excellence in real estate
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Effiziente Ausschreibung und
Vergabe von Bau und
Gebäudebetrieb via Internet
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Ihr Partner AIS Management
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AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse
Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung
Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement
Benchmarking
Einkauf und Lieferantenmanagement
planungs- und baubegleitendes Facility Management
Bewältigung komplexer Aufgaben,
Aufdeckung und Umsetzung von
Optimierungspotenzialen
Consulting
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
Benchmarks
betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR
SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken
aktiv in Forschung und Lehre
Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien
(DIN, CEN etc.)
einzigartiger Pool an Primärdaten,
maximale Marktnähe,
Wettbewerbsvorsprung
FM-Marktforum (E-Sourcing)
Secure Dataroom (E-Collaboration)
xRE-Lieferantendatenbank
Software und Wissensarchive
ressourcenschonendes, besseres
Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property
und Facility Management, CREM
E-Solutions
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Notwendigkeit für Online-Ausschreibung und -Vergabe
Vorteile durch Einsatz des FM-Marktforums (E-Sourcing)
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Geschäftsfeld E-Solutions: Einsatz und Zusammenspiel von E-Collaboration und E-Sourcing
komplementäre Webtools
Fachexpertise als 2. Seite der Medaille
Prozessdefinition und -dokumentation
Ausschreibung Rahmenverträge Fortschreibung LV
Ausschreibung Gebäudebetrieb und Wissenspflege
Ausschreibung Bauleistungen und Instandsetzung
FM-Marktforum: Spezifikation, Ausschreibung, Vergabe online (Schwerpunkt: Daten)
Immobilienlebenszyklus
Planung Realisierung Betrieb Vermarktung
Kommunikation und Dokumentation
Vorgaben, Gutachten, Pläne Protokolle, Verträge, Berichte
Secure Dataroom: virtueller Projektraum (Schwerpunkt: Dokumente)
Due Diligence Akte Digitale Liegenschaftsakte Digitale Bauakte
Vermietung, Verkauf Reports, Unterlagen
Digitale Projektakte
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LV-Erstellung – „old fashioned“
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Word / Excel
Offline-AVA
z.B. WinAVA / NetBau
Typisierung
Leistungsverzeichnis
Ausschreibungsbasis
SAP
(Sammel-) Leistungsstamm
SAP
(Leistungsstämme)
Erstellung
Leistungsverzeichnis
Abrechnung, Nachträge,
Kostenverfolgung, LV-Pflege
Leistungsverzeichnis
Bauwerkserhaltung
(Abruf Leistungskatalog)
Leistungsverzeichnis Bau
(projektbezogen)
Leistungsverzeichnis FM
(wiederkehrend)
Offline-AVA
z.B. WinAVA
Word / Excel
Erstellung intern oder extern mit unterschiedlichen Werkzeugen: lokale Lösungen der Beteiligten
GAEB-Schnittstelle z.T. fehlend: strukturierter Datenaustausch nicht möglich
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LV-Erstellung im FM-Marktforum
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FM-spezifische Funktionen (z.B. Abfrage von Intervallen, Stundenverrechnungssätzen, etc.)
Bedienung Bau- und FM-spezifischer IT-Schnittstellen: Integration lokaler Werkzeuge
Beseitigung Medienbrüche
Schnittstellenreduktion
„Software as a Service“: keine Softwareinstallation notwendig
Word / Excel
Offline-AVA
z.B. WinAVA / NetBau
Typisierung
Leistungsverzeichnis
Ausschreibungsbasis
SAP
(Sammel-) Leistungsstamm
SAP
(Leistungsstämme)
Erstellung
Leistungsverzeichnis
Abrechnung, Nachträge,
Kostenverfolgung, LV-Pflege
Leistungsverzeichnis
Bauwerkserhaltung
(Abruf Leistungskatalog)
Leistungsverzeichnis Bau
(projektbezogen)
Leistungsverzeichnis FM
(wiederkehrend)
Offline-AVA
z.B. WinAVA
Word / Excel
FM-Marktforum
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Prozessoptimierung durch AIS-Technologie FM-Marktforum
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Optimierung!
Auftrag LV-Freigabe Submission
Ausschreibungsprozess konventionell: offline
Papier / Versand von Dokumenten
hohe Prozessaufwendungen, individuelle „Standards“, Fehleranfälligkeit durch Medienbrüche
Gebote ungleich Anfragen („Äpfel und Birnen-Dilemma“)
digital / alle Beteiligten im gleichen System (kein Dokumentenversand)
präziser Ablauf: weniger Prozessschritte / weniger Fehler / kürzerer Prozess
Gebote entsprechen zwingend den Anfragen (sofortige und absolute Vergleichbarkeit)
Ausschreibungsprozess mit FM-Marktforum: online
LV-
Erstellung
Anbieter-
Auswahl
LV-Freigabe
Kalkulation
Anbieter
Submission
Angebots-
auswertung Vergabe-
verhandlung
Angebots-
prüfung
Auftrag
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Fachwissen, Prozess und Kommunikation im FM-Marktforum integriert
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zentrale Datenbank:
- allgemeines Archiv
- kundeneigene Archive
aktuelles, zentrales Archiv: Wissensmanagement
|13| Wiederholung
Rückschreibung von Preisen: lernendes System
|12| Lieferantenbewertung |1| Erstellung LV aus
Standardbausteinen
|2| Kostenberechnung
aus Schätzpreisen
|9| Vergabeverhandlung /
Auktionen
|10| Zuschlag
|11| Handwerkerkopplung
Abrechnung
|3| Anbieterauswahl
|4| Anbieteransprache
|6| Angebotsabgabe |7| Angebotsprüfung
|5| Angebotskalkulation |8| Angebotsauswertung Fachabteilung
Externer Planer
Einkäufer
Fachabteilung
Anbieter
Einkäufer
Anbieter
Anbieter
Fachabteilung
Externer Planer
Einkäufer
definierter Workflow: optimierter Prozess
Internet als Kommunikationsmedium: Zugriff schnell, zeit-, ortsunabhängig
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FM-Marktforum: Anwendernutzen abhängig von Rolle
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günstiger ...
besser ...
schneller ...
Ausschreiber / Einkäufer
Prozesskosteneinsparung
Einkaufseinsparung durch
Standardisierung und Bündelung,
Bieterkreisausweitung
wachsende Erfahrungs- und
Wissensdatenbank
Transparenz, Revisionssicherheit,
Beschaffungscontrolling
Benchmarking, Best practice
Verkürzung der Durchlaufzeiten
Ablaufroutinen
Information statt Papier
Anbieter / Lieferant
Transaktionskosteneinsparung
Reduktion der Vertriebskosten
wachsende Erfahrungs- und
Wissensdatenbank
fairer Wettbewerb durch
transparentes Verfahren
Erschließung neuer Kundenkreise
Wegfall unproduktiver Postzeiten
wiederkehrende Standards und Benutzerführung
Information statt Papier
Prozesskosteneinsparung ca. 60 %
Einkaufseinsparung durch Bündelung / Standardisierung ca. 5 – 15%
Transparenz / Controlling
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FM Marktforum – Zusammenspiel drei Dimensionen
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Verzahnung aller Dimensionen in einem zentralen Tool
Achtung: besondere Anforderungen an Funktionalitäten im Facility Management!
FM-Marktforum
fachspezifischer
Content
Dimension 2
Prozess
Dimension 1
+
Kommunikation
Dimension 3
Bauherr
Architekt
TGA
Facility
Manager
Bauleiter
GU
Dienst-
leister
Projekt-
steuerer
Online-
Technologie
+
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AIS-Services zu Ausschreibung und Vergabe mit dem FM-Marktforum
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Ausschreibung Erstellung Leistungsverzeichnis Vergabe, LV-Pflege
AIS-Helpdesk
AIS-Consulting
Entlastung Kunde
Einbringung von Marktsicht und Best Practice
Qualitätssicherung
LV-Quick-Check
Anlagenerfassung / Erfassung
kalkulationsrelevanter Daten
Kostenbenchmarks
Musterverträge /
-leistungsverzeichnisse
fachliche Unterstützung
bei LV-Erstellun
Anbieterevaluierung und
-präqualifizierung / RFI
Vorlagen für Bieterqualifizierung
Vorlagen für Bieterpräsentation
...
CoC: z.B. Technisches Gebäudemanagement, Infrastrukturelles Gebäudemanagement, etc.
Support / Schulungen
übernimmt auf Wunsch auch
vollständige Bieterkommunikation
für AG
aktive Anbieterbetreuung
Statusberichte für Ausschreiber
Leitfäden für Anbieter
Gesprächsleitfaden Vergabe
Unterstützung / Durchführung
Vergabeverhandlung
Preisfindungsverfahren /
Auftragsleistungsverzeichnis
Unterstützung Vertragsgestaltung
Checklisten für Start-up,
Abnahmen, Qualitätssicherung
Digitale Projekt- und
Gebäudedokumentation
Angebots- und Anbieterbewertung
Angebotsprüfung / Prüfbericht /
Vergabevorschlag
...
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Praxisbeispiel: Ausschreibung mit AIS-Technologie FM-Marktforum
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Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Archiv zur Leistungsverzeichniserstellung
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Spezifikation der einzukaufenden
Leistung
effiziente Leistungsverzeichnis-
erstellung durch Archivbausteine
Preisbenchmarks
automatische Kostenschätzung
Import offline erstellter
Leistungsverzeichnisse via GAEB-
Schnittstelle
einheitliche Standards im
Unternehmen
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Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Veröffentlichung Ausschreibung
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Anbieterdatenbank
Anbietervorauswahl durch
Gewerkezuordnung
Integrationsmöglichkeiten in
Lieferantenmanagementsysteme
hilfreiches Support-Tool,
Systemintelligenz
Ausschreibung veröffentlichen
Anbieter werden vom System
automatisch per E-Mail
benachrichtigt
Angebotsabgabetermin kann
verlängert werden; System verteilt
Nachricht an Anbieter
effiziente Prozesssteuerung
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Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Anbietersicht – Anfrage des Ausschreibers
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Eingabe der Angebote
automatische Kontrollroutinen wie Nullpreis-Check, Variablen-Check, usw.
Anmerkungen und Fragen können in separatem Datenfeld erfolgen
durch Wegfall von Postwegen hat der Anbieter bis eine theoretische Sekunde vor Ablauf der Submission noch Möglichkeit der Angebotsabgabe
Fehlerreduktion / Zeitgewinn
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Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Angebote öffnen
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Öffnung von Angeboten
Anbieter kann Leistungsverzeichnis
nicht verändern (kein Kontrollaufwand
für Ausschreiber)
Anbieteranmerkungen in separatem
Datenbankfeld
Angebote erst nach Submission
einsehbar
elektronische Stempel dokumentieren
Aktivitäten (wer hat wann abgegeben,
geöffnet, geprüft, ...)
Schutz und Transparenz
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Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Ausschreibersicht – Prüfprotokoll
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Prüfung der Angebote
automatische rechnerische
Angebotsprüfung
automatische formale Angebotsprüfung
fachliche Prüfung der Angebote bis auf
Positionsebene im System möglich
Standardprüfprotokoll für
Vergabeverhandlung
maximale Prozesseffizienz
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Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Computer-generierter Preisspiegel
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Auswertung der Angebote
automatisch generierter Preisspiegel mit Ideal- und Mittelpreis per Mausklick
grafischer Schnellvergleich
flexibel durch Exportmöglichkeit in Microsoft Excel
Vergabe von Leistungen
verschiedene Vergabeformen durch Auktionsvarianten und virtuelle Bieterverhandlungen
Preisbildung in Auktionen online verfolgbar
automatische Erstellung eines Auftragsleistungsverzeichnisses
von der Spezifikation bis zur Vergabe ohne Medienbruch
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Kontakt für weitere Informationen
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AIS Management – excellence in real estate
Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen
Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit
und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,
schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.
Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist
einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und
Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und
Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,
Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.
▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.
▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von
Betreiberrisiken.
Unabhängigkeit
AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich
Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset
Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.
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Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
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