I.I.I.I. Vorstellung Diakonie Vorstellung Diakonie Vorstellung Diakonie Vorstellung Diakonie HimmelsthürHimmelsthürHimmelsthürHimmelsthür(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)
II.II.II.II. Einführung digitaler Rechnungsworkflow Einführung digitaler Rechnungsworkflow Einführung digitaler Rechnungsworkflow Einführung digitaler Rechnungsworkflow Projektziele [Optimierung der Geschäftsprozesse]Projektziele [Optimierung der Geschäftsprozesse]Projektziele [Optimierung der Geschäftsprozesse]Projektziele [Optimierung der Geschäftsprozesse](Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)
III.III.III.III. Projektverlauf Projektverlauf Projektverlauf Projektverlauf (Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)
IV.IV.IV.IV. HauptHauptHauptHaupt----Workflow Workflow Workflow Workflow (Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)
V.V.V.V. FazitFazitFazitFazit(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)(Jürgen Görick)
VI.VI.VI.VI. Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Vorstellung WMD Rechnungsworkflow (WMD)(WMD)(WMD)(WMD)
VII.VII.VII.VII. Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ (Lars Oldenburg)(Lars Oldenburg)(Lars Oldenburg)(Lars Oldenburg)
VIII.VIII.VIII.VIII. FragestellungenFragestellungenFragestellungenFragestellungen
Agenda des Vortrags
Die Diakonie Himmelsthür e.V. ist heute einer der größten Anbieter in der
Eingliederungshilfe in Niedersachen. Ihre Ursprünge reichen zurück ins Jahr 1884, als
Pastor Bernhard Isermeyer in der alten Dorfschmiede in Achtum bei Hildesheim ein
Frauenheim gründete.
Aus den Anfängen erwuchs eine diakonische Arbeit, die sich im Laufe der Geschichte
zwar immer wieder verändert hat, aber dem Grundauftrag zur Orientierung am
Menschen, seiner individuellen Lebenssituation und seinem Hilfebedarf stets aufs
Neue gefolgt ist. Es sind vor allem die einzelnen Personen und Schicksale, die der
Arbeit des Frauenheimes, später der Diakonischen Werke und heute der Diakonie
Himmelsthür ihr Gesicht gegeben haben.
Der Diakonie Himmelsthür gehören verschiedene Tochterunternehmen an:
• Diakonische Wohnheime Himmelsthür gGmbH
• proWerkstätten Himmelsthür gGmbH
• Lambertinum soziale Dienste Himmelsthür gGmbH
• Gemeinschaftswäscherei Himmelsthür gGmbH
• CGH Catering Gesellschaft Himmelsthür mbH
• Herberge zur Heimat gGmbH
• Immobilien- und Servicegesellschaft Himmelsthür GmbH
Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V.
Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V.
über 70 Standorte
ca. 2.700 Mitarbeitende
ca. 750.000 Belegungstageentsp. ca. 2500 Kunden
Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V.
Geschäftsbereich EDV• 8 Vollzeitkräfte• 1 Teilzeitkraft (MAV)• 2 Auszubildende
Betreuen:• 3 Rechenzentren• Ca. 360 Server• 2300 User• 1200 PCs, NBOs, etc.
Notwendigkeit der Einführung
• Keine Transparenz hinsichtlich der Prozesse
(Sachprüfung, Freigabe, Rechnungsverbleib,
Eskalation.
• Zeitaufwendige Verarbeitungswege
• Verlust von Rechnungen
• Deutliche Skontoverluste durch Verarbeitungswege
• Redundante Papierablage
• Hoher manueller Erfassungsaufwand der
Rechnungen
Einführung digitaler Rechnungsworkflow
Anforderungen an einen digitalen Rechnungsworkflow
• Unternehmensweite Transparenz der Prozesse
• Bidirektionale Anbindung an jedes ERP-System
• Verarbeitung unterschiedlicher RG-Eingänge
Papier, Mail, ZUGFeRD
• Hohe Flexibilität und geringer Aufwand hinsichtlich
des Customizing
• Hohe Flexibilität hinsichtlich Sachprüfung und
Freigabe
Einführung digitaler Rechnungsworkflow
Anforderungen an einen digitalen Rechnungsworkflow
• Verkürzung der Durchlaufzeiten
• Weniger Skontoverluste
• Investitionssicherheit
• Warnfunktionen / Eskalationsmanagement
Skontofristen, Zahlungsfristen
• Revisionssichere Archivierung nach Abschluss der
Rechnungsbearbeitung [Fast LTA Cubes]
Einführung digitaler Rechnungsworkflow
Projektverlauf
ProjektstartProjektauftrag Feb.
2014
Ab Jan. 2015Testphase mit
PilotstandortenEinweisung der
Keyuser
August 2014Workshop mit WMD
Bis Dez. 2014Customizing des
Workflows
Mai 2015Projektende
Juli 2014Entscheidung für
RG-Workflow
Ab Mär. 2015Rollout
Schwachstellen-analyse und
Anforderungen definieren
Erstellung Pflichtenheft
• Der Projektverlauf war aufgrund der detaillierten
Planung und der rechtzeitigen Einbeziehung der
betroffenen Anwender äußerst reibungslos
• Der Zeitplan wurde eingehalten
• Der Dienstleister WMD reagierte auf Anforderungen
während des Projektes sehr flexibel und professionell
• Zusätzliche Anforderungen kamen nur aus den
bekannten Problemregionen, das sind Standorte, die
sich nie einbringen aber immer etwas auszusetzen
haben
• Die Finanzplanung wurde eingehalten
Fazit
WMD Vertrieb GmbH • Standorte Deutschland: Ahrensburg
und Dortmund
• mehr als 20 Jahre Erfahrung
• 140 Mitarbeiter
• 25,5 Mio. € Umsatz in 2015
• über 900 DMS-Kunden
• xFlow Prozess-Lösungen bei über 500
Kunden
• SAP-zertifizierte Lösungen
• Deutschsprachige Projektumsetzung
& Support
• WMD ACADEMY: eigenes
Schulungsprogramm
Vorstellung WMD Rechnungsworkflow
EingangEingangEingangEingang VerarbeitungVerarbeitungVerarbeitungVerarbeitungGeschäftsprozessGeschäftsprozessGeschäftsprozessGeschäftsprozess
WorkflowWorkflowWorkflowWorkflowArchivArchivArchivArchiv
ScanScanScanScan
OfficeOfficeOfficeOffice
XMLXMLXMLXML
MailMailMailMail
KonvertierungKonvertierungKonvertierungKonvertierung
ExtraktionExtraktionExtraktionExtraktion
StrukturStrukturStrukturStruktur
AnalyseAnalyseAnalyseAnalyse
PrüfungPrüfungPrüfungPrüfung
RechercheRechercheRechercheRecherche
AblageAblageAblageAblagePrüfungPrüfungPrüfungPrüfung
FreigabeFreigabeFreigabeFreigabe
ProtokollProtokollProtokollProtokoll
AktenplanAktenplanAktenplanAktenplan
ReportsReportsReportsReports
Vorstellung WMD Rechnungsworkflow
Transferdatenbank mitzyklischer Synchronisation
Datenquellen(Auszug)
Datenziele(Auszug)
xFlow Invoice ERP Datenanbindung
Vorstellung WMD Rechnungsworkflow
xFlow Interface
ScanScanScanScan
OfficeOfficeOfficeOffice
XMLXMLXMLXML
MailMailMailMail
EDIEDIEDIEDI101101101101011011011011010010010010110110110110
ArchivArchivArchivArchiv
WorkflowWorkflowWorkflowWorkflow
DatenextraktionDatenextraktionDatenextraktionDatenextraktion
DMSDMSDMSDMS
SharePointSharePointSharePointSharePoint