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Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung ........................................................................................................................ 3
1.1 Netzwerk Anforderungen .............................................................................................. 3
2. Catalog Management Prozess ................................................................................................ 4
2.1 Katalog-Einladung ...................................................................................................... 4
2.2 Start der Applikation ................................................................................................... 5
2.2.1 Einstellungen ................................................................................................. 6
2.3 Hauptseite ............................................................................................................... 7
2.4 Schritt 1 – Datei(en) auswählen ...................................................................................... 8
2.4.1 Katalog/Bilder auswählen .................................................................................. 8
2.4.2 Validierungsregeln .......................................................................................... 10
2.5 Schritt 2 – Excel Mapping ............................................................................................. 11
2.6 Schritt 3 - Importieren ................................................................................................ 13
2.7 Katalogdetails - Übersicht ............................................................................................ 15
2.8 Katalog Upload ......................................................................................................... 19
2.9 Online und Offline Modus ............................................................................................. 21
2.10 Fehlerreport senden .................................................................................................. 21
3. CCMT Update Installieren ....................................................................................................22
3.1 Update von Version 1.6 (oder älter) ................................................................................ 22
4. Release Notes ..................................................................................................................23
4.1 Version 2.7.12.21 ...................................................................................................... 23
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1. Einleitung
Das Catalog Content Management Tool (kurz: „CCMT“) ist eine Applikation, die dem Upload von eProcurement
Katalogen dient. Es macht es Lieferanten noch einfacher, Kataloge hochzuladen und den Einkäufern im benötigten
Format zur Verfügung stellen. Das Tool bietet einen Überblick über alle Kataloge, die von den Lieferanten neu
hochgeladen oder aktualisiert werden müssen bzw. jene, die vom Einkäufer angefragt wurden. Für den Einstieg
benötigt der User benötigt lediglich sein bestehendes POOL4TOOL Login und Passwort, es ist keine erneute
Registrierung erforderlich.
1.1 Netzwerk Anforderungen
Folgende Netzwerk Anforderungen müssen erfüllt werden (betrifft alle Versionen ab 1.6):
▪ HTTPS (Port 443) zu www.pool4tool.com (bzw. dem POOL4TOOL System welches Sie verwenden und
welches in den Einstellungen bei der “Access URL” eingestellt wurde)
▪ SMTP auf Port 587 zu smtp.sendgrid.net (das CCMT funktioniert auch wenn SMTP nicht verfügbar ist,
kann allerdings dann keine Support E-Mails an uns senden)
Falls Sie einen WebProxy verwenden wollen:
▪ HTTPS zu Ihrem WebProxy für den eingestellten Port (Einstellungen Proxy URL, Port)
▪ HTTPS (Port 443) von Ihrem WebProxy zu www.pool4tool.com (bzw. dem POOL4TOOL System welches
Sie verwenden und welches in den Einstellungen bei der “Access URL” eingestellt wurde)
▪ Der verwendete WebProxy muss HTTPS unterstützen
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2. Catalog Management Prozess
2.1 Katalog-Einladung
Wird vom Einkäufer ein neuer Katalog/eine neue Katalogversion angefordert, erhält der Benutzer ein
Benachrichtigungsemail, das die wichtigsten Informationen enthält:
▪ Kundenname
▪ Katalogname
▪ Validierungsregeln (siehe dazu unten 2.4.2)
▪ Link zur Applikation
Beispiel für eine Katalogeinladung:
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2.2 Start der Applikation
Zunächst muss der User die Applikation unter https://www.pool4tool.com/ccmt/de.html herunterladen. Die
Applikation ist in einem .zip File verpackt. Sowohl die darin befindlichen Dateien, als auch die Unterordner müssen
entpackt und auf einem lokalen Laufwerk in einem Ordner gespeichert werden.
Achtung: Das Programm „POOL4TOOL CCM.exe“ muss vom Ordner wo es gespeichert wurde aufgerufen werden – ein
Starten direkt aus der .zip Datei ist nicht möglich!
Wird das Programm gestartet, bekommt der User die folgende Eingabemaske in die Username und Passwort
eingegeben werden müssen (Ihr POOL4TOOL Benutzername und Passwort):
Die Login Informationen entsprechen jenen des POOL4TOOL Lieferantenportals. Damit Username und Passwort nicht
bei jedem Einstieg neu eingeben werden müssen, gibt es eine „Login merken“ Checkbox.
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2.2.1 Einstellungen
Unter Einstellungen können Sie ein Formular aufrufen in dem Sie den Zugangspunkt des verwendeten POOL4TOOL
Systems einstellen können, sowie einen WebProxy konfigurieren können.
Server Einstellungen:
▪ Zugangs URL: URL des zu verwendenden POOL4TOOL Systems. Hier kann z.B. ein Inhouse- oder
Testsystem angegeben werden. Soll das bei POOL4TOOL gehostete Standardsystem verwendet werden
muss “https://app.pool4tool.com/“ als Zugangs URL eingegeben werden
▪ SSL Überprüfung Übergehen: wenn markiert, werden alle Fehler bei der Überprüfung des SSL
Zertifikates ignoriert
Proxy Einstellungen:
Soll ein WebProxy verwendet werden so kann dieser hier angegeben werden. Ist das URL Feld leer so wird kein
WebProxy verwendet.
▪ URL: URL des zu verwendenden WebProxy, als IP Adresse (z.B. 192.168.0.99) oder Hostname (z.B.
webproxy1.intern). Es darf kein Protokoll-Prefix (https:// etc.) angegeben werden.
▪ Port: Port des zu verwendenden WebProxy (z.B. 8080)
▪ Benutzer: Benutzername der für den WebProxy verwendet werden muss (kann leer bleiben, wenn kein
Benutzername/Passwort notwendig ist)
▪ Passwort: Passwort das für den WebProxy verwendet werden muss (kann leer bleiben, wenn kein
Benutzername/Passwort notwendig ist)
▪ Standardeinstellungen wiederherstellen: Entfernt die Konfigurationsdaten des WebProxy
Durch Drücken der Schaltfläche OK können die Daten übernommen werden.
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2.3 Hauptseite
Nachdem sich der User eingeloggt hat, kommt er zur Hauptseite der Applikation.
Beim ersten Einstieg entspricht die ausgewählte Sprache jener, die für den Benutzer in POOL4TOOL hinterlegt ist. Die
Sprache kann jederzeit über „Einstellungen“ verändert werden.
Im oberen Bereich der Seite befinden sich vier verschiedene Buttons:
▪ Home: zurück zur Hauptseite
▪ Einstellungen: Spracheinstellungen, auf Katalogaktualisierungen prüfen
▪ Abmelden: von der Applikation abmelden
▪ Excel: Lädt die Excelvorlage für den Katalogupload hinunter
▪ i (Infobutton): Öffnet die Dokumentation des Tools in einem Browserfenster
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Die Buttons „Home“ und „Einstellungen“ sind auf allen Screens verfügbar, „Abmelden“ hingegen nur auf der
Hauptseite.
Auf der Hauptseite sieht der User sämtliche Kataloge, die der Kunde angefragt hat, sowie:
▪ Version
▪ Status
▪ Anforderungsdatum
▪ letzte Änderungsdatum
Ein Katalog kann einen der folgenden Status haben:
▪ Leer: der Katalog wurde zum ersten Mal angefragt
▪ Update: der Katalog wurde schon mind. einmal hochgeladen und jetzt wird ein Update angefragt
▪ Import: der Katalog wird gerade in die Applikation importiert
▪ Mit Fehlern importiert: der Katalog wurde in die Applikation importiert und es wurden Fehler gefunden
▪ Ohne Fehler importiert: der Katalog wurde in die Applikation importiert und es wurden keine Fehler
gefunden
▪ Upload in Bearbeitung: der Katalog wird in die Applikation hochgeladen
▪ Genehmigung in Bearbeitung: Katalog wird derzeit nach POOL4TOOL übertragen
▪ Warte auf Genehmigung: der Katalog befindet sich im Stagingbereich des Kunden. Solange der Kunde
den Katalog nicht freigegeben hat, bleibt der Status „Warte auf Genehmigung“ und der Lieferant kann
keine neue Katalogversion hochladen
▪ Genehmigt: der Katalog wurde vom Kunden genehmigt. Der Lieferant kann eine neue Katalogversion
hochladen
▪ Abgelehnt: der Katalog wurde vom Kunden abgelehnt. Der Lieferant kann eine neue Katalogversion
hochladen
In der Menü-Spalte befindet sich ein Stift-Icon, mit dem der User einen Katalog bearbeiten kann. Mit einem Klick auf
den Stift kommt der User sofort zum Import-Bereich, in dem das Format des Katalogs festgelegt werden muss.
Abhängig vom ausgewählten Format ist das Hochladen eines Katalogs ist in drei (Excel Format) bzw. zwei (BMECat
Format) Schritte unterteilt.
2.4 Schritt 1 – Datei(en) auswählen
2.4.1 Katalog/Bilder auswählen
Katalog und Bilder müssen getrennt hochgeladen werden.
Abhängig vom Typ der Katalogdatei, die hochgeladen werden soll, muss das Format aus dem Dropdown Menü
ausgewählt werden – BMECat oder Excel (unterstützt werden BMECat 1.2 und 2005, xls und xlsx). Anschließend muss
unter „Upload des Katalogs“ die entsprechende Katalogdatei selektiert werden.
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Sollen zu einem Katalog auch entsprechende Bilder bzw. Datenblätter hochgeladen werden, kann der User unter
„Bilder Struktur“ entweder Bilder/Datenblätter in einem Ordner oder aber auch eine *.zip Datei auswählen (Achtung:
es wird nur das Format .zip unterstützt). Folgende Bildformate werden unterstützt: *.tif, *.jpeg, *.jpg, *.png.
Wird als Katalogformat „Excel“ ausgewählt, muss die Excel Datei über eine Bilder-/Datenblattspalte verfügen, die den
Dateinamen des dazugehörigen Bilds/Datenblatts enthält. Nur so können die richtigen Bilder/Datenblätter mit den
dazugehörigen Artikeln verbunden und importiert werden.
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2.4.2 Validierungsregeln
Der Einkäufer hat die Möglichkeit bestimmte Regeln für den Katalogimport zu definieren, die beim Import des
Katalogs berücksichtigt werden müssen, Beispielsweise welche Formate beim Upload zu beachten sind.
Diese sogenannten Validierungsregeln sind im ersten Schritt (sowie in der Katalogeinladung) genau aufgelistet, sodass
der User sofort erkennen kann, an welche „Formvorschriften“ er sich halten muss.
Die Einhaltung dieser Validierungsregeln wird beim Katalogimport vom System überprüft. Sollte die hochgeladene
Datei nicht den vorgegebenen Regeln entsprechen, gibt das System für alle fehlerhaften Artikel eine Fehlermeldung
aus. Die Daten können nicht importiert werden, bevor die Fehler nicht korrigiert wurden (z.B. der Einkäufer verlangt
die eClass Version 5.1, der Katalog hat aber Version 4.1.).
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Sobald der User alle erforderlichen Dateien hochgeladen hat, kann er zum nächsten Schritt weitergehen. Handelt es
sich bei der Katalogdatei um ein Excel, muss er auf „Schritt 2: Excel Mapping“ klicken.
Wurde als Format BMECat ausgewählt, wird das Excel Mapping nicht benötigt und der User geht gleich zu „Schritt 3:
Importieren“.
2.5 Schritt 2 – Excel Mapping
Der zweite Schritt ist nur dann verfügbar, wenn als Format „Excel“ ausgewählt wird und dient der Zuordnung der
Daten aus den einzelnen Excel-Spalten zu den richtigen Feldern in POOL4TOOL.
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Die tabellarische Auflistung ist in drei Bereiche unterteilt.
Links sind alle Excel-Spalten aufgelistet, in der Mitte befinden sich Dropdown Felder, die alle POOL4TOOL vorhanden
Felder beinhalten. Nun muss pro Excel Spalte das passende „Zielfeld“ aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden,
damit die Werte aus dem Excel auch an die richtige Stelle in POOL4TOOL gelangen. In der ganz rechten Spalte werden
Beispielwerte angezeigt, die aus dem Katalog-Excel ausgelesen wurden, damit der User die Richtigkeit der Felder
überprüfen kann.
Das Excel Mapping wird lokal gespeichert und muss daher pro Katalog nur einmal eingestellt werden.
Folgende Felder stehen für das Mapping zur Verfügung:
▪ Anzahl Mengeneinheit pro Bestelleinheit
▪ Artikelname
▪ Beschreibung
▪ Bestelleinheit
▪ Datenblatt - Datenblätter werden wie Bilder hochgeladen
▪ eClass
▪ Eigenschaftsname – für Customizing-Felder, Feldname
▪ Eigenschaftswert - für Customizing-Felder, Feldwert
▪ Einkäufer Artikelnummer
▪ Einkäufer Warengruppe
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▪ Europäische Artikelnummer
▪ Gefahrenstoffe-Typ – für Gefahrenstoffe, Gefahrentyp
▪ Gefahrenstoffe-Wert – für Gefahrenstoffe, Gefahrentyp
▪ Hersteller Artikelnummer
▪ Herstellername
▪ International ArtikelID
▪ Kategorie - bei mehreren (Unter)Kategorien muss für jede Kategorie dieses Feld ausgewählt werden
▪ Kurzbeschreibung
▪ Lieferanten Artikelnummer – Achtung: Die Lieferanten Artikelnummer muss unbedingt vorhanden und
gemappt werden – andernfalls kann der Katalog nicht importiert werden
▪ Lieferzeit
▪ Mengeneinheit
▪ Mengenintervall
▪ Mindestbestellmenge
▪ Normales Bild - bitte für Bilder auswählen!
▪ Preis
▪ Preismengeneinheit
▪ Staffelmenge
▪ Staffelpreis
▪ Synonyme und Schlagwörter
▪ Umsatzsteuer
▪ UNSPSC
▪ Währung
Sind alle Excel Felder gemappt, kann der User zu Schritt 3 gehen.
2.6 Schritt 3 - Importieren
Im dritten Schritt werden sämtliche Daten (Katalogdaten und Bilder) schließlich überprüft und in das Tool
hochgeladen. Dieser Schritt ist für BMECat und Excel gleich. Mit einem Klick auf “Validierung & Import” wird der
Importprozess gestartet.
Hat der User keine Bilder ausgewählt, erhält er die folgende Warnung:
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Diese Warnung soll dem User bewusstmachen, dass Bilder nach dem Datenimport nur noch einzeln hochgeladen
werden können, was mit einem großen Aufwand verbunden sein kann. Wird die Warnung mit “Ja” bestätigt, beginnt
der Import. Klickt der User auf “Nein” kann er den entsprechenden Bilderordner auswählen, anschließend werden die
Daten importiert.
Eine Progress-Bar oben links zeigt den Import-Fortschritt an und auch wieviel Zeit für den Import der Datei benötigt
wurde.
Treten beim Import Fehler auf, werden diese im nächsten Schritt aufgelistet. Die Auflistung erfolgt in Echtzeit, d.h.
sobald das System einen Fehler erkennt, erscheint er, inklusive Fehlerbeschreibung, in der Liste. Eine Statusleiste
unten links zeigt an, wie viele Fehler und Warnungen gefunden wurden.
Grundsätzlich unterscheidet das System zwei Arten von Fehlerbeschreibungen:
Fehler: ein Pflichtfeld wurde nicht befüllt. Der User kann den Import nicht durchführen, bevor das Pflichtfeld nicht
befüllt wurde
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Warnungen: es wurden keine Bilder hochgeladen. Es handelt sich lediglich um einen Hinweis, der Import kann
trotzdem durchgeführt werden
Die Tabelle zeigt lediglich die ersten 1000 Fehlereinträge. Die Liste kann allerdings sortiert werden (nach Warnungen
bzw. Fehlern). In der „Status“ Spalte zeigt an, ob es sich um einen Fehler, eine Warnung oder beides handelt. Mit
„Report exportieren“ kann ein Report mit sämtlichen Fehlern als Exceldatei heruntergeladen werden.
Um Fehler/Warnungen zu korrigieren, hat der User zwei Möglichkeiten:
▪ Er korrigiert den/die Fehler direkt in seiner Excel Datei und lädt die geänderte Version nochmals hoch
▪ Er korrigiert die Fehler/Warnungen einzeln direkt im Tool
Um Fehler direkt im Tool zu korrigieren, muss der User doppelt auf die Fehlerbeschreibung klicken. Dadurch öffnen
sich die Detaildaten des Artikels.
Sobald der fehlende Eintrag hinzugefügt und die Änderung gespeichert wurde, verschwindet dieser Fehler aus der
Liste. Wenn alle Fehler behoben wurden, kann der User auf „Katalogdetails“ klicken.
2.7 Katalogdetails - Übersicht
In den Katalogdetails sieht der User seinen kompletten Katalog inklusive Struktur. In diesem Bereich kann er noch
letzte Änderungen vornehmen, bevor der Katalog endgültig hochgeladen wird.
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Auf der linken Seite befindet sich die komplette Katalogstruktur. Auf der rechten Seite sind sämtliche Artikel des
Katalogs aufgelistet. Mit Hilfe der Symbole in der Menüspalte können die Artikel angesehen, editiert und gelöscht
werden.
Um die Details des Artikels zu sehen, muss der User auf das Ordner-Symbol drücken:
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Zur Bearbeitung eines Artikels befindet sich in der Menüspalte ein Stift Symbol:
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Einzelne Artikel können mit dem „X“ in der Menüspalte gelöscht werden:
Mehrere Artikel gleichzeitig können mittels Anhaken der Checkbox und dem „Löschen“ Button gelöscht werden.
Sollen mehrere Artikel gleichzeitig editiert werden, gibt es dafür den Button „Massenänderung“:
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2.8 Katalog Upload
Wenn der User keine Änderungen mehr vornehmen muss bzw. alle Änderungen im Katalog abgeschlossen sind, kann
der Katalog endgültig importiert werden.
Als letzten Schritt muss der User auf den Button „Upload“ klicken, danach kommt er wieder auf die Einstiegsseite.
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Damit ist der Katalogupload-Prozess abgeschlossen. Die Applikation schickt nun die Katalogdaten an POOL4TOOL und
der Status des Katalogs ändert sich. Erst wenn die Daten am POOL4TOOL Server liegen, erhält der Katalog den Status
„Synchronisiert“ und ist für den Einkäufer sichtbar.
Soll der Katalog doch nicht hochgeladen werden, kann der Import mit „Abbrechen“ abgebrochen werden. Der User
kann nun über die Einstiegsseite wieder mit dem Import eines Katalogs beginnen.
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2.9 Online und Offline Modus
Das Catalog Content Management Tool funktioniert sowohl offline als auch online. Um einen Katalog allerdings
hochzuladen, muss das Tool mit dem Internet verbunden sein (der Import des Katalogs kann jedoch offline erfolgen).
Sollte der User während eines Imports seine Internetverbindung verlieren, bleiben die Daten erhalten. Sollte die
Internetverbindung unterbrochen werden, wenn der Katalog gerade auf den POOL4TOOL Server hochgeladen wird,
wird der Upload automatisch wieder fortgesetzt, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist.
2.10 Fehlerreport senden
Sofern Sie die Netzwerkanforderungen für SNMP erfüllen (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden
werden.) können Sie einen Fehlerreport an unseren Support schicken – bitte tun Sie das, wenn Sie dazu aufgefordert
werden. Um dies zu starten, machen Sie einen Rechtsklick im Bereich des POOL4TOOL Logos und wählen Sie im Menü
„Fehlerreport senden“ aus.
Die Nachricht “Das Email wurde erfolgreich versendet“ wird angezeigt, wenn dies funktioniert hat.
JAGGAER Austria GmbH | A-1100 Wien, Wienerbergstraße 11, Vienna Twin Towers, Turm B
Tel +43 (1) 80 490 80 | Fax +43 (1) 80 490 80 – 99 | Email: [email protected] | Internet: www.pool4tool.com
Bank: Sparkasse Baden | BLZ: 20205 | Konto Nr.: 1500-004625 | BIC: SPBDAT21 | IBAN: AT252020501500004625
Geschäftsführer: Thomas Dieringer | Reg.NR.: FN 64149m | UID-Nr.: ATU42754907
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3. CCMT Update Installieren
CCMT führt selbständig automatisierte Updates aus, wenn eine neue Version verfügbar ist, bzw. weist im Falle eines
optionalen Updates den Benutzer darauf hin.
Im Falle das ein zwingendes Update verfügbar ist, wird dies nach dem Start des Tools angezeigt. Klicken Sie bitte OK
um dieses zu starten, und warten Sie darauf bis CCMT neu gestartet wird.
Im Fall eines verfügbaren optionalen Updates wird dies nach dem Start des Tools in der Statuszeile angezeigt. Sie
können dann im Menü Einstellungen Auf Aktualisierungen überprüfen auswählen um das Update zu starten.
3.1 Update von Version 1.6 (oder älter)
Im Fall, dass Sie die Version 1.6 von CCMT verwenden funktioniert das automatische Update nicht. In diesem Fall
müssen Sie ein spezielles Updatepaket anfordern und die Installation manuell durchführen:
1. Laden Sie die Datei CCMT_Update_From_1.6_To_v.y.m.d.zip herunter und speichern Sie diese auf einem
lokalen Laufwerk
2. Extrahieren Sie die Inhalte der Zip-Datei in das Verzeichnis Ihrer bestehenden CCMT Installation (dies könnte
z.B. c:\ccmt\ sein, worin sich ein Ordner „res“ und eine Datei „POOL4TOOL CCM.exe“ befinden muss – falls
noch andere Datei sich darin befinden macht dies nichts).
3. Nachdem Sie das Paket in das Verzeichnis extrahiert haben, sollten Sie einen Ordner „Update“ und eine Datei
mit dem Namen „Updater.exe“ darin sehen.
4. Jetzt starten Sie bitte das Programm Updater.exe (Doppelklick darauf) und warten Sie bis das Update
abgeschlossen ist (sie sollten ein „DOS“ Fenster mit Text sehen). Wenn das Update abgeschlossen ist wird
CCMT automatisch neu gestartet.
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4. Release Notes
4.1 Version 2.7.12.21
• Problem des mehrfach angezeigten Update Fensters wurde behoben (#IN025437)
• Behebung mehrerer Probleme mit der Überprüfung von Pflichtfeldern (#IN028172, #IN029460)
• Verbesserte Bearbeitung von Staffelpreisen (#ZEN-40575)
• Behebung der Probleme mit automatischen Updates (#IN028797)
• Behebung eines Problems mit nicht dargestellten Validierungsregeln (#IN029461)
• Verbesserung der Vorauswahl und Speicherung der Spracheinstellungen (#IN028936)