Erfolgreiches Besuchermanagement
Claudia Schuler
Definition Management
1. Gestaltung
2. Lenkung
3. Entwicklung sozialer Systeme
Erfolgreiches Besuchermanagement
Gestaltung- Einladung und begleitende Informationen
Lenkung- Teilnehmerinformationen, Betreuung und Lenkung an
der Veranstaltung
Entwicklung sozialer Systeme- Bedürfnisorientierte Registrierungssysteme
Erfolgreiches Besuchermanagement
..... wenn die gesteckten Ziele erfüllt wurden!
Wann ist eine Veranstaltung erfolgreich?
Soft-Faktoren
- Beeinflussen den Erfolg einer Veranstaltung
- Haben nicht immer einen direkten Zusammenhang mit den Inhalten und Zielen einer Veranstaltung
Wann ist eine Veranstaltung erfolgreich?
- Teilnehmerkontakt bereits weit vor der Veranstaltung
- Während der Veranstaltung
- Nach der Veranstaltung
Soft-Faktor Besuchermanagement
Auswirkungen der Technologie‒ Informationsangebot‒ Kommunikationsmöglichkeiten
‒ Zeit‒ Verfügbarkeit
‒ Bedürfnisse‒ Selbstbestimmung
Planung des BesuchermanagementesArt der Veranstaltung‒ Offen‒ Geschlossen
Einladung‒ Wer wird eingeladen?‒ Kennen wir die Teilnehmer?
Teilnehmerdaten‒ Hinter den Teilnehmerdaten stehen
Menschen
‒ Teilnehmerdaten für/von Veranstaltungen werden oft nicht genügend gepflegt (Verknüpfung mit CRM)
‒ Teilnehmerdaten sind für eine optimale Lenkung und Betreuung wertvoll, auch nach dem Event
VIV – Very Important Visitor‒ Als Gastgeber müssen wir die
Wünsche und Bedürfnisse unserer Teilnehmer kennen
‒ Je besser wir diese kennen, desto gezielter können wir auf den Teilnehmer eingehen
Praxisbeispiel‒ Veranstaltungsangebot‒ Unterschiedliche
Teilnehmergruppen
‒ Teilnehmer spezifische Einladung‒ Teilnehmer spezifische
Registrierung
‒ Gut geplante Prozesse erleichtern die Erhebung von Teilnehmerdaten
...... trotz Individualisierung
Ergänzende Informationen‒ Weitere Informationsplattformen
zur Verfügung stellen
‒ Verknüpfung mit Social-Media Kanälen
‒ Mit Einsatz aktueller Technologien und dem entsprechenden Know-How ist eine kosteneffiziente Umsetzung möglich
Ergänzende Informationen‒ Wichtige Informationen müssen
auf einen Blick ersichtlich sein
‒ Die Teilnehmer sollen kommunizieren und sich vertieft informieren können
‒ Informationsdschungel vermeiden
‒ Das Anmeldeprozedere muss selbsterklärend und zeitsparend sein
Hospitality‒ Soft-Faktor mit nachhaltigem
Erinnerungswert
‒ Professionelles Hospitality-Team, dass sich mit Herzblut engagiert
Frühzeitige Planung und Beratung‒ Das Besuchermanagement - ein
komplexes Thema, welches eng mit dem Veranstaltungsablauf verbunden ist
‒ Eine frühzeitige und detaillierte Planung ist unumgänglich
‒ Der Einsatz moderner Technologien – falls richtig angewendet– ermöglicht ein individualisiertes Besuchermanagement
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Jeder Besucher zählt. Wir beraten Sie gern