Intervenants :
Christophe BARTEAU – LA MIE CALINE
Elisabeth LAINE – LA MIE CALINE
Olivier BRUNELLE - MERCURIA
Frédéric DUPRÉ - ELO
DEMATERIALISATION d e s
FACTURES FOURNISSEURS
Gain de temps considérable avec ELO Professional sur tous les
processus de dématérialisation des factures fournisseurs
Témoignage
client
2
ELO DIGITAL OFFICE
La société ELO a été Créée en 1996
Siège social situé à Stuttgart, en Allemagne
Près de 480 employés dans le monde, dont 250
en Allemagne
Présence à l’international : 42 pays
CA de 52 mil. EUR (2015)
Plus de 850 partenaires ELO
ELO est le leader du marché allemand des solutions
d’Enterprise Content Management (ECM).
NOUS SOMMES PRESENTS POUR VOUS DANS LE MONDE ENTIER
Avec toutes les filiales de l’entreprise et son réseau de distributeurs,
soit plus de 850 partenaires ELO certifiés.
EUROPE
• Allemagne
• Autriche
• Belgique
• Danemark
• France
• Grande-Bretagne
• Italie
• Luxembourg
• Pays-Bas
• Moldavie
• Pologne
• Espagne
• Hongrie
• Portugal
• République
Tchèque
• Roumanie
• Serbie
• Slovaquie
• Suisse
• Turquie
AFRIQUE MOYEN-ORIENT
ASIE
• Hong Kong
• Indonésie
• Malaisie
• Singapour
• Sri Lanka
• Philippines• Qatar
• Oman
• Arabie Saoudite
• Egypte
• Cameroun
• Mauritanie
• Nigéria
• Afrique du sud
• Tanzanie
AMERIQUE DU
SUD• Brésil
• Pérou
AMERIQUE DU
NORD• Etats-Unis
PERIMETRE FONCTIONNEL DES SOLUTIONS ELO
Une véritable GED
d’entreprise
Demandes d’achat, contrats
Commandes,
bons de livraison
Factures d’achat ou de vente
Courriers, CV
Procédures, documents RH
Mails
…
* Enterprise content management
ELO Professional ECM*
Solution ELO
. Solution unique pour tous vos documents. Intégration dans votre système d’information
Une intégration parfaite dans votre système d’information
... Au bureau
... Lorsque vous travaillez à distance
Echangez de l’information, où et quand vous voulez
... Ou en déplacement
Avantages et bénéfices - Mobilité
NOTRE PROTFOLIO DE SOLUTIONS
Votre entrée dans le monde de la gestion
documentaire
Plateforme ELO évolutive pour les
infrastructures plus complexes.
PRA, load balancing…
Intègre de manière efficace les systèmes
ERP/CRM à la plateforme ECM d’ELO
ELOoffice
Solution ECM client-serveur modulaire
conçue pour les besoins des petites et
moyennes entreprises.
ELOprofessional ELOenterprise
Classement, traitement intelligent et
automatique de documents entrants
LAD / RAD
ELO DocXtractor ELO BLP
La solution ELO Professional
Olivier BRUNELLE, Chef de projet MERCURIA
Dématérialisation des factures d’achat
GED, processus d’imputation et validation
ELOprofessional
Reconnaissance des données de factures
ELO DocXtractor
Archivage, Indexation, Recherche
Numérisation traitement
des PDF
5 étapes clef
Numérisation ou intégration
e-factures
Reconnaissance fournisseur, données de
facture
Circuit d’imputation et
validation
Génération écritures en
comptabilité ou export ERP
Synchronisation
n° pièce comptable
et règlement
Etapes de traitement des factures d’achat
Processus complet
. De la numérisation à la comptabilisation
Traçabilité complète
. Dès la numérisation
. Suivi de toute modification
BAP
Synthèse des Flux
Factures avec commande
. Imputation dans ELO
. Export écritures avec lien PDF
. Obtention du BAP
. Export BAP
. Intégration comptable
. Export des données permettant le contrôle de la facture avec lien PDF. Contrôle facture par l’ERP ou ELO. Génération écritures et BAP vers logiciel de comptabilité
Factures frais générauxEcritures comptables
Entêtes et pied page facture
N° pièce,
infos paiement
Génération écritures
Factures frais généraux
Toutes factures
Factures avec commande
Toutes factures
. Synchronisation n° pièce comptable et infos de paiement
ELO Service
- Reconnaissance : fournisseur, montants, commande,…
- Processus d’imputation et de validation du BAP
- Archivage
Processus de dématérialisation des factures d’achat
Données spécifiques
. Connexion directe aux tables ou vuesImport de fichiers CSV
. Autonomie pour alimenter les données complémentaires
Données métiers
Comptes généraux et analytiques, fournisseurs, tva, modes de règlement
Infos commandes et réception
Circuits de décision, modèles de saisie, journaux, règles de calcul de la date comptable, …
ELO Service
Tables référentiel utilisées pour :
- la reconnaissance des fournisseurs et commandes
- L’imputation comptable
- Les règles de contrôle et calcul de tva
Gestion du référentiel
Processus basés sur une table de
décision
Formulaires graphiques adaptés
à chaque rôle
Gestions des statuts de validation
Notes, pièces jointes, signatures,
tampons
Une plateforme modulaire et adaptée à vos besoins
Une solution complète
. La richesse fonctionnelle du produit permet de s’adapter à votre mode de fonctionnement
. Les circuits de validation sont respectés
Ils nous font confiance
Partage
d’expérience
Partage d’expérience de La Mie Câline
Intervenants :
• Christophe BARTEAU – LA MIE CALINE• Elisabeth LAINE – LA MIE CALINE
Présentation de la société
La société vendéenne LA MIE CALINE a son siègesocial à St Jean de Monts.En plus de 30 ans, l’enseigne n’a cessé de croitre eta dépassé les 200 points de vente franchisés.
• Activité : Fabrication industrielle de pain et de pâtisserie fraîche
• Organisation : 1 site de production certifié ISO 9001 et IF + 1 franchiseur + 1 centrale d’achat dédiée + 1 filiale logistique
• Effectif : 2000 personnes avec 208 magasins, dont 200 personnes sur le site de production en Vendée.
• CA 134 millions d’euros HT en 2013
Contexte du projet dématérialisation
• Comptabilité POCWIN
• Services comptables centralisés à St Jean de Monts
• ERP
• 15 000 factures / an
Les défis à relever
Gagner du temps
Eviter des copies de factures
Avoir un état des factures en attente
Faciliter le contrôle
Dématérialiser les documents
associés aux factures
Centraliser la vision des factures
Les enjeux et contraintes
Gestion de l’interface avec la comptabilité
Gestion des différents processus
- les factures de charges externes
- Les factures industrielles
Accompagnement au changement
Les objectifs du projet
Zéro papier pour les factures d’achat
Fluidifier les processus de
validation
Pas de perte de papier ou
factures
Autonomie de consultation pour tous les utilisateurs
Pourquoi ELO et MERCURIA
Simplicité d’utilisation
de l’outil Elo
Ecoute et proximité de l’intégrateur
Mercurialangage
comptable des
interlocuteurs
La solution mise en place
• Scan des factures papier
• Intégration des PDF
Dématérialisation
• Reconnaissance des champs de la facture
• Alimentation des index de facture
LAD • Imputation comptable
• Validation web
• Retour au service comptable
• Export des écritures vers la comptabilité
Workflow de validation
Analyse d’adéquation
Installation technique Réalisation
Formation utilisateurs
Phase de test, recette
Démarrage progressif
Phases de projet
Mai 2016 Juin 2016 été 2016 Sept - nov 2016
Difficultés surmontées
• Se projeter sur la solution finale
• Traitement différent selon la nature
• Interface
Facteurs de succès
• Equipe projet binôme : SI et direction comptable
• Souplesse du produit et savoir faire de Mercuria
• Démarrage progressif
Facteurs de succès et difficultés du projet
Point sur les défis et enjeux
Défis
• Circulation électronique, suppressions des copies
• Autonomie des utilisateurs pour la recherche
• Gestion des situations et suivi des factures
• Gain de temps
Enjeux
• Interface POCWIN
• Adhésion des utilisateurs au changement
• Traitements des factures métiers et frais généraux
• Autonomie des différents services
Conclusion et nouveau projet
Satisfaction des utilisateurs et des
valideurs
Satisfaction de la relation et de
l’écoute de Mercuria
Importance de l’accompagnement au changement
Objectif d’étendre ELO sur de nouvelles sociétéset dans les services juridiques et RH.