PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com© PROJECT CONSULT 2013
Isestrasse 6320149 Hamburg | Germany 1
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Enterprise Information Management
Ulrich KampffmeyerMunich, March 13th, 2013
OPENTEXT EIMDays 2013
Enterprise Information Management OpenText EIMDays 2013Dr. Ulrich Kampffmeyer 2
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Agenda
| INTRODUCTION
|| EIM: DIFFERENT POINTS OF VIEW
||| CONSEQUENCES AND SOLUTIONS FOR USERS
|||| EIM IS INEVITABLE, BUT …
Enterprise Information Management OpenText EIMDays 2013Dr. Ulrich Kampffmeyer 3
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
|INTRODUCTION
|Introduction|Why a new acronym?||Introduction|From ECM to EIM|||Introduction|The Pyramid of Knowledge|||
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
WHY?„The industry did everything they could do to confuse users and make them not buy!“
Ulrich Kampffmeyer
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
WHY?„The industry did everything they could do to confuse users and make them not buy!“
Ulrich Kampffmeyer 1998
WorkflowECM
Enterprise 2.0
Enterprise Information Management
Web 2.0
Case Management
Information Management
Enterprise Collaboration
Digital Asset ManagementERM
EDiscovery
ERM
ERDMS
Document ManagementContent Management
BPM
Enterprise 2.0 DM
Electronic Records Management
Enterprise Content ManagementEmail ManagementElectronic Archiving
Web Content Management
Media Asset ManagementRecords Management
WCM
IRMSSocial Business
Groupware
Collaboration
EDMS
Digital Preservation
DMS
DMEIM
EIMSocial Business
ECMEIM
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
|Introduction|From ECM to EIM||
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|Int
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CM to
EIM
|| Enterprise Content Management 2000 – 201?
“Enterprise Content Management is the Strategies, Methods and Tools used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.”
John Mancini, PresidentAIIM Association for Information andImage Management International, 2008
ECM
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|Int
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EIM
||
Unstructured ContentUnstructured Content
DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes
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AIIM International, 2003
ECM Claim 2003
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|Int
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|Fro
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CM to
EIM
||ECM Claim 2003
A SELF-FULFILLING PROPHECY:
The combination of structured and unstructured content = information management
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|Int
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CM to
EIM
||
Unstructured ContentUnstructured Content
DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes
STORE
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MANAGE
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CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
Enterprise Information Management
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|Int
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|Fro
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CM to
EIM
|| “ECM is moving towards information
management and will end up as integral part of general ITC information technology & communication solutions.
ECM has no future as a separate category. It will disappear into Enterprise Information Management.”
Ulrich Kampffmeyer 2008
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
|Introduction|The Pyramid of Knowledge |||
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
The Pyramid of Knowledge|I
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||
Characters
Data
Information
Knowledge
Digits
Wisdom
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|Int
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|The
Pyr
amid
of K
now
ledg
e|||
Characters
Data
Information
Knowledge
Syntax
Example
Context
Relations
Market behavior foreign exchange
Exchange rate1 € = 1,25 $
1,25
„1“, „2“, „5“ and „,“
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|Int
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|The
Pyr
amid
of K
now
ledg
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Characters
Data
Knowledge
Information
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|Int
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|The
Pyr
amid
of K
now
ledg
e|||
There is no sense in naming solutions or industries by the type of information they intend to manage.
Todays solutions must be able to manage every type of information.
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
||EIM: DIFFERENT POINTS OF VIEW
||Point of view|Analysts|||Point of view|OpenText||||Point of view|SAP|||||Point of view|A leap too short?||||||Point of view|PROJECT CONSULT|||||
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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“EIM Enterprise Information Management is the combination and integration of ECM Enterprise Content Management with BPM Business Process Management and BI Business Intelligence.”
Gartner Conference 2007
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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“EIM is an integrative discipline for structuring, describing and governing information assets, regardless of organizational and technological boundaries, enabling business insight.”
Gartner Glossary 2011
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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|
EIM BUILDING BLOCKS:
ECMBPMCEMInformation
ExchangeDiscovery OpenText Whitepaper
2012
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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|
Focus:
… still unstructuredinformation … ?
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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|
EIM COMMON USECASES:
• Operational EIMManaging on-boarding, use and off-boarding of all types of information within and outside the enterprise
• Analytical EIMUsing Business Intelligence and BigData analytics to leverage information
• Information GovernanceActive control of information
SAP Verlag, 2012
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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|
Focus:
… still structureddata … with documents as
appendices ?
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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||
A LEAP TOO SHORT?
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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||
A LEAP TOO SHORT?ECM always had managed structured data:COLD, reports a.s.o.
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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||
A LEAP TOO SHORT?BigData consists of structured datasets, but is heterogenous, has too many formats and is too volatile – so it is in fact unstructured information
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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||A slight return:
Todays solutions must be able to manage every type of information.
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM DEFINITION:
“EIM Enterprise Information Management stands for the comprehensive management of all information in an enterprise, regardless of location, user, author, generating system, application, format, media, device and time.”
Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2008
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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CO
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|||
EIM COMPONENTS:“EIM combines functional aspects of Enterprise Content Management, Business Process Management, Enterprise Search, Knowledge Management, Business Intelligence, Information Governance, Data Warehousing, Web 2.0 and Information Lifecycle Management.”
Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2009
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
|||CONSEQUENCES AND SOLUTIONS FOR
USERS |||Solutions|Processes||||Solutions|Automation|||||Solutions|Analysis||||||Solutions|Migration|||||||Solutions|Collaboration||||||||Solutions|Governance|||||||||Solutions|Security||||||||||Solutions|Cloud|||||||||||Solutions|Archives|||||||||
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM … provides solutions for
major business challenges!
Some examples.
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Proc
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s|EIM
Processes:“Process management is the backbone of EIM providing control and efficiency for the use of information in the enterprise. Information only has a value of its own when its used in processes.”
Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2010
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Proc
esse
s|EIM
Processes:Process improvement is the buried treasure of every enterprise!BPM within the scope of EIM has a great potential for cost saving, customer relationship improvement, and faster reaction to change.
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Auto
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EIM Automation:
“Manual processes are the bottleneck of information management systems.”
Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2005
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Auto
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EIM Automation:
“Digital mailroom, workflow, recognition, classification, semantics, artificial intelligence, business analytics ... they are all essential components of business process automation.”
Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2010
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Auto
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EIM Automation:
Automation is the key concept for better information quality and user acceptance.Current challenges like Bigdata, faster reaction to change, selective dissemination and access to information need automation.
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EIM Analysis:
“Tools for analysis of Information are obligatory for EIM. Good analysis and consolidation of information, both structured and unstructured, will decide the future of the business.”
Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2011
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EIM Analysis:
New tools for the analysis of search results in enterprise search, business intelligence, bigdata, a.s.o. will enhance existing analysis and management strategies within EIM.
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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EIM Migration:
“There are no longer green pastures in computer centers.”
Ulrich Kampffmeyer, EIM Update 2008
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EIM Migration:
The main concept of EIM is integration instead of migration.Migration should be reduced to the exchange of hardware and operating systems – but no longer for solutions.EIM delivers an umbrella for the management of information in heterogenous environments.
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EIM Collaboration:
“With Web 2.0 collaboration was enriched with new tools, enabling organizations to move forward to knowledge management.”
Ulrich Kampffmeyer, 2004
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EIM Collaboration:
Collaboration is the new quality of information management, independent of time, location, format, use case. Case management and adhoc workflow enhance the capabilities of working together.Collaboration is mainly not about tools but about a new set of mind.
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EIM Governance:
“With apps, byod, mobile, saas, cloud, ubiquitous computing, analytics the demand for more active control returns – this is the hour of Information Governance for GRC Governance, Risk Management and Compliance.”
Ulrich Kampffmeyer, Records Management Roadshow, 2009
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EIM Governance:
Information Governance is a key element of EIM. It is not a passive control but an active enablement for business. With more information in distributed and mobile solutions, the risk of loss and theft, and the growing need for better information quality, governance gets higher awareness.
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EIM Security:
“Managing Information professionally is protecting information, securing the availibility, and improving the quality .”
Ulrich Kampffmeyer, Document Related Technologies, 2003
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
EIM Security:
Security in EIM has many facets. Access security to information, saving information for secure availibility, protecting information against misuse and loss, using signatures for authenticity and integrity. EIM provides security technologies for all information of the enterprise.
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EIM Cloud:
“The Cloud changes everything, for ever.”
Oscar Berg, 2009
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EIM Cloud:
EIM provides secure management in the cloud and on-premise – and for hybrid solutions.EIM is more than shared drives, synchronisation and social media. EIM provides the foundation for the paperless office.
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Arch
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EIM Archives:
“Do not forget the basics. Electronic archiving is here to save the digital memory of your company.”
Ulrich Kampffmeyer, DoQ 2/19, 1999
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EIM Archives:
Managed repositories will always remain a core element of EIM. Providing safe storage, access protection, direct access and navigation in large information collections is necessary for all applications for overarching use of information where ever it exists in the enterprise.||
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||||EIM IS
INEVITABLE, BUT …||||But …|Outlook|
||||But …|My small concerns||||||But …|Oscar Berg|||||||But …|Shoshana Zuboff||||||||But …|Frank Schirrmacher|||||
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||||
But …
|Out
look
|EIM
… is a necessity, because information requires to be managed to:
• stay safe• be of value • remain always available• access knowledge• maintain compliance• improve processes• stay proactive with change
• and a 1000 other good reasons
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||||
But …
|My
smal
l con
cern
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EIM … is inevitable, but …• We are completely dependent on the
availibility and correctness of digital information
• Information is (mis)used to control • Information is the most important
economic asset besides natural ressources and ahead of labour
• Information about information is growing faster then ever – the shadow is rising
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But …
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||
Oscar Berg
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||||
But …
|Osc
ar B
erg|
||
“Library services such as version control and checkout/checkin are happening
behind the scenes. ““Cloud-based storage and automatic
synchronization services enables seamless working across any device.”
“ Nothing is deleted. Ever.“
Oscar Berg, 2011
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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“In the future, content management will become like air, invisible to users.
The content will be automatically managed. We won't have to spend any thoughts on
how to manage our content. We won't have to care about different formats or types of content, where the
content is stored, or what version of it that is the correct one.
Instead we will be able to concentrate entirely on how to communicate effectively.”
Oscar Berg, 2011
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Shoshana Zuboff
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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“Zuboff’s Laws1. Everything, that can be digitized and
transformed in to information, will be digitized and transformed into information.
2. Everything, that can automized, will be automized.
3. Each technology, which can be colonized for surveillance and control, will be colonized for surveillance and control.“
Shoshana Zuboff
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Frank Schirrmacher
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Payback
„Who feeds on whom in the digital society?
It is a darwinistic race between man and computer.“
Frank Schirrmacher, 2010
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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer
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But …
|Out
look
|„The explosion of information will
change our memory, our mindfullness and our cognitive abilities, will change our brain physically, comparable only to the muscle and body transformation in
the age of the industrial revolution. No man can withdraw from this change.
But these are only preparations for a much larger change.“
Frank Schirrmacher, 2010
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com© PROJECT CONSULT 2013
Isestrasse 6320149 Hamburg | Germany 63
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Thank You!
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Authorship rights: Dr. Ulrich KampffmeyerCopyrights: OpenText Deutschland GmbH, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
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Enterprise Information Management OpenText EIMDays 2013Dr. Ulrich Kampffmeyer 64
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Quellen- und Bildnachweis
Quellennachweis: Hintergrundfolien: eigene Bilder von der dOCUMENTA [13] in Kassel
I : Julie Mehretu „Mogamma“II : Sopheap Pich „Rattanakiri Field Reliefs“ III : Thomas Bayrle „Carmageddon“IV : Hubertus Gojowszyk „Tür zur Bibliothek“
Fotos (F), Tabellen (T), Grafiken (G), Zitate (Z):F 005 Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT 2007 FZ 008 John Mancini, AIIM, 2009; Zitat AIIM Definition von ECM 2008G 009 AIIM international, 2003 G 011 PROJECT CONSULT 2008 unter Verwendung von G 009G 014 Pyramide des Wissens; adaptiert von PROJECT CONSULT nach E. ProbstG 014 Pyramide des Wissens; adaptiert von PROJECT CONSULT nach E. ProbstG 014 Pyramide des Wissens mit Zuordnung von PROJECT CONSULTGZ 019 Gartner, Logo, Gartner Group®; Zitat aus Tagungsfolien 2007GZ 020 Gartner, Logo, Gartner Group®; Zitat aus Glossary 2011G 021 Screenshots Whitepaper OpenText, 2012; freie Adaption TextG 021 Logo OpenText®, Downloadbereich von OpenText.comG 022 Screenshot EIM Buch 2013; freie Adaption Text aus „Kapitel Definition“G 023 Logo SAP®, Downloadbereich von SAP.deG 029 Logo PROJECT CONSULT®G 030 Logo PROJECT CONSULT®Z 048 Oscar Berg, Zitat Blog 2011F 055 Oscar Berg; Oscar Berg 2010Z 056 Oscar Berg, Zitat Blog 2009Z 057 Oscar Berg; Zitat Blog 2011F 058 Shoshana Zuboff; Amazon; Z 059 Shoshana Zuboff „Zuboff‘S Laws“, eigene Rückübersetzung (dt. Zitat)F 060 Frank Schirrmacher, FAZ® 2010Z 061 Frank Schirrmacher, Payback; eigene ÜbersetzungZ 062 Frank Schirrmacher, Payback; eigene Übersetzung
Alle übrigen Texte sowie ausgewiesene Quellen und Zitate:
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT