Rechnungseingang und Klassifizierung
Prüfung und Korrektur
Automatische Archivierung
Freigabeworkflow (DMS)
Übertrag an ERP System (NAV)
Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten
Freigabeworkflow (NAV)
Eskalationsworkflow
Buchung
Weiterverarbeitung/Prozessabschluss in NAV
Automatische Freigabe (bei genügender Übereinstimmung) oder erneuter Freigabeworkflow
Integration Aktenplan in NAV-Ansichten
Ablage zusätzlicher Dokumente in Akte per Drag & Drop möglich
Eskalationsworkflows bei nicht fristgerechter Bearbeitung
Absprung in beide Richtungen (ERP DMS) möglich
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Prozessbeschreibung
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Rechnungseingang und Klassifizierung
Prüfung und Korrektur
Automatische Archivierung
Freigabeworkflow (DMS)
Übertrag an ERP System (NAV)
Verknüpfung der DMS- und NAV-Daten
Freigabeworkflow (NAV)
Eskalationsworkflow
Buchung
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Übersicht
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Der Nutzen
Die Demo /Anwendungs-beispiel Fragen?
Die LösungZiele
Schritt 1: Erfassen der Eingangsrechnungen mit der YAVEON Eingangsrechnungsverarbeitung
• Eingangsverzeichnis wird überwacht
Scan Ablageverzeichnis (Barcode-Trennung empfohlen)
Ablage aus Outlook
Export aus Drittsystem
• Visuelle Kontrolle und Korrekturmöglichkeit
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Der Prozess im Detail
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Schritt 2: Bearbeitung/Kontrolle in der YAVEON Eingangsrechnungsverarbeitung
• Automatischer Abgleich mit demERP-System im Hintergrund
• Manuelle Überprüfung und Korrektur der erkannten Rechnungsdaten
• Freigabe zur Archivierung
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Der Prozess im Detail
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Schritt 3: Archivierung und Ablage in Akten
• Automatische Archivierung in SharePoint / Archivsystem
• Vergabe Dokument-ID
• Start erster Freigabe und Eskalations-Workflows
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Der Prozess im Detail
Business IT Forum 2015 | Effizientes Dokumentenmanagement am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung
Schritt 4: Freigabecenter SharePoint (optional)
• Komfortable Oberfläche zur Freigabe von Eingangsbelegen durch fachliche Mitarbeiter
• Möglichkeit falsche Rechnungen „abzufangen“ bevor sie nach NAV übertragen werden
• Anpassbare Berechtigungslogik
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Der Prozess im Detail
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Schritt 5: Übertrag nach NAV
• Rechnungskopfdaten und Bestellpositionen werden per Webservice an NAV übergeben
• Übersicht Rechnungseingang
• Anzeige des archivierten Belegs und Aktenplans direkt in NAV
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Der Prozess im Detail
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Übersicht
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Der Nutzen
Die Demo /Anwendungs-beispiel Fragen?
Die LösungZiele
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