Ablauf- und Terminplanung von

Projekten

Ablauf und Terminplanung von Projekten

Ablauf- und Terminplanung von

Projekten

Grundlagen• Aufbauend auf der Kenntnis des Projektinhalts,

also auf der Menge der zu erledigenden Arbeitspakete, ermittelt die Ablauf- und Terminplanung die technologische und zeitliche Anordnung der Aufgaben.

• Diese Planung ermittelt terminliche Aussagen über das Projekt (z.B. Zwischen- und Endtermin) und ist Basis für weitere Planungen (z.B. Ressourceneinsatz, Kostenverlauf)

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GrundlagenUnterscheidung:• Ablaufplanung: Festlegung der logischen Anordnung von

Aufgabenelementen• Fristen-/Terminplanung:Parameter Zeit wird in die

Ablaufplanung eingefügt

Ein Ablauf besteht aus folgenden Teilen:• Vorgang: Ein Vorgang ist durch die Ereignisse Anfang

und Ende begrenzt.• Ereignis(Meilenstein):Ablaufelement, das einen

bestimmten Zustand repräsentiert. Besitzen die Dauer=0• Abhängigkeit: Ablaufelement das die Beziehung

zwischen den Vorgängen repräsentiert.

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Methodena. Geschwindigkeitsdiagrammb. Terminlistec. Zeitfixierter Balkenpland. Vernetzter Balkenplane. Netzplan

Diese Terminplanungsmethoden sind „abwärtskompatibel“, d.h. die jeweils in der Liste darüber stehenden, einfacheren Terminplanungen sind in der darunter liegenden enthalten.

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a. GeschwindigkeitsdiagrammGrobe Darstellung des Projektablaufs mittels Leistungskenngrößen.

Formen der Darstellung: Weg-Zeit-DiagrammMengen-Zeit-DiagrammLeistungs-Zeit-Diagramm

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b. TerminlistenUnterscheidung: • Endereignisse der Projektphasen

(Meilenstein-Terminliste, Phasenplan, Meilensteinplan)

• Endereignisse der Arbeitspakete bzw. Vorgänge (Vorgangsterminliste, Vorgangsliste)

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Meilensteinplan(Meilenstein-Terminliste, Phasenplan)

• Liefert eine grobe Terminplanung eines Projekts über ausgewählte Ereignisse

• Leistungsfortschritt zwischen den Meilensteinen wird nicht überwacht

Das Stage-Gate-Modell Stellt einen definierten Projektablauf dar, indem der Schwerpunkt auf wenige standardisierte Meilensteine (Gates) gelegt wird.

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Vorteile des Stage-Gate-Modell

• Planungs- und Steueraufwand wird minimiert• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und

Gesamtprozess-Sicht wird gefördert• Alle Prozessbeteiligten wissen wegen den

standardisierten Stages und Gates über den Status und die weiteren Schritte bescheid.

• Der Informations- und Entscheidungsprozess ist klar definiert und fokussiert

• Vom Kunden gewünschten Termine werden vermehrt eingehalten

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Vorgangsliste• Liefert in Überblicksform die

Fertigstellungstermine der Arbeitspakete• Arbeitsfortschritt innerhalb des einzelnen

Arbeitspakets wird nicht überwacht• Besteht aus einer Auflistung der im Projekt zu

erledigenden Arbeitspakete mittels Code-Nummer und Arbeitspaketbenennung sowie Eintragung der vorgesehenen Endtermine.

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Beispiel VorgangslisteAP-Nr AP-Beschreibung Termin

1.1 Projektauftag schriftlich erteilt 4/09

1.2 Projektplanung und Projektorganisation beendet

5/09

4.2 Projektmanagement-Workshop für das Topmanagement

6/09

3.3 Projektmanagement-Grundlagen- und Aufbauseminar für alle wichtigen Nutzer abgeschlossen

offen

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c. Balkenplan• Grafische Darstellung der Aufgaben und

Termine unter Bezug der Dauern als Durchlaufzeit

• Wesentliches Kommunikationsinstrument mit dem Projektauftraggeber

• Der einzelne Vorgang wird als zeitproportionaler Balken dargestellt

• Zeitliche Überlappungen sind unmittelbar ersichtlich

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Balkenplan

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Vernetzter Balkenplan• Der vernetzte Balkenplan ist ein

Balkenplan, der die erforderlichen Abhängigkeiten enthält ( ablauflogisch, ressourcenbedingt)

• Sind im vernetzten Balkenplan alle Abhängigkeiten eingetragen, besitzt er den gleichen Informationsgehalt wie der Netzplan

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Vernetzter Balkenplan

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d. Netzplan• Rechnerische Ermittlung der Fristen• Sichtbarmachen von kritischen Wegen,

Pufferzeiten• Grafische (tabellarische) Darstellung eines

Projektablaufs • Zunächst ein Ablaufplan und wird durch

Berechnung ein Fristenplan und durch Übertragung in den Kalender zum Terminplan

• Hat höchsten Informationsgehalt

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Netzplan

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Netzplan-Arten• Vorgangspfeil-Netzplan (VPN)

Vorgänge werden durch Pfeile dargestellt Knoten repräsentieren die Abhängigkeiten als

Zusammenfall eines Start- und Endereignisses

• Ereignisknoten-Netzplan (EKN)Pfeil repräsentiert Abhängigkeit zwischen

Ereignissen, bewertet mit einem ZeitabstandKnoten stellen Ereignisse dar

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Netzplan-Arten• Vorgangsknoten-Netzplan (VKN)

Knoten stellen die Vorgänge im Projekt dar. Es werden Vorgangsbezeichnung, Vorgangsnummer und Vorgangsdauer eingetragen

Verbindungspfeile repräsentieren die Anordnungsbeziehungen

Im Projektmanagement werden heute praktisch ausschließlich Vorgangsknotennetze verwendet

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Detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise in der

Ablaufplanung und Terminplanung

• Abbildung: Vorgehensweise bei der Ablauf- und Terminplanung

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Start

Vorgangsliste

Vorgangsdauern

Balkenplan

Optimierter Terminplan

Anordnungs-beziehungen

Ablaufplan

Vorgangsdauern,Zeitabstände

Vernetzter Balkenplan, Netzplan

Terminliste

End

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1. Die Vorgehensschritte• Ein Vorgang ist, wie bereits definiert, ein

Geschehen mit definiertem Anfang und Ende, das Zeit erfordert.

Kennzeichen:• Erfordert Bereitstellung von Einsatzmitteln• Verursacht Kosten• Wird ohne Unterbrechung abgewickelt• Zusammenstellung von Vorgängen findet

man in der Vorgangsliste

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Die Festlegung der Vorgänge hat auf der Grundlage der ermittelten Arbeitspakete zu erfolgen. Dabei sind je nach Erfordernis einzelne Arbeitspakete zu zerlegen, bis sich Vorgänge ergeben, auf die folgende Aussagen zutreffen:

• Der Vorgang wird ohne Unterbrechung durchgeführt• Der Ressourceneinsatz bleibt während der gesamten

Vorgangsdauer konstant• Es besteht eine proportionale Beziehung zwischen

Vorgangsdauer und Arbeitsfortschritt

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2. Ermittlung der Anordnungsbeziehungen

• Umfasst die Festlegung aller unmittelbaren Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen bzw. Ereignissen sowie die Art der jeweiligen Abhängigkeit

• Es gibt vier prinzipielle Anforderungsbeziehungen:1. Normalfolge, Ende-Anfang-Beziehung Das Ende von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Anfang

von Vorgang 2. (z.B: Ende von Montage ist Beginn von Inbetriebsetzung)

2. Anfangsfolge, Anfang-Anfang-Beziehung Der Anfang von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Anfang

von Vorgang 2. (z.B: Beginn der Programmierung ist Voraussetzung für den Anfang von Dokumentationsarbeiten)

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3. Endfolge, Ende-Ende-Beziehung Das Ende von Vorgang 1 ist Voraussetzung für das

Ende von Vorgang 2. (z.B: Das Ende der Montage ist Voraussetzung für das Ende der Aufräumarbeiten)

4. Sprungfolge, Anfang-Ende-Beziehung Der Anfang von Vorgang 1 ist Voraussetzung für das

Ende von Vorgang 2. (z.B: Anfang der Nutzung der Heizung ist Voraussetzung für das Ende des Heizungsprovisoriums)

In der Praxis werden die Normal-, Anfangs- und Endfolgen verwendet wobei diese Folgen auch kombiniert werden können.

Als Strategien bei der Entwicklung der Ablauflogik können Nachfolger-Sichtweise und Vorgänger-Sichtweise unterschieden werden.

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3.Erstellung des Ablaufplans

• Die grafische Darstellung in Netzplantechnik wird heute meist nur noch in tabellarischer Darstellung ausgeführt

• In der Balkenplantechnik braucht man immer Ablauf- und Terminpläne zugleich, da die Darstellung zeitmaßstäblich erfolgt.

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4.Ermittlung der Vorgangsdauern bzw. Arbeitspaketdauern

• Die Durchführungsdauer ist die Zeitspanne von Anfang bis Ende des Vorgangs.

• Die Erfassung der Vorgangsdauern kann wie folgt ablaufen: -ist vorgegeben (z.B:organisatorisch)

-wird aus Erfahrungen direkt geschätzt -wird über das Mengengerüst ermittelt (Montage eines Stuhles 2 Stunden Montage von 20 Stühlen 40

Stunden) -Dauer wird indirekt über die

Schätzung des Aufwand ermittelt

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Methoden der Aufwandschätzung

• Vergleichsmethode (Schätzung) -basiert auf Erfahrungen und Vorstellungsvermögen -gut strukturierte Dokumentation wichtig -Gruppenurteile besitzen höhere Aussagesicherheit

• Parametermethode (algorithmische Verfahren) -basiert auf quantitiver aufwandsrelevanter Größe (Parameter) -Möglichkeit eines formelmäßigen Zusammenhangs zwischen Parameter und

dem gesuchten Aufwand ist die Statistik (mit Regressionsrechnung bzw. als mathematische Formel)

• Kennzahlenmethode (Berechnung mittels Richtwerten) -basiert auf Verwendung von Kennzahlen in Form von Leistungseinheiten

(z.B: LKW Fuhren pro Arbeitstag,...)

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• Zeitreserven möglichst in der Schätzung vernachlässigen (ansonsten sichtbar dokumentieren)

• Schätzungen auf „wirtschaftlichen Mitteleinsatz“ aufbauen

• Diagramm zwischen Ressourceneinsatz bzw. Kosten und der Durchführungszeit

• Störungen schon in der Planung terminlich berücksichtigen

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Zeitanalyse• Fristenplanung (Relativzeitwerte): - Ermittlung der Projektdauer

• Terminplanung (Kalenderdaten):- Analyse der terminlichen

Durchführbarkeit des Projekts aufgrund vorgegebener Fixtermine

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Extremwerte• Vorwärtsrechnung: Hier wird die frühestmögliche Lage

berechnet

• Rückwärtsrechnung:Hier wird die spätesterlaubte Lage berechnet

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Puffer1.) Gesamtpuffer (GP):

Ist jene Zeitspanne, um die ein Vorgang später beginnen kann oder gestreckt werden kann, ohne das Projekt zu gefährden.

2.) Freie Puffer (FP):Wird immer für einen bestimmten Vorgang berechnet unter der Annahme, dass er selbst zu seinem frühesten Anfangszeitpunkt beginnen kann

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Fixtermine• Absolute Fixtermine• Nicht-früher-als-Fixtermine• Nicht-später-als-Fixtermine• Intervall-Fixtermine

(ein Ereignis muss im Intervall oder darf nicht im Intervall liegen, z.B. Winterpause)

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Zeit-Kosten-Optimierung• Kapazitätsmaßnahmen

- Überstunden, Wochenendarbeiten - zusätzliche Kapazitäten - Auswärtsvergaben

• Technologische Maßnahmen - Überlappung von Vorgängen - leistungsfähige Ressourcen zuteilen• Organisatorische Maßnahmen - Team umbesetzen - Änderung der Projektorganisation