excellence in real estate
AIS-Audit PM
– AM und PM-Organisation auf
dem Prüfstand – (vertraulich)
© AIS Management GmbH
Seite 2
Ihr Partner AIS Management
© AIS Management GmbH
Seite 3
AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse
Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung
Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement
Benchmarking
Einkauf und Lieferantenmanagement
planungs- und baubegleitendes Facility Management
Bewältigung komplexer Aufgaben,
Aufdeckung und Umsetzung von
Optimierungspotenzialen
Consulting
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
Benchmarks
betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR
SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken
aktiv in Forschung und Lehre
Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien
(DIN, CEN etc.)
einzigartiger Pool an Primärdaten,
maximale Marktnähe,
Wettbewerbsvorsprung
FM-Marktforum (E-Sourcing)
Secure Dataroom (E-Collaboration)
xRE-Lieferantendatenbank
Software und Wissensarchive
ressourcenschonendes, besseres
Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property
und Facility Management, CREM
E-Solutions
© AIS Management GmbH
Seite 4 © AIS Management GmbH
AIS-Audit PM – AM und PM-Organisation auf dem Prüfstand –
Seite 5 © AIS Management GmbH
Idee und Zielsetzung
Bewertung von PM-Organisation
Was wird bewertet?
Was sind sinnvolle Messkriterien?
Wie können unterschiedliche Organisationen nach gleicher Methodik bewertet werden?
Best Practice meist schwer zugänglich für „Außenstehende“ / Marktbegleiter
Adaption von Best Practice auf eigene PM-Einheit schwierig
Analyse von PM-Einheiten wesentlicher „Player“
Lernen von den Besten
Messkriterien eindeutig und gleichbleibend
aus Analyseergebnis Optimierungspotenziale ableiten
Vorstellung Tool September 2008
Befragung jährlich
mittlerweile 3. Befragungsrunde
ᴓ ca. 20 Teilnehmer
Herausforderung
Tool AIS-Audit PM
Bericht AIS-Audit PM
Seite 6 © AIS Management GmbH
Kurzprofil und Ablauf AIS-Audit PM
zu den 4 Perspektiven „Finanzen“, „Organisation“, „Zukunftsfähigkeit / Innovation“, „Kundenorientierung“ anhand
Prüfkatalog entscheidende Parameter der PM-Einheit hinterfragt
mit Blick auf Kundenideal sowie Best Practice marktführender Unternehmen Bewertung qualitativer und quantitativer
Dimensionen der jeweiligen PM-Einheit
Schwächen, Stärken und Potenziale identifiziert, Optimierungsansätze aufgezeigt
Ergebnisse Transparenz bzgl. Leistungsfähigkeit und fundierte Grundlage für Definition konkreter Arbeitspakete zur
Professionalisierung des jeweiligen PM
AM- bzw. PM-Entscheidermannschaft
ca. 1 Stunde reine Bearbeitungszeit in Online-Abfrage
½ Tag Ergebnispräsentation vor Ort mit Feedback und Handlungsempfehlungen
Online (Fragebogen) und vor Ort (Ergebnispräsentation)
was?
wer?
wie lange?
wo?
Seite 7 © AIS Management GmbH
Property Management: Hebel zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit O
pti
mie
run
g P
rop
ert
y M
an
ag
em
en
t
Perspektiven
Zukunftsfähigkeit /
Innovation
Themen
Finanzen
Organisation
Kunden-
orientierung
quantitativ
Strategie
Mitarbeiter
Lieferantenmanagement
Wertschöpfungstiefe
Sachkosten
Personalkosten
Vollkosten
Kundenverständnis
Produkt
Kundensicht
Leitprinzip
Aufbauorganisation
Ablauforganisation
Transparenz
Impact
qualitativ
Seite 8 © AIS Management GmbH
Detail: Perspektive → Thema → Subthema
Organisation
Finanzen
Kundenorientierung
Zukunftsfähigkeit / Innovation
Leitprinzip
Aufbauorganisation
Ablauforganisation
Transparenz
PM zum Markt vergleichbar und objektiv bewertbar
Schwächen geben Handlungsfelder vor
Handlungsfeldern sind konkrete Lösungsansätze zugeordnet
Sind Objektübernahme und -übergabeprozesse bei Ihnen
standardisiert und schriftlich niedergelegt?
Arbeiten Sie mit einer digitalen Liegenschafts- / Gebäudeakte?
Verfügen Sie über standardisierte Instandhaltungsplanung?
...
Perspektiven
Themen
Fragen
Seite 9 © AIS Management GmbH
Auswertung: Beispiel Einzelauswertung
Gesamtergebnis Firma XY unterdurchschnittlich
akuter Handlungsbedarf in Perspektive Kundenorientierung, Thema Produkt
1
2
3
4
5
Kosten
Erlös
Leitprinzip
Aufbauorganisation
Ablauforganisation
Tranzparenz Strategie
Mitarbeiter
Lieferantenmanagement
Kundenverständnis
Produkt
Firma xy
Best Pratice
Finanzen
Organisation
Zukunftsfähigkeit / Innovation
Kundenorientierung
Seite 10 © AIS Management GmbH
Auswertung: Übersicht häufige Brennpunkte
Best Practice bei „Einzelnen“
Schwächen beginnen perspektivenübergreifend bei Spezifikation und Vertragsgestaltung
1
2
3
4
5
Kosten
Erlös
Leitprinzip
Aufbauorganisation
Ablauforganisation
Tranzparenz Strategie
Mitarbeiter
Lieferantenmanagement
Kundenverständnis
Produkt
Best Pratice
Markt
Finanzen
Organisation
Zukunftsfähigkeit / Innovation
Kundenorientierung
Seite 11 © AIS Management GmbH
Auswertung: häufige Brennpunkte (1)
Perspektive Kundenorientierung, Thema Produkt
eigenes Stärken- / Schwächenprofil nicht bekannt
eigene Leistungen preislich (z.B. durch BM) nicht bewertet
zentrale Anlaufstelle (Servicedesk) für alle Serviceanfragen der
Mieter nicht vorhanden und / oder nicht regelmäßig ausgewertet
Best Pratice
Markt
Aufbauorganisation
Perspektive Organisation, Thema Aufbauorganisation
eigene Mitarbeiterressourcen ändern sich bei Portfolioänderungen nicht
nach definierten Regeln
eigene Researchtätigkeiten (Stichwort Primärdaten) finden nicht statt
Frühwarnsystem zur Identifikation von Objekt- und Portfoliorisiken
existiert nicht
unzureichend Kompetenz im TGM, IGM, Flächenmanagement
Produkt
Best Pratice
Markt
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
Seite 12 © AIS Management GmbH
Auswertung: häufige Brennpunkte (2)
Perspektive Zukunftsfähigkeit / Innovation,
Thema Lieferantenmanagement
kein Controlling im Bereich ungeplante Kleinreparaturen /
Instandsetzungen
kein kontinuierliches Verbesserungs- bzw. Entwicklungskonzept für
Dienstleister definiert und implementiert
keine regelmäßige Leistungsbewertung von Dienstleistern
kein eindeutiges Leistungsbild für Dienstleister / Lieferanten definiert
Auswahlprozess für Dienstleister nicht transparent / nachvollziehbar
(„individuelle Note“)
Best Pratice
Markt
Best Pratice
Markt
Perspektive Finanzen, Thema Kosten
keine Rahmenverträge mit externen PM- oder FM-Dienstleistern
abgeschlossen (feste Preise für standardisierte Leistungen)
Kennzahlenbaum (z.B. x Mitarbeiter je Wirtschaftseinheit) zur
Beurteilung von Soll-Mitarbeiterressourcen bei Dienstleistern nicht
vorhanden oder unscharf
Vergütung externer Dienstleister folgt keiner festen Formel /
keinem festen Rechenmodell (z.B. dynamisches Preismodell bei
Portfolioveränderungen inkl. performancebezogene Vergütung)
Lieferanten-
management
Kosten
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
Seite 13
Kontakt für weitere Informationen
© AIS Management GmbH
Seite 14
AIS Management – excellence in real estate
Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen
Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit
und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,
schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.
Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist
einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und
Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und
Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,
Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.
▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.
▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von
Betreiberrisiken.
Unabhängigkeit
AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich
Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset
Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.
Partner der AIS Management
© AIS Management GmbH
excellence in real estate
Kontakt
Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
E-Mail: [email protected]
Homepage: www.ais-management.de
Blog: http://blog.ais-management.de
Helpdesk
FM-Marktforum
Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: [email protected]
Secure Dataroom
Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: [email protected]
© AIS Management GmbH
