CaseStudy Balluff
Dem Change Raum und Zeit geben Implementierung einer Product LifeCycle-‐/ Product Data Management-‐Lösung PLM/PDM
Strategien im Zeitgeist von Industrie 4.0
Der fachmännische Blick “von außen” als Treiber in Sachen Change-‐Management
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Vom Fahrrad zur Automatisierungstechnik
Hat sich Namensgeber und Gründer Gebhard Balluff anfangs noch mit Reparaturen für Fahrräder, Motorräder und Näh-‐maschinen beschäftigt, wurde aus der Werkstatt Balluff schnell ein Betrieb für Präzisions-‐, Dreh-‐ und Frästeile. Schwiegersohn Eduard Hermle erweiterte das Unternehmen sukzessiv und produzierte im großen Rahmen Feinme-‐chanik. Mit der 3. Generation erfolgten der konsequente Ausbau der Sensorik, die systematische Weiterentwicklung des Produktportfolios und die Internationalisierung des Unternehmens. Seitdem kamen zahlreiche Niederlassungen und Tochtergesellschaften dazu, die sich auf die Her-‐stellung, Entwicklung und den weltweiten Vertrieb von Lösungen zur Automatisierungstechnik fokussieren. Seit 2010 leiten Katrin Stegmaier-‐Hermle und Florian Hermle sowie der technische Geschäftsführer Michael Unger im Sinne der vorherigen Generationen die Geschicke der Firma.
Obwohl bereits 1921 gegründet, schafft es Balluff nach wie vor -‐ auch mit rund 3.300 Beschäftigten -‐ ein Familienunter-‐nehmen im besten Sinne des Wortes zu bleiben. Per Video-‐botschaft richtet die heutige Geschäftsleitung aus dem Stammsitz in Neuhausen gerne persönliche Worte an die Belegschaft in weltweit rund 35 eigenen Niederlassungen. Vor allem bei umfangreichen Veränderungsvorhaben bleibt es ein Anliegen, alle Beteiligten über strategische Ent-‐scheidungsprozesse zu informieren und mit einzubeziehen.
Wie konkret diese Herausforderung angenommen wird, zeigt das jüngste Change-‐Projekt im Rahmen der Implemen-‐tierung einer Product LifeCycle-‐/ Product Data
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Management-‐Lösung PLM/PDM, die in die bestehende ERP-‐Lösung integriert wird. Das komplette Projekt ist in 5 Teilprojekte auf insgesamt drei Jahre angelegt.
Effizientes Portfoliomanagement
Ganz im Zeitgeist der Industrie 4.0 steht bei Balluff die Verzahnung von Entwicklung, Produktion und modernster IT auf der Agenda. Auch das massive Wachstum des Unter-‐nehmens und ein effizientes Portfoliomanagement fordern eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit der einzelnen Business-‐Units mit Fokus auf den Schulterschluss von Entwicklung, Produktion, IT und Kommunikation. Teil der unternehmerischen Gesamtstrategie ist die Implementier-‐ung einer PLM-‐Strategie und PDM-‐Lösung. Mit ihrer Hilfe sollen die Entwicklungszyklen verkürzt, die Datenqualität verbessert und standortübergreifend zusammengearbeitet werden. Finales Ziel ist es, die gewachsenen, teils komplexen Strukturen beherrschbar zu machen.
Da über ein Drittel der Belegschaft an allen neun technischen Niederlassungen direkt von den aktuellen Veränderungsprozessen betroffen ist, hat sich die Geschäfts-‐leitung dazu entschlossen, eine fachliche Expertise in Sachen Change Management und Projektcoaching hinzuzuziehen. Erfahrungen in vergangenen Projekten hatten gezeigt, dass externes Know-‐how einen echten Mehrwert in komplexen Projekten mit einhergehender Veränderung darstellt. Vor allem, wenn es darum geht, einen Spannungsbogen über den Zeitraum von drei Jahren aufrecht zu erhalten, waren neue Ideen für eine nachhaltige Kommunikation und die Einbindung der
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Sparringspartner gesucht
Die Stuttgarter COMENO company consulting hat bei Balluff bereits in Sachen Projektmanagement-‐Ausbildung Kompe-‐tenz bewiesen. Deshalb hat man auch um ein Angebot für das Projektcoaching im anstehenden Change gebeten. Gesucht war ein echter Sparringspartner, der umfangreiche Erfahrungen in Sachen IT-‐ und Change-‐Projekten mitbringt und sowohl die klassische als auch die agile Welt des Projektmanagements beherrscht. Die COMENO konnte sich schließlich final in der Ausschreibung durchsetzen.
Changekommunikation in Bestform
Als Projekt-‐ und Change-‐Coach berät die COMENO das interne Projektteam. Darauf abgestimmte Aktivitäten wie z. B. die Unterstützung beim Aufbau eines Change-‐Teams, die Entwicklung einer prägnanten Projektvision und die Erstellung einer Kommunikationsmatrix auf Basis der Zielgruppen-‐Analyse werden operationalisiert.
Wichtig waren Balluff im gemeinsamen Projektaufsatz dialogorientierte, offene Kommunikationsmaßnahmen zu entwickeln, um die unterschiedlichen Zielgruppen zusam-‐menzuführen und eine einheitliche Vision des Changes zu erreichen. Mit Roadshows und Videokonferenzen in den einzelnen technischen Niederlassungen wurden die betroffenen Mitarbeiter thematisch abgeholt. Jede Nieder-‐lassung hat zudem einen eigenen Projektrepräsentanten, der als direkter Ansprechpartner vor Ort fungiert. Mit Status Calls, Co-‐Working-‐Spaces als Plattformen für Feedback und einem eigenen Projektmanagement Office wird ein vorbild-‐licher Standard in Sachen Kommunikation gepflegt. Die Feinjustierung der einzelnen Teilprojekte gelingt vor allem dank einer offenen Fehlerkultur und viel Raum und Zeit für die operative Umsetzung des Change.
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„Mit diesen Plattformen und der Feedbackkultur ist der Austausch und Dialog untereinander möglich. Dadurch gelingt uns letztlich ein schnelles und zugleich nachhaltiges Vorankommen im Projekt“, Oliver Reichardt, Projekt-‐ und Portfolio-‐Manager bei Balluff.
Eine einheitliche Sprache sprechen
Die COMENO nimmt ihre Rolle als agiler Coach und Sparringspartner sehr ernst. Gerade die Vermittlung einer einheitlichen Sprache – sowohl länderübergreifend als auch zwischen den einzelnen Fachbereichen – erfordert ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl und Erfahrung.
Theo Veltkamp, zuständiger Coach der COMENO, ist begeistert, welchen Stellenwert das Projekt in der Ge-‐schäftsleitung einnimmt: „Wir rennen hier quasi offene Türen ein. Das Verständnis für den hohen Zeitaufwand, den alleine die notwendigen PM-‐ und Kommunikationsmaß-‐nahmen einnehmen, ist bemerkenswert. Gemeinsam konnten wir viele hochwirksame Tools erarbeiten, Prozesse und Vorgehensmodelle entwickeln und den Praxistransfer sicherstellen.“
Oliver Reichardt: „In der jetzigen Proof of Concept-‐Phase ist das offene Feedback aller Beteiligen besonders wichtig. Da heißt es, das Interesse an dem Projekt und dem positiven Beitrag (Impact) aufrecht zu erhalten. Die engagierte Begleitung der COMENO trägt einen großen Teil dazu bei – der Umgang ist offen, unkompliziert und sehr herzlich. Vor allem profitieren wir von dem neutralen Blick von außen und dem großen Erfahrungsschatz in Sachen PM und Change-‐Projekten. Genau dieses Mindset wollen wir über den weiteren Projektverlauf aufrechterhalten. “
COMENO als Projekt-‐ und Change-‐Coach