Das Spendengütesiegel als Qualitätsmanagement-Tool
Erika Tschofönig, Licht für die WeltAndreas Lummerstorfer
Steuerberater & Wirtschaftsprüfer
AG SpendengütesiegelWorkshop am 17. Juni 2013
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Dimensionen des Qualitätsmanagements
• Strukturqualität (S)– Intern: personell, finanziell, (Organisation)– Extern: Bewertung Lieferanten
• Prozessqualität (P)– Führung, Leistungserstellung, Strategie und Planung,
(Organisation)• Ergebnisqualität (E)
– Zweckerfüllung, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
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„Werkzeuge“ des SGS als QM-Tool (1)
• Kriterien, 7 Bereiche (Ebene 2)– Ordungsmäßigkeit der Rechnungslegung– Internes Kontrollsystem, Trennung GF und Kontrolle– Satzungs- und widmungsgemäße
Spendenverwendung– Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit– Finanzpolitik bei Spendenverwendung– Personalwesen– Lauterkeit der Werbung
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„Werkzeuge“ des SGS als QM-Tool (2)• 34 Kriterien (Ebene 3), muss geprüft werden,
gegliedert in– Formale Voraussetzungen und Organisation– Werbung und Spendensammlung– Mittelverwendung– Informationspflicht
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„Werkzeuge“ des SGS als QM-Tool (3)
• „Checklist“– Kann geprüft werden– Unterstützung für Prüfer und Geprüftem– In Abhängigkeit von der Größe der Organisation– Gewichtung obliegt dem Prüfer
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„Werkzeuge“ des SGS als QM-Tool (4)
• Prüferleitfaden und Ausgabenmatrix– Ergänzung zu Pkt 33.1 des Kriterienkatalogs– Unterstützung für Prüfer und Geprüftem– Entweder Verwendung der excel-Vorlage oder
gleichwertiger Informationsgehalt in Kore– Gültig ab Wirtschaftsjahr 2012– Wird laufend verbessert werden
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SGS als QM-Tool: Fazit + Erfahrungen
• Kein geschlossenes und umfassendes System• Liefert Vorschlag für Struktur- und
Prozessqualität, teilweise Ergebnisqualität• Muss an die Größe der Organisation angepasst
werden• Umsetzung des SGS und der Prüfungsergebnisse kontinuierlicher Verbesserungsprozess
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Voraussetzungen, SGS als QM-Tool (1)• Rückendeckung durch Leitungsorgan
Ressourcen müssen bereitgestellt werden• Einbindung der MitarbeiterInnen Akzeptanz• Abhaken oder kontinuierlicher
Verbesserungsprozess• Prioritäten setzen: Wichtigkeit individuell
beurteilen Zeitplan ?
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Voraussetzungen, SGS als QM-Tool (2)• Wirtschaftstreuhänder (WT) als Dialogpartner
nutzen• Keine einheitliche Vorgangsweise durch WT´s „pflichtgemäßes Ermessen“
• Anpassung der Werkzeuge entsprechend der Größe der Organisation
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Chancen durch SGS als QM-Tool (1)
• Professionalisierung• Etablierung von Mindeststandards in
Organisation, Personalwesen, Finanzpolitik, Spendengewinnung und –verwendung
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, laufend oder jährlich wiederkehrend
• Anerkennung durch Spender
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Chancen durch SGS als QM-Tool (2)
• Anerkennung durch Fördergeber• Wechselseitiges Profitieren: Vergleich mit
anderen Organisationen + vertiefender Einblick
• „Implizites“ wird „Explizites“: bereits Gelebtes wird evaluiert, Positives wird verschriftlicht gesamte Organisation profitiert
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Chancen durch SGS als QM-Tool (3)
• „Organisationswissen“ versus persönliches Wissen Erleichterung von Wissenstransfer
• Anstoß für umfassendes QM ?• Durchsetzung von Notwendigem, aber
Unbeliebtem
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Risiken und Herausforderungen (1)
• Bürokratisierung: Nutzen muss größer sein als Aufwand
• Orientierung und Ausrichtung an Mindesterfordernis
• Strukturierungsvorschlag, muss erst an die Organisation angepasst werden
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Risiken und Herausforderungen (2)
• Gute Ansatzpunkte bei Struktur- und Prozessqualität, eingeschränkt Ergebnisqualität
• Veränderung erzeugt Unsicherheit bei MitarbeiterInnen Umgang damit?
• Funktionstrennung– Kleine Organisationen: individuelle Lösungen– Große Organisationen: Widerstand
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Effizienz der Prüfung
• Unterjährig festhalten, uU Kommunikation mit Prüfer– Veränderung von Rahmenbedingungen,
Prozessen, Richtlinien• Aktive Verwendung von Kriterienkatalog,
Checklist, Ausgabenmatrix
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Einzelaspekte (1)
• Funktionstrennungen:– Grundsätzlich: Durchführung und Kontrolle– Buchhaltung und Zahlungsverkehr– Einkauf und (ausschließliche) Kontrolle– Kleine Organisationen: Einbindung von
Rechnungsprüfern– Umsetzung in EDV
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Einzelaspekte (2)
• Umsetzung des 4-Augen-Prinzips– Einzel- versus Gesamtgeschäftsführung– Einzel- versus Gesamtvertretung– Verträge– Online-Banking
• Umgang mit Tans• Technische Möglichkeiten erfragen und nutzen
– Hände weg von Scheinlösungen
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Einzelaspekte (3)
• Spendenwerbung– Im öffentlichen Fokus– Evaluierung erforderlich– Internen Maximalprozentsatz definieren?– Auslagerung: Schulung !!!– Mystery Shopping
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Einzelaspekte (4)
• Steuerliche Gemeinnützigkeit bzw „Spendensammelorg.“ als Voraussetzung– Interne Zuständigkeit und Verantwortung– Gefahrenbereiche: Statuten generell, Zweck/Mittel-
Vermischung, Auflösungsbestimmung, Unmittelbarkeit, Fundraisingaktivitäten
– Vermögensaufbau steuerlich betrachtet– Interessensvertretungen
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Einzelaspekte (5)
• Besonderheiten Rechnungswesen– „Gewöhnliche“ Einnahmen und Ausgaben– Vermögensübersicht– Subventionen– Noch nicht widmungsgemäß verwendete Spenden– Verwaltung Anlagevermögen– Gesonderter Rechnungskreis + externe Prüfung– Abbildung von wirtschaftlichen Geschäfts-betrieben
und „schädlichen“ Betrieben in Kore
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Einzelaspekte (6)
• Geschäftsordnungen, sonstige interne Regelungen– Verständlichkeit– Soll-Ist-Vergleich (Konsequenz) erforderlich– Haben Signalwirkung– „Der Fisch beginnt am Kopf zu stinken“– Besser keine Regelung als nicht eingehaltene Regelung– Problematik Hauptamt - Ehrenamt
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Einzelaspekte (7)
• Unbefangenheit, keine pers. Interessen– Schriftliche Unbefangenheitserklärung– Umsetzung angedrohter Sanktionen– Wandel hinsichtlich „Kavaliersdelikte“– Regelung der Geschenkannahme
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