Einführung einer SAP-basierten Lösung für das Technische Facility Management
Christian Pauly & Gerd Hartmann
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Übersicht
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Einführung der SAP-basierten Lösung (Umsetzungspaket Basis)
Einführung der SAP-basierten Lösung
(Umsetzungspaket Kleinmaßnahmeabwicklung)
Erfahrungen
Zusammenfassung und weitere Vorhaben
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Wer wir sind
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Ein weltweit tätiger Technologiekonzern
Seit mehr als 160 Jahren in Familienbesitz
Wir schaffen hochwertige Lösungen für unsere Kunden und stärken so
nachhaltig ihre Wettbewerbsfähigkeit
Weltweit 12.591 Mitarbeiter an über 100 Standorten in 38 Ländern
Produktumsatz 2014: 3,4 Mrd. €
Edelmetallhandelsumsatz 2014: 12,2 Mrd. €
DAS UNTERNEHMEN
Stammsitz Hanau Regional Headquarter Schanghai Standort Buford USA
Wo wir herkommen
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1851: Chemiker Wilhelm Carl Heraeus übernimmt die väterliche Einhorn-
Apotheke in Hanau
1856: W. C. Heraeus schmilzt erstmals zwei Kilogramm Platin in einer
Knallgasflamme. Er macht das Edelmetall industriell verwertbar.
Über 160 Jahre Heraeus: Von der kleinen Apotheke zum weltweit tätigen
Edelmetall- und Technologiekonzern
DAS UNTERNEHMEN
Meilensteine auf dem Weg zum internationalen Technologiekonzern
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DAS UNTERNEHMEN
1856 – Platinschmelze 1899 – Blasenfreies Quarzglas 1904 – Künstliche Höhensonne
1906 – Platin-Widerstandsthermometer 1916 – Platin-Netze 1969 – Quarzglas auf dem Mond
Meilensteine auf dem Weg zum internationalen Technologiekonzern
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DAS UNTERNEHMEN
1972 – Knochenzement 1983 – Mikrochips1982 – Herzschrittmacher
1993 – Carbon Infrarot-Strahler 2008 – Silberpasten 2010 – Clevios
HSM – Der Standortbetreiber für Heraeus
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DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM)
Betreiber der Heraeus Standorte in Deutschland
Bereitstellung von Flächen und Gebäude
Gefahrenabwehr
Services (u.a. Gastronomie, Besucherempfang, Konferenzen) und Support
Energie und technische Medien
Nachhaltiger Funktionserhalt der Immobilien
Strukturgerechte Standortentwicklung
Beratung für das Gestalten und Strukturieren der ausländischen Standorte
über 170 Mitarbeiter
Gebäude-Nutzfläche 400.000 m² (incl. Leerstand)
Standortfläche 665.000 m²
ca. 100 Mio. € Umsatz; ca. 25 Mio. € Projektvolumen
Ausgangssituation im Technischen Facility Management
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Heterogene Systemlandschaft
z.B. ZUWIS, InfoPath-Formulare, Excel
Keine durchgängigen Prozesse auf Grund von Medienbrüchen
z.B. Störmeldungserfassung im Mitarbeiter-Portal und manuelle Datenübernahme nach SAP
Teilnutzung von SAP PM, allerdings mit Controlling-Fokus
Technische-Platz-Hierarchie analog zur Kostenstellenstruktur
Bildung der IH-Auftragsarten nach Abrechnungsgesichtspunkten
Fehlende Standards zur Beauftragung der HSM durch Heraeus Mitarbeiter
(Kunde) und zur Beauftragung von Fremdfirmen durch HSM
(Prozesskette: Kunde HSM Fremdfirma)
Kein integrierter Prozess zur Störungsbehebung
Kein integrierter Prozess zur Kleinmaßnahmenabwicklung (bis 5.000,- Euro)
Fehlende Prozesstransparenz im Hinblick auf Abarbeitungsgrad und Kosten der
Maßnahme
AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN
Rahmenbedingungen der Umsetzungsplanung
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Realisierung im Rahmen von vier Umsetzungspaketen
Hohe Priorität auf Benutzerfreundlichkeit
Schrittweise Einführung zur Vermeidung von Überforderungen
Basis
Stammdaten
Störungs-
behebung
Planmäßige Instand-
haltungsabwicklung
Inspektion/
Wartung/Prüfung
Auftragsarten
Grafik
CAD-Anbindung
Flächenmanagement
Maßnahmen-
anforderung
Fremdfirmen-
portal
Kleinmaßnahmen-
abwicklung
AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN
Umfang des Umsetzungspakets „Basis“
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Abbildung einer Technischen Platzhierarchie unter Nutzung des definierten
Kennzeichnungssystems
Klassifizierung der Anlagenobjekte (Objekte der Technischen Gebäude-
ausrüstung (TGA)) zur Abbildung technischer Sachmerkmale
Realisierung einer Erfassungsmaske im Look & Feel des Heraeus Mitarbeiter-
Portals zur Erfassung von Störungen durch Heraeus-Mitarbeiter
Abbildung einer Service-Desk-Funktionalität in SAP zur Störmeldungs-
qualifizierung, Fremdfirmenbeauftragung, Meldungsverfolgung und
Rechnungsprüfung
Zuordnung von Dokumenten zu Meldungen und Technischen Plätzen
EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS “ )
Technische Platzhierarchie (I)
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Abbildung einer Technischen Platzhierarchie unter Nutzung des definierten
Kennzeichnungssystems
Architekturobjekte
z. B. 276.WH.310.E01
Anlagenobjekte
z. B. 276.WH.310=TJS01
Anmerkung: Es werden keine Equipments verwendet
EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS “ )
Technische Platzhierarchie (II)
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EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS “ )
Klassifizierung
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Klassifizierung der Anlagenobjekte zur Abbildung technischer Sachmerkmale
EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS “ )
Prozess „Störungsbehebung“
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Manuelle
Erfassung der
Störmeldung
im Portal
Qualifizierung
der
Störmeldung
ggfs. Vor-Ort-
Qualifizierung der
Störmeldung
Fremdfirmen-
beauftragung
Auftrags-
eröffnung
mit
Meldungsbezug
Manueller
Meldungs-
abschluss
Rechnungs-
stellung
Vor-Ort-
Störungsbehebu
ng
Ticket-
abschluss
Hera
eus
Mitarb
eiter
(Kunde)
Obje
ktv
era
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ort
licher/
Anla
genbedie
ner
Fre
mdfirm
aS
erv
ice-D
esk-
Mitarb
eiter
Autom. Meldungs-
eröffnung
in SAP
(Meldungsart ZS)
EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS “ )
Live-Demo
Seite 15KK | Konzernkommunikation | 07.05.2013
EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS “ )
Umfang des Umsetzungspakets „Kleinmaßnahmenabwicklung“
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Realisierung einer Erfassungsmaske im Look & Feel des Heraeus Mitarbeiter-
Portals zur Anforderung einer (planbaren) Kleinmaßnahme durch Heraeus-
Mitarbeiter
Anmerkung: Im Gegensatz zu einer Projektmaßnahme handelt es sich bei einer
Kleinmaßnahme um ein Vorhaben mit einem maximalen Budgetvolumen von 5.000,-
Euro
Abbildung der Budgetbeantragung und –freigabe durch Standort-/Anlagen-
verantwortlichen
Abbildung von Fremdfirmenkontrakten mit Leistungszeilen und –preisen
Fremdfirmenbeauftragung über Aktivitätenleiste
Auswahl einer Fremdfirma aus der gewerkespezifischen Vorschlagsliste
Automatische IH-Auftrags-/Vorgangseröffnung
ggfs. manuelle Limiterfassung im Falle einer Fremdfirma mit Kontraktbezug
Leistungserfassung/-abnahme durch Objektverantwortlichen/Anlagenbediener
nach Erhalt des Aufmaßblattes
EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „KLEINMAßNAHMENABW ICKLUNG“)
Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ (I)
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Man. Erfassung
der Maßnahmen-
anforderung
im Portal
Fremdfirmen-
beauftragung
Obje
ktv
era
ntw
ort
licher/
Anla
genbedie
ner
Fre
mdfirm
a
ja Fremdfirma
mit Kontrakt
?
ja
nein
Autom. Meldungs-
eröffnung
in SAP
(Meldungsart MA)
nein
Real. der
Maßnahmen
anforderung
1
Hera
eus-M
itarb
eiter
(Kunde)
Manuelle
Meldungsbearbeit
ung
In SAP
Automatische
IH-Auftrags-/
Vorgangseröffnun
g (Steuerschlüssel
PM02)
Automatische
IH-Auftrags-/
Vorgangseröffnun
g (Steuerschlüssel
PM03)
EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „KLEINMAßNAHMENABW ICKLUNG“)
Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ (II)
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Manuelle
Limiterfassung
Automatische
BANF-
Generierung
Automatische
BANF-
Generierung
Automatische
Bestellumsetzung
Automatische
Bestellumsetzung
Manuelle
Leistungs-
erfassung/
-abnahme
Rechnungs-
prüfung
Manueller
Meldungs-
abschluss
Abgabe
Aufmaßblatt
Obje
ktv
era
ntw
ort
licher/
Anla
genbedie
ner
Fre
mdfirm
a
1
Hera
eus-M
itarb
eiter
(Kunde)
EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „KLEINMAßNAHMENABW ICKLUNG“)
Erfahrungen
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Erhöhter Schulungsaufwand aufgrund heterogener Nutzergruppen bestehend
aus Technikern (Anlagenbetrieb, Objektbetrieb, Service Desk) und Kaufleuten
(Einkauf, Rechnungsprüfung)
Überzeugungsarbeit im Hinblick auf Nutzung der SAP-Software erforderlich
Erkenntnis: Komplexe Geschäftsprozesse (Kunde – HSM – Fremdfirma)
bedingen komplexe Abläufe in der SAP-Software
Abhilfe: Vereinfachung durch Nutzung der Aktivitätenleiste in der Meldung
Erhöhter Abstimmaufwand wegen Neukonzeption ausgewählter Prozesse
(Störungsbehebung, Kleinmaßnahmenabwicklung) bei gleichzeitiger
Beibehaltung bisheriger Prozesse (Projektmaßnahmenabwicklung,
Inspektion/Wartung/Prüfung), z.B. wegen
Nutzung der bisherigen Auftragsarten
Beibehaltung der bisherigen Verrechnungslogik zwischen HSM und deren Kunden
ERFAHRUNGEN
Umsetzungsdauer
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Dauer Umsetzungspaket I „Basis“
9 Monate (für initiale Einführung)
6 Monate (für kontinuierliche Verbesserungen)
Dauer Umsetzungspaket „Kleinmaßnahmenabwicklung“
(ohne Fremdfirmenportal)
4 Monate
ZUSAMMENFASSUNG UND W EITERE VORHABEN
Basis
Stammdaten
Störungs-
behebung
Planmäßige Instand-
haltungsabwicklung
Inspektion/
Wartung/Prüfung
Auftragsarten
Grafik
CAD-Anbindung
Flächenmanagement
Maßnahmen-
anforderung
Fremdfirmen-
portal
Kleinmaßnahmen-
abwicklung
Nächste Schritte
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Einführung Fremdfirmenportal
GAEB@SAP und
AVA@SAP
Realisierung „Planmäßige Instandhaltungsabwicklung“
Abstimmung mit globalem Programm zur Prozesskonsolidierung (Magellan)
ZUSAMMENFASSUNG UND W EITERE VORHABEN
Basis
Stammdaten
Störungs-
behebung
Planmäßige Instand-
haltungsabwicklung
Inspektion/
Wartung/Prüfung
Auftragsarten
Grafik
CAD-Anbindung
Flächenmanagement
Maßnahmen-
anforderung
Fremdfirmen-
portal
Kleinmaßnahmen-
abwicklung
Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ mit Fremdfirmenportal
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ZUSAMMENFASSUNG UND W EITERE VORHABEN
Manuelle
Limiterfassung
Automatische
BANF-
Generierung
Automatische
BANF-
Generierung
Automatische
Bestellumsetzung
Automatische
Bestellumsetzung
Manuelle
Leistungs-
abnahme
Rechnungs-
prüfung
Manueller
Meldungs-
abschluss
Manuelle
Leistungs-
erfassung mit
Bestellbezug
Obje
ktv
era
ntw
ort
licher/
Anla
genbedie
ner
Fre
mdfirm
a
1
Hera
eus-M
itarb
eiter
(Kunde)
Automatische
Wareneingangs-
abrechnung
(Gutschrift)
Listanzeige aller
Bestellungen
pro
Fremdfirma
Fremdfirmenportal
Seite 23
Über oxando
Die oxando GmbH ist ein Soft-
ware- und Beratungshaus, das
sich auf die Bereiche Instand-
haltung; Service Management,
Mobile Business und IT Service
Management auf Basis von SAP-
Lösungen und -Technologien
spezialisiert hat mit
Erfahrung aus über 200
Projekten in mehr als 20
Jahren
Best Practices in Instand-
haltung und Service
Management
Ausgezeichnete Prozess-
und SAP-Expertise
Kontakt
oxando GmbH
Konrad-Zuse-Ring 12
68163 Mannheim
Telefon: 0621 / 860 860 - 0
E-Mail: [email protected]
www.oxando.com
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