Accounting Information Systems
Einführung
Überblick
Bei einem Accounting Information System (AIS) handelt es sich um die Summe aller Ressourcen (Menschen, Geräte, Methoden), welche dazu dienen, Finanzdaten in Finanzinformationen zu transformieren.
Diese Transformation findet sowohl manuell als auch computerunterstützt statt.
Lernziele
1 Verständnis für Transaktionszyklen (transaction cycles) und die Struktur des internen Kontrollsystems.
2 Begreifen der Organisationsstruktur der Informationsfunktion in Unternehmen.
Lernziele
3 Anwendungen der Informationstechnologie in Unternehmensorganisationen erkennen.
4 Den prinzipiellen Entwicklungsweg von IT-Systemen verstehen.
Lernziel 1
Zusammenhang zwischen
Transaktionszyklen
und dem internen Kontrollsystem
Information und Entscheidung
Unternehmen transformieren bestimmte Inputs in Waren und Dienstleistungen.
Wer sind die Hauptadressaten von Rechnungsweseninformationen?
1 Externe Adressaten2 Interne Adressaten
Information und Entscheidung
Wer sind die wichtigsten externen Adressaten?– Aktionäre– Potentielle Investoren– Kreditgeber– Behörden– Kunden und Lieferanten
Information und Entscheidung
Wer sind die wichtigsten internen Adressaten?– Management
Unterschiedliche Management-Ebenen besitzen unterschiedliche Informationsbedürfnisse!
Information und Entscheidung
Strategisch
Taktisch
Operational
Transaktionsorientiert
Lower-LevelManagement
MiddleManagement
Top-Level Management
Verdichtungund Filterung
Informationssysteme
Der Begriff Informationssystem legt den Computereinsatz nahe (nicht zwingend!).
Was ist ein computergestütztes Informationssystem?
Eine Kombination von Hard- und Software zur Transformation von Daten in Informationen.
Informationssysteme
Electronic Data Processing System (EDP)
Data Processing System (DP)
Management Information System (MIS)
Decision Support System (DSS)
Expert System (ES)
Executive Information System (EIS)
Accounting Information System (AIS)
Geschäftsprozesse
Ein Geschäftsprozess ist eine zusammenhängende Folge von Einzelaktionen, die mit Daten, Organisationseinheiten und einer logischen Zeitfolge verknüpft sind.
Geschäftsprozesse werden von wirtschaftlichen Ereignissen (events) ausgelöst und besitzen genau definierte Anfangs- und Endpunkte.
Die auslösenden Ereignisse sowie die dann folgenden Aktionen sind für die meisten Unternehmen ähnlich.
Geschäftsprozesse
Einkaufs- Logistik
Einkaufs- Logistik
Verkaufs- Logistik
Verkaufs- Logistik
Operativer Bereich
Operativer Bereich
Marketing Marketing
Service Service
Primäre Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse
Unterstützende Geschäftsprozesse
F & EF & EBeschaffungBeschaffung
HumanResources
HumanResources
InfrastrukturInfrastruktur
Transaktionszyklen
Vier Transaktionszyklen sind den meisten Unternehmen gemein:
1 Einnahmenzyklus2 Ausgabenzyklus3 Produktionszyklus4 Finanzierungszyklus
Transaktionszyklen
Zyklus Nr. 5: Jahresabschluß-Zyklus. Der Jahresabschluß-Zyklus ist kein operativer
Zyklus (Reporting Cycle). Dieser Zyklus erhält Daten aus den anderen
Zyklen und transformiert diese zu Berichten.
Internes Kontrollsystem
Der interne Kontrollprozess soll folgende Zielerreichungen hinlänglich garantieren:
– Zuverlässigkeit des finanziellen Berichtswesens
– Effektivität und Effizienz operativer Abläufe– Einhaltung aller relevanten gesetzlichen
Bestimmungen und Standards
Internes Kontrollsystem
Woraus besteht das IKS?– Kontollumgebung (control environment)– Risiko-Einschätzung (risk assessment)– Kontrollhandlungen (control activities)– Information und Kommunikation– Überwachung (monitoring)
Internes Kontrollsystem
Wie wird das Prinzip der Funktionstrennung im Rechnungswesen umgesetzt?
Keine Abteilung bzw. kein einzelner Mitarbeiter sollte die Berichtsfunktion über seine eigene operative Tätigkeit ausüben.
Was ist eine interne Prüfung (internal audit)? … eine unabhängige Kontrolle durch eigene
Mitarbeiter.
Lernziel 2
Begreifen der Organisationsstruktur der
Informationsfunktion in Unternehmen
Informationsfunktion
Die Informationsfunktion verarbeitet die Daten zu Informationen.
Innerhalb der Unternehmen hat sich diese Funktion organisatorisch zunehmend kompliziert bis hin zu hochspezialisierten technischen Abteilungen.
Informationsfunktion
ManagerSystemsAnalysis
ManagerProgramming
ManagerOperations
ManagerTechnicalSupport
ManagerUser
Support
ChiefInformation
OfficerSteering
Committee
Informationsfunktion
ManagerProgramming
ManagerSystemsAnalysis
ApplicationAnalysts
ApplicationProgrammers
Informationsfunktion
ManagerOperations
MaintenanceProgrammers
ComputerOperators
DataEntry
Operators
FileLibrarian
Informationsfunktion
ManagerTechnicalSupport
CommunicationAnalysts
DatabaseAdministration
SystemsProgrammers
Informationsfunktion
Eine andere Möglichkeit besteht darin, in den Bereichen Systemanalyse und Programmierung eine Projektorganisation vorzusehen.
Dabei werden Systemanalytiker und Programmierer einzelnen Projekten zugewiesen.
Lernziel 3
Anwendungen der Informationstechnologie in
Unternehmensorganisationen
End-User Computing
End-user computing (EUC) bedeutet die direkte Umsetzung von Algorithmen in Code durch den Endanwender.
Die Endanwender erstellen ihre eigenen Problemlösungen, wobei die Organisation die Ressourcen zur Verfügung stellt.
User SubmitsQuery Language
Job
User SubmitsQuery Language
Job
User ReportUser Report
DatabaseAccounts Receivable
Data
DatabaseAccounts Receivable
Data
Query LanguageProcessor
Query LanguageProcessor
DatabaseAccess Control
Software
DatabaseAccess Control
Software
EUC am Großrechner
Traditioneller Ansatz
End User Information SystemSpecialists
Datenverarbeitung für den End User
Data Processing
Datenverarbeitung für den End User
End-User Ansatz
End UserDatabase Software on
Personal ComputerData
Processing
Datenverarbeitung für den End User
Personal computers (PCs) geben dem End User die Möglichkeit zu eigenen Lösungen.
Wenn die Daten einmal verfügbar sind, kann der End User sie selbst weiter
verarbeiten.
Quick-Response Technologie
Quick-response Systeme sind für den Total Quality Performance-Ansatz (TCP) erforderlich.
TQP wird auch als TQM oder Total Quality Management bezeichnet.
Wesentliche Grundhaltung: alles soll schon beim ersten mal “richtig” gemacht werden.
TQP fokussiert auf die Kundenzufriedenheit.
Quick-Response Technologie
Voraussetzungen für die Quick-Response Technologie:
1 Standardisierte Hard- und Software2 Electronic Data Interchange (EDI)3 Universal Product Code (UPC = Bar Code) zur
Produktidentifizierung (Scannerkassen etc.)
Quick-Response Technologie
Electronic DataInterchange
Electronic DataInterchange
Versand der Lieferung
Versand der Lieferung
Produktverkauf beim Händler
Produktverkauf beim Händler
Scan Bar CodeScan Bar Code
Computer System
(Hersteller)
Computer System
(Händler)
Web Commerce
Verkäufe via World Wide Web steigen weiter an.
Vorteile? Für Kunden: kein “Anstellen” im
Geschäftslokal. Für Händler: Kostenersparnis durch
automatisierten Bestellvorgang.
Electronic Data Interchange
EDI = der direkte Transfer von Geschäftsdaten (computer-to-computer) über ein Kommunikationsnetzwerk.
Unterschied zwischen EDI und email? email: die Nachrichten werden von Menschen
erzeugt und gelesen. Bei EDI werden die Nachrichten direkt
zwischen Computern ausgetauscht.
Electronic Data Interchange
Händler HerstellerBestellung
spartPapierspartPapier
spartZeitspartZeit
Computer-Integrated Manufacturing
Computer-integrated manufacturing (CIM) ist ein integriertet Ansatz zum IT-Einsatz in Produktionsbetrieben.
CIM reduziert IT-Kosten und verbindet Hersteller, Händler und Kunden durch den Einsatz von EDI.
Computer-Integrated Manufacturing
Woraus besteht ein CIM System?– computer-aided design (CAD) workstations– Echt-Zeit Produktionsüberwachungs- und – -kontrollsystem– Bestell- und Lagerverwaltungssystem
Electronic Funds Transfer (EFT)
Electronic Funds Transfer Systeme sind Zahlungssysteme, in denen Kommunikation und Verarbeitung hauptsächlich oder ausschließlich elektronisch erfolgen.
Banken können dadurch mit den EDI-Anwendungen ihrer Kunden kommunizieren.
Lernziel 4
Die Entwicklung von Informationssystemen
verstehen
Systementwicklung im Rechnungswesen
AIS können entweder intern (durch eigene Mitarbeiter) oder extern (von Softwarefirmen) entwickelt werden.
Die Systementwicklung sollte durch interne und externe Prüfer (Audits) begleitet werden (extern: WP, intern: Innenrevision).
Systementwicklung im Rechnungswesen
Die 3 Phasen der Systementwicklung:– Systemanalyse– Systems-Design– System-Implementierung
Systementwicklung im Rechnungswesen
Systemanalyse: Lösungsansätze für spezifische Problemstellungen entwickeln und bewerten.
Der Schwerpunkt liegt auf der Gesamtfunktion des Systems.
Die einzelnen Zielsetzungen des Systems müssen gegeneinander abgewogen werden.
Systementwicklung im Rechnungswesen
Zielsetzungen der Systemanalyse:– Qualität der Information verbessern– interne Kontrolle verbessern– (wo möglich) Kosten reduzieren
Systementwicklung im Rechnungswesen
System-Design: Detailentwurf des in der Systemanalyse gewählten Lösungsansatzes.
Bewertung von Effektivität und Effizienz unterschiedlicher Desing-Varianten unter dem Blickwinkel der Funktionalität des Gesamtsystems.
Systementwicklung im Rechnungswesen
System-Implementierung: Konkrete Umsetzung des gewählten System-Desings (Programmierung, Installation).
Besteht aus folgenden Schritten:– Test (vor der eigentlichen Installation)– Systemdokumentation– System-Review (inkl. Abnahme)
System-Ansatz
Worin besteht der System-Ansatz? Stufenweise Vorgangsweise bei der
Systementwicklung. Ziel ist die geordnete und kontrollierte
Umsetzung von System-Projekten. Besteht aus 6 Teilschritten
System-Ansatz
1 Definition der System-Ziele2 Entwicklung alternativer Lösungsansätze3 Systemanalyse4 System-Design5 System-Implementierung6 System-Evaluierung
Verhaltenstheoretische Aspekte
Durch neue IT-Systeme werden neue Arbeits-Beziehungen zwischen den vorhandenen Mitarbeitern etabliert.
Es ändern sich die Arbeitsinhalte und u.U. auch die Organisationsstruktur.
Technische, verhaltenstheoretische, situative und persönliche Aspekte müssen berücksichtigt werden (Akzeptanz)!
Verhaltenstheoretische Aspekte
Die Mitarbeiter-Akzeptanz und –Schulung muss bereits in der Design-Phase sichergestellt werden.
Das System sollte von Anfang an aus der Endanwender-Sicht im Kontext der konkreten Organisation geplant und entwickelt werden.