SDL Proprietary and Confidential
Live-Webinar | Alles unter Kontrolle? Effizientes Übersetzungsmanagement in der Praxis
Dr.-Ing. Axel Poestges, SDL
08.03.2016
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− Österreich: 0125 3021 546− Schweiz: 043 456 9566
Event-Nummer: 631 511 853
SDL Proprietary and Confidential
Live-Webinar | Alles unter Kontrolle? Effizientes Übersetzungsmanagement in der Praxis
Dr.-Ing. Axel Poestges, SDL
08.03.2016
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Referenten
Eva FriedrichField Marketing ManagerSDL Language Solutions
Dr. Axel PoestgesSenior Business ConsultantSDL Language Solutions
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Haben Sie Ihre Übersetzungsprojekte im Griff?Warum die Einführung eines Translation Management Systems auchfür Ihr Unternehmen hochinteressant ist.
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Agenda○ Wer ist eigentlich SDL?
○ Translation Management System (TMS) im Schnelldurchgang
○ TMS als Managementsystem
○ Warum ist ein TMS erfolgskritisch für das globale Business?
○ Welchen Nutzen stiftet ein TMS?
○ Einige TMS-Beispiele aus der Praxis
○ Geht ein TMS nur für die Großen?
○ Fragen und Antworten
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53 der 70weltweit führendenMaschinenbau-unternehmenarbeiten mit SDL(inklusive Automobilindustrie + Unterhaltungselektronik)
3.200Mitarbeiter weltweit
Gründungsjahr: 1992
Führend beim WCMS Top-Platzierungen seit 2001
Die TOP 14 Unternehmen der Automobilindustrie setzen auf SDL
Ermöglicht Unternehmen die Kommunikation in100+ Ländern
7 MILLIARDEN übersetzte Wörter pro Monat
70Standorte
38Länder
1.500Firmenkunden
79 der globalen Top 100 Marken setzen auf SDL.
400Partner
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Reaktion & ImprovisationArbeiten ‘mit der Hand am Arm‘
Grundstrukturen & ReproduzierbarkeitArbeiten ‘mit Bordmitteln‘
Abläufe & VerantwortungenArbeiten ‘mit erprobten Prozessen‘
Best Practices & StandardsPlanbar und reproduzierbar arbeiten
Kontinuierliche Verbesserung & InnovationArbeiten mit Innovationsansätzen
Nur persönliche Erfahrungen verfügbar - Abläufe werden improvisiert - Aufgaben und Verantwortungen sind nicht klar - Systemunterstützung erfolgt nur punktuell
Einige grundlegende Abläufe existieren für die wichtigsten Lokalisierungsaufgaben - Verantwortlichkeiten sind nur vereinzelt und selektiv zugeordnet
Die erfolgskritischen (Teil-) Prozesse für die wesent-lichen Lokalisierungsaufgaben sind geregelt und zumindest die Ergebnisverantwortung ist zugewiesen
Die wesentlichen Bausteine eines Translation Management Systems existieren – Prozesse, Verantwortlichkeiten, Steuerungsgrößen sind vorhanden
Das Translation Management System ist integraler Bestandteil von Geschäftsmodell, Prozess- und System-landkarte und wird bei Strategiefestlegungen einbezogen
Lokalisierungsmaturity ist ohne TMS nicht möglich!
Vgl. CMMI ® Capability Maturity Model Integration
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Wie entsteht Umsatz: durch den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen z.B. auf globalen Märkten
Welche Kosten entstehen: z.B. Materialeinsatz, Personalkosten z.B. Übersetzungskosten
Geschäftsethik: z.B. soziale Verantwortung z.B. kulturelle Compliance
Managementsysteme: z.B. Qualität, Umwelt, Information z.B. Übersetzung / Lokalisierung
Partner
Wer sind die Partner, die ich
für den Geschäfts-betrieb benötige?
z.B. Einbindung der Sprachdienstleister
Ressourcen
Welche Ressourcen benötige ich für den Geschäftsbetrieb?
z.B. Native Speaker als Reviewer
Prozesse
Welche Abläufe sind für den Geschäfts-betrieb wichtig?
z.B. der gesamte Lokalisierungs-
prozess
Nutzenversprechen
Welche positiven Erlebnisse erwartet der Kunde aus dem Geschäftsbetrieb?
z.B. Marketing und Produkt-
dokumentationin der Sprachedes Kunden
Kundenbeziehung
Was tue ich wie für positive Kunden-
erlebnisse?
z.B. Schaffung kultureller
Compliance
VertriebskanäleWelches sind ziel-gruppengerechte
Go-to-Market-Konzepte?
z.B. Wahl der angemessenen
Kunden-kommunikation
Zielmärkte
Wie wähle, adressiere und
bearbeite ich die ausgewählten
Märkte?
z.B. formale Fähigkeit, Märkte
beurteilen zu können
TMS wirkt in allen Bereichen des Geschäftsmodells!
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Vermarktungseindruck• Produktdatenblätter• Kampagnenmaterial• Webpräsenz
HW-Produkterlebnis• Verpackung• HW-Dokumentation• Kennzeichnung
Service-Erlebnis• Self-Services• Online Support• How-to-Anleitungen
SW-Produkterlebnis• User Interface• SW-Dokumentation• User Friendliness
Service & Support• Service Handbücher• Trainingsdoku.• Best Practice DB
Finanzen & Controlling• Geschäftsberichte• Sicherheit• Finanzberichte
Konstr. & Entwicklung• Technische Doku.• Produktdaten• Nachweispflicht
Recht & Compliance• Patente• Haftung• Governance
Marketing & Vertrieb• Vertriebstraining• Produktmarketing• Kampagnen
Produktion & Logistik• Handbücher• Techn. Anleitungen• SW Dokumentation
Terminologie
Translation Memory
TMS entscheidet über Ihren Erfolg beim Kunden!
TMS
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Wie sollte eine TMS-Einbettung aussehen?
Workflow-anbindung
Learning Management
Technische Dokumentation
Produkt-entwicklung
Software-entwicklung
Marketing Vertrieb
Service und Support
Customer Exp. Management
Terminologie
Translation Memory
Web-zugang
System-zugang
Admin-zugang
InternerZugang
Language Service Provider
Reviewer
Spezialisierter Übersetzer
Con
tent
Pr
oduz
ent
Workflow-anbindung
SW- & GUI Experten
Maschinelle Vorübersetzung
Con
tent
M
anag
er
Con
tent
O
wne
r
Publishing Ressourcen
ERP-AnbindungT
MS
CCMS
Records Mgmt.
EDBPDM
Source Code
PIM
WCMS
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Welcher Nutzen wird von einem TMS gefordert?
Einfachheit &Handhabbarkeit
1
Strategischer Nutzen & Flexibilität
2
Automatisierung & Systemintegration
4
Qualität & Konsistenz
7
Standardisierung &Typisierung
3
Transparenz &Sichtbarkeit
5
Planbarkeit & Kontrollierbarkeit
6
12
HERAUSFORDERUNGEN INDIKATOREN NUTZENDIMENSIONENBewältigung eines ständig steigenden Contentvolumens
• Neue Produkte, Innovationen• Wachsendes Contentvolumen• Zunehmende Anzahl an Zielsprachen• Mehr Beteiligte am Lokalisierungsprozess
• Neue Zielsprachen schneller implementieren• Neue LSP schneller integrieren• Weitreichende Prozessautomatisierung• Flächendeckende Ablaufstandardisierung
Zwang zur Kostenreduktion • Viele dezentrale Translation Memorys• Fehlende Ressourcenkontrolle• Manuelle Vor- und Nachbereitung• Keine End-to-End-Prozesse
• Cross-funktionale / Cross-divisionale TM-Nutzung• Weniger manuelle Eingriffe durch Standards• Synergien in anderen Unternehmensbereichen• Ermöglichung der Kosten- / Leistungskontrolle
Professionelles Management der Sprachdienstleister
• Jeder hat einen bevorzugten Sprachdienstleister• Es gibt wenig Branchenexpertise• Fehlende Kosten- / Leistungstransparenz• Medienbrüche und mangelnde Automatisierung
• LSP-übergreifende Nutzung vom TM• Reduktion des Administrationsaufwandes• Perfektionierung eines verl. Werkbankkonzeptes• Regelmäßige Business Reviews und CIP-Mgmt.
Immer kürzer werdende Time to Market- und Time to Operation-Zyklen
• Simultane Product Launches klappen nicht• Hybride Produkte selten komplett dokumentiert• Verschieden agile Produktentstehungsprozesse• Abkoppelung eigener / outgesourcter Services
• WYSIWYG Contentplanung und -steuerung• Steuerung auch von Value Networks• Go-to-Market wird global plan- und machbar• Mehrfache risikoarme Contentverwendung
Verbesserung von Content-aktualität und Contentqualität
• Inkonsistenter Content in verschiedenen Kanälen• Mangelnde nicht nachhaltige Contentqualität• Mangelnde Standards in Wording / Terminologie• Mangelnde Prozessharmonisierung
• Konsistenzsteigerung durch Wiederverwendung• Nähe von Autor und Contentqualitätsmanagement• Synergien in PEP, PDM und PIM• Synergien bei digitalem und analogem Content
Warum die Einführung eines TMS zwingend ist
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Simultane Product Launches sind ohne TMS Illusion!
Strategischer Nutzen & Flexibilität
2
1414
Language Service Provider #
Language Service Provider 2
Language Service Provider 1
Terminologie DB #
Translation Memory #
Terminologie DB 2
Translation Memory 2
Terminologie DB 1
Translation Memory 1
Dokument #
Dokument 2
Dokument 1
dezentrale ReviewsTechnischesDokument
Service-dokument
Marketing-dokument
AuftraggeberContent Owner
Experten Review
Markenkonsistenz Review / CI-Check
Fachspezifische Koordination
Koordinations-prozesse
Typisches Scenario vor der TMS-Einführung
dezentrale Reviews
dezentrale Reviews
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Language Service Provider
Terminologie DB
Translation Memory
AuftraggeberContent Owner
Prüfung und Freigabe
Projekt-TypIdentifikation
Projekt Typ DB
StyleguideDB
Translation Management System
Typisches Scenario nach der TMS-Einführung
TechnischesDokument
Service-dokument
Marketing-dokument
dezentrale online Reviews
Standardisierung &Typisierung
3
16
Start
Übersetzer analysiert den Content und
kalkuliert die Kosten
Übersetzer schickt Email mit Kosten und
Lieferdatum
Ende
Content Owner schickt Content mit Erklä-
rungen zum Übersetzer
Autor legt Content, Zielsprache und Lieferdatum fest
Content Owner be-stätigt den Überset-
zungsauftrag per Email
Übersetzer führt die Übersetzung durch
Übersetzer schickt den Übersetzungsentwurf zum Content Owner
Content Owner lässt die nötigen Reviews
durchführen
Content Owner schickt eine Email zur Freigabe
der Übersetzung
Übersetzer stößt das Update des
Translation Memorys an
Übersetzer schickt Übersetzung in finaler
Dateiformatversion
Content Owner bestätigt den
Wareneingang
Content Owner informiert
den Übersetzer
Übersetzer schicktdie Rechnung
Übersetzer
Autor
Reviewer
Manuelle Tätigkeiten
Schematischer Ablauf vor der TMS-Einführung
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Schematischer Ablauf nach der TMS-EinführungStart
Ende
Autor legt Content, Zielsprache und Lieferdatum fest
Automatisch werden Wareneingang und
Übersetzer informiert
Der Übersetzer schickt
die Rechnung
Übersetzer akzeptiert Auftrag online
Content Owner autorisiert Übersetzer online
Übersetzer komplettiert den vorübersetzten
Content
Content Owner stößt Review an und gibt
online frei
TMS analysiert den Content, kalkuliert die Kosten und bereitet
das Projekt vor
TMS macht Update von Translation
Memory und Terminologie DB
Übersetzer
Autor
Reviewer
TMS
Planbarkeit & Kontrollierbarkeit
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Webseitencharacteristika Volume
Webseiten mit tägl. Änderungen 100
Webseiten mit monatl. Änderungen 300
Contenttypen Contenteigenschaften Reuse Rates
� Global Web-Content Content / sehr häufige Updates 10% - 30 %
� Technische Doku. Stabiler Content / wenig Änderungen 50% - 70 %
� Mktg & Sales Doku. Basis Content / regelm. Änderungen 30% - 40%
� Governance Doku. Neue Doku. / regelm. Änderungen 30% - 50 %
� Bestehende CMS Zwang zur Wiederverwendung 20% - 40 %
Unternehmensbereich Bekannte / belegbareÜbersetzungskosten (geschätzt wurde, dass dies etwa 40% der tatsächlichen Übersetzungskosten sind)
�W
eb Content
�Technische D
okumentation
�M
ktg&
Sales D
okumente
�G
overnance D
okumente
�B
estehendeC
MS
Corporate-Funktionen 600 T€ 50% 25% 25% n.a.
Geschäftsbereich 1 200 T€ 30% 30% 20% 20% n.a.
Geschäftsbereich 2 100 T€ 30% 20% 25% 25% n.a.
Geschäftsbereich 3 300 T€ 20% 40% 20% 20% n.a.
Beispiel TMS-Einführung bei einem global Player
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Aktivität Aufwand vor TMS Aufwand nach TMS % Unterschied
Extraktion des Quell-content (WCMS)
60 sec 30 sec 200% Effizienzgewinn
Upload des Quell-content (WCMS)
480 sec 60 sec 800% Effizienzgewinn
TMS-Nutzung – erste belastbare Ergebnisse
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TMS-Nutzen – wo kommt das Geld her?
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TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-unterstützung
Regeln und Best Practices
Techcontent-management
Interne Reviewer
Maschinelle Vorübersetzung
Translation Memory
Terminologie-datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-management
Webcontent-management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System35
(20%) Interne Über-setzungsexperten
22
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-unterstützung
Regeln und Best Practices
Techcontent-management
Interne Reviewer
Maschinelle Vorübersetzung
Translation Memory
Terminologie-datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-management
Webcontent-management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System35
(20%) Interne Über-setzungsexperten
Durch die Anwendung von Standards, Regeln und Best Practices wurde eine syste-matische und nachhaltige Verbesserung der Qualität des produzierten Contents erreicht.
1
Qualität & Konsistenz
7
23
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-unterstützung
Regeln und Best Practices
Techcontent-management
Interne Reviewer
Maschinelle Vorübersetzung
Translation Memory
Terminologie-datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-management
Webcontent-management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System35
(20%) Interne Über-setzungsexperten Durch die Integration von
Component- und Webcontent-managementsystemen und Translation Management System konnte das Contenthandlingautomatisiert werden und die Fehlerrate ging gegen Null.
2
Qualität & Konsistenz
7
24
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-unterstützung
Regeln und Best Practices
Techcontent-management
Interne Reviewer
Maschinelle Vorübersetzung
Translation Memory
Terminologie-datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-management
Webcontent-management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System35
(20%) Interne Über-setzungsexperten
Durch den Einsatz von maschineller Vorübersetzung und Post-editing wurde der Lokalisierungsprozess deutlich beschleunigt, die Kosten wurden reduziert ohne Qualität einzubüßen.
3
Qualität & Konsistenz
7
25
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-unterstützung
Regeln und Best Practices
Techcontent-management
Interne Reviewer
Maschinelle Vorübersetzung
Translation Memory
Terminologie-datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-management
Webcontent-management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System35
(20%) Interne Über-setzungsexperten
Etwa 80% des Übersetzungs-volumens wurde von einem großen LSP abgewickelt. Dadurch wurde die Qualität gesteigert, die Planbarkeit erhöht und ein transparentes Controlling ermöglicht.
4
Qualität & Konsistenz
7
26
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-unterstützung
Regeln und Best Practices
Techcontent-management
Interne Reviewer
Maschinelle Vorübersetzung
Translation Memory
Terminologie-datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-management
Webcontent-management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System35
(20%) Interne Über-setzungsexperten
Globaler Zugriff auf das TMS über das Internet ohne die Nutzung weiterer spezieller Systeme mit hoch-automatisierten Workflows haben Prozesse beschleunigt und Kosten reduziert bei gleichzeitiger Fehlervermeidung.
5
Qualität & Konsistenz
7
27
TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-unterstützung
Regeln und Best Practices
Tech-Content Management
Interne Reviewer
Maschinelle Vorübersetzung
Translation Memory
Terminologie Datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-management
Webcontent-management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System35
(20%) Interne Über-setzungsexperten
Ein zentrales Translation Memory im weltweiten Zugriff und mit ständiger Aktualität hat die Wiederverwendung von Content in unterschiedlichen Bereichen drastisch erhöht. Zugleich führte der minimierte Reviewaufwand zu weiteren Kostenreduzierungen.
6 Qualität & Konsistenz
7
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TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller
Autoren-Unterstützung
Regeln und Best Practices
Techcontent-management
Interne Reviewer
Maschinelle Vorübersetzung
Translation Memory
Terminologie-datenbank
rechtlich
kulturell
technisch
sprachlich
Marketingcontent-management
Webcontent-management
4
(80%) globaler LSP
76
2
1
Translation Management System35
(20%) Interne Über-setzungsexperten
Zentrale unternehmensweite Terminologiedatenbank sichert weltweite Markenkonsistenz, weniger redundante Tätigkeiten und Fehlerkorrekturen sowie die Verbesserung der Lernkurven.
7Qualität & Konsistenz
7
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TMS als Prozessbeschleuniger (Beispiel aus PoC)Prozess-Schritt Ausführung
IST-ZustandZeitbedarfIST-Zustand
AusführungSoll-Zustand
ZeitbedarfSoll-Zustand
Bemerkungen
Produktdokumentation erstellen manuell 30' manuell 30' unverändert
Sichten / Beauftragen manuell 20' manuell 20' online-Anbindung möglich
Content erstellen manuell 30' manuell 30' online-Anbindung möglich
Dokument für Freigabe erstellen manuell 30' manuell 30' bei online Zugriff evtl. überflüssig
Freigabe zur Übersetzung manuell 15' manuell 15' evtl. auch online möglich
Speicherung in CMS manuell 15' automatisch 5' Workflow
Datenexport XML manuell 15' automatisch 5' Workflow
Vorübersetzung manuell 30' entfällt 0' überflüssig
Kontextdokument PDF manuell 30' entfällt 0' überflüssig
Übersetzung manuell 30' manuell 30' unverändert
Datenimport XML manuell 15' automatisch 5' Workflow
Dokument für Review erstellen manuell 30' entfällt 0' überflüssig
Review 2 Durchläufe manuell 60' online / manuell 20' einmalig online ohne Zeitversatz
Dateivalidierung XML Übersetz. manuell 30' entfällt 0' einmalige Validierung ausreichend
Dateivalidierung XML Redaktion manuell 30' entfällt 15' wenn nötig online möglich
QA Prüfung manuell 30' manuell 30' unverändert
Freigabe manuell 15' manuell 15' unverändert
Speicherung in CMS manuell 15' automatisch 5' Workflow
470' 255'
Automatisierung & Systemintegration
4
30
TMS-Einführung – Was hat es gebracht?• Reduzierung des tatsächlichen Wortpreises durch Bündelung der Übersetzungsaktivitäten und
Zentralisierung von Translation Memory und Terminologiedatenbank je Geschäftsbereich: Ø 50% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten)
• Automatisierung der Vor- / Nachbearbeitung und Reduzierung des notwendigen Projektmanagement-aufwands: Ø 10% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten)
• Einsatz intelligenter maschineller Übersetzungstechnologie für bestimmte Contentelemente: Ø 30% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten)
• Set-up-Zyklus für neue Sprachen: Ø in nur 18 Monaten können 2,5 mal soviel neue Sprachen pro Jahr realisiert werden
• Senkung der gesamten Lokalisierungskosten: Ø Um nahezu 80% (bezogen auf die direkten Lokalisierungskosten)
• Publishingkosten für neu zu erstellende, sowie für die Pflege bestehender Dokumente:Ø Kosten können um ca. 1,3 Mio. € für die Dokumentenerstellung bzw. um ca. 1,8 Mio. € für die Erstellung
mit Berücksichtigung der fremdsprachlichen Erfordernisse gesenkt werden
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TMS – für jede Anforderung die richtige Lösung
Zielgruppen LSP und Unternehmen Unternehmen LSP und Unternehmen Unternehmen
Stärken Hohe Durchsätze, Kombination mit SDL als LSP
Schnittstellen, Workflow, Integrierbarkeit
Leicht zu implementieren, einfach zu nutzen, sehr robust
Low cost, leichter Einstieg
Nutzungsmöglichkeiten SaaS & On Premise SaaS & On Premise On Premise & Cloud Cloud
Installierte Basis >100 >200 >800 NA
Passt am besten als ... SaaS-Lösung und bestehendes internatio-nales Übersetzerteam
Als selbst betriebene Lösung oder als SaaS-Lösung
Es besteht bereits ein internationalesÜbersetzerteam
Wenn nichts anderes passt, LC geht immer
Können Language Services damit verbunden werden?
Ja, als Managed Services eine ideale Lösung
Ja Ja Ja
Auch mit Integratoren / Partnern implementierbar?
Nein Ja Ja Nein
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Dr.-Ing. Axel PoestgesSenior Business Consultant
E-Mail:[email protected]
Mobil: +49 174 322 58 68
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!