GEFÖRDERT VOM
Was werden!Was werden?
Kick-Off-Planer zur Erweiterung desBerufswahlspektrums von Mädchen
VorwortUnsere ÜberzeugungMädchen lassen sich auch für Berufe jenseits der traditionellen Berufswahl gewinnen. Vor allem dann, wenn sie mehr über die Ausbildungsinhalte und Anwendungsmöglichkeiten wissen.
Unser AnsatzDen Mädchen und ihren Lehrerinnen und Lehrern werden sämtliche Informationen zu bisher mädchenuntypischenBerufen unterhaltsam und anschaulich präsentiert – gemeinsam mit erfahrenen Initiativen und ausbildendenUnternehmen. Dazu haben wir das Veranstaltungskonzept Kick-off Was werden? Was werden! entwickelt.
Unser BeitragDie Broschüre motiviert Sie, sich für die Durchführung eines Kick-Offs in Ihrer Region zu engagieren und hilft Ihnenbei der Durchführung und Organisation. Wir unterstützen Sie bei der Planung und der Durchführung des Kick-Offs.
Unser HintergrundÜber die interaktiven Websites www.girls-day.de und www.idee-it.de machen wir Mädchen und junge Frauen auf dieVielseitigkeit der beruflichen Möglichkeiten aufmerksam. Die Realisierung des Kick-Off-Planers wurde gefördert vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen undJugend. Das innovative Veranstaltungsformat Kick-Off wurde im Projekt idee-it entwickelt und wird erfolgreich in vielen Regionen eingesetzt.
Sabine MelliesKompetenzzentrum TeDiC [Technik | Diversity | Chancengleichheit]
Kick-Off Arbeitskreisbildungzur Eventplanung undEventorganisationSeite 4–5
Kick-Off FinanzierungSeite 6
Vorschläge für dieKick-OffProgrammplanungSeite 10–11
Tipps zurPressearbeitSeite 14–15
NachbereitungSeite 17
Kick-Off VeranstaltungsortSeite 7
Mädchen und LehrkräfteinformierenSeite 12
Detailplanung mitChecklisten Seite 18
Kooperationspartnerinnenund -partner gewinnen Seite 8–9
ÖffentlichkeitsarbeitSeite 13
AufgabenübersichtInhalt
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Unterstützung2• Unterstützung bei der Konzeption und Organisation von Kick-Off-Events
• Informationsmaterialien zu den mädchenuntypischen Berufsfeldern*
• Vorlagen für Anschreiben, Quiz, Fragebögen usw.
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit über die Homepages des Kompetenzzentrums
www.kompetenzz.de, www.girls-day.de, www.idee-it.de
Kompetenzzentrum TeDiCTechnik | Diversity | ChancengleichheitWilhelm-Bertelsmann-Straße 1033602 Bielefeldfon +49[0]521.106-73 53fax +49[0]521.106-71 [email protected]
* Solange der Vorrat reicht
Leistungen des Kompetenzzentrums
Kick-Offs• sind zielgruppengerechte Großevents für Mädchen im Berufswahlprozess.
• bieten den jungen Frauen einen Mix aus Informationen, Mitmachaktionen, Beratungen und Unterhaltung.
• stellen 14–20-jährigen Mädchen praxisnah mädchenuntypische Ausbildungsberufe und Studienmöglichkeiten vor.
• sind ein Forum der Begegnung zwischen Mädchen, ausbildenden Betrieben und Unternehmen sowie Hochschulen.
• informieren Lehrkräfte und weitere Multiplikatorinnen und Multiplikatoren gesondert über mädchenuntypischeBerufsbilder.
• dienen als Auftaktveranstaltung für eine weitere Verankerung des Themas Erweiterung des Berufswahlspektrums von Mädchen in der Region.
Kick-Offs
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Der Kick-Off Arbeitskreis hat folgende Aufgaben:
• Planung des Events• Organisation des Kick-Offs• Finanzierungssicherung• Information der Zielgruppen• Veranstaltungsevaluation
Vertreterinnen und Vertreter folgender Einrichtungen, hier vor allem die Gleichstellungsbeauftragten undVerantwortlichen für Ausbildung und Beruf, sind in der Regel besonders an der Mitarbeit in einem Kick-OffArbeitskreis interessiert:
• Agenturen für Arbeit• Banken• Bundes- und Landesministerien • Fachhochschulen/Universitäten• Fachverbände• Handwerkskammern• Industrie- und Handelskammern• Betriebe und Unternehmen, die in einem Bereich ausbilden, in denen Frauen unterrepräsentiert sind• Koordinierungsstellen Frau und Beruf• Krankenkassen• Private Bildungseinrichtungen• Schulaufsichtsbehörden• Stadt- bzw. Kreisverwaltungen
ArbeitskreisKick-Off Arbeitskreis
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Ablauf1. Potenzielle Arbeitskreismitglieder kontaktieren
• Im Anschreiben die geplante Veranstaltung bzw. das Projekt kurz vorstellen• Per Antwortfax das Interesse zur Mitarbeit abfragen
2. Interessentinnen und Interessenten zu einem ersten Treffen einladen
3. Erstes Kick-Off Arbeitskreistreffen organisieren
• Partnerinnen und Partner vorstellen• Ziele des Kick-Offs präsentieren • Beschluss über eine gemeinsame Durchführung der Veranstaltung fassen• Zeitlichen Ablauf planen und darstellen [Zeitschiene]• Veranstaltungstermin bestimmen [Vorlauf einplanen!, Ferienzeiten, Parallelveranstaltungen etc. berücksichtigen]• Ressourcen der Mitglieder erfassen [Finanzen, Zeit, Kontakte ...]• Arbeitsaufgaben festlegen:
• Veranstaltungsort festlegen• Schirmherrin/Schirmherrn anfragen• Kooperationspartnerinnen
und -partner gewinnen• Kosten [Grobplanung] ermitteln• Finanzierungsvorschläge erarbeiten• Sponsorinnen und Sponsoren suchen
4. Regelmäßige Arbeitskreistreffen vereinbaren [ca. 3-5 im gesamten Zeitraum]
5. Protokolle der Arbeitstreffen anfertigen und allen Mitgliedern zur Verfügung stellen
6. Arbeitskreis für weitere Interessierte offen halten
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• Auswahlkriterien für Altersgruppe und Schulformen festlegen• Mädchen und Lehrkräfte informieren• Anmeldemodus festlegen [Fax, Internet]• Rahmenprogramm planen• Organisationsaufgaben verteilen• Öffentlichkeit informieren• Personelle Verantwortlichkeiten festlegen
Tipp Diese Seite steht als Checkliste
Organisation Kick-Off Arbeitskreis im
Internet als Download unter
www.kompetenzz.de/kickoff
Aufbau eines Kick-Off Arbeitskreises
Grundfinanzierung
• Die Arbeitskreismitglieder beteiligen sich anteilig bzw. entsprechend ihrer Ressourcen an der Finanzierung des Events. Eine Beteiligung ist möglich durch finanzielle Mittel, aber auch durch Sachleistungen wie das Bereitstellen von Räumen, Internetanschlüssen, Catering, Druck, Materialien oder die Versendung der Post sowie personelle Ressourcen.
Sponsoring
• Über Sponsoring können weitere finanzielle Mittel und Sachleistungen beschafft oder das Rahmenprogramm ausgebaut werden. So können zum Beispiel gestiftete Computer, Software, Bücher oder auch Praktikumsplätze in einer Tombola an die Teilnehmerinnen verlost werden.
Tipps
• Sponsorinnen und Sponsoren möglichst frühzeitig anfragen, damit die Gelder oder Sachleistungen für ein erweitertes [Rahmen-]Programm eingeplant werden können.
• Im Anschreiben an potenzielle Kooperationspartnerinnen und -partner auch auf die Möglichkeit des Sponsorings zur Unterstützung des Kick-Offs hinweisen.
• Sponsorinnen und Sponsoren das Angebot offerieren, ihr Engagement für das Kick-Off durch Pressemitteilungen, Aufnahme des Logos in Informationsmaterialien, Verlinkung auf diversen Websites öffentlich zu machen.
Finanzierung6Finanzierung des Kick-Offs
VeranstaltungsortCheckliste zur Auswahl des Veranstaltungsorts
• Entspricht der Veranstaltungsort den konzeptionellen und finanziellen Vorstellungen des Kick-Off Arbeitskreises?
• Lassen die Räumlichkeiten und technischen Voraussetzungen einen Mix aus Information, Beratung und Unterhaltung zu?
• Gibt es Strom- und Internetanschlüsse?• Sind ausreichend Standflächen für Ausstellerinnen und Aussteller vorhanden?• Gibt es genügend Räume, um ein interessantes Rahmenprogramm zu organisieren?• Ist eine Versorgung mit Getränken und Snacks bzw. Speisen möglich?• Sind genügend Toiletten vorhanden?• Sind genügend Tische und Stühle vorhanden oder muss Mobiliar extern organisiert werden?
• Ist der Veranstaltungsort zentral gelegen und kann er mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreicht werden?
Ähnliche Kick-Offs wurden bisher in Freizeiteinrichtungen wie Großkinos und Stadthallen, inTechnologiezentren, in Jugendzentren, Industrie- und Handelskammern sowie berufsbildenden Schulen undHochschulen durchgeführt.
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Tipp Diese Seite steht als Checkliste Veranstaltungsort
im Internet als Download unter
www.kompetenzz.de/kickoff
Auswahl des Veranstaltungsorts
Die Kooperationspartnerinnen und -partner informieren die Mädchen auf dem Kick-Off über mädchenun-typische Berufe. Sie sind in der Regel mit Unternehmensständen präsent und organisieren darüber hinausWorkshops und Mitmachaktionen vor Ort.
Mögliche Kooperationspartnerschaften
• Regionale Unternehmen, die in mädchenuntypischen Berufen ausbilden [Tipp: Ausbildende Unternehmen bei den Kammern erfragen]
• Kammern• Hochschulen• Agenturen für Arbeit• Bildungseinrichtungen• Regionale Projekte• Verlage• Koordinierungsstelle Frau und Beruf• Stadt- bzw. Kreisverwaltung• Landesstellen oder regionale Arbeitskreise von bundesweiten Projekten und Initiativen, wie z.B.:
• Girls’ Day – Mädchen-Zukunftstag [www.girls-day.de]• LizzyNet [www.lizzynet.de]• Roberta – Mädchen erobern Roboter [www.roberta-home.de]
Kooperationen8Partnerinnen und Partner gewinnen
TippsTipps für eine effiziente Akquise:
• Planen Sie einen Termin, um die interessierten Unternehmen und Institutionen über das Projekt zu informieren.Beginnen Sie relativ früh mit der Kontaktaufnahme.
• Nutzen Sie zur Erstellung des Verteilers persönliche Kontakte der Arbeitskreismitglieder zum Management der in Frage kommenden Unternehmen und Institutionen.
• Versenden Sie Ihre Einladungen zu diesem Termin über ein Arbeitskreismitglied, das einen aufmerksamkeitsstarkenAbsender darstellt [zum Beispiel: IHK, Wirtschaftsministerium, Bürgermeisterin oder Bürgermeister]. Fügen Sie eine Projektskizze und ein Antwortfax bei.
• Beim Infotermin wird das Konzept des Kick-Offs präsentiert. Zeigen Sie auf, wie eine solche Veranstaltung aussieht [Tipp: Die Filmdokumentation eines Kick-Offs kann beim Kompetenzzentrum angefragt werden.]*.
• Die Unternehmen und Institutionen erhalten bei der Veranstaltung einen Vordruck zur Anmeldung ihrer Aktivitäten. Setzen Sie einen verbindlichen Anmeldetermin für die geplanten Kick-Off-Aktivitäten. Haken Sie nach.
• Rechnen Sie mit Absagen und planen Sie in Ihren Zeitplan eine zweite Kontaktaufnahme zu weiteren Unternehmen und Institutionen ein.
* Solange der Vorrat reicht
Akquise
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Tipp Im Internet stehen unter
www.kompetenzz.de/kickoff
folgende Unterlagen als Download
• Beispiel Antwortfax Unternehmen
• Beispiel Anmeldevordruck Kick-Off-Aktivitäten
ProgrammKick-Off-Programm
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Tipp Ein Quizbeispiel steht im Internet unter
www.kompetenzz.de/kickoff als Download
Beim Kick-Off erfahren Mädchen unmittelbar, wie breit und vielseitig die Palette der möglichen Ausbildungsberufeund Studienmöglichkeiten ist. Versuchen Sie daher, sämtliche Berufsinformationen in unterhaltsame Aktionen wieWorkshops und/oder Shows einzubetten und zeigen Sie den Mädchen, dass Frauen bereits sehr erfolgreich in diesenBereichen arbeiten. Es ist für die Entscheidungsfindung von Schülerinnen und Lehrkräften sehr hilfreich, wenn dieWorkshop- und Mitmachangebote so detailliert wie möglich beschrieben werden.
Kriterien für eine effiziente Standbetreuung
• Begleiten der Stände durch Praxisangebote• Anschauliches Vorstellen von Berufsbildern, z.B. durch Mitmachaktionen und Shows• Information für die Mädchen über sämtliche Tätigkeitsfelder und Berufsperspektiven• Betreuung der Stände möglichst durch weibliche Azubis, Angestellte, Studierende etc.• Stände mädchengerecht gestalten [z.B. Plakate, die Frauen in den angesprochenen Berufen zeigen,
die weibliche Form der Berufsbezeichnung berücksichtigen]
Beispiele für Aktionen an den Infoständen
• Verwendung spezieller Software: digitale Bildbearbeitung, Phantombilderstellung, Frisurenprogramm, ...• Logik- und Geduldsspiele• Quizaufgaben• Surfen nach bestimmten Informationen• Computergestützte Intelligenztests• Visitenkarten erstellen• Bewerbungsprofil testen• Bücherstand
ProgrammKick-Off-Programm
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Tipp Programmbeispiele stehen in den Veranstaltungsflyern unter www.kompetenzz.de/kickoff als Download
Workshop-Beispiele für Schülerinnen*
• Erzählcafé/Talkrunde: Auszubildende, Berufsanfängerinnen und -anfänger, Expertinnen und Experten erzählen im kleinen Rahmen über ihre Berufserfahrungen und ihren Werdegang und stellen sich den Fragen der Mädchen
• Workshops zu Bewerbungsstrategien [Assessment Center, Bewerbungs-CD, Eignungstests, Rollenspiele, Online-Bewerbung, Vorstellungsgespräche]
• PC von innen kennen lernen• Dokumentarfilme [Ausblick auf zukünftige Computerentwicklungen, Revolutionierung der Arbeit durch
Computer etc.] oder berufskundliche Kurzfilme vorführen [Tipp: Filmmaterial bei der Agentur für Arbeit erfragen oder downloaden z.B. unter www.landesfilmdienste.de/streams/rubrik1.html]
• Digitale Tonbearbeitung• Homepage und Animationen erstellen
Workshop-Beispiele für Lehrkräfte
• Podiumsgespräch mit Fachleuten zu den Chancen von Mädchen in mädchenuntypischen Berufsfeldern• Unterrichtsvorbereitung mit dem Internet • Neue Lernprogramme, Internet als Hausaufgabenhilfe• Vorstellung von Ausbildungs- und Studienmöglichkeiten
Beispiele für das Rahmenprogramm
• Auftritt einer Musikgruppe [Mädchenband aus der Region], Preisverleihung• Sport- bzw. Tanzvorführungen, Selbstverteidigung für Mädchen• Professionelle Moderatorinnen aus Rundfunk und TV
* Einige Workshops lassen nur eine begrenzte Teilnehmerinnenzahl zu, so dass für diese ein Auswahlverfahren eingesetzt werden muss.
Bewährt hat sich die Vergabe von Teilnahmekarten.
Tipps12
Tipp Im Internet stehen unter
www.kompetenzz.de/kickoff
folgende Unterlagen als Download
• Beispiel Veranstaltungsflyer
• Beispiel Antwortfax Schulen
• Beispiel Vorbereitungstipps
• Beispiel Ausstellerbroschüre
Mädchen und Lehrkräfte informieren
• Die Anzahl der teilnehmenden Mädchen und Lehrkräfte wird entsprechend der Räumlichkeiten festgelegt.
• Bei der Schulaufsichtsbehörde werden die Schuladressen abgefragt. Unterrichtsbefreiung und Anerkennung als Schulveranstaltung sind unbedingt erforderlich, um Versicherungsschutz zu gewährleisten.
• Die Schulen erhalten eine Vorabinformation zur Ankündigung des Events.
• Bei Schulleitungen und Kollegien wird per Antwortfax die Teilnahme abgefragt. Bei begrenzter Teilnehmerinnen-zahl bietet sich der Hinweis an, dass bei Erreichen der festgelegten Anzahl die Anmeldeliste geschlossen wird.
• Die Lehrkräfte werden gebeten, nur an den Berufen interessierte 14–20-jährige Mädchen anzusprechen.
• Die angemeldeten Schulen erhalten weitere Informationsmaterialien [Anreiseplan, Austellerbroschüre etc.] sowie Tipps zur Vorbereitung auf die Veranstaltung.
• Für Rückfragen von Lehrkräften und Schülerinnen wird eine Kontaktperson aus dem Arbeitskreis benannt.
Materialien 13
Tipp Im Internet stehen unter
www.kompetenzz.de/kickoff
folgende Unterlagen als Download
• Beispiel Veranstaltungsflyer
• Vorlage Layout Veranstaltungsflyer
• Beispiel Lageplan
• Beispiel Ausstellerbroschüre
Öffentlichkeitsarbeit
Allgemeine Materialien
• Informationsmaterial zu mädchenuntypischen Berufsbildern*
Materialien zur Kick-Off Veranstaltung
• Veranstaltungsflyer** Übersicht über Programm, ausstellende Unternehmen und Institutionen; Verteilung im Vorfeld
• Lageplan**Orientierungshilfe während der Veranstaltung; Verteilung bei Ankunft
• Ausstellerbroschüre**Informationsbroschüre mit einer Zusammenstellung aller beteiligten Unternehmen, Institutionen und Organisationen; Verteilung im Vorfeld
* Diese Materialien werden kostenlos vom Kompetenzzentrum TeDiC zur Verfügung gestellt, solange der Vorrat reicht.
** Diese Materialien werden spezifisch für die jeweilige Veranstaltung erstellt; Kosten müssen über den Kick-Off Arbeitskreis gesichert werden.
PressearbeitPressearbeit
14Eine positive Berichterstattung sichert eine hohe Akzeptanz der Veranstaltung bei potenziellen Kooperations-partnerinnen und -partnern sowie Mädchen und Lehrkräften. Sie trägt damit zum Erfolg des Kick-Offs bei.
TippsLegen Sie in Ihren Arbeitskreissitzungen verantwortlich fest, wer die Kontakte zur Presse aufbaut und kontinuierlichpflegt. Nutzen Sie persönliche Kontakte der Arbeitskreismitglieder zu den Medien, um erhöhte Aufmerksamkeit zusichern.
Vorschläge für die konkrete Pressearbeit
• Erstellung eines Presseverteilers• Da es sich um ein lokales Ereignis handelt, sollten Sie sämtliche regionale Medien in den Verteiler
aufnehmen, möglichst mit Ansprechpartnerin bzw. -partner. Denken Sie dabei auch an die regionalen Anzeigenblätter, die den Haushalten kostenfrei zugehen. [Tipp: Fragen Sie die Kooperationspartner nach vorhandenen Verteilern, die genutzt werden können.]
• Schülerzeitungsredaktionen integrieren und für inhaltliche Beiträge gewinnen.• Überregionale Medien sollten dann einbezogen werden, wenn die Schirmherrin/der Schirmherr oder
beteiligte Unternehmen und Institutionen eine hohe Medienaufmerksamkeit besitzen.
• Pressemitteilungen• Ungefähr zwei Wochen vor der Veranstaltung eine Pressemitteilung zu Programm, Anzahl der erwarteten
Mädchen, Schirmherrschaft usw. an den Verteiler schicken; alternativ bietet sich auch ein Pressegespräch an.• Im Anschluss an das Event Pressemitteilung mit Highlights der Veranstaltung an die Redaktionen schicken.
PressearbeitPressearbeit
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Tipp Ein Beispiel für ein Antwortfax Presse
steht als Download im Internet unter
www.kompetenzz.de/kickoff
• Pressekonferenz/-gespräch• Alternativ zur Versendung der Pressemitteilung wird ca. zwei Wochen vor der Veranstaltung ein vorbereitendes
Pressegespräch mit den lokalen Medien geführt [auch hier die Schülerzeitungsredaktionen einbeziehen].• Eine Pressekonferenz zum Event selbst wird nur im Einzelfall durchgeführt, z.B. wenn mit einer sehr
hohen Teilnehmerinnenzahl sowie mit der Beteiligung bekannter Persönlichkeiten zu rechnen ist.• Werden regionale und überregionale Medien zu einer Pressekonferenz eingeladen, legen Sie dem Anschreiben
ein Antwortfax zur Anmeldung bei.• Erfragen Sie im Antwortfax, ob Interviewwünsche [Schirmherrin/Schirmherr, Veranstalterin bzw. Veranstalter,
Unternehmen, Institutionen, Arbeitskreismitglieder, Lehrkräfte, Mädchen] bestehen.• Fassen Sie einen Tag vor Beginn der Pressekonferenz bei den Journalistinnen und Journalisten nach, die noch
nicht geantwortet haben.• Bereiten Sie eine ausführliche Pressemappe mit Hintergrundinformationen vor.• Sichern Sie eine intensive Betreuung der Presse. Sorgen Sie für ungestörte Interviews, Catering und evtl.
Internet- und Faxanschluss zur Übermittlung der Artikel. Diese Leistungen ggf. in der Einladung zum Pressetreffen erwähnen.
Nachbereitung 17
Tipp Ein exemplarischer Fragebogen zur Evaluation
steht im Internet als Download unter
www.kompetenzz.de/kickoff
Nachbereitung des Kick-Offs
Erfolgreiche Kick-Offs motivieren sehr viele Teilnehmerinnen, die vorgestellten Berufe in ihr Berufswahlspektrum zuintegrieren. Daher ist es wichtig, die Kick-Offs auszuwerten. Mit einer nachgelagerten schriftlichen Befragung derSchülerinnen und Lehrkräfte kann beispielsweise evaluiert werden, welche Aktionen sich bewährt haben und welcheVerbesserungen sich für Folgeveranstaltungen anbieten.
Wünschenswert ist, dass sich durch die Evaluation im Kick-Off Arbeitskreis weitere Projektideen herauskristallisieren,um das Thema Erweiterung des Berufswahlspektrums von Mädchen noch stärker regional zu verankern.
Tipps
• Feedback von Lehrkräften und Schülerinnen über einen Fragebogen zur Evaluation der Veranstaltung einholen. Den Fragebogen möglichst direkt auf der Veranstaltung verteilen und ausfüllen lassen [sonst im Anschluss an Lehrkräfte senden und Abgabe per Fax oder per Post]. Die Ergebnisse der Befragung im Kick-Off Arbeitskreis auswerten.
• Danken Sie allen Beteiligten sowie der Schirmherrin/dem Schirmherrn schriftlich für die Mitarbeit bzw.Unterstützung und holen Sie sich in diesem Zusammenhang ein Feedback ein.
• Unter dem Gesichtspunkt der Organisation zukünftiger Veranstaltungen werden die Probleme und Erfolge bei der Planung und der Durchführung des Kick-Offs in einer gesonderten Arbeitskreissitzung diskutiert.
ChecklisteCheckliste Event*
18Veranstaltungsort
• Liegt ein unterschriebener Mietvertrag vor?
• Muss während der Veranstaltung Sanitäts- und Feuerwehrpersonal anwesend sein?
• Kann der Caterer frei gewählt werden oder besteht eine vertragliche Bindung zu einem bestimmten Anbieter?
• Bestehen Sicherheitsvorschriften und muss ein Security-Unternehmen zur Überwachung engagiert werden?
• Hat das entsprechende Security-Personal Erfahrung im Umgang mit Jugendlichen?
• Besteht die Notwendigkeit einer Vorreinigung? Wurde die Endreinigung vereinbart?
• Sind Einlasskontrollen notwendig und ist dafür Personal abgestellt?
• Ist ein zentraler Infopunkt vorhanden, der durchgehend besetzt ist?
• Ist ein detaillierter Ablaufplan für alle Beteiligten erstellt worden?
• Ist eine zusätzliche Ausschilderung von Toiletten und Notausgängen erforderlich?
• Ist eine Raumbegehung mit allen Verantwortlichen eingeplant?
• Liegt ein detaillierter Stand-/Lageplan vor?
Versicherungen
• Müssen Versicherungen [Personen- und Sachhaftpflicht, Technik, Elektronik, Equipment, Brand, Diebstahl] abgeschlossen werden?
* Die Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da je nach örtlicher Gegebenheit Besonderheiten berücksichtigt werden müssen.
Tipp Die Doppelseite Checkliste Event steht im Internet als Download unter www.kompetenzz.de/kickoff
ChecklisteAufgaben
Potenzielle Arbeitskreismitglieder anfragen, ob Interesse an einer Mitarbeit besteht
Zu einer 1. Arbeitskreissitzung einladen
Termin für den Kick-Off vorschlagen
Finanzierungskonzept erarbeiten
Veranstaltungsort festlegen
Schirmherrin/Schirmherrn anfragen
Ausstellerinnen und Aussteller gewinnen
Presseverteiler erstellen
Presse über Stand der Vorbereitungen,Termin, Veranstaltungsort etc. informieren
Termin und Ort veröffentlichen
Sponsorinnen und Sponsoren gewinnen
Programm planen [Workshops, Infostände, Rahmenprogramm]
Raumplanung vorbereiten
Verantwortlich Deadline ErledigtAnmerkungen
Ferienzeiten etc. beachten
Gesamtplanung Kick-Off*
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Aufgaben
Künstlerinnen und Künstler, Moderation,Equipment etc. anfragen und verpflichten
Schulaufsichtsbehörde um Schuladressenbitten
Informationsbroschüre, Flyer,Einladungskarten etc. entwickeln und in Druck geben
Den Schulen Informationsmaterialienzuschicken und um eine verbindlicheAnmeldung der Mädchen zu den einzelnen Workshops bitten
Materialien vom Kompetenzzentrum TeDiC anfordern
VIP’s einladen und um Rückmeldung bitten
Pressemitteilung erstellen
Presse einladen
Presse während der Veranstaltung betreuen
Pressemitteilung verschicken
Allen Beteiligten danken
Kick-Off evaluieren
Verantwortlich Deadline ErledigtAnmerkungen
Schulveranstaltung/Versicherungsschutz
Infomaterial der Aus-stellenden anfordern
Tipp Die Checkliste Gesamtplanung steht im Internet unter www.kompetenzz.de/kickoff als Download zur Verfügung.
Dienstleistungen
• Werden Tische, Stühle, Podien, Bühnen etc. benötigt und wurden diese bestellt? Sie können auch bei öffentlichen Einrichtungen ausgeliehen werden. Den Transport organisieren.
• Sind Mikrofone, Beleuchtung und andere technische Ausrüstungen vorhanden bzw. geordert? Ist eine Technikfirma vor Ort?
• Liegt eine Telefonliste mit den Namen aller wichtigen Kontaktpersonen vor?
• Wurde ein Fotograf bzw. eine Fotografin oder ein Videoteam zur Eventdokumentation engagiert? Gibt es ein Gästebuch?
• Sind Sitzreihen, Plätze für Prominente reserviert?
• Gibt es Namensschilder für alle Verantwortlichen, bzw. Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner? Sollten diese farblich gekennzeichnet sein [Orga, Technik, Referentinnen und Referenten, etc.]?
• Sind Blumen für das Podium bzw. Dekoration für den gesamten Veranstaltungsort vorgesehen und organisiert?
• Sind Angebote bzw. Auftragsbestätigungen für die Mitwirkenden des Rahmenprogramms, die Moderation, das Catering und andere Dienstleisterinnen und Dienstleister vorhanden?
• Wurde mit dem Caterer eine Vereinbarung über die Versorgung der Künstlerinnen und Künstler, Expertinnen und Experten, der Presse und sonstigen Mitwirkenden getroffen?
• Sind Umkleidemöglichkeiten für die Mitwirkenden des Rahmenprogramms und dasServicepersonal vorhanden?
* Die Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da je nach örtlicher Gegebenheit Besonderheiten berücksichtigt werden müssen.
ChecklisteCheckliste Event*
Herausgeber
Kompetenzzentrum TeDiC e.V.
Wilhelm-Bertelsmann-Straße 10
33602 Bielefeld
fon +49[0]521.106-73 22
fax +49[0]521.106-71 54
www.kompetenzz.de
Der Kick-Off Planer wurde gefördert vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend.
© Kompetenzzentrum TeDiC e.V., Bielefeld 2005
Redaktion
Syra Averkorn-Thiel
Sabine Mellies
Christina Mersch
Elisabeth Schöppner
Grafische Konzeption und Gestaltung
ES fliegt Lauruhn, Visuelle Kommunikation
Druck
Druckerei Gieselmann, Bielefeld