Chart 1© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003
Auswahl von Content Management
SystemenVoraussetzungen, Vorgehensweise, Erfolgsfaktoren
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Ehrhardt F. Heinold, Geschäftsführer der Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung
1995 gegründet Auf die Verlagsbranche und Neue Medien
spezialisierte Unternehmensberatung Dienstleistungen:
• Consulting• Weiterbildung• Mergers & Acquisitions• Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen
Kurze Vorstellung
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Projektbeispiele
Begleitung bei der Umsetzung von • (medienneutralem) Content Management• Web Content Management • Media Asset Management (Bild- und
Produktionsdatenbank) Internet-Strategien für Fachverlage Durchführung von Inhouseseminaren zum
Thema Content Management in Fachverlagen Marktuntersuchung E-Learning
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Alles ist Content
Ist alles Content?
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Content - das Wunderwort
Der Begriff „Content“ hat seinen Siegeszug angetreten. Mittlerweile können nahezu alle in einem Unternehmen vorhandnen Informationen als Content bezeichnet werden.
Entsprechend umfasst Content Management mittlerweile die digitale Verwaltung von sämtlichen Inhalten.
„Enterprise Content Management“ ist das Zauberwort.
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Content-Management als Wertschöpfung
Doch Achtung: Es gibt keinen Content, sondern nur Inhalte. Inhalte sind wertvoll, sie entstehen aus intellektueller Arbeit. Content Management bedeutet:
• Inhalte schnell zu finden, erzeugen, publizieren und archivieren.• Den Mitarbeitern ermöglichen, Inhalte noch effizienter
aufzubereiten und noch wertvoller machen zu können. Content Management ist Wertschöpfung, u.a. durch:
• Konsistenz von Inhalten• Mehrmediale Mehrfachverwertung von Inhalte• Aktualität von Informationen• Multi-Channel-Publishing• Personalisierung von Inhalten anhand von Userprofilen für
Publishing und Marketing
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Content-Management
Die Einführung von Content Management ist also keine rein technische Fragestellung. Übergeordnete Zielsetzungen können sein:• Erhöhung der Arbeitseffizienz• Einsparungen durch Prozess-Automatisierung• Erhöhung der Datenkonsistenz• Erhöhung der Wertschöpfung durch neue Produkte• Ermöglichung von Langzeitarchivierung
Diese grundsätzlichen Zielsetzungen sollten in keinem Projekt durch technische Machbarkeitsversprechen verdrängt werden!
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Content-Management ist vielfältig
Inhaltsorientiertes CM: Medien, Technische Dokumentation, Marketingkommunikation
Datenorientiertes CM: Produktdaten, E-Commerce Publishingorientiertes CM: Aufbereitung für
unterschiedliche Publishingformen und –kanäle Exchangeorientiertes CM: Content-Austausch Prozessorientiertes CM: Geschäftsprozesse, Workflow Archivierungsorientiertes CM: Konsistente
Datenhaltung, zukunftssichere Archivierung
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Vorgehensweise
Ein paar Vorüberlegungen
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Content Management
Content Management
Finanzieller Rahmen
Mitarbeiter
Produkte / Dienstleistungen
Märkte / ZielgruppenVisionen / Ziele
Geschäftsprozesse / Organisation
IT-Infrastruktur
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Die richtige Lösung finden
Grundsätzlich: Firmen suchen keine Software, sondern eine Lösung für definierte Anforderungen!
Was die Lösungssuche so schwierig macht:• Die verschiedenen Softwaresysteme werden ständig erweitert
und wachsen zu einem Markt zusammen. Die Unterschiede sind immer schwerer zu erkennen.
• Die Anbieter versprechen z. T. zu viel (Beispiel XML).• Der Markt der CMS-Anbieter ist noch immer nicht konsolidiert.• Die Anforderungen werden oft nicht genau definiert.• Interne Unstimmigkeiten und starre Vorgaben verhindern ein
objektives Auswahlverfahren.
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Auswahlprozess:Je nach Zweck
Web CMS:• Inhalte im Internet / Intranet verwalten• Inhalte im Web in unterschiedlichen Layouts darstellen
Print CMS• Inhalte und Layout für Printprodukte
Media Asset System• Verwaltung von Bildern, Audio, Video
Integriertes CMS• Inhalte werden „ausgabeneutral“ erfasst und archiviert• Speicherformat ist meistens Datenbank oder XML
Enterprise CMS• Integration der unternehmensrelevanten Informationen
Die Systeme wachsenzwar zusammen, dennoch hat jedes seine Herkunft und damit Stärke!
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Der CMS-Markt ist intransparent
Ergebnis der Umfrage (seit dem 04.03.2002):
Ist der CMS-Markt ausreichend transparent?
guter Überblick 19 10,3%
viel Recherche 51 27,7%
Preise intransparent 52 28,3%
Überblick unmöglich 62 33,7%
Stimmen: 184 100,0%
Quelle: Online-Befragung auf www.cmforum.de
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Content Management im Interessengeflecht
Kaum ein Unternehmen startet heute bei null, d.h. hat kein CMS im Einsatz. In den meisten Firmen existiert ein Nebeneinander von verschiedenen Systemen und Lösungen.
In vielen Unternehmen sind deshalb „objektive“ Entscheidungen unmöglich, es müssen Kompromisse eingegangen werden.
Es muss ein Projekt aufgesetzt werden, dass zu einem großen Teil mit internen Rahmenbedingungen (und Widerständen) beschäftigt sein wird.
Es ist zu prüfen, ob eine Konsolidierung Verbesserungen bringt.
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Das Projekt
Schrittweise zur richtigen Entscheidung
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Projektphase 1:Projektstart
Welche Rahmenbedingungen sind gegeben?• Zeitlicher Rahmen• Finanzieller Rahmen (Budget)• Technische Vorgaben• Manpower-Rahmen• Kompetenz-Rahmen / Entscheidungsprozesse
Wie sieht das Projektteam aus?• Projektleitung• Mitglieder• Steuergruppe
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Projektphase 1: Projektstart
Unternehmensziele• Welche Rolle spielt Content Management für die
Erreichung der Unternehmensziele? Projektziele
• Welche Ziele in Richtung Kunden werden verfolgt?• Welche internen Ziele werden verfolgt?• Welche Businesscases sollen abgebildet werden?
- Publishing- Marketing- Automatisierung
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Projektphase 1:Projektstart
Zum Abschluss des Projektstarts wird ein Projektplan erstellt. Wichtigste Elemente sind:• Projektziele• Projektbeteiligte• Umsetzung der Rahmenbedingungen• Meilensteine und Zeitplan• Steuerungsgremium / Krisenmanagement
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Projektphase 1:Projektstart
Beispiele für Projektziele Ausgabe:
• Crossmediales Publishing• Automatisierter XML-Export
Web:• Integration in Backend-Systeme• Integration in E-Commerce-System• Schnelles Aufsetzen von Webseiten
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Projektphase 2: Analyse
Inhalte / Contents• Welche Inhalte sollen gemanagt werden?• Welche zukünftigen Verwendungen sind geplant?• Welche Inhalte liegen in welcher Form vor?• Wie müssen die Inhalte strukturiert und aufbereitet werden (z.B.
Metadaten)?• Welche Inhalte können wie beschafft werden (Schnittstellen)?
Workflow / Arbeitsabläufe / Geschäftsprozesse• Welche Workflows gibt es?• Wie müssen diese überarbeitet bzw. verändert werden?• Welche Verbesserungen gibt es, welche Verschlechterungen?
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Projektphase 2: Analyse
Daten Management / IT• Wie werden Inhalte aufbereitet?• Wie werden Inhalte jetzt verwaltet und archiviert?• Welche Datenformate sind wofür geeignet? • Welche Vorgaben sind aus der IT zu erfüllen?
Mitarbeiter• Welche Mitarbeiter und Abteilungen sind betroffen?• Welche Veränderungen kommen auf die Mitarbeiter zu?• Welche neuen Qualifikationen werden benötigt?• Sind die Mitarbeiter auf die Veränderungen eingestellt (Beispiel:
Redakteure, Lektoren)Abschluss: Feintuning des Projektplanes
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Projektphase 3:Lösungsszenario
Auf Basis der Zielsetzungen und der Analyse wird mindestens ein Umsetzungsszenario entwickelt.
Daraus entsteht der möglichst umfassende Anforderungskatalog, der wiederum als Basis für eine Ausschreibung dient. Die Ausschreibung sollte wegen der besseren Vergleichbarkeit eine Tabelle mit den zentralen Punkten enthalten (vorhanden, nicht vorhanden). Es können auch Beispielobjekte (wie z.B. Daten, Printprodukte) beigefügt werden. Kernfrage: Wie groß ist der Spielraum für Lösungsvorschläge?
Auf dieser Grundlage wird entschieden, ob und welche externen Dienstleister die Ausschreibung erhalten. Empfehlung: Verschiedene Dienstleister-Kategorien einbeziehen!
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Exkurs:Potentielle Dienstleister
Beispiel Cross Media System: CMS-Hersteller IT-Unternehmen / CMS-Integrator Multimedia-Agentur Strukturentwickler (DTD-Entwickler) Content-Strukturierer (auf Basis einer
bestehenden Struktur) Satzbetrieb (Erfassung / Konvertierung mit DTP-
System wie 3B2, PowerPublisher, Framemaker)
Die Ausschreibung kann auch nach Teilgebieten erfolgen
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Projektphase 3:Lösungsszenario
Bewertung der Angebote:• Briefing verstanden?• Aussagekräftiges Angebot, das auf Ihre Fragen eingeht?• Überzeugendes Lösungsszenario mit „eigenen“ Gedanken?• Ausführliche technische Beschreibung (Whitepaper)
vorhanden? Gibt es Bewertungen dazu von Dritten (z.B. Gartner)?
• Realistischer Zeitplan?• Professionelles Projektmanagement-Konzept?• Referenzprojekte und Kunden? • Preis/Leistung (zu den Kostenblöcken später mehr)?
- Transparent und nachvollziehbar?- Klare Lizenzpolitik?- Folgekosten?
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Projektphase 3:Lösungsszenario
Bewertung der Angebote:• Firmenbewertung
Auswahl der vier bis sechs besten Firmen. Nähere Beschäftigung, Vorgespräche Einladung zur Präsentation Intensive Endauswahl:
• Testinstallation• Referenzkundenbefragung
Entscheidungsvorlage
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Projektphase 3:Umsetzung
Projektstart (wie Gesamtprojekt) • Erstellung eines Projektplanes mit Dienstleister/n• Installation von Steuerungsgremium und
Krisenmanagement• Option: Definition eines Pilotprojektes, eventuell mit
Doppelstrategie (Sicherheitslösung parallel) Entwicklung des Pflichtenheftes Projektcontrolling
• Fortschrittskontrolle / Meilensteine / Dokumentation!• Budgetkontrolle
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Projektphase 3:Umsetzung
Testbetrieb• Dummies: Screendesign, Eingabemasken• Funktionstests: Funktioniert alles?• Betatest: Endtest der Lösung
Schulungen Livebetrieb: Day of no return! Projektabschluss
• Erfolgskontrolle • Lessons Learned
Überführung des Projektes in die täglichen Geschäftsabläufe
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Kosten der Einführung
Erstellung des Konzeptes Software
• CMS-Software• Weitere Software: Datenbank, Bildbearbeitungssoftware etc.• Testinstallation• Customizing
- Anpassung- Integration in IT-Landschaft (Schnittstellen)
• Installation• Schulung• Wartungsverträge / Troubleshooting• Zukünftige Module• ASP-Betrieb: Mietkosten
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Kosten der Einführung
Kreative Dienstleistung• Screendesign• Navigationsdesign
Hardware• Server• Datensicherung• Langzeitarchivierung
Leitungen• Leistungsfähige Internetanbindung• Gestiegener Traffic bei Website-Relaunch
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Erfolgsfaktoren
Gute Projektplanung „Content-Bewusstsein“ bei allen Beteiligten Evolutionäre Umstellung der Organisation, von
Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen Investition in Mitarbeiter (Schulung, Neueinstellung) Ausreichend Personal für Projektstart und -betreuung Realistisches Budget-, Zeit- und Aufwandsplanung Mittel- bis langfristiges Denken und Handeln Integration in Unternehmensziele und –strategie Rückhalt der Geschäftsführung Frustrationstoleranz und Kompromissbereitschaft
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Einbindung in die Gesamtstrategie
Heute liegt die Herausforderung in der Integration aller strategischen Maßnahmen: • Inhalte / Content Management• Marketing / Online-Marketing• Verkauf / E-Commerce• Callcenter / Internet• Direktmarketing / E-Mailing
Diese Integration ist eines der schwierigsten und aufwendigsten Projekte
Chart 32© E. F. Heinold, Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH 2003
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Ehrhardt F. Heinold
Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH BDU
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