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Das Spendengütesiegel
Kriterien für Fundraiser
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Nutzen des Spendengütesiegels
• weitgehende Transparenz für SpenderInnen, Öffentlichkeit,
öffentliche Stellen, Subventionsgeber, etc.
• Sicherheit für den Spender, dass mit seiner Leistung das
passiert, was ihm versprochen wurde
• offen für alle Non-Profit-Organisationen – unabhängig von
Rechtsform, Größe und Tätigkeitsbereich
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Voraussetzungen für die Erlangung und Verlängerung des Gütesiegels
• Einhaltung der Standards für spendensammelnde NPOs lt. Kriterien-
katalog
• Überprüfung der Einhaltung durch einen Wirtschaftstreuhänder
• Abschluss der Prüfung spätestens neun Monate nach Abschluss-
stichtag des Rechnungsjahres – neuerliche Bestätigung des WT
• Bei NPOs, die das Gütesiegel erstmalig beantragen, werden die letzten
drei Rechnungsjahre geprüft
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Was wird geprüft?
• Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung
• Interne Kontrollsystem (zB: Funktionstrennung)
• Satzungs- und widmungsgemäße, dh den Werbemaßnahmen entsprechende Mittelverwendung der Spenden
• Sparsamkeit & Wirtschaftlichkeit
• Finanzpolitik der Organisation bei Verwendung von Spenden
• Personalwesen im Bereich der Spendenaktivitäten
• Lauterkeit der Werbung, Ethik der Spendenwerbung
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Formalvoraussetzungen (1)
• NPO ist in Österreich ansässig
• Österreichische oder EU-Rechtsform
• Gemeinnützig im Sinne der §§ 34ff BAO
• Mind. drei Jahre Tätigkeit im gemeinnützigen Bereich
• NPO verfügt über entsprechendes Rechnungswesen und internes Kontrollsystem
• Auch NPOs, die sich ausschließlich mit der Sammlung von Spenden mit dem Ziel der Weitergabe an andere gemeinnützige Organisationen beschäftigen können das Spendengütesiegel führen
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Formalvoraussetzungen (2)
• Internetauftritt mit Jahresbericht bzw. zumindest folgenden
Informationen:- Selbstdarstellung
- Verantwortliche Personen für Spendenwerbung, Spendenverwendung und Datenschutz
- Tätigkeitsbericht
- Finanzbericht
• Selbstdarstellung, die Auskunft gibt über- Rechtsform der Organisation
- Ziele und Zwecke der Organisation
- Personen, die die Organisation nach außen vertreten
- Gremien, die über die Verwendung der Gelder entscheiden
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Jahresbericht
• Stellt Tätigkeit der NPO umfassend dar
• Enthält eine Selbstdarstellung
• Enthält die Namen der verantwortlichen Personen für
Spendenwerbung, Spendenverwendung und Datenschutz
• Enthält den Finanzbericht
• Wird dem Spender auf Wunsch zur Verfügung gestellt
• Ist auf der Internetseite der NPO leicht auffindbar
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Aufbau - Finanzbericht
• Mindestgliederung im Bereich Mittelherkunft
– Spenden
– Sonstige Einnahmen
– Erträge aus Kapitalvermögen
– Auflösung von Rücklagen
• Mindestgliederung im Bereich Mittelverwendung
– Leistungen f. statutarisch festgelegte Zwecke einschl. Bildungs- und Informationsarbeit
– Aufwendungen f. Spendenwerbung und –betreuung
– Verwaltungsaufwand
– Dotierung von Rücklagen aus Spendenmitteln
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Finanzbericht neu
• neu ab WJ, die nach 31.12.2011 enden (IX.1. iVm 33.1.):Mittelherkunft
- Spenden ( ungewidmete Spenden; gewidmete Spenden)
- Mitgliedsbeiträge (echte)
- Betriebliche Einnahmen
- Subventionen und Zuschüsse der öffentlichen Hand
- Sonstige Einnahmen
- Verwendung von in Vorjahren nicht verbrauchten zweckgewidmeten Mitteln
- Auflösung von Rücklagen
Mittelverwendung:
- Leistungen für die statutarisch festgelegten Zwecke
- Spendenwerbung
- Verwaltungsaufwand
- Sonstiger Aufwand
- noch nicht verbrauchte zweckgewidmete Mittel
- Dotierung von Rücklagen
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Interne Organisation (1)
• Wird Grundsatz der Funktionstrennung gewahrt?
• Gibt es bei wichtigen Bestellungen und Zahlungsverkehr
ein Vieraugenprinzip?
• Gibt es Budget und Soll-Ist-Vergleich?
• Gibt es Gebarungsregeln?
• Gibt es namentlich verantwortliche Personen für
– Spendenwerbung
– Spendenverwendung
– Datenschutz
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Interne Organisation (2)
• Gibt es schriftliche Regelungen (Organisationshandbuch) bezügl.– Personalbereich
– Zahlungsverkehr
– Werbemaßnahmen
– Prozedere bei Investitionen
– Erstellung des Jahresabschlusses
– Budgeterstellung und Soll-Ist-Vergleich
– Etc.
und werden diese Regelungen eingehalten (Dokumentation durch Protokolle, Emails, Budgetpläne, etc.)
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Interne Organisation (3)
• Erfolgt die Bestellung der Organe ordnungsgemäß?
• Gibt es eine Liste der Organmitglieder und der Geschäftsführung?
• Gibt es eine Geschäftsordnung für Leitungs- und Kontrollorgane und ist Einhaltung dokumentiert?
• Werden Naheverhältnisse von Organmitgliedern, Mitarbeitern und deren Verwandten zu Auftragnehmern der NPO im Spendenbereich offengelegt?
• Werden persönliche Verflechtungen von Organmitgliedern mit kommerziellen Unternehmen, die in geschäftlicher Beziehung zur NPO stehen offengelegt?
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Spendensammlung und Werbung (1)
• Einhaltung der gesetzlichen Regelungen, zB Konsumenten-
schutz, Datenschutz, Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb, etc
• Keine irreführenden Informationen in der Werbung
• Werbung stimmt mit tatsächlich durchgeführten Projekten überein
(Fundraisingmaterialien dem Prüfer bereitstellen)
• Hinreichende Planung und Überwachung von Fundraising-Aktionen
• Bewertung der Effizienz von Fundraising-Aktionen
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Spendensammlung und Werbung (2)
• Rücktrittsrecht von mindestens 14 Tage (Fördermitgliedschaften,
Einziehungsaufträgen, Lastschriften)
• Fördermitgliedschaften sind nach 12 Monaten ab Abschluss jederzeit
kündbar, vorausgezahlte Beträge sind zurückzuzahlen
• Kopie des Vertrages an den Spender/Mitglied mit Hinweis
Rücktrittsrecht
• bei Einziehungs- und Abbuchungsaufträgen prüffähiger Nachweis
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Spendenfinanzierte Projekte
• Übereinstimmung der Projekte mit Selbstdarstellung und Werbung sowie mit dem in den Statuten angeführten Zweck der NPO
• Ausreichendes Planungswesen für Projekte
• Budgetierung und Soll-Ist-Vergleich der Projektkosten
• Kriterien für Auswahl von Projektpartnern
• Projektnachweise, insbesondere bei Auslandsprojekten auf ausreichende Dokumentation und Nachweis der Projektdurchführung achten
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Kooperation mit anderen NPOs
• Vorliegen von konkreten rechtlichen Vereinbarungen über
Zusammenarbeit
• Auswahlverfahren für Partnerorganisationen, insbes. in
Hinblick auf Qualitätsstandards vergleichbar mit dem
Spendengütesiegel, die von den Partnerorgansationen
eingehalten werden
• Offenlegung aller nationalen und internationalen
Verflechtungen sowie Spendenweiterleitungen
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Kosten für Spendenwerbung und -sammlung
• Entsprechen den Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit und
Sparsamkeit und sind angemessen
• Kostenvergleiche werden durchgeführt
• Eigenes Budget für Spendenwerbung und -sammlung
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Personalaufwand
• Personalstand im Bereich Spendenverwendung und –sammlung
entspricht Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
• Lohn- und Gehaltsverrechnung entspricht steuerlichen und
sonstigen rechtlichen Vorschriften
• Gehaltsschema vorhanden und dementsprechende Entlohnung der
Mitarbeiter
• Ehrenamtliche Mitarbeiter erhalten nur angemessene Aufwands-
entschädigungen
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Kosten im Verwaltungsbereich
• Sind die Kosten in Hinblick auf Wirtschaftlichkeit und
Sparsamkeit angemessen, zB
– Miete
– Fuhrpark
– Honorare, Fremdleistungen
– etc.
• Durchführung von Kostenvergleichen
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Investitionen, div. Leistungsbeziehungen
• Gibt es Vergleichsangebote bei größeren Investitionen?
• Prozedere bei Investitionen (Investitionsplan vorhanden)
• Versicherungsschutz vorhanden und optimiert
• Kreditfinanzierungen hinsichtlich Laufzeit und Konditionen optimiert
• Offenlegung von Aufträgen an Unternehmen, zu denen Mitarbeiter oder
Organmitglieder ein Naheverhältnis haben
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Rechnungswesen
• Aufzeichnungen entsprechen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, insbes.
– Vollständigkeit der Aufzeichnungen
– Zeitlich und sachlich geordnete Verbuchung der Geschäftsfälle
– Wahrung des Belegprinzips
– Nachvollziehbarkeit der Buchungsvorgänge
• Ordnungsmäßige Grundaufzeichnungen (zB Kassabuch)
• Ordnungsmäßige Nebenbuchhaltungen (Anlagenverzeichnis, Kreditoren, Debitoren)
• Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern: vollständige und richtig bewertete Vermögensübersicht
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Ablauf der Prüfung
• Antrag der NPO an Kammer der Wirtschaftstreuhänder (KWT)
• Beauftragung eines Wirtschaftstreuhänders mit der Spendengüte-siegelprüfung
• Nach Abschluss der Prüfung werden alle erforderlichen Unterlagen samt der Bestätigung des Wirtschaftstreuhänders über die positiv durchgeführte Prüfung an die KWT übermittelt.
• Vergabe des Spendengütesiegels durch die KWT
• NPO wird auf www.osgs.at (Homepage des Spendengütesiegels) veröffentlicht
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Ausblick
– Ab 2011: Fördermitgliedschaften nur mehr gesetzliches Rücktrittsrecht, aber Verpflichtung zur schriftlichen Information zu Rücktrittrecht und Frist
– Nächste Evaluierung (bis 31.12.2011):
- ein erläuternder Anhang betreffend Veranlagungsmodalitäten erstellt
- Anregung des KWT-Vorstand: Aufnahme einer prozentuellen Begrenzung der Ausgaben für Spendenwerbung und Verwaltung
- Ev. genauere Definition der Fundraising und Verwaltungskosten
Fundraising Frühstück
Frage an alle:
Was wäre noch wichtig zu klären oder zu regeln?
Was brauche ich, um das ÖSGS noch erfolgreicher einzusetzen?
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