35. Sitzung des Ausschusses für Verwaltungsreform und Kommunikations-
und Informationstechnikam 2. September 2004
TOP 2: Stand der Verwaltungsreform in der Senatsverwaltung für Justiz und den nachgeordneten Behörden
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InhaltsübersichtInhaltsübersicht• Projekte Berlin-Brandenburg• Neustrukturierung der
Senatsverwaltung für Justiz• Projekt Justizreform• Neustrukturierung des Justizvollzuges
und der Sozialen Dienste• Neuordnung der
Personalverwaltungsaufgaben• IT-Einsatz in der Berliner Justiz
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Projekte Berlin - BrandenburgProjekte Berlin - BrandenburgStaatsvertrag über die Errichtung gemeinsamer Fachobergerichte der Länder Berlin und Brandenburg
Zum 1. 7. 2005: Gemeinsames Oberverwaltungsgericht in Berlin
und gemeinsames Landessozialgericht in Potsdam
Zum 1. 1. 2007: Gemeinsames Finanzgericht in Cottbus und
gemeinsames Landesarbeitsgericht in BerlinFür alle:Verwaltungsvereinbarung über die Abhaltung von auswärtigen Sitzungstagen
Staatsvertrag über die Errichtung eines gemeinsamen juristischen Prüfungsamtes der Länder Berlin und Brandenburg
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Organisationsübersicht 2001Organisationsübersicht 2001
Bibliothek Pers. u.Fin IT-Stelle
Inn. Dienst
Abteilung I Abteilung II Abteiling III Abteilung IV Abteilung V Abteilung VI
A Personal A Öff. Recht A Zivilrecht A Strafrecht A J ustizvollzug J ustizprüf.amt
B Organisation B Stiftung B Gnadenw. B Rechtshilfe AF Aus- /Fortbild AF Aus- /Fortbild
C Haushalt
Steuerungsdienst
Serviceeinheiten
SenatorStaatssekretär
PressesprecherPersönl. ReferentinGrundsatzreferent
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OrganisationsübersichtOrganisationsübersicht 2004
Abteilung I Abteilung III Abteilung IV
A Personal A Öff. Recht C Strafrecht E Rechtshilfe A J ustizvollzug
Service ITService inn. Dienst B Organisation B Zivilrecht D Stiftung B Gnade AF Aus- /Fortbild
Service Bibliothek C Haushalt AF Aus- /Fortbild
Steuerungsdienst
J ustizprüfungsamt
Projekt J ustizreform
Abteilung II
Pressesprecherin
SenatorinStaatssekretär
Leiterin des BürosPersönl. Referentin
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InhaltsübersichtInhaltsübersichtTeil: Projekt Justizreform
• Ziele und Struktur
• Dezentralisierung
• KLR und Justizcontrolling
• GPO und Bürgerservice
• Personalmanagement
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Derzeitiger Aufbau der Derzeitiger Aufbau der ordentlichen Gerichtsbarkeit in Berlinordentlichen Gerichtsbarkeit in Berlin
A G L ich ten be rg A G C ha r lo tte n bu rg
A G H o he n sch ön h au sen A G T em p e lh o f-K re uzbe rg
A G S ch ön e be rg A G K ö p en ick
A G P a nko w -W eiß en see A G W e dd ing
A G N e ukö lln A G M itte
A G S pa nd au
Präsident des Am tsgerichts Präsident des Landgerichts
Präsidentin des Kam mergerichts
„„Zentrale Steuerung“Zentrale Steuerung“
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Präsidentin des KammergerichtsPräsidentin des Kammergerichts
Präsident des AG Tiergarten• nimmt Funktion einer
koordinierenden Mittelbehörde wahr
• sind alle 11 Amtsgerichte nachgeordnet, welche mit Hilfe von Direktorinnen und Direktoren geleitet werden
nachgeordnetnachgeordnet
Präsident des Landgerichtsist ausschließlich für die Leitung des Landgerichts Berlin zuständigProblem:• drei Standorte• Präsident und Vizepräsident haben Sitz am Standort Tegeler
Weg• an beiden anderen Standorten
ist Präsenz der Leitung kaum wahrnehmbar
als sog. „obere Dienstbehörde“ grundsätzlich zuständig für sämtliche Personalentscheidungen und die dem
Gerichtszweig zugewiesenen Sachmittel
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Haushaltswirtschaftliche GrundentscheidungHaushaltswirtschaftliche Grundentscheidung
• Vollständige Übertragung der Entscheidungs- und Verantwortungs-befugnisse für Ressourcen (Sachmittel, Personal, Finanzmittel) auf das Landgericht und die einzelnen Amtsgerichte (Ausnahme nur Landes-projekte und ITOG)
• Dezentrale Kapitelbewirtschaftung ab Haushalt 2006
Stärkung der Stärkung der LeitungsverantwortungLeitungsverantwortung
Effizienterer Effizienterer RessourceneinsatzRessourceneinsatz
Personalentwicklung/ Personalentwicklung/ RotationRotation
EntscheidungsnäheEntscheidungsnähe
Gründe:
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Folgerungen für den SachhaushaltFolgerungen für den Sachhaushalt• Ermittlung von belastbaren Zahlen
Aufteilung der Kapitel der Obergerichte / Generalstaatsanwaltschaft
Arbeit mit (limitierten) Unterkonten
• Schaffung haushaltswirtschaftlicher Kompetenz bei den nachgeordneten GerichtenSchulungen im Haushaltsrecht, Vergaberecht, ProfiskalHospitationenZusammenstellung von Hilfsmaterialien
• Vereinbarung verbindlicher Kommunikationsstrukturen und Verfahrensregelungen für zentrale Aufgabenwahrnehmung (in Auftragswirtschaft?)
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Konsequenzen aus der Dezentralisierung:Konsequenzen aus der Dezentralisierung:Vorgesetzter eines Richters kann nach bundesrechtlicher Regelung nur ein Präsident sein (vgl. § 22 Abs. 3, §§ 22a und b Gerichtsverfassungsgesetz; § 14 Abs. 2, § 15 Satz 2 der - als Bundesrecht fortgeltenden - Verordnung zur einheitlichen Regelung der Gerichtsverfassung vom 20.05.1935; Anlage III zum Bundesbesoldungsgesetz, Fußn. 1 zur Besoldungsgruppe R3; s. auch § 38 Abs. 2 Verwaltungsgerichtsordnung; § 31 Finanzgerichtsordnung)
Kostenauswirkung
• Durch Verlagerung der Fach- und Dienstaufsicht entsteht insgesamt kein personeller Mehr- oder Minderbedarf
• Gegenfinanzierung der Anhebung von Besoldungen erfolgt aus Stellen der aufzulösenden Mittelbehörde (2,19 R2-Stellen)
Folge aus Rechtslage: Gesetzesänderung erforderlich
Gesetz zur Schaffung dezentraler Verwaltungsstrukturen in der ordentlichen Gerichtsbarkeit
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Kosten- und Leistungsrechnung in der JustizKosten- und Leistungsrechnung in der Justiz
Mindestanforderungen nach bundeseinheitlichen
Maßstäben:
keine Budgetierung auf Ebene einzelner Spruchkörper
Herausnahme diverser Einnahmen und Ausgaben (nicht steuerbare Gebühren, Strafen, Auslagen usw.)
KLR nicht Mittel der Geschäftsverteilung keine ständigen Tätigkeitsaufschreibungen
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Rechtliche Rahmenbedingungen für die Einführung der Rechtliche Rahmenbedingungen für die Einführung der KLR bei Gerichten und Staatsanwaltschaften KLR bei Gerichten und Staatsanwaltschaften
• Aufgaben und Arbeitsmenge nicht steuerbar– Justizgewährleistungsanspruch– Bindung der Staatsanwälte an das Legalitätsprinzip
• Personaleinsatz nur bedingt steuerbar– Anspruch auf gesetzlichen Richter– Präsidien entscheiden über Zuständigkeit
• Fachliche Vorgaben unzulässig– sachliche und persönliche Unabhängigkeit der Richter– sachliche Unabhängigkeit der Rechtspfleger
• Aufgaben und Arbeitsmenge nicht steuerbar– Justizgewährleistungsanspruch– Bindung der Staatsanwälte an das Legalitätsprinzip
• Personaleinsatz nur bedingt steuerbar– Anspruch auf gesetzlichen Richter– Präsidien entscheiden über Zuständigkeit
• Fachliche Vorgaben unzulässig– sachliche und persönliche Unabhängigkeit der Richter– sachliche Unabhängigkeit der Rechtspfleger
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Derzeitige Rechtslage:Derzeitige Rechtslage:
§ 5 Abs. 2 LHO: SenFin steht uneingeschränktes Informations- und Zugriffsrecht auf sämtliche Daten der KLR zu
unvereinbar mit verfassungsrechtlicher garantierter Sonderstellung der Gerichte
Unabhängigkeit der Rechtsprechung umfasst Schutz davor, die Arbeitsleistung des Richters sowie die finanziellen Folgen seiner Entscheidung einer systematischen Kontrolle und Überwachung von außen zu unterwerfen.
Erforderliche Änderung:Erforderliche Änderung:
Anfügung in § 5 Abs. 3:
„Im Übrigen findet Absatz 2 Satz 3 keine Anwendung auf die Daten der KLR der Gerichte und Strafverfolgungsbehörden“.
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JustizcontrollingJustizcontrollingVorgabe: Erstellung einer Anleitung für den Aufbau eines Controllingsystems
Zwischenschritte: Verantwortungsbereiche identifiziert Zielpyramide entwickelt• Informationsbedarf im Hinblick auf die
Kennzahlen ermitteln• Berichtsweg vorschlagen
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Optimierung der AblauforganisationOptimierung der Ablauforganisation
typische Bereiche:
• Aktenverwaltung und -umlauf
• Postverkehr• Aktenbearbeitung• mündliche Auskünfte
Vorgehen:
• Untersuchung der Geschäftsabläufe
• Schwachstellen-analyse
• Beseitigung der Schwachstellen
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Optimierung Optimierung Information/Kommunikation/BürgerserviceInformation/Kommunikation/Bürgerservice
Bürgerservice
Bedarfsermittlung durch Umfrage
„Bürger und Justiz - Berlin 2004“
Weiterentwicklung der Rechtsantragsstellen zu Info- und Servicestellen in Amtsgerichten- Konzept ist erstellt
Verbesserung der Erreichbarkeit von Justizmitarbeitern- Konzept ist erstellt
• Einführung/Verbesserung der Leitsysteme- in Bearbeitung
• bürgerorientierte Homepages- in Bearbeitung
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Optimierung der AufbauorganisationOptimierung der Aufbauorganisation
Aufgabe der Trennung von Registratur und Kanzlei, ganzheitliche Aufgabenerledigung durch Mischarbeits-plätze in eigenverantwortlichen Teams
weniger Aktenumlauf
kürzere Bearbeitungsdauer
effizientere Arbeitserledigung
weniger Steuerungsaufwand
mehr Einsicht in Gesamtabläufe
mehr Gestaltungsspielraum
höhere Arbeitszufriedenheit
Optimierte Abläufe
höhere Motivation
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Optimierung der AufbauorganisationOptimierung der Aufbauorganisation
hier: Einbindung der Richter in das Management
für die Geschäftsstellen
bessere Kenntnis von den Gesamtabläufen und den Arbeitszwängen in den Geschäftsstellen, mehr Rücksichtnahme in der Arbeitsweise für die Richter
bessere Kenntnis des Richters von Verwaltungsabläufen und Sachzwängen; mehr Verständnis für Verwaltungshandeln; Abbau des Feindbildes Verwaltung bei Richtern
für die Verwaltung
bessere Kenntnis der Verwaltung von Problemen richterlicher Arbeit; Abbau des Bildes vom „störenden“ Richter
Mentalitätswechsel bei Richtern
Gründe:
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PersonalmanagementPersonalmanagement
• Personalauswahl– Erstellung von Anforderungsprofilen– Entwicklung von Auswahlverfahren
• Personalentwicklung– Betreuung der Berufsanfänger– Beurteilungswesen/Beförderung– Fortbildung
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JustizvollzugJustizvollzugBeginn: 1996
Formulierung einer LeitideeAufgabenklarheitFestlegung von ErfolgskriterienAbschichtung nicht-ministerieller
Zuständigkeiten an die JVA‘en
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JustizvollzugJustizvollzug1997• Übertragung der Dienstbehörden-Eigenschaft
an alle JVA‘enZuständigkeit für Personal
• Befragung aller Kunden- und Kooperationspartner der Abteilung
• Soziale Dienste der Justiz als nachgeordnete Einrichtung Zuständigkeit für Personal und Haushalts-
wirtschaft mit eigenem Budget
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JustizvollzugJustizvollzug1995 bis 1999• Organisationsentwicklungsprozess in der JVA
Tegel unter externer ModerationDelegation von Verantwortung
(Gruppenleiter/innen wurden Vorgesetzte)• Übertragung der Ergebnisse auf alle
Justizvollzugsanstalten Erste Zielvereinbarungen Kundenbefragungen
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JustizvollzugJustizvollzugSeit 1999• Jährliche Zielvereinbarung mit JVA‘en und
Sozialen Diensten (seit 2001)Zielerreichnungs-Controlling
Seit 1. Januar 2000• Bildung von Haushaltskapiteln und
Übertragung an die 10 JVA‘en Größere Selbstständigkeit der Justizvollzugsanstalten
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Reorganisation ArbeitswesenReorganisation Arbeitswesen(JVA Tegel)(JVA Tegel)
Ergebnisse (Auszug) Flachere Hierarchien Erweiterung von Zuständigkeiten Einsetzung eines Geschäftsführers Verwaltung der Betriebe hat
Dienstleistungsfunktion IT-Vollausstattung Berichtswesen
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Reform des betrieblichen Reform des betrieblichen Arbeitswesens (RAW)Arbeitswesens (RAW)
Maßnahmen u.a.Einführung eines MehrschichtsystemsEinführung kundenorientierter ÖffnungszeitenEinführung von Marketing-MethodenEinführung von Gewinn- und Verlustrechnung
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JustizvollzugJustizvollzugInstrumente des Personalmanagements• Entwicklung von Basis-Anforderungsprofilen
für 9 Laufbahnen/Berufsgruppen• Mitarbeiter-Vorgesetzen-Gespräche und
entsprechende Schulungen• Gruppenbezogene Auswahlverfahren• Durchführung von Mitarbeiter-Befragungen
und• Führungskräfte-Feedbacks
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Soziale DiensteSoziale DiensteInstrumente des Personalmanagements
Entwicklung von AnforderungsprofilenDurchführung von Mitarbeiter-Vorgesetzen-GesprächenErarbeitung eines langfristigen PersonalentwicklungskonzeptsDurchführung von Mitarbeiterbefragungen Organisationsentwicklungsprozess (seit 2004)Einrichtung eines Führungskräftezirkels
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Neuordnung der Neuordnung der PersonalverwaltungsaufgabenPersonalverwaltungsaufgaben• Synergien durch
• weitgehende Aufgabenerledigung in den Dienstbehörden
• zentrale Wahrnehmung von Aufgaben mit besonderem Fachwissen (optional Landesverwaltungsamt)
• Einführung von IPV in den Dienstbehörden
Aktueller Arbeitsschritt: Aufgabenanalyse für Zuordnung
Weiteres Vorgehen: Aufgabenzuordnung (Aufbauorganisation)
Pilotierung in einer Dienstbehörde (Geschäftsprozesse/IPV)
sukzessive Ausdehnung auf alle Dienstbehörden
Auflösung des Justizverwaltungsamtes
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IT-Einsatz in der Berliner IT-Einsatz in der Berliner JustizJustiz
Ausstattungsrückstand aufholen bis 2006 Vollausstattung mit modernen Bildschirmarbeitsplätzen Moderne Fachverfahren flächendeckend bereitstellen
Zukunftsfähigkeit herstellenflächendeckende VernetzungVoraussetzungen für e-justice schaffen
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Ausstattung mit Bildschirmarbeitsplätzen
4.6805.230
6.048
7.3007.800
61
,50
%
68
,80
%
77
,80
%
93
%
10
0%
2002 2003 2004 2005 (Ziel) 2006 (Ziel)
Jahr
An
za
hl B
AP
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Wesentliche IT-VorhabenWesentliche IT-Vorhaben
Projekt IMOGInformationsmanagement in der ordentlichen Gerichtsbarkeit
Projekt MODESTAModernisierung der Staatsanwaltschaften
Projekt BASIS WEBBuchhaltungs- und Abrechnungssystem im Justizvollzug
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Der Beirat zu ITOGDer Beirat zu ITOGKonzentration der IT-Kompetenzen (Sachmittel
und Personal) in einer Serviceeinheit gemäß VGG
Rolle der Serviceeinheit:„Treuhänder der IT-Ressourcen“
Rolle der Gerichte (Kunden):„Treugeber der IT-Ressourcen“
Beirat (Kundenvertretung) gestaltet gemeinsam mit der Leitung der Serviceeinheit die Grundlagen und Rahmenbedingungen für die Arbeit der
Serviceeinheit